2026年生物科技服務(wù)公司費用報銷管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司費用報銷管理工作，加強內(nèi)部控制，提高資金使用效益，保障公司資產(chǎn)安全，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準(zhǔn)則》等相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，結(jié)合公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)實際（含研發(fā)實驗、樣品檢測、野外采樣、學(xué)術(shù)交流、核心客戶服務(wù)等費用特性），制定本制度。第二條本制度所稱費用報銷，是指公司員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中發(fā)生的、符合公司規(guī)定的各項費用，憑合法有效的原始憑證向公司申請報銷，經(jīng)審批后由財務(wù)部門支付款項的行為。第三條本制度適用于公司全體員工及所有費用報銷事項，包括但不限于日常辦公費用、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、研發(fā)實驗費、樣品檢測費、野外采樣費、培訓(xùn)費用、通訊費、運輸費等。公司各部門、各分支機構(gòu)及所有參與費用報銷管理工作的人員，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第四條費用報銷管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則。報銷費用必須符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，報銷憑證必須真實、合法、完整、有效；（二）預(yù)算管控原則。費用報銷嚴(yán)格遵循公司年度預(yù)算及部門分項預(yù)算，超預(yù)算費用需按規(guī)定履行預(yù)算調(diào)整審批程序后方可報銷；（三）權(quán)責(zé)明晰原則。明確各部門及人員在費用報銷中的職責(zé)，確保報銷申請、審核、審批、支付等環(huán)節(jié)責(zé)任落實到位；（四）及時高效原則。員工應(yīng)在費用發(fā)生后按規(guī)定時限提交報銷申請，各審核、審批環(huán)節(jié)應(yīng)高效推進(jìn)，確保報銷款項及時支付；（五）真實合理原則。報銷費用必須真實發(fā)生，且與公司業(yè)務(wù)活動直接相關(guān)，費用標(biāo)準(zhǔn)符合公司規(guī)定及市場公允水平；（六）公開透明原則。報銷流程、審批權(quán)限、費用標(biāo)準(zhǔn)等信息公開透明，接受全體員工監(jiān)督。第五條公司費用報銷管理工作由財務(wù)部門牽頭負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)部門配合開展本部門費用報銷的初審及預(yù)算管控工作，人力資源部門負(fù)責(zé)員工薪酬相關(guān)費用的審核，法務(wù)部門負(fù)責(zé)報銷相關(guān)法律風(fēng)險的把控，公司決策層負(fù)責(zé)重大費用報銷事項的審批。第二章職責(zé)分工第六條公司決策層職責(zé)：（一）審定公司費用報銷管理制度及相關(guān)配套文件；（二）審批公司年度費用預(yù)算及重大預(yù)算調(diào)整事項；（三）審批超權(quán)限的重大費用報銷事項（如單筆報銷金額超5萬元的費用、特殊業(yè)務(wù)費用等）；（四）協(xié)調(diào)解決費用報銷管理過程中的重大問題，保障管理工作有序推進(jìn)；（五）審批費用報銷相關(guān)的重大獎懲事項。第七條財務(wù)部門職責(zé)：（一）牽頭制定、修訂公司費用報銷管理制度及相關(guān)實施細(xì)則；（二）負(fù)責(zé)費用報銷的審核工作，核實報銷憑證的真實性、合法性、完整性，審核費用發(fā)生的合理性及是否符合公司規(guī)定；（三）負(fù)責(zé)費用報銷的核算工作，準(zhǔn)確歸集各類費用，納入相應(yīng)的成本費用科目及部門預(yù)算；（四）按照審批意見辦理費用支付手續(xù)，確保資金支付安全、及時、準(zhǔn)確；（五）建立費用報銷臺賬，詳細(xì)記錄費用報銷的部門、金額、事由、支付時間等信息；（六）開展費用報銷數(shù)據(jù)分析，監(jiān)控費用預(yù)算執(zhí)行情況，及時向公司決策層反饋預(yù)算執(zhí)行偏差及優(yōu)化建議；（七）負(fù)責(zé)費用報銷相關(guān)憑證、資料的歸檔、保管及查閱管理工作；（八）向各部門及員工解讀費用報銷管理制度及相關(guān)規(guī)定，解答報銷相關(guān)疑問。第八條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守公司費用預(yù)算管理規(guī)定，合理控制本部門費用支出；（二）負(fù)責(zé)本部門員工費用報銷的初審工作，核實費用發(fā)生的真實性、與業(yè)務(wù)活動的相關(guān)性及報銷憑證的完整性；（三）及時督促本部門員工按規(guī)定時限提交費用報銷申請；（四）配合財務(wù)部門開展費用預(yù)算執(zhí)行分析及費用報銷專項檢查工作；（五）對本部門發(fā)生的違規(guī)報銷行為承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。第九條人力資源部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)員工薪酬、福利、社保、公積金等相關(guān)費用的審核工作；（二）負(fù)責(zé)員工培訓(xùn)費用的初審工作，核實培訓(xùn)事項的真實性、培訓(xùn)費用的合理性及是否符合公司培訓(xùn)管理規(guī)定；（三）配合財務(wù)部門開展員工相關(guān)費用的核算及歸檔工作。第十條法務(wù)部門職責(zé)：（一）審核公司費用報銷管理制度及相關(guān)配套文件，確保符合相關(guān)法律法規(guī)要求；（二）對涉及合同、法律糾紛的費用報銷事項提供法律咨詢支持，審核相關(guān)法律文書的合法性；（三）協(xié)助處理費用報銷過程中出現(xiàn)的法律爭議及糾紛；（四）跟蹤相關(guān)法律法規(guī)政策變化，及時向公司及財務(wù)部門提示法律風(fēng)險。第十一條員工職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守公司費用報銷管理制度及相關(guān)規(guī)定，規(guī)范留存費用報銷憑證；（二）在費用發(fā)生后按規(guī)定時限提交真實、完整的報銷申請，對報銷憑證的真實性、合法性承擔(dān)直接責(zé)任；（三）配合各審核環(huán)節(jié)提供必要的補充說明及相關(guān)資料；（四）對報銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時向財務(wù)部門或所在部門反饋；（五）若存在虛報、冒領(lǐng)、偽造憑證等違規(guī)報銷行為，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三章報銷范圍與標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)日常辦公費用第十二條日常辦公費用包括但不限于辦公用品費、打印復(fù)印費、水電費、物業(yè)費、網(wǎng)絡(luò)通訊費、辦公設(shè)備維修保養(yǎng)費等。第十三條辦公用品費報銷標(biāo)準(zhǔn)：公司實行辦公用品集中采購管理，各部門根據(jù)工作需要向行政部門提交采購申請，由行政部門統(tǒng)一采購后按實際采購金額報銷；個人自行采購的辦公用品，需事先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，報銷時需提供合法發(fā)票及采購清單，單次報銷金額不超過500元。第十四條打印復(fù)印費、水電費、物業(yè)費、網(wǎng)絡(luò)通訊費等費用，按實際發(fā)生金額報銷，報銷時需提供合法發(fā)票及相關(guān)費用明細(xì)單；辦公設(shè)備維修保養(yǎng)費報銷需提供維修合同（如有）、維修清單及合法發(fā)票，單次維修費用超過2000元的，需提供兩家及以上維修機構(gòu)的報價單。第二節(jié)差旅費第十五條差旅費包括但不限于交通費（飛機票、火車票、汽車票、出租車票等）、住宿費、伙食補助費、市內(nèi)交通費等。第十六條交通費報銷標(biāo)準(zhǔn)：（一）員工出差乘坐交通工具的等級標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)崗位級別確定，核心管理崗位及核心技術(shù)研發(fā)崗位員工可乘坐高鐵一等座、飛機經(jīng)濟(jì)艙；其他崗位員工可乘坐高鐵二等座、動車一等座、飛機經(jīng)濟(jì)艙（緊急公務(wù)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后）；（二）未按規(guī)定等級乘坐交通工具的，超支部分由個人承擔(dān)；因特殊情況（如無合適車次、航班）需升級乘坐交通工具的，需事先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；（三）市內(nèi)交通費按實際發(fā)生金額報銷，優(yōu)先選擇公共交通工具，單次出租車費用超過200元的，需在報銷時注明事由并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。第十七條住宿費報銷標(biāo)準(zhǔn)：（一）員工出差住宿費按出差目的地級別及崗位級別確定報銷標(biāo)準(zhǔn)，一線城市（如北京、上海、廣州、深圳）核心管理崗位及核心技術(shù)研發(fā)崗位員工每人每天不超過800元，其他崗位員工每人每天不超過500元；二線城市核心管理崗位及核心技術(shù)研發(fā)崗位員工每人每天不超過600元，其他崗位員工每人每天不超過400元；三線及以下城市核心管理崗位及核心技術(shù)研發(fā)崗位員工每人每天不超過400元，其他崗位員工每人每天不超過300元；（二）兩人及以上同性員工共同出差的，應(yīng)合住一間房，報銷標(biāo)準(zhǔn)按單人標(biāo)準(zhǔn)的1.5倍執(zhí)行；（三）超標(biāo)準(zhǔn)住宿的，超支部分由個人承擔(dān)；因特殊情況（如會議統(tǒng)一安排、緊急公務(wù)）需超標(biāo)準(zhǔn)住宿的，需事先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。第十八條伙食補助費報銷標(biāo)準(zhǔn)：員工出差伙食補助費按出差天數(shù)計算，每人每天100元，按實際出差天數(shù)一次性發(fā)放，不再報銷餐飲費用；如出差期間有接待單位提供餐飲的，相應(yīng)天數(shù)的伙食補助費不予發(fā)放。第三節(jié)業(yè)務(wù)招待費第十九條業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動、維護(hù)客戶關(guān)系而發(fā)生的餐飲費、禮品費、接待場所租賃費等費用。第二十條業(yè)務(wù)招待費報銷標(biāo)準(zhǔn)：（一）業(yè)務(wù)招待費實行限額管理，各部門年度業(yè)務(wù)招待費限額不超過本部門年度營業(yè)收入的5‰（具體比例可根據(jù)公司實際經(jīng)營情況調(diào)整）；（二）單次業(yè)務(wù)招待費用不超過3000元的，由部門負(fù)責(zé)人審批；單次業(yè)務(wù)招待費用超過3000元不超過10000元的，由部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；單次業(yè)務(wù)招待費用超過10000元的，需報公司決策層審批；（三）業(yè)務(wù)招待禮品費用單次不超過1000元/人，報銷時需注明禮品接收人及事由；嚴(yán)禁贈送現(xiàn)金、有價證券及其他違規(guī)禮品；（四）業(yè)務(wù)招待費報銷需提供合法發(fā)票、消費明細(xì)單及業(yè)務(wù)招待審批單，明確招待對象、事由、參與人員等信息。第四節(jié)研發(fā)實驗費第二十一條研發(fā)實驗費是指公司開展核心技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品創(chuàng)新等活動發(fā)生的費用，包括但不限于實驗材料購置費、實驗設(shè)備租賃費、實驗檢測費、試劑耗材費、專家咨詢費等。第二十二條研發(fā)實驗費報銷標(biāo)準(zhǔn)：（一）研發(fā)實驗費報銷需嚴(yán)格遵循研發(fā)項目預(yù)算，超預(yù)算費用需按規(guī)定履行預(yù)算調(diào)整審批程序；（二）實驗材料購置費、試劑耗材費報銷需提供合法發(fā)票、采購清單及研發(fā)項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的領(lǐng)用單；批量采購實驗材料及試劑耗材的，需提供采購合同；（三）實驗設(shè)備租賃費報銷需提供租賃協(xié)議、合法發(fā)票及設(shè)備使用記錄；（四）專家咨詢費報銷需提供專家咨詢協(xié)議、專家身份證復(fù)印件及合法發(fā)票，專家咨詢費標(biāo)準(zhǔn)按行業(yè)慣例及項目需求確定，稅前支付標(biāo)準(zhǔn)不超過國家相關(guān)規(guī)定；（五）研發(fā)實驗過程中發(fā)生的廢棄物處理費、實驗場地租賃費等其他費用，按實際發(fā)生金額報銷，需提供合法發(fā)票及相關(guān)合同（如有）。第五節(jié)野外采樣費第二十三條野外采樣費是指公司開展野外樣品采集業(yè)務(wù)發(fā)生的費用，包括但不限于交通費、住宿費、伙食費、采樣設(shè)備租賃費、樣品運輸費、野外補貼等。第二十四條野外采樣費報銷標(biāo)準(zhǔn)：（一）交通費、住宿費報銷標(biāo)準(zhǔn)參照差旅費相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（二）伙食費按實際發(fā)生金額報銷，每人每天不超過150元；如無法提供餐飲發(fā)票，可按每人每天120元發(fā)放伙食補貼；（三）野外補貼根據(jù)采樣地點偏遠(yuǎn)程度及工作難度確定，一般地區(qū)每人每天100元，偏遠(yuǎn)艱苦地區(qū)每人每天200元，按實際采樣天數(shù)發(fā)放；（四）采樣設(shè)備租賃費、樣品運輸費按實際發(fā)生金額報銷，需提供合法發(fā)票及相關(guān)合同（如有）；樣品運輸需選擇具備相應(yīng)資質(zhì)的運輸機構(gòu)，報銷時需提供運輸機構(gòu)資質(zhì)證明。第六節(jié)其他費用第二十五條培訓(xùn)費用：員工參加與工作相關(guān)的專業(yè)技能培訓(xùn)、行業(yè)交流等發(fā)生的費用，按實際發(fā)生金額報銷，需提供培訓(xùn)通知、培訓(xùn)協(xié)議（如有）、合法發(fā)票；公司內(nèi)部組織的培訓(xùn)費用，按實際支出報銷；培訓(xùn)費用單次超過5000元的，需事先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。第二十六條通訊費：公司為核心管理崗位、核心技術(shù)研發(fā)崗位及經(jīng)常外出辦公的崗位員工發(fā)放通訊補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)崗位級別確定，每人每月不超過500元，按月發(fā)放；其他崗位員工通訊費按實際發(fā)生金額報銷，每人每月不超過200元，需提供合法發(fā)票。第二十七條運輸費：公司業(yè)務(wù)活動發(fā)生的貨物運輸費，按實際發(fā)生金額報銷，需提供運輸合同、合法發(fā)票及貨物運輸清單；優(yōu)先選擇具備相應(yīng)資質(zhì)的運輸機構(gòu)，確保貨物運輸安全。第二十八條其他未列明費用，報銷標(biāo)準(zhǔn)參照同類費用相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；無同類費用可參照的，由財務(wù)部門牽頭制定臨時報銷標(biāo)準(zhǔn)，報公司決策層審批后執(zhí)行。第四章報銷流程第二十九條報銷申請。員工應(yīng)在費用發(fā)生后15個工作日內(nèi)（差旅費、野外采樣費可在出差、采樣結(jié)束后10個工作日內(nèi)）提交報銷申請，具體要求如下：（一）填寫《費用報銷單》，準(zhǔn)確填寫報銷部門、報銷人、報銷日期、費用事由、費用金額、附件張數(shù)等信息；（二）整理報銷憑證，將合法有效的發(fā)票、收據(jù)、費用明細(xì)單、合同協(xié)議、審批單等相關(guān)憑證按順序粘貼整齊，確保憑證真實、完整、清晰；（三）通過公司指定的報銷管理系統(tǒng)提交電子報銷申請，同時將紙質(zhì)《費用報銷單》及相關(guān)憑證提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。第三十條部門審核。部門負(fù)責(zé)人在收到員工報銷申請后3個工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括：（一）費用發(fā)生的真實性及與本部門業(yè)務(wù)活動的相關(guān)性；（二）《費用報銷單》填寫的完整性、準(zhǔn)確性；（三）報銷憑證的完整性、規(guī)范性；（四）費用金額是否符合公司報銷標(biāo)準(zhǔn)；（五）是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在《費用報銷單》上簽字確認(rèn)，并將報銷材料提交至財務(wù)部門；審核不通過的，退回員工補充完善或說明理由。第三十一條財務(wù)審核。財務(wù)部門在收到報銷材料后5個工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括：（一）報銷憑證的真實性、合法性、完整性，發(fā)票是否符合稅務(wù)規(guī)定，是否加蓋發(fā)票專用章；（二）《費用報銷單》填寫的準(zhǔn)確性，費用金額與報銷憑證金額是否一致；（三）費用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定，是否存在超標(biāo)準(zhǔn)報銷情況；（四）是否履行必要的審批程序，審批簽字是否完整；（五）是否在公司年度預(yù)算及部門分項預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過后，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人在《費用報銷單》上簽字確認(rèn)，并將報銷材料提交至相應(yīng)審批人；審核不通過的，退回員工或部門補充完善，或向相關(guān)部門反饋問題。第三十二條審批支付。審批人在收到報銷材料后3個工作日內(nèi)完成審批，具體審批權(quán)限按本制度第五章相關(guān)規(guī)定執(zhí)行：（一）審批通過的，審批人在《費用報銷單》上簽字確認(rèn)，財務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理費用支付手續(xù)；（二）審批不通過的，退回財務(wù)部門或相關(guān)部門，說明退回理由；（三）財務(wù)部門在收到審批通過的報銷材料后3個工作日內(nèi)，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式將報銷款項支付至報銷人指定的銀行賬戶，并及時將支付結(jié)果告知報銷人；（四）對于金額較大或特殊的費用報銷事項，財務(wù)部門可要求報銷人或相關(guān)部門提供補充說明或證明材料。第三十三條歸檔保管。財務(wù)部門在完成費用支付后，及時將《費用報銷單》及相關(guān)憑證、審批材料整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定妥善保管，保管期限不少于10年。第三十四條特殊情況處理。因特殊原因（如發(fā)票丟失、延遲取得發(fā)票等）無法按規(guī)定時限或要求提交報銷申請的，員工需事先向所在部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門提交書面說明，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延期提交；發(fā)票丟失的，需提供發(fā)票開具單位出具的加蓋公章的發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件及相關(guān)證明材料，經(jīng)財務(wù)部門審核確認(rèn)后，方可辦理報銷手續(xù)。第五章審批權(quán)限第三十五條公司費用報銷實行分級審批制度，根據(jù)報銷費用金額及費用類型確定審批人，具體審批權(quán)限如下：（一）單筆報銷金額不超過1000元的日常辦公費用、通訊費等小額費用，由部門負(fù)責(zé)人審批；（二）單筆報銷金額超過1000元不超過5000元的費用，由部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；（三）單筆報銷金額超過5000元不超過20000元的費用，由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（四）單筆報銷金額超過20000元的費用，由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)及公司決策層審批；（五）研發(fā)實驗費、野外采樣費等專項費用，無論金額大小，均需經(jīng)研發(fā)項目負(fù)責(zé)人或采樣項目負(fù)責(zé)人審核后，再按上述審批權(quán)限執(zhí)行；（六）業(yè)務(wù)招待費審批權(quán)限按本制度第三章第三節(jié)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（七）超預(yù)算費用報銷，需先履行預(yù)算調(diào)整審批程序，經(jīng)公司決策層審批同意后，再按上述審批權(quán)限執(zhí)行；（八）公司核心管理崗位員工的費用報銷，由公司決策層審批。第三十六條審批人應(yīng)嚴(yán)格履行審批職責(zé)，對報銷費用的真實性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，不得越權(quán)審批；審批人因特殊情況無法履行審批職責(zé)的，可授權(quán)其他符合審批權(quán)限的人員代為審批，授權(quán)需出具書面授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍及授權(quán)期限。第三十七條對于存在疑問的報銷事項，審批人可要求報銷人或相關(guān)部門提供補充說明或證明材料，必要時可組織開展調(diào)查核實；對不符合規(guī)定的報銷事項，審批人有權(quán)拒絕審批。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第三十八條監(jiān)督檢查機制。公司建立費用報銷管理監(jiān)督檢查機制，由財務(wù)部門牽頭，聯(lián)合內(nèi)部審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，定期或不定期對公司費用報銷管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括：（一）費用報銷管理制度的執(zhí)行情況；（二）報銷憑證的真實性、合法性、完整性；（三）費用報銷流程的規(guī)范性及審批權(quán)限的執(zhí)行情況；（四）費用預(yù)算的執(zhí)行情況；（五）費用報銷臺賬的完整性、準(zhǔn)確性；（六）違規(guī)報銷行為的處理情況。監(jiān)督檢查可采取資料查閱、數(shù)據(jù)核對、人員訪談、現(xiàn)場核查等方式開展，檢查過程中做好檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)《整改通知書》，明確整改責(zé)任人及整改期限，跟蹤整改落實情況，確保問題整改到位。第三十九條考核機制。公司將費用報銷管理工作的履職情況納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，考核指標(biāo)包括：（一）費用預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性；（二）費用報銷審核的及時性、準(zhǔn)確性；（三）違規(guī)報銷行為的發(fā)生次數(shù)；（四）問題整改的及時性、有效性；（五）費用報銷管理相關(guān)制度的遵守情況。考核結(jié)果與部門績效、員工薪酬、評優(yōu)評先、崗位調(diào)整等掛鉤。對在費用報銷管理工作中表現(xiàn)突出