會(huì)議紀(jì)要編寫及歸檔管理模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景常規(guī)工作會(huì)議：如部門周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、季度推進(jìn)會(huì)等；專項(xiàng)任務(wù)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段性評(píng)審會(huì)、問題協(xié)調(diào)會(huì)等；跨部門協(xié)作會(huì)議：如資源調(diào)配會(huì)、流程優(yōu)化研討會(huì)、聯(lián)合任務(wù)部署會(huì)等；決策類會(huì)議：如方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審議會(huì)、制度討論會(huì)等。通過規(guī)范化的紀(jì)要編寫與歸檔，保證會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)、決議事項(xiàng)有效落實(shí)、歷史信息可追溯，提升會(huì)議管理效率與組織協(xié)作效能。二、會(huì)議紀(jì)要編寫全流程步驟（一）會(huì)議前：籌備與準(zhǔn)備明確會(huì)議核心信息提前獲取會(huì)議通知，確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人（）、記錄人（）及參會(huì)人員范圍（含部門、職務(wù)）；若有會(huì)議議程，需熟悉各議題內(nèi)容、討論目標(biāo)及預(yù)期成果；若無議程，主動(dòng)與主持人溝通梳理議題框架。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式：電子版（如Word、在線文檔）或紙質(zhì)版，提前打開/備好模板（見本模板“核心表格”部分）；準(zhǔn)備輔助記錄工具：如錄音設(shè)備（需提前征得主持人及參會(huì)人員同意）、關(guān)鍵詞速記符號(hào)、議題清單等。提前溝通特殊需求若會(huì)議涉及敏感信息或需特定部門列席，提前與相關(guān)人員確認(rèn)保密要求或參會(huì)安排；對(duì)復(fù)雜議題，可提前向議題負(fù)責(zé)人索要背景資料，保證記錄時(shí)能準(zhǔn)確理解討論內(nèi)容。（二）會(huì)議中：實(shí)時(shí)記錄與要點(diǎn)捕捉記錄基本信息按模板“會(huì)議基本信息表”實(shí)時(shí)填寫會(huì)議名稱、日期、具體起止時(shí)間、地點(diǎn)（含線上會(huì)議平臺(tái)名稱及會(huì)議號(hào)，若有）、主持人、記錄人等基礎(chǔ)信息；參會(huì)人員需逐一簽到（含姓名、部門），缺席人員需注明原因（如“請(qǐng)假：”“出差：”）。聚焦議題討論與決策按“會(huì)議議題與決議表”逐項(xiàng)記錄：議題名稱：嚴(yán)格按會(huì)議議程順序填寫；討論要點(diǎn)：客觀記錄核心觀點(diǎn)，避免主觀評(píng)價(jià)，重點(diǎn)標(biāo)注分歧點(diǎn)與共識(shí)點(diǎn)（如“提出：需增加預(yù)算20萬，反對(duì)：建議優(yōu)先優(yōu)化現(xiàn)有資源”）；決議/結(jié)論：明確最終決策結(jié)果，需具體、可執(zhí)行（如“決議：由部門牽頭，于X月X日前提交優(yōu)化方案，報(bào)審批”）。精準(zhǔn)提取待辦事項(xiàng)按“待辦事項(xiàng)跟蹤表”記錄：任務(wù)內(nèi)容：明確“做什么”（如“完成客戶需求調(diào)研報(bào)告”）；負(fù)責(zé)人：指定具體執(zhí)行人（含姓名、部門，如“*（市場(chǎng)部）”）；配合部門/人員：若有協(xié)作需求，需注明（如“配合：*（技術(shù)部）”）；截止時(shí)間：精確到日期（如“2024年X月X日17:00前”）；完成標(biāo)準(zhǔn)：明確交付成果（如“提交Word版報(bào)告，含數(shù)據(jù)圖表及分析結(jié)論”）。注意記錄規(guī)范使用簡(jiǎn)潔語句，避免冗長(zhǎng)描述，關(guān)鍵信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任人）需反復(fù)核對(duì)；對(duì)未達(dá)成一致的議題，需注明“暫未決議，后續(xù)由*組織二次討論”；涉及附件（如PPT、文檔、表格），需記錄附件名稱及提供人（如“附件：《項(xiàng)目進(jìn)度表》（*提供）”）。（三）會(huì)議后：整理、審核與歸檔紀(jì)要初稿撰寫會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，根據(jù)會(huì)議記錄完成紀(jì)要初稿，保證內(nèi)容完整、邏輯清晰，重點(diǎn)突出“決議事項(xiàng)”與“待辦任務(wù)”；語言需正式、客觀，避免口語化表達(dá)（如將“我覺得”改為“會(huì)議認(rèn)為”），對(duì)不確定信息（如人名、數(shù)據(jù)）及時(shí)與參會(huì)人員核實(shí)。審核與修訂初稿完成后，提交主持人（*）審核，重點(diǎn)核對(duì)決議準(zhǔn)確性、待辦事項(xiàng)明確性及關(guān)鍵信息無誤性；根據(jù)審核意見修訂紀(jì)要，若有重大調(diào)整（如決議變更、負(fù)責(zé)人更換），需再次與相關(guān)方確認(rèn)。分發(fā)與傳達(dá)經(jīng)審核通過的紀(jì)要，于會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員及需知悉部門（如抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作部門）；分發(fā)時(shí)注明“會(huì)議紀(jì)要-會(huì)議-日期”，并要求接收方簽收（電子版可通過郵件發(fā)送并要求“已讀回執(zhí)”，紙質(zhì)版需簽字確認(rèn)）。歸檔管理電子歸檔：將最終版紀(jì)要（含附件）、簽到表、會(huì)議通知（若有）統(tǒng)一命名為“2024年X月X日-會(huì)議紀(jì)要”，存儲(chǔ)至指定服務(wù)器/共享文件夾（如“公司檔案-會(huì)議紀(jì)要-2024年-X部門”）；紙質(zhì)歸檔：重要會(huì)議（如決策會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)）需打印紙質(zhì)紀(jì)要（加蓋部門公章），與紙質(zhì)簽到表、會(huì)議材料一并裝訂，存入檔案柜；歸檔期限：電子版保存至少3年，紙質(zhì)版保存至少5年（涉密會(huì)議按保密規(guī)定單獨(dú)管理）。三、核心模板表格表1：會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：“2024年Q3市場(chǎng)推廣策略研討會(huì)”會(huì)議日期2024年X月X日會(huì)議時(shí)間14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓第一會(huì)議室（或“騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：X–”）主持人*（市場(chǎng)部經(jīng)理）記錄人*（市場(chǎng)部專員）參會(huì)人員（銷售部）、（產(chǎn)品部）、（設(shè)計(jì)部）、（財(cái)務(wù)部）共8人缺席人員（技術(shù)部，出差），（運(yùn)營(yíng)部，請(qǐng)假）列席人員*（行政部，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄）會(huì)議議程1.Q2市場(chǎng)推廣效果回顧；2.Q3推廣方案討論；3.預(yù)算審議；4.其他事項(xiàng)附件1.《Q2推廣數(shù)據(jù)報(bào)告》（提供）；2.《Q3方案初稿》（提供）表2：會(huì)議議題與決議表議題編號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)決議/結(jié)論1Q2市場(chǎng)推廣效果回顧：線上曝光量增長(zhǎng)30%，但轉(zhuǎn)化率下降5%；：線下活動(dòng)成本高，參與人數(shù)未達(dá)預(yù)期結(jié)論：Q2推廣整體效果未達(dá)預(yù)期，需重點(diǎn)分析轉(zhuǎn)化率下降原因，由*部門于X月X日前提交分析報(bào)告2Q3推廣方案討論：建議增加短視頻投放，預(yù)算15萬；：優(yōu)先優(yōu)化SEO，預(yù)算10萬決議：采用“短視頻+SEO”組合策略，總預(yù)算20萬，由部門負(fù)責(zé)方案細(xì)化，部門配合技術(shù)支持3Q3推廣預(yù)算審議：現(xiàn)有預(yù)算25萬，需壓縮5萬；：建議申請(qǐng)額外預(yù)算10萬決議：Q3推廣預(yù)算調(diào)整為20萬，結(jié)余5萬留作應(yīng)急，由*部門于X月X日前完成預(yù)算審批流程表3：待辦事項(xiàng)跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人配合部門/人員截止時(shí)間完成狀態(tài)（待執(zhí)行/進(jìn)行中/已完成/延期）備注001提交Q2轉(zhuǎn)化率下降分析報(bào)告*（市場(chǎng)部）-2024年X月X日待執(zhí)行需包含數(shù)據(jù)對(duì)比與原因002細(xì)化Q3推廣方案（含短視頻+SEO）*（市場(chǎng)部）*（技術(shù)部）2024年X月X日待執(zhí)行預(yù)算分配需單獨(dú)列項(xiàng)003完成Q3預(yù)算審批流程*（財(cái)務(wù)部）*（市場(chǎng)部）2024年X月X日待執(zhí)行提交OA系統(tǒng)審批四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與規(guī)范要求（一）記錄準(zhǔn)確性規(guī)范禁止記錄個(gè)人主觀觀點(diǎn)，需客觀呈現(xiàn)討論內(nèi)容，對(duì)爭(zhēng)議點(diǎn)需同時(shí)標(biāo)注不同意見（如“認(rèn)為A方案可行，建議采用B方案，理由為……”）；關(guān)鍵信息（如人名、職務(wù)、時(shí)間、數(shù)據(jù)、決議結(jié)果）需經(jīng)發(fā)言人或主持人確認(rèn)，避免因聽寫錯(cuò)誤導(dǎo)致信息偏差；專業(yè)術(shù)語需準(zhǔn)確使用，首次出現(xiàn)時(shí)可標(biāo)注簡(jiǎn)要說明（如“ROI（投資回報(bào)率）”）。（二）決議與待辦明確性要求決議內(nèi)容需包含“主體（誰負(fù)責(zé)）+動(dòng)作（做什么）+標(biāo)準(zhǔn)（做到什么程度）”，避免模糊表述（如“盡快推進(jìn)”需明確為“X月X日前完成初稿”）；待辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人需具體到個(gè)人（避免使用“相關(guān)部門”“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等表述），配合部門/人員需明確協(xié)作內(nèi)容；截止時(shí)間需結(jié)合工作周期合理設(shè)定，避免過于緊湊或?qū)捤?，保證任務(wù)可落地。（三）保密與歸檔管理涉及公司機(jī)密（如未公開戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私）的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”，僅限參會(huì)人員及授權(quán)人員查閱，電子版需加密存儲(chǔ)；歸檔材料需完整，包括紀(jì)要、簽到表、會(huì)議通知、相關(guān)附件等，禁止遺漏關(guān)鍵文件；歸檔目錄需清晰可查，電子版可通過“日期+會(huì)議名稱+關(guān)鍵詞”方式命名，紙質(zhì)版需建立檔案索引（如“會(huì)議紀(jì)要臺(tái)賬”）。（四）時(shí)效性管理紀(jì)要初稿需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成，保證信息新鮮度；審核環(huán)節(jié)不超過24小時(shí)，避