企業(yè)采購(gòu)管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、手冊(cè)編制目的與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)全流程，明確各部門(mén)職責(zé)分工，保證采購(gòu)工作的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟(jì)性，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。適用于企業(yè)內(nèi)所有部門(mén)（含生產(chǎn)、研發(fā)、行政、銷售等）的采購(gòu)需求提報(bào)、供應(yīng)商管理、合同簽訂、物料驗(yàn)收及付款結(jié)算等活動(dòng)，涵蓋從需求產(chǎn)生到采購(gòu)?fù)瓿傻娜芷诠芾?。二、采?gòu)全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作說(shuō)明（一）需求提出與確認(rèn)：從業(yè)務(wù)需求到采購(gòu)起點(diǎn)責(zé)任部門(mén)：需求部門(mén)（使用部門(mén)）、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：需求發(fā)起：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要（如生產(chǎn)物料、辦公設(shè)備、服務(wù)外包等），填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、期望交付日期、預(yù)算金額及用途說(shuō)明，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核后提交采購(gòu)部。需求復(fù)核：采購(gòu)部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核對(duì)需求合理性（如數(shù)量是否匹配歷史消耗、規(guī)格是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)算是否符合公司財(cái)務(wù)制度，必要時(shí)與技術(shù)部門(mén)（如研發(fā)部、生產(chǎn)部）聯(lián)合評(píng)審技術(shù)參數(shù)。需求確認(rèn)：復(fù)核通過(guò)后，采購(gòu)部與需求部門(mén)溝通確認(rèn)最終采購(gòu)需求，形成《采購(gòu)需求確認(rèn)單》，作為后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。輸出文檔：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)需求確認(rèn)單》（二）采購(gòu)計(jì)劃編制：統(tǒng)籌資源與預(yù)算管控責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)操作內(nèi)容：計(jì)劃匯總：采購(gòu)部每月25日前匯總各部門(mén)次月《采購(gòu)需求確認(rèn)單》，按物料類別（原材料、辦公用品、服務(wù)類等）分類統(tǒng)計(jì)，編制《月度采購(gòu)計(jì)劃匯總表》。預(yù)算匹配：財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算審核，保證總采購(gòu)額不超出部門(mén)年度預(yù)算，對(duì)超預(yù)算需求需需求部門(mén)提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可納入計(jì)劃。計(jì)劃審批：《月度采購(gòu)計(jì)劃匯總表》經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理*依次審批后，作為當(dāng)月采購(gòu)執(zhí)行依據(jù)。緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件）可啟動(dòng)緊急流程，但需在采購(gòu)后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。輸出文檔：《月度采購(gòu)計(jì)劃匯總表》《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（如適用）（三）供應(yīng)商選擇與管理：構(gòu)建優(yōu)質(zhì)供應(yīng)體系責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、質(zhì)檢部、需求部門(mén)、審計(jì)部操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)行業(yè)平臺(tái)、展會(huì)推薦、公開(kāi)招標(biāo)等方式收集潛在供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息庫(kù)》，記錄供應(yīng)商名稱、主營(yíng)業(yè)務(wù)、資質(zhì)證書(shū)、聯(lián)系方式等基礎(chǔ)信息。資質(zhì)審查：對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)初審，核查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）、過(guò)往合作案例及信用記錄，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》?，F(xiàn)場(chǎng)評(píng)估：對(duì)通過(guò)初審的供應(yīng)商，由采購(gòu)部牽頭，聯(lián)合質(zhì)檢部、需求部門(mén)組成評(píng)估小組，現(xiàn)場(chǎng)考察其生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制能力、交付能力等，填寫(xiě)《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估表》。樣品測(cè)試：對(duì)物料類采購(gòu)，要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)檢部按技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢測(cè)，出具《樣品檢測(cè)報(bào)告》；服務(wù)類采購(gòu)需提供試服務(wù)方案，經(jīng)需求部門(mén)確認(rèn)合格后方可納入合格供應(yīng)商名錄。動(dòng)態(tài)管理：采購(gòu)部每半年對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，從質(zhì)量合格率、交付準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)響應(yīng)速度等維度打分，形成《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，對(duì)評(píng)分低于80分的供應(yīng)商發(fā)出整改通知，連續(xù)兩次不達(dá)標(biāo)者予以淘汰。輸出文檔：《供應(yīng)商信息庫(kù)》《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估表》《樣品檢測(cè)報(bào)告》《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》（四）采購(gòu)方式確定與執(zhí)行：合規(guī)高效的采購(gòu)實(shí)施責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、審計(jì)部、需求部門(mén)操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額、物料類型及市場(chǎng)供應(yīng)情況，選擇以下采購(gòu)方式：?jiǎn)我粊?lái)源采購(gòu)：僅有一家供應(yīng)商能滿足采購(gòu)需求（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)），或從原供應(yīng)商采購(gòu)可降低成本且價(jià)格合理的，需填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)審批表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，與供應(yīng)商直接談判確定價(jià)格。詢價(jià)采購(gòu)：采購(gòu)金額低于5萬(wàn)元（含）、市場(chǎng)上有3家及以上供應(yīng)商的物料，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，要求其在2個(gè)工作日內(nèi)提供報(bào)價(jià)，采購(gòu)部對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期后選擇最優(yōu)供應(yīng)商，形成《詢價(jià)比價(jià)記錄表》。招標(biāo)采購(gòu)：采購(gòu)金額超過(guò)5萬(wàn)元或涉及重大設(shè)備采購(gòu)，采用公開(kāi)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式，由采購(gòu)部編制招標(biāo)文件，經(jīng)審計(jì)部審核后發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，成立評(píng)標(biāo)委員會(huì)（含采購(gòu)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員），按評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)布《中標(biāo)通知書(shū)》。輸出文檔：《單一來(lái)源采購(gòu)審批表》《詢價(jià)單》《詢價(jià)比價(jià)記錄表》《招標(biāo)文件》《中標(biāo)通知書(shū)》（五）合同簽訂與執(zhí)行：規(guī)范法律風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、法務(wù)部（如設(shè)）、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)操作內(nèi)容：合同起草：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，使用公司標(biāo)準(zhǔn)《采購(gòu)合同模板》，明確雙方信息、物料/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等，經(jīng)需求部門(mén)確認(rèn)技術(shù)條款。合同評(píng)審：法務(wù)部（或外聘律師）對(duì)合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部審核付款方式與資金安排，采購(gòu)部匯總修改意見(jiàn)后與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整，形成《合同評(píng)審記錄表》。合同簽署：評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理*簽字并加蓋公司公章后，供應(yīng)商蓋章回傳，雙方各執(zhí)一份原件，掃描件抄送財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)存檔。合同執(zhí)行：采購(gòu)部按合同約定跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，提前3天提醒供應(yīng)商交付需求；需求部門(mén)協(xié)助供應(yīng)商做好交付準(zhǔn)備（如安排卸貨場(chǎng)地、人員）。輸出文檔：《采購(gòu)合同》《合同評(píng)審記錄表》（六）物料/服務(wù)接收與驗(yàn)收：保證質(zhì)量與數(shù)量達(dá)標(biāo)責(zé)任部門(mén)：需求部門(mén)、質(zhì)檢部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：初步接收：供應(yīng)商交付物料/服務(wù)時(shí)，需求部門(mén)核對(duì)送貨單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號(hào)等）與合同是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后在送貨單上簽收；如有差異（如數(shù)量短缺、規(guī)格不符），當(dāng)場(chǎng)拒收并通知采購(gòu)部處理。質(zhì)量檢驗(yàn)：物料類：質(zhì)檢部在收到物料后4個(gè)工作日內(nèi)，按《采購(gòu)質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》（參考國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/合同約定）進(jìn)行檢測(cè)，填寫(xiě)《物料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，對(duì)合格物料標(biāo)注“合格”印章，不合格物料填寫(xiě)《不合格品處理單》，通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨。服務(wù)類：需求部門(mén)按服務(wù)方案逐項(xiàng)驗(yàn)收，填寫(xiě)《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，重點(diǎn)考核服務(wù)成果、響應(yīng)時(shí)效、滿意度等指標(biāo)，驗(yàn)收合格后雙方簽字確認(rèn)。異常處理：驗(yàn)收不合格時(shí)，采購(gòu)部需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，明確處理方案（補(bǔ)貨、降價(jià)、退款等），并將處理結(jié)果反饋需求部門(mén)，形成《采購(gòu)異常處理記錄表》。輸出文檔：《送貨單》《物料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《不合格品處理單》《采購(gòu)異常處理記錄表》（七）付款結(jié)算：規(guī)范資金支付流程責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)操作內(nèi)容：?jiǎn)螕?jù)提交：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部整理《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》（合規(guī)稅務(wù)發(fā)票）、供應(yīng)商收款信息等資料，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審核審批：財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票與合同信息一致、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告無(wú)涂改），確認(rèn)無(wú)誤后提交總經(jīng)理*審批，審批通過(guò)后安排付款。支付執(zhí)行：財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商付款，付款后3個(gè)工作日內(nèi)將付款憑證復(fù)印件反饋采購(gòu)部，采購(gòu)部更新供應(yīng)商付款記錄。輸出文檔：《付款申請(qǐng)單》《付款憑證》（八）采購(gòu)檔案管理：全程可追溯的信息留存責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、檔案管理部門(mén)操作內(nèi)容：采購(gòu)部負(fù)責(zé)將采購(gòu)全流程文檔（含需求申請(qǐng)、計(jì)劃、供應(yīng)商資料、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）按“單次采購(gòu)”整理成冊(cè)，標(biāo)注采購(gòu)編號(hào)（格式：CG+年份+流水號(hào)，如CG2023001），每月結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)歸檔。檔案保存期限不少于5年，到期需銷毀的，經(jīng)總經(jīng)理*審批后由檔案部監(jiān)督銷毀，并記錄《檔案銷毀清單》。輸出文檔：《采購(gòu)檔案目錄》《檔案銷毀清單》（如適用）三、標(biāo)準(zhǔn)化工具模板模板1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表采購(gòu)編號(hào)需求部門(mén)申請(qǐng)人日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量期望交付日期預(yù)算金額（元）用途說(shuō)明部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：采購(gòu)部初審意見(jiàn)：簽字：_________簽字：_________日期：_________日期：_________模板2：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表供應(yīng)商名稱評(píng)估周期評(píng)估部門(mén)評(píng)估維度權(quán)重（%）得分（0-100）質(zhì)量合格率30交付準(zhǔn)時(shí)率25價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力20服務(wù)響應(yīng)速度15合作配合度10總分100評(píng)估等級(jí)：□優(yōu)秀（90-100分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（<60分）改進(jìn)建議：評(píng)估人簽字：_________日期：_________模板3：物料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告采購(gòu)編號(hào)合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物料名稱規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商數(shù)量檢驗(yàn)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求檢驗(yàn)結(jié)果結(jié)論（合格/不合格）驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（需說(shuō)明原因及處理意見(jiàn)）驗(yàn)收人：_________需求部門(mén)確認(rèn)：_________采購(gòu)部確認(rèn)：_________日期：_________日期：_________日期：_________模板4：采購(gòu)合同（關(guān)鍵條款節(jié)選）合同編號(hào)：CG_________甲方（采購(gòu)方）：公司名稱，地址，法定代表人，聯(lián)系方式乙方（供應(yīng)方）：公司名稱，地址，法定代表人，聯(lián)系方式采購(gòu)內(nèi)容：物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（詳見(jiàn)附件清單）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T-）及甲方技術(shù)參數(shù)要求，提供出廠檢驗(yàn)報(bào)告交付要求：交付時(shí)間：____年__月__日；交付地點(diǎn)：甲方指定倉(cāng)庫(kù)；運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：乙方負(fù)責(zé)付款方式：驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付合同總額的100%，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付違約責(zé)任：乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金爭(zhēng)議解決：協(xié)商解決，協(xié)商不成的提交甲方所在地人民法院訴訟解決甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人簽字：_________法定代表人簽字：_________日期：____年__月日日期：__年__月__日四、全流程管理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示需求風(fēng)險(xiǎn)：需求部門(mén)提報(bào)需求時(shí)未明確技術(shù)參數(shù)或數(shù)量，導(dǎo)致采購(gòu)物料不符合使用要求。需加強(qiáng)需求評(píng)審，保證技術(shù)參數(shù)與業(yè)務(wù)需求匹配，數(shù)量基于歷史消耗數(shù)據(jù)合理核定。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假或履約能力不足，影響采購(gòu)質(zhì)量。需嚴(yán)格執(zhí)行資質(zhì)審查與現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，定期開(kāi)展績(jī)效評(píng)估，建立供應(yīng)商“黑名單”制度。合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)（如違約責(zé)任不明確、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)模糊），引發(fā)法律糾紛。需使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板，重大合同經(jīng)法務(wù)部審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)。驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收流程不規(guī)范，對(duì)不合格物料未及時(shí)發(fā)覺(jué)，影響生產(chǎn)或使用。需