企業(yè)禮品管理與發(fā)放規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)禮品采購、倉儲及發(fā)放全流程管理，提升資源使用效率，維護(hù)企業(yè)合規(guī)經(jīng)營形象、保障員工權(quán)益與商務(wù)合作規(guī)范性，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類禮品（含商務(wù)饋贈、員工福利、活動禮品等）的采購、倉儲、發(fā)放及關(guān)聯(lián)管理活動，覆蓋企業(yè)各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)。禮品管理遵循合規(guī)性、節(jié)約高效、公開透明、?？顚Ｓ迷瓌t：合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)控制度，杜絕商業(yè)賄賂、利益輸送等違規(guī)行為；節(jié)約高效：結(jié)合實際需求合理采購，避免資源浪費或過度采購，確保禮品使用與企業(yè)目標(biāo)匹配；公開透明：采購、發(fā)放流程全程留痕，關(guān)鍵環(huán)節(jié)接受監(jiān)督，保障管理過程可追溯；專款專用：禮品預(yù)算獨立管理，嚴(yán)禁挪用或超范圍使用。二、禮品采購管理（一）職責(zé)分工企業(yè)行政部（或指定采購部門）為禮品采購主責(zé)部門，統(tǒng)籌需求調(diào)研、供應(yīng)商篩選、合同簽訂及采購執(zhí)行；財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算審核、資金支付及成本核算；需求部門（如市場部、人力資源部）需結(jié)合業(yè)務(wù)計劃提報禮品需求，明確使用場景、數(shù)量及標(biāo)準(zhǔn)。（二）采購流程1.需求提報：需求部門結(jié)合商務(wù)活動、員工福利計劃等，填寫《禮品采購需求表》，注明禮品類型、數(shù)量、預(yù)算、使用場景及交付時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購主責(zé)部門。2.預(yù)算審批：采購主責(zé)部門會同財務(wù)部門評估成本，結(jié)合年度/專項預(yù)算出具意見；超預(yù)算需求需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇：優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫篩選合作方，新供應(yīng)商需通過資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)檢報告等）、樣品評估及比價環(huán)節(jié)；重大采購（如批量定制）需采用招標(biāo)或競爭性談判。4.合同簽訂：確定供應(yīng)商后簽訂正式合同，明確規(guī)格、數(shù)量、價格、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后責(zé)任，必要時約定驗收條款（如抽樣檢測、殘次品退換）。5.驗收與入庫：禮品到貨后，采購部門聯(lián)合需求、倉儲部門驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同要求；驗收合格后辦理入庫，登記《禮品庫存臺賬》。（三）采購標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)饋贈類：禮品價值符合行業(yè)慣例及反商業(yè)賄賂規(guī)定，避免貴金屬、現(xiàn)金等價物或超禮儀范疇禮品；優(yōu)先選擇企業(yè)特色定制禮品（如品牌周邊、文化產(chǎn)品），提升品牌傳播效果。員工福利類：結(jié)合員工需求調(diào)研（如年度福利調(diào)研），選擇實用性強(qiáng)、品質(zhì)可靠的禮品（如生活日用品、文化用品）；節(jié)日福利需符合《勞動法》及企業(yè)薪酬福利制度，確保公平性。活動禮品類：根據(jù)活動定位（如展會引流、年會互動）選擇禮品，注重性價比與吸引力，避免過度包裝；批量采購需明確最低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如食品類需具備生產(chǎn)許可證、保質(zhì)期清晰）。三、禮品庫存管理（一）入庫管理禮品驗收合格后，倉儲管理人員立即登記《禮品庫存臺賬》，記錄名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商、成本單價等信息，確保賬實一致；貴重禮品（如定制工藝品、高端電子產(chǎn)品）需單獨建檔，注明存放位置及保管要求。（二）倉儲管理1.存儲條件：根據(jù)禮品特性分類存放（如食品類避光防潮、電子產(chǎn)品防壓防摔），定期檢查倉儲環(huán)境，避免損壞或變質(zhì)。2.定期盤點：每月末由倉儲部門聯(lián)合財務(wù)部門盤點，填寫《禮品盤點表》，對比臺賬數(shù)據(jù)；盤盈、盤虧需查明原因，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后調(diào)整臺賬。3.損耗處理：自然損耗、運輸損壞等需拍照留證并填寫《禮品損耗申請表》，經(jīng)審批后報損；人為損壞或管理失誤導(dǎo)致的損耗，追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）出庫管理禮品出庫需憑《禮品出庫單》（注明領(lǐng)用部門、用途、數(shù)量、領(lǐng)用人），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及倉儲管理員簽字確認(rèn)后發(fā)放；出庫后實時更新《禮品庫存臺賬》，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。四、禮品發(fā)放規(guī)范（一）商務(wù)饋贈發(fā)放1.發(fā)放對象：僅限合法合規(guī)的商務(wù)合作對象（如客戶、合作伙伴），禁止向公職人員、競爭對手或無關(guān)人員饋贈（特殊情況需報最高管理層審批）。2.審批流程：需求部門填寫《禮品饋贈審批表》，注明饋贈對象、事由、禮品清單（含價值）、饋贈時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)（合規(guī)審查）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行發(fā)放。3.登記備案：發(fā)放后在《禮品饋贈臺賬》中記錄對象、禮品信息、審批人及發(fā)放人，保留饋贈憑證（如簽收單、物流記錄），便于審計追溯。（二）員工福利發(fā)放1.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：節(jié)日福利、生日福利等常規(guī)福利需在企業(yè)薪酬福利制度中明確標(biāo)準(zhǔn)（如節(jié)日福利人均預(yù)算、生日禮品類型）；績效獎勵類禮品需與考核結(jié)果掛鉤，確保公平透明。2.發(fā)放流程：人力資源部或行政部根據(jù)福利計劃，聯(lián)合倉儲部門發(fā)放禮品，員工簽字確認(rèn)領(lǐng)??；遠(yuǎn)程員工可快遞配送，留存物流憑證。3.特殊情況處理：員工離職或調(diào)崗時，未領(lǐng)取的福利禮品按制度處理（如失效或轉(zhuǎn)至新福利周期），避免糾紛。（三）活動禮品發(fā)放1.發(fā)放對象：根據(jù)活動規(guī)則確定（如展會到訪客戶、年會抽獎參與者），禁止內(nèi)部員工以不正當(dāng)方式獲取（如虛報參與資格）。2.發(fā)放流程：活動組織部門提前制定禮品發(fā)放清單，經(jīng)審批后交倉儲部門備貨；活動現(xiàn)場安排專人登記發(fā)放，填寫《活動禮品發(fā)放表》，注明領(lǐng)取人、禮品信息及活動場次。五、監(jiān)督與審計（一）日常監(jiān)督各部門定期自查禮品管理流程，行政部每季度組織跨部門檢查，重點核查采購合規(guī)性、庫存準(zhǔn)確性、發(fā)放規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改并上報。（二）審計機(jī)制財務(wù)部門每年至少開展一次禮品專項審計，審查預(yù)算執(zhí)行、資金使用、庫存管理及發(fā)放記錄，出具審計報告；審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為（如超標(biāo)準(zhǔn)采購、虛假發(fā)放、利益輸送）移交紀(jì)檢或法務(wù)部門處理。（三）違規(guī)處理對違反本規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人警告、降職、罰款等處分；涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。六、附則本規(guī)范由企業(yè)行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)