機關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度手冊第一章總則一、制定目的為加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理，維護檔案的真實性、完整性與安全性，充分發(fā)揮檔案在單位履職、歷史傳承、服務社會中的憑證與參考作用，促進單位管理規(guī)范化、治理科學化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本單位實際，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本單位（含所屬機構(gòu)）在各項工作中形成的文書、業(yè)務、人事、科技、會計等各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀及信息化管理等活動。三、基本原則1.依法治檔：嚴格遵守檔案法律法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.集中管理：各類檔案由單位檔案管理部門（或綜合檔案室）集中統(tǒng)一管理，嚴禁檔案分散保存或個人私自留存。3.規(guī)范高效：檔案收集、整理、利用等環(huán)節(jié)遵循標準化流程，兼顧安全與利用效率，服務單位中心工作。4.安全保密：落實檔案安全防護措施，嚴守涉密檔案管理要求，防止檔案損毀、失泄密。第二章管理職責一、單位領(lǐng)導職責單位主要負責人對檔案工作負總責，分管領(lǐng)導具體統(tǒng)籌檔案管理工作：將檔案工作納入單位年度工作計劃與考核體系，保障檔案工作所需人員、經(jīng)費、場地及設(shè)施設(shè)備。審批檔案工作重大事項（如檔案鑒定銷毀、信息化建設(shè)方案等），協(xié)調(diào)解決檔案管理中的難點問題。二、檔案管理部門職責檔案管理部門（綜合檔案室）是單位檔案工作的專職機構(gòu)，履行以下職責：統(tǒng)籌管理：制定檔案管理制度、工作流程及年度計劃，指導、監(jiān)督各部門檔案工作開展。收集整理：負責接收各部門移交的檔案，按規(guī)范進行分類、組卷、編目及數(shù)字化加工。保管利用：維護檔案實體與信息安全，提供檔案借閱、復制、咨詢等利用服務，開展檔案編研與開發(fā)工作。監(jiān)督考核：定期檢查各部門檔案工作落實情況，參與單位績效考核與檔案行政執(zhí)法檢查。三、各部門職責單位各內(nèi)設(shè)機構(gòu)（含臨時項目組）是檔案形成的責任主體，職責如下：形成歸檔：指定專人（檔案聯(lián)絡(luò)員）負責本部門文件材料的收集、整理，按要求定期移交至檔案管理部門。過程管理：在業(yè)務活動中確保文件材料的真實性、完整性，同步記錄電子文件元數(shù)據(jù)，避免重要檔案遺漏。配合協(xié)作：協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、利用、編研等工作，提供業(yè)務背景說明及相關(guān)佐證材料。第三章檔案分類與歸檔一、檔案分類結(jié)合單位職能與業(yè)務特點，檔案分為以下類別（可根據(jù)實際調(diào)整）：文書檔案：單位在行政管理、黨務工作中形成的請示、批復、報告、會議紀要、規(guī)章制度等文件材料。業(yè)務檔案：業(yè)務部門在履行專業(yè)職責（如審批、監(jiān)管、服務）中形成的業(yè)務文書、臺賬、統(tǒng)計報表等。人事檔案：干部職工的履歷、考核、獎懲、職稱、工資等個人檔案材料（按《干部人事檔案工作條例》管理）?？萍紮n案：基建項目（如工程圖紙、驗收報告）、設(shè)備儀器（如說明書、維修記錄）等科技活動形成的檔案。會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、財務報告等會計核算材料（按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行）。二、歸檔范圍各部門應歸檔的文件材料包括：反映本部門職能活動、具有查考價值的正式文件、草稿及重要附件；與業(yè)務相關(guān)的合同協(xié)議、調(diào)研成果、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、音像資料（照片、視頻）、電子文件等；上級來文（需貫徹執(zhí)行或留存?zhèn)洳榈模⑼墕挝簧糖⒐ぷ鞯奈募?；其他對單位歷史、工作具有憑證或參考價值的材料。三、歸檔時間與要求1.歸檔時間：文書檔案、業(yè)務檔案：次年第一季度完成上一年度檔案的整理移交；科技檔案：項目驗收后3個月內(nèi)移交；會計檔案：會計年度終了后，由會計機構(gòu)保管1年，期滿后移交檔案部門；突發(fā)事件、專項工作檔案：工作結(jié)束后1個月內(nèi)移交。2.歸檔要求：紙質(zhì)檔案：字跡清晰（使用碳素墨水、藍黑墨水書寫），無涂改、破損，裝訂整齊；電子檔案：格式規(guī)范（如PDF、TIFF、XML），元數(shù)據(jù)完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致；特殊載體（照片、磁帶、光盤）：附文字說明（時間、地點、人物、事由），單獨裝盒標注。第四章檔案整理與保管一、檔案整理1.分類組卷：按檔案類別、年度、機構(gòu)（或問題）、保管期限進行分類，同類檔案按時間或重要程度組卷，卷內(nèi)文件按事由、時間排序。2.編目著錄：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，著錄項目包括檔號、題名、日期、頁數(shù)、責任者等，確保檢索信息準確完整。3.數(shù)字化加工：對永久、長期保存的檔案（尤其是利用頻繁或易損檔案）進行數(shù)字化掃描，建立電子目錄與全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙套管理。二、檔案保管1.保管條件：檔案庫房應獨立設(shè)置，遠離易燃、易爆、潮濕、高溫區(qū)域，配備防火、防盜、防蟲（霉）、防光、防磁設(shè)備（如滅火器、溫濕度記錄儀、防蟲藥、遮光窗簾）。庫房溫濕度控制在：溫度14-24℃，相對濕度45-60%；定期檢查設(shè)備運行與檔案狀況，做好防潮、防霉、防鼠工作。2.保管期限：永久保存：對國家、單位有重大影響，需長期利用的檔案（如機構(gòu)沿革、重要政策文件）；定期保存：分為30年、10年（如一般性業(yè)務文件、短期合同），具體按《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。3.檔案裝具：使用符合國家標準的檔案柜（架）、檔案盒，檔案盒標注檔號、題名、年度、期限等信息，排列有序，便于查找。第五章檔案利用與開發(fā)一、檔案利用1.利用方式：提供檔案借閱、復制、在線查閱（電子檔案）、咨詢服務，可根據(jù)需求出具檔案證明。2.利用流程：內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱，借閱期限一般不超過15天，如需續(xù)借需重新審批。外部利用：需持單位介紹信或有效證件，說明利用目的，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批后，可查閱公開檔案或復制非涉密檔案（涉密檔案嚴禁對外提供）。電子檔案利用：通過單位檔案管理系統(tǒng)在線檢索，權(quán)限由檔案部門根據(jù)保密要求設(shè)置（如僅內(nèi)部人員可查閱全文）。二、檔案開發(fā)1.編研工作：檔案管理部門定期編纂《檔案利用案例匯編》《年度大事記》《重要文件匯編》等，為單位決策、工作復盤提供參考。2.專題服務：圍繞單位中心工作（如專項審計、歷史遺留問題處理），開展檔案專題整理與分析，形成專題報告。3.數(shù)字化利用：優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)檢索功能，建立全文檢索、主題分類數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用效率；對珍貴檔案（如歷史照片、老文件）進行修復與數(shù)字化展示。第六章檔案鑒定與銷毀一、鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導、檔案管理部門、業(yè)務部門、紀檢監(jiān)察部門人員組成，負責檔案價值鑒定與銷毀審核。二、鑒定流程1.定期鑒定：每5-10年對到期的定期檔案進行鑒定，重點審查檔案內(nèi)容的現(xiàn)實利用價值與歷史保存價值。2.鑒定方法：逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，結(jié)合單位職能變化、業(yè)務需求，確定是否延長保管期限或予以銷毀。3.鑒定結(jié)果：形成《檔案鑒定意見書》，列明需銷毀、續(xù)存的檔案目錄，經(jīng)鑒定小組簽字確認后，報單位領(lǐng)導審批。三、銷毀程序1.審批備案：銷毀檔案需經(jīng)單位主要負責人批準，并報同級檔案行政管理部門備案（涉密檔案銷毀還需報保密部門審批）。2.銷毀實施：由檔案管理部門、紀檢監(jiān)察部門共同監(jiān)督，選擇有資質(zhì)的銷毀機構(gòu)（或單位內(nèi)部指定專人），對檔案進行清點、登記、銷毀，銷毀過程全程錄像，填寫《檔案銷毀清冊》。3.銷毀記錄：《檔案銷毀清冊》永久保存，記錄銷毀檔案的檔號、題名、數(shù)量、銷毀時間、地點、監(jiān)銷人等信息。第七章檔案信息化管理一、數(shù)字化建設(shè)1.基礎(chǔ)建設(shè)：配備專用服務器、存儲設(shè)備、掃描儀、高拍儀等硬件，選用符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的全流程信息化。2.數(shù)據(jù)規(guī)范：電子檔案命名、分類、元數(shù)據(jù)著錄遵循國家標準，確保與紙質(zhì)檔案一一對應；掃描分辨率不低于300dpi，圖像清晰、無失真。二、電子檔案管理1.備份與安全：對電子檔案實行“異地、異質(zhì)”備份（如本地服務器+云端存儲），定期檢測備份數(shù)據(jù)的完整性與可讀性；設(shè)置訪問權(quán)限，采用加密技術(shù)防止數(shù)據(jù)泄露。2.長期保存：對電子檔案格式進行轉(zhuǎn)換（如將老舊格式轉(zhuǎn)換為通用格式），定期遷移數(shù)據(jù)至新載體，確保檔案長期可用。三、系統(tǒng)維護檔案管理系統(tǒng)需定期更新升級，修復安全漏洞，優(yōu)化用戶體驗；檔案管理人員應接受信息化培訓，掌握系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)維護技能。第八章檔案安全與保密一、安全管理1.實體安全：檔案庫房安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)，非檔案人員嚴禁進入；定期檢查檔案實體，發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時修復，對珍貴檔案采用恒溫恒濕柜保管。2.信息安全：電子檔案系統(tǒng)部署防火墻、殺毒軟件，定期開展安全演練；檔案借閱、復制需登記備案，防止檔案信息被篡改、盜用。二、保密管理1.涉密檔案：嚴格區(qū)分涉密與非涉密檔案，涉密檔案單獨存放、專人管理，借閱需持《涉密檔案借閱審批單》，經(jīng)單位保密委員會審批。2.人員保密：檔案管理人員需簽訂保密責任書，定期接受保密教育；嚴禁在非涉密網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲涉密檔案，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。第九章監(jiān)督與考核一、監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：單位審計、紀檢部門定期檢查檔案管理制度執(zhí)行情況，重點排查檔案收集不全、保管不善、利用違規(guī)等問題，提出整改意見。2.外部監(jiān)督：接受同級檔案行政管理部門的執(zhí)法檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題限期整改，確保檔案工作符合行業(yè)規(guī)范。二、考核獎懲1.考核內(nèi)容：將檔案歸檔