PAGE教育培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司教育培訓(xùn)檔案管理，確保教育培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮教育培訓(xùn)檔案在公司人才培養(yǎng)、員工發(fā)展和企業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的教育培訓(xùn)檔案管理，包括但不限于入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、專業(yè)知識培訓(xùn)、職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)等各類培訓(xùn)活動所形成的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：教育培訓(xùn)檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工參加教育培訓(xùn)的實(shí)際情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.分類規(guī)范原則：按照教育培訓(xùn)的類別、時間、人員等因素進(jìn)行分類整理，規(guī)范檔案管理流程。4.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)教育培訓(xùn)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保員工個人隱私和公司機(jī)密。二、教育培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入職時間、所在部門、崗位等。2.員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。（二）培訓(xùn)計劃與方案1.公司年度教育培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。2.針對特定崗位或項(xiàng)目制定的專項(xiàng)培訓(xùn)方案，包括培訓(xùn)目的、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)時間安排、培訓(xùn)考核方式等。（三）培訓(xùn)記錄1.每次培訓(xùn)的簽到表，記錄員工參加培訓(xùn)的時間、地點(diǎn)、課程名稱等信息。2.培訓(xùn)講義、教材、課件等資料，如有電子文檔，應(yīng)同時保存紙質(zhì)版和電子版。3.培訓(xùn)過程中的照片、視頻等影像資料，記錄培訓(xùn)現(xiàn)場的情況和員工的學(xué)習(xí)表現(xiàn)。4.培訓(xùn)考核成績記錄，包括考試成績、作業(yè)成績、實(shí)踐操作成績等，以及考核結(jié)果的評定和反饋。（四）培訓(xùn)證書與資質(zhì)證明1.員工參加外部培訓(xùn)獲得的結(jié)業(yè)證書、資格證書、榮譽(yù)證書等復(fù)印件。2.公司內(nèi)部培訓(xùn)頒發(fā)的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、崗位資格證書等相關(guān)證明材料。（五）培訓(xùn)總結(jié)與評估1.培訓(xùn)結(jié)束后，員工撰寫的培訓(xùn)總結(jié)報告，包括培訓(xùn)收獲、心得體會、對工作的應(yīng)用和改進(jìn)建議等。2.培訓(xùn)部門或授課教師對培訓(xùn)效果進(jìn)行的評估報告，分析培訓(xùn)目標(biāo)的達(dá)成情況、培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性、培訓(xùn)方法的有效性、培訓(xùn)師資的表現(xiàn)等，提出改進(jìn)措施和建議。（六）培訓(xùn)費(fèi)用記錄1.員工參加培訓(xùn)的費(fèi)用報銷憑證，包括學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、住宿費(fèi)、差旅費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的發(fā)票和報銷審批單。2.公司為員工培訓(xùn)支付的費(fèi)用明細(xì)，統(tǒng)計各項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用的支出情況，為培訓(xùn)成本核算提供依據(jù)。三、教育培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集責(zé)任1.培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)組織各類培訓(xùn)活動，并指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案資料的收集工作。2.授課教師在培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)及時將培訓(xùn)講義、考核試卷等資料提交給培訓(xùn)部門。3.員工個人應(yīng)按照要求及時提交培訓(xùn)總結(jié)報告、培訓(xùn)證書復(fù)印件等相關(guān)資料。（二）收集時間1.培訓(xùn)活動結(jié)束后一周內(nèi)，培訓(xùn)資料收集責(zé)任人應(yīng)完成相關(guān)資料的收集工作。2.員工應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后兩周內(nèi)提交培訓(xùn)總結(jié)報告。3.外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、資格證書等復(fù)印件應(yīng)在獲得證書后一個月內(nèi)提交。（三）整理要求1.培訓(xùn)檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的資料進(jìn)行整理，確保資料齊全、完整。2.對每份資料進(jìn)行編號，建立檔案目錄索引，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)資料進(jìn)行分類裝訂，每類資料應(yīng)按照時間順序排列，并在首頁附上目錄清單。4.對電子文檔進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案類別和時間進(jìn)行命名，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。四、教育培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的教育培訓(xùn)檔案資料，由檔案管理人員進(jìn)行初步審核，確保資料符合歸檔要求。2.審核通過后，檔案管理人員將檔案資料移交至檔案室，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行歸檔存放。3.檔案室應(yīng)建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、類別、歸檔時間、保管期限等信息。（二）保管期限1.員工基本信息、培訓(xùn)計劃與方案等永久性保存。2.培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)與評估等保存期限為員工離職后五年。3.培訓(xùn)證書與資質(zhì)證明、培訓(xùn)費(fèi)用記錄等保存期限為員工離職后三年。（三）保管方式1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料應(yīng)分類存放在檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。五、教育培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱本人教育培訓(xùn)檔案的，可直接向檔案室提出申請，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)身份后，予以查閱。2.公司內(nèi)部管理人員因工作需要查閱下屬員工教育培訓(xùn)檔案的，需填寫《教育培訓(xùn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司教育培訓(xùn)檔案的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《教育培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)。3.審批通過后，申請人持申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、損壞等行為。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案室。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱本人教育培訓(xùn)檔案的，需填寫《教育培訓(xùn)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過一周，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案室。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《教育培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.將申請表提交至相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)。3.審批通過后，借閱申請人持申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并與借閱人員簽訂《教育培訓(xùn)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。4.借閱人員在借閱期限屆滿前，應(yīng)將檔案資料歸還檔案室，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、教育培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對教育培訓(xùn)檔案中的個人隱私和公司機(jī)密信息予以保密。2.未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人泄露員工教育培訓(xùn)檔案中的信息。3.在查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱和借閱人員注意保密，不得在無關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器、防盜報警裝置、除濕設(shè)備等，確保檔案資料的安全存放。2.定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。（三）應(yīng)急處理1.如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，檔案管理人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案資料的安全。2.及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。3.對受損的檔案資料進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。七、教育培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.教育培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且已無留存價值的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致相關(guān)教育培訓(xùn)檔案不再具有使用價值的。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于重復(fù)、虛假或無效的教育培訓(xùn)檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對保管期限屆滿的教育培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《教育培訓(xùn)檔案銷毀申請表》。2.《申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人復(fù)核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在兩人以上