PAGE學(xué)校培訓(xùn)檔案工作制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在學(xué)校教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校開展的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案管理工作，包括但不限于培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)、培訓(xùn)實(shí)施過程、培訓(xùn)效果評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)從策劃到結(jié)束的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對(duì)于涉及學(xué)員個(gè)人隱私、學(xué)校商業(yè)機(jī)密等敏感信息的培訓(xùn)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校培訓(xùn)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的培訓(xùn)檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類培訓(xùn)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和利用等工作。3.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.開展培訓(xùn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)過程中產(chǎn)生文件資料的及時(shí)歸檔，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.在培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，配合檔案管理部門完成檔案的最終整理和審核工作。（三）教師及工作人員職責(zé)1.參與培訓(xùn)的教師及工作人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將培訓(xùn)過程中形成的教案、講義、學(xué)員成績(jī)、考核記錄等相關(guān)資料提交給培訓(xùn)部門。2.對(duì)所提交資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并協(xié)助培訓(xùn)部門做好檔案的整理和歸檔工作。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)材料：包括培訓(xùn)項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、培訓(xùn)計(jì)劃、預(yù)算等。2.培訓(xùn)實(shí)施過程材料：教學(xué)資料：教案、講義、課件、教材、參考資料等。學(xué)員資料：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員基本信息表、考勤記錄、簽到表等。教學(xué)活動(dòng)記錄：課堂記錄、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)記錄、小組討論記錄、作業(yè)批改記錄等?？己伺c評(píng)估材料：試卷、考核標(biāo)準(zhǔn)、成績(jī)登記表、評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見等。師資資料：教師資質(zhì)證明、授課安排、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等。3.培訓(xùn)項(xiàng)目總結(jié)材料：培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、培訓(xùn)成果展示材料、獲獎(jiǎng)證書等。4.其他相關(guān)材料：培訓(xùn)過程中的照片、視頻、音頻資料，以及與培訓(xùn)項(xiàng)目有關(guān)的來往文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確培訓(xùn)檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集各類培訓(xùn)檔案資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步篩選和整理，剔除無關(guān)或重復(fù)的材料。（三）整理方法1.分類：按照培訓(xùn)項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類。例如，可分為學(xué)歷培訓(xùn)檔案、職業(yè)技能培訓(xùn)檔案、企業(yè)內(nèi)訓(xùn)檔案等；每類再根據(jù)培訓(xùn)階段分為申報(bào)階段檔案、實(shí)施階段檔案、總結(jié)階段檔案等。2.編號(hào)：為便于管理和查找，對(duì)每一份培訓(xùn)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用“培訓(xùn)項(xiàng)目代碼+年份+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。3.編目：編制培訓(xùn)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案實(shí)體相對(duì)應(yīng)。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確。四、培訓(xùn)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.培訓(xùn)項(xiàng)目類別：根據(jù)學(xué)校開展培訓(xùn)的類型，分為學(xué)歷提升培訓(xùn)、職業(yè)資格培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、專項(xiàng)能力培訓(xùn)等。2.培訓(xùn)層次：分為初級(jí)培訓(xùn)、中級(jí)培訓(xùn)、高級(jí)培訓(xùn)等。3.培訓(xùn)對(duì)象：可分為校內(nèi)學(xué)員培訓(xùn)、校外學(xué)員培訓(xùn)、企業(yè)定制培訓(xùn)等。4.培訓(xùn)時(shí)間：按照培訓(xùn)開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間進(jìn)行分類，如年度培訓(xùn)檔案、季度培訓(xùn)檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.培訓(xùn)項(xiàng)目代碼：由學(xué)校統(tǒng)一制定，采用簡(jiǎn)潔明了的字母或數(shù)字組合表示不同類型的培訓(xùn)項(xiàng)目。例如，學(xué)歷提升培訓(xùn)用“XL”表示，職業(yè)資格培訓(xùn)用“ZG”表示等。2.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)：按照培訓(xùn)項(xiàng)目歸檔的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年開展的職業(yè)資格培訓(xùn)項(xiàng)目檔案編號(hào)為“ZG2023005”，表示該培訓(xùn)項(xiàng)目是學(xué)校職業(yè)資格培訓(xùn)類別下2023年歸檔的第5份檔案。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限為15年的培訓(xùn)檔案，主要包括一般性的培訓(xùn)資料、學(xué)員臨時(shí)檔案等。2.中期保管：保管期限為510年的培訓(xùn)檔案，如部分培訓(xùn)項(xiàng)目的教學(xué)資料、考核記錄等。3.長(zhǎng)期保管：保管期限為10年以上的培訓(xùn)檔案，包括重要培訓(xùn)項(xiàng)目的申報(bào)材料、培訓(xùn)成果、學(xué)員長(zhǎng)期跟蹤資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥通風(fēng)，溫度和濕度適宜，并有防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案保管：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子培訓(xùn)檔案進(jìn)行備份，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)制定電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或追查處理。同時(shí)，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成清查報(bào)告。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案保管工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)存在的問題及時(shí)調(diào)整保管策略和措施，確保培訓(xùn)檔案的安全與完整。六、培訓(xùn)檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部教學(xué)研究與改進(jìn)：為教師教學(xué)方法的優(yōu)化、課程體系的完善等提供參考依據(jù)。2.培訓(xùn)項(xiàng)目管理：用于培訓(xùn)項(xiàng)目的總結(jié)評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)推廣，以及后續(xù)培訓(xùn)項(xiàng)目的策劃與實(shí)施。3.學(xué)員管理：為學(xué)員的學(xué)籍管理、成績(jī)查詢、證書發(fā)放等提供支持。4.對(duì)外交流與合作：作為學(xué)校培訓(xùn)工作成果展示的重要資料，用于與其他院校、企業(yè)等的交流合作。（二）利用方式1.查閱：校內(nèi)各部門因工作需要查閱培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱培訓(xùn)檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：對(duì)于確需復(fù)制的培訓(xùn)檔案資料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對(duì)無誤。（三）利用審批1.查閱、借閱培訓(xùn)檔案的申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核申請(qǐng)理由是否合理、查閱或借閱內(nèi)容是否必要等。2.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)?zhí)峤恢翙n案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保密要求等因素，綜合判斷是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。3.對(duì)于涉及重要培訓(xùn)項(xiàng)目、敏感信息或可能影響檔案安全的利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。七、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及學(xué)員個(gè)人隱私、學(xué)校商業(yè)機(jī)密、培訓(xùn)項(xiàng)目核心技術(shù)等敏感信息的培訓(xùn)檔案，嚴(yán)格實(shí)行保密制度。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.限制檔案查閱和使用范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，只允許經(jīng)授權(quán)的人員查閱和使用，并做好查閱登記和跟蹤管理。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。對(duì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢測(cè)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件制定應(yīng)對(duì)措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。八、培訓(xùn)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.利用信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案資源的共享與交流，為學(xué)校教學(xué)、管理和科研工作提供更加便捷的支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：支持多種格式的電子文件錄入，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化存儲(chǔ)，并自動(dòng)進(jìn)行分類、編號(hào)和編目。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請(qǐng)、審批、登記和歸還等功能，對(duì)借閱過程進(jìn)行全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)培訓(xùn)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為學(xué)校培訓(xùn)工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對(duì)不同人員的檔案訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.定期對(duì)培訓(xùn)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分