PAGE物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，確保物業(yè)安全培訓(xùn)教育工作的有效開展，提高物業(yè)從業(yè)人員的安全意識和技能，保障物業(yè)管理區(qū)域的安全與穩(wěn)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的安全培訓(xùn)教育檔案管理工作，包括但不限于公司內(nèi)部組織的各類安全培訓(xùn)、外部機(jī)構(gòu)提供的安全培訓(xùn)課程、員工參加安全培訓(xùn)的相關(guān)記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)安全培訓(xùn)教育工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與物業(yè)安全培訓(xùn)教育相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案進(jìn)行整理、分類、編號和存儲，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定物業(yè)安全培訓(xùn)教育計(jì)劃，并組織實(shí)施各類安全培訓(xùn)教育活動。2.收集、整理和歸檔物業(yè)安全培訓(xùn)教育過程中產(chǎn)生的各類資料，包括培訓(xùn)教材、教案、學(xué)員簽到表、考核試卷及成績等。3.定期對物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為內(nèi)部員工和外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)。（二）人力資源部門職責(zé)1.協(xié)助安全管理部門制定物業(yè)安全培訓(xùn)教育計(jì)劃，根據(jù)公司人力資源狀況合理安排培訓(xùn)人員。2.負(fù)責(zé)審核安全培訓(xùn)教育費(fèi)用預(yù)算，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。3.將物業(yè)安全培訓(xùn)教育納入員工績效考核體系，對員工參加培訓(xùn)的情況和效果進(jìn)行考核評價(jià)。（三）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.組織本部門員工參加物業(yè)安全培訓(xùn)教育活動，確保員工按時(shí)、按要求完成培訓(xùn)任務(wù)。2.督促本部門員工遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案資料。3.對本部門員工在物業(yè)安全培訓(xùn)教育過程中的表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià)，并及時(shí)反饋給安全管理部門。（四）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲和檢索等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向上級主管部門報(bào)告。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.安全培訓(xùn)教育計(jì)劃、方案及相關(guān)審批文件。2.培訓(xùn)教材、教案、課件、講義等教學(xué)資料。3.學(xué)員簽到表、考勤記錄，反映學(xué)員參加培訓(xùn)的實(shí)際情況。4.考核試卷、成績登記表、培訓(xùn)效果評估報(bào)告等，用于評估學(xué)員的學(xué)習(xí)成果和培訓(xùn)效果。5.培訓(xùn)證書、資格證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)證明材料。6.培訓(xùn)過程中的照片、視頻、音頻等資料，記錄培訓(xùn)活動的現(xiàn)場情況。7.與物業(yè)安全培訓(xùn)教育相關(guān)的其他文件、資料，如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)反饋意見等。（二）收集要求1.安全管理部門應(yīng)在每次培訓(xùn)教育活動結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對于外部機(jī)構(gòu)提供的培訓(xùn)課程，應(yīng)要求培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供詳細(xì)的培訓(xùn)資料，并在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.各部門應(yīng)積極配合安全管理部門的檔案收集工作，按時(shí)提交本部門員工參加培訓(xùn)的相關(guān)資料。（三）整理方法1.按照培訓(xùn)教育的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料條理清晰，便于查閱和管理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和檢索。編號可采用年份+序號的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案資料。3.為每份檔案資料編制目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出資料的名稱、編號、日期、來源等信息，方便查閱時(shí)快速定位。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固，不易散落。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的原有順序，不得隨意顛倒或遺漏。四、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列存放；電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全存儲。3.對重要的檔案資料，如涉及公司商業(yè)秘密或員工個人隱私的文件，應(yīng)采取加密存儲或單獨(dú)存放等特殊保管措施。（二）保管期限1.物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。一般情況下，培訓(xùn)教育檔案的保管期限為[X]年，自培訓(xùn)教育活動結(jié)束之日起計(jì)算。2.對于涉及公司重大安全事故、法律糾紛等重要事項(xiàng)的培訓(xùn)教育檔案，應(yīng)長期保管，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。（三）保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案資料無損壞、丟失等情況。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)上級主管部門備案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱理由、查閱范圍等，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理人員按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，并將檔案資料歸還檔案管理部門。查閱過程中不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或損壞檔案資料。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明理由。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無損。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.物業(yè)安全培訓(xùn)教育檔案保管期滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀申請表》提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人