PAGE全面培訓資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司培訓資料的管理，確保培訓資料的完整性、準確性和可追溯性，提高培訓工作的質(zhì)量和效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓活動所產(chǎn)生的資料歸檔管理，包括但不限于培訓計劃、培訓教材、學員名單、考核記錄、培訓效果評估報告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M行集中統(tǒng)一管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)培訓資料的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，進行分類整理和歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司的保密制度，確保培訓資料的安全和保密。4.動態(tài)更新原則：隨著培訓工作的開展和培訓資料的積累，及時對資料進行更新和完善，保證資料的時效性。二、培訓資料的分類與編號（一）培訓資料的分類1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓教材類：涵蓋內(nèi)部培訓教材、外部培訓教材、培訓講義、PPT課件等。3.學員管理類：有學員報名登記表、學員考勤記錄、學員成績考核表等。4.培訓實施類：如培訓通知、培訓簽到表、培訓現(xiàn)場照片、培訓視頻等。5.培訓效果評估類：包含培訓效果評估問卷、培訓效果評估報告、學員反饋意見等。6.其他類：與培訓相關的其他資料，如培訓協(xié)議、培訓費用報銷憑證等。（二）培訓資料的編號1.編號規(guī)則：培訓資料編號采用“年份+類別代碼+流水號”的格式。例如，2023年的培訓計劃類資料，編號為2023PJ001，其中“2023”表示年份，“PJ”表示培訓計劃類別代碼，“001”表示流水號。2.類別代碼：為便于管理和識別，各類培訓資料設定相應的類別代碼，具體如下：培訓計劃類（PJ）培訓教材類（JC）學員管理類（XY）培訓實施類（SS）培訓效果評估類（PG）其他類（QT）三、培訓資料的收集與整理（一）收集職責1.培訓部門：負責培訓計劃、培訓教材、培訓實施等資料的收集工作。2.學員所在部門：協(xié)助培訓部門收集學員的相關資料，如學員考勤記錄、學員反饋意見等。3.考核部門：負責學員成績考核表等資料的收集，并及時反饋給培訓部門。（二）收集時間1.培訓計劃應在每年年底前制定完成，并提交給相關部門審核備案。2.培訓教材在培訓課程開始前準備齊全。3.培訓實施過程中的各類資料，如培訓通知、簽到表、現(xiàn)場照片等，應在培訓結(jié)束后一周內(nèi)收集完畢。4.學員成績考核表應在考核結(jié)束后三個工作日內(nèi)提交給培訓部門。5.培訓效果評估資料應在培訓結(jié)束后兩周內(nèi)收集整理完成。（三）整理要求1.對收集到的培訓資料進行分類整理，確保資料的完整性和準確性。2.檢查資料的格式是否統(tǒng)一，如有不符合要求的，應進行調(diào)整。3.剔除重復、無效的資料，保證資料的精煉性。4.對資料進行編號，并建立相應的目錄清單，便于查找和管理。四、培訓資料的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.整理好的培訓資料由資料收集人填寫《培訓資料歸檔申請表》，詳細注明資料名稱、類別、編號及歸檔日期等信息。2.將填寫完整的申請表提交給培訓部門負責人審核。3.審核通過后，由專人將培訓資料按照編號順序進行歸檔存儲。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：對于重要的培訓資料，應打印紙質(zhì)版進行歸檔，并存放在專門的檔案柜中。檔案柜應按照類別進行劃分，便于查找。2.電子檔案：同時建立電子檔案庫，將培訓資料的電子文檔進行分類存儲。電子文檔應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，確保文件名與紙質(zhì)檔案編號一致，便于對應查找。電子檔案庫應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲環(huán)境：檔案存儲場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲，確保培訓資料的安全保存。五、培訓資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓資料的，可向培訓部門提出申請。培訓部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于一般性的查閱需求，經(jīng)批準后可在指定地點查閱。2.涉及公司機密或重要培訓資料的查閱，需經(jīng)公司相關領導批準，并在培訓部門專人陪同下進行查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《培訓資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、類別、編號及查閱目的等信息。2.將申請表提交給培訓部門負責人審核。3.審核通過后，培訓部門安排專人協(xié)助查閱人查閱資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人姓名、查閱資料名稱及查閱用途等信息。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱培訓資料的，需經(jīng)培訓部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向培訓部門說明并辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或人員因工作需要借閱培訓資料的，必須經(jīng)公司相關領導批準，并簽訂保密協(xié)議后方可借閱。（四）借閱流程1.借閱人填寫《培訓資料借閱申請表》，詳細注明借閱資料的名稱、類別、編號、借閱期限及歸還日期等信息。2.將申請表提交給培訓部門負責人審核，審核通過后報公司相關領導審批。3.審批通過后，借閱人到培訓部門辦理借閱手續(xù)，領取借閱資料。培訓部門應在借閱資料上注明借閱人姓名、借閱期限及歸還日期等信息。4.借閱人應按時歸還借閱資料，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，培訓部門應檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失的情況，借閱人應承擔相應的責任。六、培訓資料的保管與維護（一）保管責任1.培訓部門負責培訓資料的日常保管工作，指定專人負責檔案的管理和維護。2.檔案管理人員應定期對培訓資料進行檢查和盤點，確保資料的安全和完整。（二）維護措施1.定期對紙質(zhì)檔案進行整理和裝訂，防止檔案松散或損壞。2.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.檢查檔案存儲環(huán)境的溫濕度、防火、防潮、防蟲等設施是否正常運行，如有問題及時進行處理。4.對于損壞或丟失的培訓資料，應及時進行補充或修復，并做好記錄。七、培訓資料的銷毀（一）銷毀條件1.培訓資料超過保存期限，且已無保存價值的。2.因公司業(yè)務調(diào)整、培訓內(nèi)容變更等原因，導致原培訓資料不再適用的。3.培訓資料存在嚴重質(zhì)量問題或錯誤，無法進行修正和使用的。（二）銷毀流程1.由培訓部門提出培訓資料銷毀申請，填寫《培訓資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、類別、編號、數(shù)量及銷毀原因等信息。2.將申請表提交給公司相關領導審批。3.審批通過后，由培訓部門會同公司行政部門等相關人員共同對擬銷毀的培訓資料進行清點和核對。4.清點核對無誤后，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、參與人員等信息。5.銷毀完成后，由參與銷毀的人員在《培訓資料銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表存檔。八、培訓資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的培訓資料。2.公司內(nèi)部尚未公開的培訓計劃、培訓教材、培訓效果評估報告等資料。（二）保密措施1.對涉及保密的培訓資料，應在檔案封面或電子文檔標題處標注“機密”字樣。2.在培訓資料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，嚴格遵守公司的保密制度，對接觸到保密資料的人員進行登記和管理。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將保密資料泄露給無關人員。4.對于因工作需要必須接觸保密資料的人員，應與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。九、培訓資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立培訓資料管理監(jiān)督小組，由培訓部門負責人、行政部門負責人及相關部門代表組成，負責對培訓資料管理工作進行定期檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應制定詳細的檢查清單，對培訓資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保管、維護及銷毀等環(huán)節(jié)進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將培訓資料管理工作納入公司績效考核體系，對培訓部門及相關責任人進行考核。2.考核指標包括培訓資料的完整性、準確性、及時性、安全性等方面，具體考核標準如下：培訓資料完整率達到[X]%以上，得[X]分；每降低[X]個百分點，扣[X]分。培訓資料準確率達到[X]%以上，得[X]分；每降低[X]個百分點，扣[X]分。培訓資料按時歸檔率達到[X]%以上，得[X]分；每降低[X]個百分點，扣[X]分。培訓資料安全事故發(fā)