PAGE體育培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強體育培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為體育培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司（組織名稱）開展的各類體育培訓(xùn)活動所涉及的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體育培訓(xùn)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映體育培訓(xùn)活動的全過程，數(shù)據(jù)準確無誤，材料完整齊全。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善體育培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門體育培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.集中統(tǒng)一管理體育培訓(xùn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對體育培訓(xùn)檔案進行鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作。5.負責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門體育培訓(xùn)檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供真實、準確的檔案信息。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門體育培訓(xùn)檔案的形成和管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好體育培訓(xùn)檔案的日常管理工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.維護檔案的安全和保密，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案的查詢、借閱、歸還等登記工作。5.負責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.體育培訓(xùn)項目申報材料，包括培訓(xùn)計劃、課程設(shè)置、師資情況等。2.培訓(xùn)學(xué)員報名登記表、身份證復(fù)印件、健康證明等。3.培訓(xùn)教材、教案、講義、課件等教學(xué)資料。4.培訓(xùn)考勤記錄、考核成績、證書頒發(fā)情況等。5.培訓(xùn)過程中的照片、視頻、音頻資料。6.培訓(xùn)場地租賃合同、設(shè)備采購合同等相關(guān)合同協(xié)議。7.培訓(xùn)工作總結(jié)、評估報告、反饋意見等。8.與體育培訓(xùn)相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)體育培訓(xùn)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照體育培訓(xùn)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為培訓(xùn)項目檔案、學(xué)員檔案、教學(xué)檔案、場地設(shè)備檔案、綜合檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、視頻、音頻等特殊載體檔案應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進行保管，確保其質(zhì)量不受影響。（二）保管期限1.體育培訓(xùn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括培訓(xùn)項目的重要文件、學(xué)員的優(yōu)秀成績記錄、培訓(xùn)過程中的重大事件記錄等。3.長期保管的檔案包括培訓(xùn)項目的一般性文件、學(xué)員的基本信息、教學(xué)檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括培訓(xùn)考勤記錄、臨時文件等，保管期限為[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對體育培訓(xùn)檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查工作應(yīng)包括檔案的核對、清點、檢查等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.每年應(yīng)對檔案的保管期限進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行清理和銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司（組織名稱）內(nèi)部人員因工作需要查閱體育培訓(xùn)檔案。2.外部單位因合作、調(diào)研等原因需要查閱體育培訓(xùn)檔案，但須經(jīng)本公司（組織名稱）批準。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱利用情況。（二）利用流程1.查閱申請：內(nèi)部人員查閱體育培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后提交檔案管理部門。外部單位查閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本公司（組織名稱）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并確定查閱方式和時間。3.查閱：查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門指定的方式和時間進行查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整無損。（三）復(fù)制與借閱1.因工作需要復(fù)制體育培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。2.借閱體育培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對體育培訓(xùn)檔案的內(nèi)容和信息予以保密。2.未經(jīng)批準，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給任何單位和個人。3.在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)備，確保檔案的安全。2.定期對檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保電子檔案的安全存儲。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)體育培訓(xùn)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報本公司（組織名稱）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。2.批準后，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。