行政文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范及范例模板行政文書(shū)是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的核心工具，其寫(xiě)作質(zhì)量直接影響溝通效率與組織公信力。規(guī)范的文書(shū)寫(xiě)作不僅能清晰傳遞管理意圖，更能體現(xiàn)單位的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與治理水平。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理行政文書(shū)的核心寫(xiě)作規(guī)范，并提供典型范例模板，供實(shí)務(wù)工作者參考。一、行政文書(shū)寫(xiě)作核心規(guī)范行政文書(shū)的規(guī)范性體現(xiàn)在格式、語(yǔ)言、邏輯三個(gè)維度，三者共同構(gòu)成文書(shū)的“外在形象”“表達(dá)靈魂”與“思維骨架”。（一）格式規(guī)范：文書(shū)的“外在形象”行政文書(shū)的格式需兼顧規(guī)范性與實(shí)用性，確保視覺(jué)呈現(xiàn)清晰有序：頁(yè)面設(shè)置：采用A4紙張縱向排版，頁(yè)邊距上下各2.5厘米、左右各2厘米；正文行間距設(shè)為1.5倍或固定值28磅，保障閱讀舒適度。字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，主送機(jī)關(guān)、正文用小四宋體，落款日期與正文同字號(hào)（黨政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題可采用小標(biāo)宋體）。排版邏輯：正文段落首行縮進(jìn)2字符，層次序號(hào)使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級(jí)標(biāo)注；落款需包含發(fā)文單位（加蓋公章）與成文日期，日期可依單位慣例用阿拉伯?dāng)?shù)字或漢字書(shū)寫(xiě)。（二）語(yǔ)言規(guī)范：文書(shū)的“表達(dá)靈魂”行政文書(shū)的語(yǔ)言需精準(zhǔn)、簡(jiǎn)潔、得體，避免歧義與冗余：準(zhǔn)確性：用詞嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊表述。如“大致完成”可量化為“已完成90%”；涉及職責(zé)、權(quán)限的表述需與制度文件嚴(yán)格對(duì)應(yīng)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。簡(jiǎn)潔性：去除口語(yǔ)化表達(dá)，如“我覺(jué)得”改為“經(jīng)研究”；合并重復(fù)語(yǔ)義，如“現(xiàn)現(xiàn)在”簡(jiǎn)化為“現(xiàn)”；用短句替代長(zhǎng)句，如“針對(duì)上述情況我們將采取措施”優(yōu)化為“針對(duì)上述情況，我單位將采取以下措施”。得體性：根據(jù)行文對(duì)象調(diào)整語(yǔ)氣，上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）謙遜得體，平行文（如函）平和禮貌，下行文（如通知、批復(fù)）明確權(quán)威但避免生硬。（三）邏輯規(guī)范：文書(shū)的“思維骨架”行政文書(shū)需結(jié)構(gòu)清晰、論證嚴(yán)密：結(jié)構(gòu)邏輯：遵循“緣由—事項(xiàng)—要求/結(jié)語(yǔ)”的經(jīng)典結(jié)構(gòu)（如通知、請(qǐng)示），或“背景—做法—成果—問(wèn)題—計(jì)劃”（如報(bào)告）。開(kāi)頭說(shuō)明行文目的，主體闡述核心內(nèi)容，結(jié)尾明確行動(dòng)指向或請(qǐng)求。層次邏輯：同一層級(jí)的內(nèi)容需圍繞一個(gè)核心展開(kāi)，避免主題分散。如請(qǐng)示的“請(qǐng)示事項(xiàng)”部分，需針對(duì)單一問(wèn)題或需求，分點(diǎn)說(shuō)明時(shí)確保邏輯并列或遞進(jìn)。論據(jù)邏輯：提出觀點(diǎn)需有依據(jù)，如請(qǐng)示經(jīng)費(fèi)需說(shuō)明“項(xiàng)目必要性+預(yù)算依據(jù)+預(yù)期效益”，報(bào)告成果需結(jié)合數(shù)據(jù)或案例支撐。二、典型行政文書(shū)范例模板（一）通知：部署工作、傳達(dá)事項(xiàng)標(biāo)題：關(guān)于召開(kāi)2024年度部門(mén)工作總結(jié)會(huì)的通知主送單位：各部門(mén)正文：為總結(jié)年度工作成果、部署來(lái)年重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)研究，決定召開(kāi)2024年度部門(mén)工作總結(jié)會(huì)?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：1.會(huì)議時(shí)間：2024年12月25日（周三）上午9:002.會(huì)議地點(diǎn)：公司三樓會(huì)議室3.參會(huì)人員：各部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干（每部門(mén)限2人）4.會(huì)議要求：請(qǐng)各部門(mén)提前梳理年度工作亮點(diǎn)、問(wèn)題及改進(jìn)計(jì)劃，形成書(shū)面材料（字?jǐn)?shù)控制在800字內(nèi)）；參會(huì)人員提前10分鐘到場(chǎng)，保持會(huì)場(chǎng)秩序。落款：XX公司辦公室2024年12月20日（二）請(qǐng)示：請(qǐng)求批準(zhǔn)、申請(qǐng)資源標(biāo)題：關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送單位：公司總經(jīng)理辦公室正文：因業(yè)務(wù)拓展需要，我部門(mén)現(xiàn)有辦公設(shè)備（打印機(jī)、電腦）使用年限超5年，故障頻發(fā)，嚴(yán)重影響工作效率。為保障日常辦公順暢，擬購(gòu)置打印機(jī)2臺(tái)、筆記本電腦3臺(tái)，預(yù)算合計(jì)約X萬(wàn)元（具體型號(hào)及報(bào)價(jià)見(jiàn)附件）。妥否，請(qǐng)批示。附件：辦公設(shè)備購(gòu)置清單及報(bào)價(jià)單（1份）落款：XX部門(mén)2024年12月15日（三）報(bào)告：匯報(bào)工作、反映情況標(biāo)題：關(guān)于2024年三季度市場(chǎng)調(diào)研工作的報(bào)告主送單位：公司領(lǐng)導(dǎo)正文：根據(jù)年度工作計(jì)劃，我部門(mén)于7-9月開(kāi)展了XX行業(yè)市場(chǎng)調(diào)研，現(xiàn)將情況報(bào)告如下：1.調(diào)研背景：隨著行業(yè)政策調(diào)整，需明確市場(chǎng)趨勢(shì)以優(yōu)化產(chǎn)品策略。2.調(diào)研內(nèi)容及成果：市場(chǎng)規(guī)模：XX地區(qū)行業(yè)規(guī)模較去年增長(zhǎng)X%，中小企業(yè)占比提升至X%；競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)：頭部企業(yè)A推出新產(chǎn)品，市場(chǎng)份額提升至X%，我司產(chǎn)品需強(qiáng)化差異化優(yōu)勢(shì)。3.問(wèn)題與建議：?jiǎn)栴}：我司現(xiàn)有產(chǎn)品在功能迭代上滯后于競(jìng)品；建議：成立專(zhuān)項(xiàng)小組，3個(gè)月內(nèi)完成產(chǎn)品功能升級(jí)方案。結(jié)語(yǔ)：本次調(diào)研為產(chǎn)品優(yōu)化提供了方向，后續(xù)我部門(mén)將持續(xù)跟蹤市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。落款：市場(chǎng)部2024年10月8日（四）函：商洽工作、答復(fù)詢問(wèn)標(biāo)題：關(guān)于商洽XX項(xiàng)目合作事宜的函主送單位：XX公司正文：我司擬開(kāi)展XX項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“項(xiàng)目”），貴司在XX領(lǐng)域具有豐富經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)函商如下：1.合作意向：雙方聯(lián)合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目核心模塊，共享技術(shù)與市場(chǎng)資源；2.合作細(xì)節(jié)：分工：我司負(fù)責(zé)市場(chǎng)推廣，貴司負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)；收益分配：按項(xiàng)目利潤(rùn)的合理比例分成（具體以合同約定為準(zhǔn)）。請(qǐng)貴司于12月30日前反饋意見(jiàn)，我司聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系方式：可通過(guò)我司官網(wǎng)“聯(lián)系我們”板塊查詢或致電公司總機(jī)轉(zhuǎn)接。落款：XX公司2024年12月10日三、行政文書(shū)寫(xiě)作注意事項(xiàng)1.審核機(jī)制：重要文書(shū)需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審、法務(wù)/合規(guī)部門(mén)復(fù)核，確保內(nèi)容合法合規(guī)、表述準(zhǔn)確。2.存檔規(guī)范：文書(shū)需留存電子檔與紙質(zhì)檔，紙質(zhì)檔加蓋公章后歸檔，電子檔按“年度-部門(mén)-文書(shū)類(lèi)型”分類(lèi)存儲(chǔ)。3.與時(shí)俱進(jìn)：關(guān)注文書(shū)類(lèi)型的最新規(guī)范（如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》）