2026年生物科技服務(wù)公司采購付款管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購與付款全流程管理，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障采購物資質(zhì)量符合業(yè)務(wù)需求，控制采購成本與付款風(fēng)險，維護公司資金安全與合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合生物科技服務(wù)行業(yè)采購特性（如實驗試劑、精密儀器、生物耗材等特殊物資采購需求）及公司實際運營情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有采購活動及對應(yīng)付款業(yè)務(wù)的管理，涵蓋采購物資類型包括但不限于：實驗試劑（化學(xué)試劑、生物試劑）、實驗耗材（一次性耗材、精密儀器配件）、生物樣品、精密實驗儀器、生產(chǎn)原料、辦公物資、倉儲設(shè)備、服務(wù)類采購（技術(shù)服務(wù)、檢測服務(wù)、物流服務(wù)等）；適用于所有參與采購付款業(yè)務(wù)的部門及人員，包括采購部門、需求部門（研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、倉儲部門、行政部門等）、質(zhì)量管控部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、審計部門、管理層及相關(guān)采購操作、審核、審批人員。第三條核心原則合規(guī)合法原則：采購付款全流程嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，確保采購行為合規(guī)、合同合法、付款規(guī)范。需求導(dǎo)向原則：采購活動以公司實際業(yè)務(wù)需求為核心，精準匹配物資規(guī)格、質(zhì)量標準與數(shù)量要求，避免盲目采購與物資積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控采購物資質(zhì)量，建立全流程質(zhì)量審核機制，確保采購物資符合業(yè)務(wù)使用標準與安全要求。成本可控原則：通過市場調(diào)研、多方比價、集中采購等方式優(yōu)化采購成本，在保證質(zhì)量的前提下實現(xiàn)性價比最大化。權(quán)責(zé)分離原則：明確采購、審核、審批、付款等各環(huán)節(jié)職責(zé)，實現(xiàn)采購執(zhí)行與付款審核分離、需求提出與采購實施分離，形成有效內(nèi)控監(jiān)督。全程追溯原則：建立采購付款全流程記錄體系，確保采購需求、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、物資驗收、付款審批等環(huán)節(jié)信息可追溯、責(zé)任可核查。第四條職責(zé)分工需求部門：負責(zé)提出采購需求，明確采購物資的名稱、型號規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量、交付時間、用途等信息；填寫《采購需求申請表》并按權(quán)限報批；參與供應(yīng)商篩選與物資驗收工作；反饋采購物資使用過程中的質(zhì)量問題。采購部門：作為采購業(yè)務(wù)的牽頭責(zé)任部門，負責(zé)受理采購需求并審核；開展市場調(diào)研與供應(yīng)商開發(fā)、評估、管理；組織采購談判、比價或招標工作；簽訂采購合同并跟蹤履行；協(xié)調(diào)物資到貨、驗收事宜；整理采購相關(guān)資料并提交付款申請；處理采購過程中的異常問題（如延期交付、質(zhì)量糾紛）。質(zhì)量管控部門：負責(zé)制定采購物資質(zhì)量抽檢標準；參與供應(yīng)商資質(zhì)審核與評估；對采購物資進行質(zhì)量檢驗（抽樣檢驗或全項檢驗）；出具質(zhì)量檢驗報告；審核不合格物資的處置方案。財務(wù)部門：負責(zé)審核采購合同的付款條款、金額準確性；審核付款申請材料的完整性與合規(guī)性；辦理付款手續(xù)并記錄賬務(wù)；跟蹤付款資金流向；核對采購發(fā)票的真實性、合法性與合規(guī)性；開展采購付款業(yè)務(wù)的財務(wù)監(jiān)督。法務(wù)部門：負責(zé)審核采購合同的合法性、合規(guī)性與完整性；規(guī)避合同法律風(fēng)險；提供采購相關(guān)法律支持；協(xié)助處理采購合同糾紛與法律爭議。審計部門：負責(zé)對采購付款全流程開展內(nèi)部審計監(jiān)督，核查采購活動的合規(guī)性、付款審批的規(guī)范性；發(fā)現(xiàn)采購付款過程中的違規(guī)行為并提出整改建議。管理層：按權(quán)限審批采購需求、采購合同、大額付款申請等；協(xié)調(diào)解決采購付款過程中的重大問題；保障采購工作所需資源投入。采購操作人員：嚴格按照采購流程開展作業(yè)；做好采購各環(huán)節(jié)記錄；及時上報采購過程中的異常情況；配合相關(guān)部門開展驗收、審核工作。第二章采購全流程管理第五條采購需求申請與審批需求提出：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，填寫《采購需求申請表》，詳細列明采購物資名稱、型號規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量、交付時間、交付地點、用途、預(yù)算金額等信息，由部門負責(zé)人審核簽字確認。對于特殊物資（如危險化學(xué)品、精密儀器、進口物資），需額外附上技術(shù)參數(shù)說明、安全使用要求等資料。需求審核：采購部門受理《采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性、規(guī)格清晰度進行審核；對于預(yù)算金額較大或特殊類型采購，需聯(lián)合財務(wù)部門審核預(yù)算可行性，聯(lián)合質(zhì)量管控部門審核質(zhì)量標準合理性。需求審批：審核通過的《采購需求申請表》按審批權(quán)限報批：常規(guī)采購需求由部門負責(zé)人審批；大額采購需求（超出規(guī)定金額標準）需報管理層審批；重大采購項目（如核心設(shè)備采購、年度集中采購）需經(jīng)公司主要負責(zé)人審批。審批不通過的，退回需求部門修改完善后重新申請。第六條供應(yīng)商管理供應(yīng)商準入：采購部門建立供應(yīng)商準入審核機制，潛在供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、危險化學(xué)品經(jīng)營許可證、質(zhì)量體系認證證書等）、產(chǎn)品合格證、檢驗報告、信用記錄等資料；采購部門聯(lián)合質(zhì)量管控部門、法務(wù)部門對供應(yīng)商資質(zhì)進行審核，評估其產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、售后服務(wù)、信用狀況等，符合要求的納入《合格供應(yīng)商名錄》并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商評估：采購部門建立供應(yīng)商動態(tài)評估機制，每季度對合格供應(yīng)商開展綜合評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交付及時性、價格合理性、售后服務(wù)質(zhì)量、合同履約情況等；質(zhì)量管控部門、需求部門配合提供評估相關(guān)數(shù)據(jù)。評估合格的供應(yīng)商繼續(xù)保留在《合格供應(yīng)商名錄》；評估不合格的，發(fā)出整改通知，限期整改后仍不合格的，移出《合格供應(yīng)商名錄》，暫停或終止合作。供應(yīng)商檔案管理：采購部門為每一家合格供應(yīng)商建立完整檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明材料、評估記錄、合作合同、交易記錄、質(zhì)量反饋、整改情況等；供應(yīng)商檔案定期更新，確保信息準確完整，保存期限不少于合作終止后3年。第七條采購實施采購方式選擇：根據(jù)采購物資特性、金額大小選擇合適的采購方式：（1）比價采購：對于常規(guī)物資采購，采購部門從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇至少3家供應(yīng)商進行比價，編制《比價記錄表》，綜合考慮價格、質(zhì)量、交付周期等因素確定中標供應(yīng)商；（2）招標采購：對于大額采購項目、核心設(shè)備采購或特殊物資采購，需組織招標采購，編制招標文件，邀請符合資質(zhì)的供應(yīng)商投標，成立招標評審小組開展評審，確定中標供應(yīng)商并公示結(jié)果；（3）單一來源采購：因物資特殊性（如獨家代理、專有技術(shù)、應(yīng)急需求）只能從唯一供應(yīng)商采購的，需填寫《單一來源采購審批表》，說明理由并附上相關(guān)證明材料，按權(quán)限報批后實施采購。合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購部門根據(jù)采購需求與供應(yīng)商協(xié)商擬定采購合同，合同內(nèi)容需明確物資名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間、交付地點、價款金額、付款方式、付款期限、質(zhì)量驗收標準、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款；采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核合同合法性、財務(wù)部門審核付款條款后，按審批權(quán)限報批；審批通過后，由公司授權(quán)人員與供應(yīng)商簽訂正式合同，合同簽訂后及時分發(fā)至相關(guān)部門備案。訂單跟蹤：采購部門簽訂合同后，建立采購訂單跟蹤臺賬，實時跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進度、物流狀態(tài)，確保物資按合同約定時間交付；對于特殊物資或大額采購，可安排專人跟進或現(xiàn)場核查生產(chǎn)進度；若預(yù)計出現(xiàn)延期交付，及時與供應(yīng)商溝通并采取補救措施，同時向需求部門及管理層反饋。第八條驗收入庫驗收準備：物資到貨前，采購部門通知需求部門、質(zhì)量管控部門做好驗收準備，準備好驗收工具、檢驗標準、采購合同、送貨單等資料；對于特殊物資（如低溫試劑、危險化學(xué)品），需提前確認存儲環(huán)境符合要求。聯(lián)合驗收：物資到貨后，采購部門牽頭，聯(lián)合需求部門、質(zhì)量管控部門開展聯(lián)合驗收：（1）單據(jù)核對：核對送貨單、采購合同、采購需求申請表的一致性，確認物資名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息準確無誤；（2）外觀檢查：檢查物資包裝是否完好，有無破損、變形、滲漏、受潮、霉變等情況；對于精密儀器，需檢查包裝防護措施是否到位；（3）質(zhì)量檢驗：質(zhì)量管控部門按照質(zhì)量抽檢標準對物資質(zhì)量進行檢驗，對于實驗試劑、生物樣品等特殊物資需開展針對性檢驗（如純度檢測、活性檢測），出具《質(zhì)量檢驗報告》；（4）數(shù)量核對：采用逐件清點、抽樣核對等方式，確認到貨物資數(shù)量與單據(jù)一致。驗收結(jié)果處理：驗收合格的物資，由參與驗收人員共同簽署《物資驗收單》，倉儲部門憑《物資驗收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；驗收不合格的物資，由采購部門標注“不合格”標識，單獨隔離存放，同時填寫《不合格物資處置申請表》，聯(lián)合質(zhì)量管控部門與供應(yīng)商溝通退換貨、補貨或索賠事宜，相關(guān)處置記錄留存歸檔；若涉及緊急需求，需求部門可提出緊急處置申請，按權(quán)限報批后執(zhí)行。第三章付款全流程管理第九條付款申請申請條件：付款申請需滿足以下條件：采購合同已簽訂且生效；物資已驗收合格并入庫（服務(wù)類采購需完成服務(wù)驗收）；供應(yīng)商已提供合法合規(guī)的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料；付款金額、付款方式符合采購合同約定。申請材料：采購部門整理以下付款申請材料，填寫《付款申請表》：采購合同復(fù)印件、《物資驗收單》（服務(wù)類采購提供《服務(wù)驗收單》）、合法合規(guī)的發(fā)票、送貨單、《比價記錄表》（或招標評審結(jié)果）、供應(yīng)商銀行賬戶信息等；對于預(yù)付款、進度款，需額外附上合同約定的預(yù)付款支付條件證明、進度完成情況證明等資料。申請?zhí)峤唬骸陡犊钌暾埍怼方?jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，連同相關(guān)申請材料一并提交至財務(wù)部門審核。第十條付款審核與審批財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對付款申請材料進行全面審核，重點審核發(fā)票真實性、合法性、完整性（發(fā)票抬頭、稅號、金額、項目等信息準確）；審核付款申請材料是否完整（合同、驗收單、送貨單等齊全）；審核付款金額、付款方式、付款期限是否符合合同約定；審核供應(yīng)商銀行賬戶信息是否準確；對于審核發(fā)現(xiàn)問題的，退回采購部門補充完善；審核通過的，簽署審核意見后提交法務(wù)部門審核（大額付款或特殊合同需法務(wù)復(fù)核）。法務(wù)部門復(fù)核：法務(wù)部門對大額付款或特殊采購合同對應(yīng)的付款申請進行復(fù)核，核查合同履約情況、付款條款執(zhí)行情況，確認無法律風(fēng)險后，簽署復(fù)核意見提交管理層審批。分級審批：付款申請按金額大小實行分級審批：（1）常規(guī)小額付款：經(jīng)部門負責(zé)人審批后，由財務(wù)部門辦理付款；（2）大額付款：需經(jīng)管理層審批后，由財務(wù)部門辦理付款；（3）重大采購項目付款：需經(jīng)公司主要負責(zé)人審批后，由財務(wù)部門辦理付款。審批不通過的，退回采購部門重新梳理后再次申請。第十一條付款執(zhí)行付款安排：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《付款申請表》及采購合同約定，制定付款計劃，選擇合適的付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等），確保付款資金及時足額支付至供應(yīng)商指定銀行賬戶。賬務(wù)處理：付款完成后，財務(wù)部門及時進行賬務(wù)處理，記錄采購成本、應(yīng)付賬款等相關(guān)科目，確保賬務(wù)信息準確；同時，將付款憑證、銀行回單等資料整理歸檔，與付款申請材料一一對應(yīng)。付款跟蹤：對于預(yù)付款、進度款，采購部門需跟蹤供應(yīng)商履約進度，確保供應(yīng)商按合同約定交付物資或提供服務(wù)；財務(wù)部門跟蹤付款資金到賬情況，若出現(xiàn)付款失敗、賬戶錯誤等情況，及時與供應(yīng)商溝通更正，重新辦理付款手續(xù)。第十二條退款與異常付款處理退款處理：因供應(yīng)商延期交付、質(zhì)量不合格、多收款項等原因需辦理退款的，采購部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商退款事宜，簽訂退款協(xié)議；財務(wù)部門根據(jù)退款協(xié)議及相關(guān)證明材料，辦理退款申請與審批手續(xù)，跟蹤退款資金到賬情況，到賬后及時進行賬務(wù)調(diào)整。異常付款處理：對于付款后發(fā)現(xiàn)發(fā)票虛假、物資質(zhì)量存在重大問題、供應(yīng)商違約等異常情況，采購部門立即暫停后續(xù)付款（若有），聯(lián)合法務(wù)部門、質(zhì)量管控部門開展調(diào)查，制定處理方案（如索賠、終止合同、追究違約責(zé)任等）；財務(wù)部門配合做好賬務(wù)調(diào)整、資金追回等工作；相關(guān)異常情況及處理記錄及時上報管理層。第四章監(jiān)督管控與風(fēng)險防控第十三條全流程監(jiān)督日常監(jiān)督：采購部門建立采購付款日常監(jiān)督機制，定期核查采購需求審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗收入庫、付款申請等環(huán)節(jié)的規(guī)范性；財務(wù)部門對付款業(yè)務(wù)的合規(guī)性、準確性開展日常監(jiān)督，核查發(fā)票真實性、付款審批完整性。專項審計：審計部門每半年開展一次采購付款專項審計，重點審計采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商管理規(guī)范性、合同履約情況、付款審批規(guī)范性、資金使用安全性等；審計完成后出具專項審計報告，提出整改建議，跟蹤整改落實情況。投訴舉報：建立采購付款違規(guī)行為投訴舉報機制，暢通舉報渠道（如舉報電話、郵箱），鼓勵員工對采購過程中的圍標串標、收受回扣、虛報冒領(lǐng)、違規(guī)付款等行為進行舉報；相關(guān)部門對舉報信息及時核查處理，嚴格保密舉報人員信息。第十四條風(fēng)險識別與防控風(fēng)險識別：采購部門聯(lián)合財務(wù)部門、法務(wù)部門、審計部門定期開展采購付款風(fēng)險排查，重點識別以下風(fēng)險：（1）合規(guī)風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、合同違法違規(guī)、發(fā)票虛假、違規(guī)付款等導(dǎo)致的合規(guī)處罰或法律糾紛；（2）質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商資質(zhì)不符、采購物資質(zhì)量不合格導(dǎo)致的業(yè)務(wù)損失或安全事故；（3）成本風(fēng)險：市場調(diào)研不充分、比價不規(guī)范導(dǎo)致的采購成本過高；（4）資金風(fēng)險：預(yù)付款后供應(yīng)商違約、付款錯誤、資金被挪用等導(dǎo)致的資金損失；（5）廉潔風(fēng)險：采購人員收受供應(yīng)商回扣、利益輸送、內(nèi)外勾結(jié)等廉潔問題。防控措施：針對識別的風(fēng)險，制定相應(yīng)的防控措施：（1）完善內(nèi)控流程，明確各環(huán)節(jié)審核審批要點，確保采購付款全流程規(guī)范可控；（2）加強供應(yīng)商準入與動態(tài)評估，嚴格把控供應(yīng)商資質(zhì)與產(chǎn)品質(zhì)量；（3）規(guī)范比價、招標流程，加強市場調(diào)研，確保采購價格合理；（4）嚴格審核付款申請材料，核實供應(yīng)商賬戶信息，避免付款錯誤；（5）加強人員廉潔教育，建立廉潔承諾制度，對違規(guī)行為嚴肅追究責(zé)任。應(yīng)急處置：發(fā)生采購付款重大風(fēng)險事件（如供應(yīng)商欺詐、重大質(zhì)量事故、大額資金損失、合規(guī)處罰等）時，相關(guān)部門立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案：（1）立即暫停相關(guān)采購付款業(yè)務(wù)，開展事件調(diào)查，查明事件原因與損失情況；（2）聯(lián)合法務(wù)部門制定處置方案，采取法律途徑、協(xié)商談判等方式追回損失、追究責(zé)任；（3）及時向管理層及相關(guān)監(jiān)管部門上報事件情況，不得隱瞞、拖延；（4）事件處置完成后，開展復(fù)盤分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善風(fēng)險防控措施與管理制度。第十五條資料歸檔管理采購部門、財務(wù)部門分別建立采購付款資料歸檔體系，對以下資料進行分類歸檔，確保資料完整、可追溯：采購類資料：《采購需求申請表》、市場調(diào)研記錄、《比價記錄表》、招標資料、供應(yīng)商資質(zhì)證明、《合格供應(yīng)商名錄》、采購合同、送貨單、《物資驗收單》、不合格物資處置記錄、供應(yīng)商評估記錄等；付款類資料：《付款申請表》、發(fā)票、銀行回單、付款憑證、退款協(xié)議、異常付款處理記錄等；監(jiān)督管控類：專項審計報告、風(fēng)險排查記錄、投訴舉報處理記錄、整改記錄等。資料歸檔需指定專人負責(zé)，建立歸檔臺賬，電子資料備份保存，紙質(zhì)資料按會計檔案管理規(guī)定保存期限妥善保管；資料查閱需履行審批手續(xù)，嚴禁擅自查閱或復(fù)制敏感資料。第五章考核與責(zé)任追究第十六條考核指標與方式考核指標：公司將采購付款管理工作納入相關(guān)部門及人員的績效考核體系，核心考核指標包括：（1）采購管理指標：采購需求滿足率、采購物資質(zhì)量合格率、采購合同履約率、供應(yīng)商評估合格率、采購流程合規(guī)率；（2）成本控制指標：采購成本降低率、比價招標覆蓋率、采購資金節(jié)約率；（3）付款管理指標：付款審批及時率、付款準確性、發(fā)票合規(guī)率、付款資料完整性；（4）風(fēng)險管控指標：采購付款風(fēng)險事件發(fā)生率、投訴舉報處理及時率、整改完成率。考核方式：采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，月度開展基礎(chǔ)指標考核，季度開展綜合指標考核，年度開展全面考核；考核結(jié)果結(jié)合部門/個人工作表現(xiàn)、采購付款臺賬、現(xiàn)場檢查情況、審計報告等綜合確定?？己私Y(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門績效獎金、個人薪酬調(diào)整、評優(yōu)評先、崗位晉升等掛鉤；對考核優(yōu)秀的部門及個人，給予表彰與獎勵；對考核不合格的，進行約談、培訓(xùn)，督促整改；整改仍不合格的，調(diào)整崗位或按公司相關(guān)規(guī)定處理。第十七條責(zé)任追究情形對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失、合規(guī)處罰、聲譽損害的部門或個人，依法依規(guī)追究責(zé)任，具體情形包括：未經(jīng)審批擅自發(fā)起采購需求、開展采購活動或簽訂采購合同的；采購過程中弄虛作假、虛報采購需求或采購價格，謀取不正當利益的；未按規(guī)定開展供應(yīng)商準入審核與評估，導(dǎo)致不合格供應(yīng)商參與合作的；采購合同未經(jīng)審核或?qū)徟米院炗?，或合同條款存在重大漏洞導(dǎo)致公司損失的；驗收過程中敷衍了事，未發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題或數(shù)量差異，導(dǎo)致不合格物資入庫使用的；付款申請材