PAGE培訓機構檔案管理及制度一、總則（一）目的為加強本培訓機構檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為培訓教學、管理及各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓機構全體員工及與培訓業(yè)務相關的各類活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓機構的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映培訓活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用價值。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責培訓機構檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則和保管期限等。3.負責檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴格執(zhí)行檔案利用審批手續(xù)。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.做好檔案的安全保密工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。6.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為培訓教學和管理提供參考依據(jù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.培訓教學檔案包括培訓課程計劃、教學大綱、教案、教材、課件、學員成績記錄、教學評估資料等。2.學員檔案包括學員報名登記表、個人信息資料、學習記錄、結業(yè)證書等。3.師資檔案包括教師個人簡歷、教師資格證書、教學業(yè)績、培訓經(jīng)歷等。4.行政辦公檔案包括培訓機構的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結等。5.財務檔案包括財務報表、會計憑證、發(fā)票、收費記錄等。6.招生宣傳檔案包括招生簡章、宣傳資料、招生廣告、招生活動記錄等。7.設施設備檔案包括教學設施設備清單、采購合同、維修記錄、使用說明書等。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案分類類別進行編號。2.每類檔案編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下檔案的順序號。3.例如：培訓教學檔案編號為JX，學員檔案編號為XY，師資檔案編號為SZ，行政辦公檔案編號為XG，財務檔案編號為CW，招生宣傳檔案編號為ZS，設施設備檔案編號為SB。4.編號應具有唯一性，便于檔案的識別和查找。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案形成部門在工作活動結束后，應按照檔案管理要求，對相關文件材料進行整理，定期移交檔案管理部門。3.對于重要的培訓活動、項目，檔案管理部門應提前介入，指導相關部門做好檔案收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.按照檔案的保管期限和密級要求，對檔案進行區(qū)分存放。4.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應及時歸檔入庫。2.歸檔時，應按照檔案編號順序依次排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別和編號范圍。3.建立檔案歸檔登記臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、數(shù)量等信息。（二）檔案保管1.檔案管理室應具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的檔案應及時修復或復制。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查。4.嚴格執(zhí)行檔案保管期限制度，對到期檔案進行鑒定和處置。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本培訓機構員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱本培訓機構檔案，必須經(jīng)培訓機構負責人批準，并填寫《檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉借、復印、傳播檔案內(nèi)容。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和保密性。4.對涉及機密的檔案，嚴格限制借閱范圍，必須經(jīng)培訓機構保密委員會批準，并采取必要的保密措施。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密。2.檔案管理室應設置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設備，如保險柜、密碼鎖等。3.對涉及機密的檔案，應單獨存放，并標明密級。查閱和借閱機密檔案必須嚴格履行審批手續(xù)。4.在檔案整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，嚴禁無關人員在場，防止檔案信息泄露。（二）保密教育1.定期對員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識。2.在新員工入職培訓中，應將檔案保密知識納入培訓內(nèi)容，使員工了解檔案保密的重要性和相關規(guī)定。3.對涉及檔案管理工作的人員，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同實施。銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底。4.對涉及機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行特殊處理，防止信息泄露。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案一一對應。3.建立檔案信息檢索平臺