2026年生物科技服務公司銷售合同管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司銷售合同管理工作，明確銷售合同全生命周期管理流程，防范合同簽訂、履行過程中的法律風險與經營風險，保障公司與客戶的合法權益，提升合同履約效率與經營效益，依據《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等相關法律法規(guī)，結合公司生物科技服務業(yè)務特性及經營管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的訂立、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔及爭議處理等全流程管理工作。本制度所稱銷售合同，是指公司與客戶簽訂的各類生物科技服務相關合同，包括但不限于實驗檢測服務合同、技術研發(fā)外包合同、生物試劑耗材銷售合同、技術咨詢服務合同等。公司各職能部門、各業(yè)務團隊及全體員工在開展銷售合同相關工作時，均需遵守本制度規(guī)定。第三條核心原則（一）合法合規(guī)原則。銷售合同的訂立、履行、變更、解除等行為必須嚴格遵守相關法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，確保合同內容合法、流程合規(guī)。（二）平等自愿原則。簽訂銷售合同應遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，不得強迫對方簽訂合同，保障合同雙方的合法權益。（三）風險可控原則。建立全流程合同風險防控機制，對合同主體資質、條款內容、履約能力等進行嚴格審核，提前識別并防范潛在風險。（四）權責明晰原則。明確各部門在銷售合同管理中的職責分工，建立“銷售部主導、法務部審核、財務部協(xié)同、相關部門配合”的工作機制，確保各項管理要求落地執(zhí)行。（五）高效便捷原則。在保障風險可控的前提下，優(yōu)化合同管理流程，提升合同審核、簽訂效率，保障業(yè)務順利推進。第四條制度管理本制度由公司法務部牽頭制定、修訂與解釋。銷售部、財務部等相關部門可根據業(yè)務實際提出修訂建議，經法務部匯總審核、公司管理層審批后發(fā)布實施。本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關銷售合同管理規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。法務部負責本制度執(zhí)行情況的日常監(jiān)督與效果評估。第二章組織職責第五條公司管理層作為銷售合同管理的決策機構，主要職責包括：審定銷售合同管理制度及相關配套細則；審批重大銷售合同（如單筆合同金額超過規(guī)定標準、涉及核心技術服務、存在重大風險的合同）；協(xié)調解決合同管理中的重大爭議與問題；監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況及重大合同的履行情況。第六條銷售部作為銷售合同管理的主導部門，具體職責包括：負責客戶開發(fā)與對接，核實客戶主體資質、履約能力等基礎信息；根據客戶需求及公司業(yè)務標準，起草銷售合同文本；組織合同洽談與協(xié)商工作，確保合同條款符合雙方意愿；按審批流程提交合同審核與簽訂申請；負責合同履行的跟蹤與推進，及時協(xié)調解決履行過程中的一般問題；收集客戶反饋，配合處理合同相關爭議；負責合同相關資料的初步整理與提交歸檔。第七條法務部負責銷售合同的法律審核與風險防控，主要職責包括：制定并優(yōu)化銷售合同標準文本，明確核心條款與風險防控要點；對銷售合同的主體資質、條款內容、法律風險等進行全面審核，提出審核意見；協(xié)助銷售部修改完善合同條款，規(guī)避法律風險；參與重大銷售合同的洽談與協(xié)商，提供法律專業(yè)支持；負責合同爭議的法律處理，制定維權方案（包括協(xié)商、仲裁、訴訟等）；監(jiān)督銷售合同履行的合規(guī)性，跟蹤重大風險合同的履約情況；負責銷售合同的歸檔管理與臺賬維護。第八條財務部負責銷售合同的財務審核與資金管理，主要職責包括：審核銷售合同中的價款條款、付款方式、結算周期等財務相關內容，評估財務風險；根據合同約定及履約情況，辦理款項收取、發(fā)票開具等財務手續(xù)；跟蹤合同款項支付進度，對逾期款項進行催收；配合銷售部、法務部處理合同履行中的財務相關爭議；對銷售合同的財務效益進行分析。第九條技術部/產品部負責銷售合同中的技術相關內容審核，主要職責包括：審核合同中涉及的生物科技服務技術標準、服務范圍、驗收指標等技術條款，確保條款符合公司技術能力與服務標準；提供技術支持，協(xié)助銷售部與客戶協(xié)商確定技術相關條款；跟蹤合同履行過程中的技術服務實施情況，及時解決技術層面的問題；參與技術類合同爭議的處理，提供技術依據。第十條其他相關部門行政部負責合同用章的管理，按審批流程規(guī)范使用公章；倉儲物流部（如有）負責根據銷售合同約定，配合完成生物試劑耗材的倉儲、物流配送等工作；各相關部門根據合同履行需要，配合完成相應工作，確保合同順利履約。第三章合同起草與審核第二十一條合同起草規(guī)范（一）文本選用。銷售合同應優(yōu)先使用法務部制定的標準合同文本。若客戶有特殊要求，需在標準文本基礎上進行修改，或使用客戶提供的合同文本，需重點審核修改內容及客戶文本的合法性與合規(guī)性。（二）核心條款。銷售合同應明確包含以下核心條款：合同雙方基本信息（名稱、地址、聯系方式、法定代表人/授權代表人等）；服務/產品名稱、規(guī)格、數量、質量標準及服務范圍；價款及支付方式、支付周期；履行期限、履行地點及履行方式；驗收標準與驗收流程；保密條款（針對生物科技服務涉及的技術秘密、客戶數據等）；知識產權歸屬與保護條款；違約責任（明確雙方違約情形及賠償標準）；爭議解決方式（約定訴訟或仲裁機構）；合同生效條件、變更與解除條款等。（三）內容要求。合同文本內容應準確、嚴謹、無歧義，語言通俗易懂，條款約定明確具體，具有可操作性。不得約定違反法律法規(guī)、公序良俗的內容，不得損害公司合法權益。第二十二條合同審核流程（一）提交審核。銷售部完成合同起草后，填寫《銷售合同審核申請表》，附上合同文本及客戶主體資質證明（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等），按以下流程提交審核：銷售部負責人審核→技術部/產品部審核（涉及技術條款的）→財務部審核→法務部審核。（二）部門審核。各審核部門需在規(guī)定時限內完成審核，提出明確的審核意見：銷售部負責人審核合同條款是否符合業(yè)務需求及公司利益；技術部/產品部審核技術條款的可行性與合規(guī)性；財務部審核財務條款的合理性與風險；法務部審核合同主體資質的合法性、條款內容的合規(guī)性、風險防控的完整性，提出法律意見及修改建議。（三）修改完善。銷售部根據各部門審核意見，與客戶協(xié)商修改合同文本，修改完成后重新提交審核，直至所有審核部門無異議。若審核部門與銷售部對條款存在爭議，無法協(xié)商一致，提交公司管理層協(xié)調解決。（四）重大合同審批。單筆合同金額超過規(guī)定標準、涉及核心技術服務、存在重大風險的合同，經各部門審核通過后，需提交公司管理層審批，審批通過后方可進入簽訂環(huán)節(jié)。具體重大合同認定標準由法務部會同財務部制定，報公司管理層審批后執(zhí)行。第四章合同簽訂與履行第二十三條合同簽訂規(guī)范（一）簽訂前核實。合同簽訂前，銷售部需再次核實合同文本與審核通過的版本一致，客戶主體資質真實有效，授權代表人的授權委托書合法合規(guī)。法務部對簽訂前的最終文本進行復核確認。（二）簽字蓋章。合同應由雙方法定代表人或授權代表人簽字，并加蓋雙方公章或合同專用章。公司公章/合同專用章的使用需嚴格遵守行政部用章管理規(guī)定，經相關負責人審批后，由專人負責蓋章。簽訂后的合同需確保各份文本內容一致，簽字蓋章完整。（三）合同份數。合同簽訂份數根據實際需求確定，至少保證公司留存兩份（銷售部留存一份用于履約跟蹤，法務部留存一份歸檔），客戶留存一份，涉及其他部門的，按需額外留存。第二十四條合同履行跟蹤（一）履約計劃。銷售部應根據合同約定，制定詳細的履約計劃，明確各階段履約任務、責任人員及完成時限，確保合同按時、按質履行。（二）過程跟蹤。銷售部負責全程跟蹤合同履行情況，及時與客戶及公司內部相關部門溝通對接，掌握服務實施進度、款項支付進度、驗收情況等。對履行過程中出現的問題，及時協(xié)調解決；無法解決的，及時上報公司管理層及法務部。（三）技術服務保障。技術部/產品部需按照合同約定及履約計劃，提供相應的技術支持與服務，確保技術服務符合合同約定標準。若客戶提出技術變更需求，需按合同變更流程辦理。（四）款項收取。財務部根據合同約定及銷售部提供的履約進度證明，及時辦理發(fā)票開具、款項收取手續(xù)。對逾期未支付的款項，財務部應及時通知銷售部進行催收，銷售部負責落實催收工作。第二十五條合同驗收（一）驗收準備。合同履行完畢后，銷售部組織相關部門準備驗收資料（如服務報告、檢測數據、成果文件等），提交客戶進行驗收。（二）驗收流程。按照合同約定的驗收標準與驗收流程，配合客戶完成驗收工作。若驗收合格，需由客戶出具驗收合格證明；若驗收不合格，需明確不合格原因，制定整改方案，及時完成整改后重新申請驗收。（三）驗收爭議處理。若雙方對驗收結果存在爭議，銷售部應組織協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交法務部介入處理，按合同約定的爭議解決方式推進。第五章合同變更、解除與終止第二十六條合同變更（一）變更情形。合同履行過程中，因客戶需求變更、市場環(huán)境變化、政策調整或其他合理原因，需要變更合同條款的，雙方可協(xié)商一致后變更合同。（二）變更流程。合同變更需由銷售部發(fā)起，說明變更原因、變更內容及對合同履行的影響，附上變更協(xié)議草案，按原合同審核流程提交各部門審核。審核通過后，與客戶簽訂書面變更協(xié)議，變更協(xié)議作為原合同的補充部分，與原合同具有同等法律效力。第二十七條合同解除（一）解除情形。出現以下情形之一的，可解除合同：雙方協(xié)商一致同意解除；合同約定的解除條件成就；一方嚴重違約，導致合同目的無法實現；因不可抗力導致合同無法繼續(xù)履行等。（二）解除流程。合同解除需由銷售部發(fā)起，說明解除原因及依據，附上解除協(xié)議草案或相關證明材料，按原合同審核流程提交各部門審核。審核通過后，與客戶簽訂書面解除協(xié)議，明確解除后的權利義務、款項結算、損失賠償等事項。若因對方違約導致解除合同，法務部需同步評估維權方案，保障公司權益。第二十八條合同終止合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除、依法解除或出現其他法定終止情形的，合同終止。合同終止后，銷售部需整理合同履行全過程資料，提交法務部歸檔。財務部完成最終款項結算，法務部確認雙方權利義務已結清。第六章合同歸檔與臺賬管理第二十九條合同歸檔規(guī)范（一）歸檔資料。銷售合同歸檔資料應完整、齊全，包括但不限于：合同正本及副本、合同審核申請表、客戶主體資質證明、授權委托書、審核意見表、變更/解除協(xié)議、驗收證明、款項支付憑證、發(fā)票、爭議處理相關資料等。（二）歸檔時限。合同簽訂完畢后，銷售部需在5個工作日內將相關資料整理齊全，提交法務部歸檔。合同履行過程中形成的后續(xù)資料（驗收證明、款項憑證等），需在資料形成后3個工作日內補充提交歸檔。（三）歸檔管理。法務部負責銷售合同的集中歸檔管理，建立電子檔案與紙質檔案雙重保管模式。電子檔案存儲于公司內部指定系統(tǒng)，紙質檔案存放于專用檔案柜，由專人負責管理。檔案管理需符合公司檔案管理規(guī)定，確保檔案安全、完整、可追溯。第三十條合同臺賬管理（一）臺賬建立。法務部建立銷售合同管理臺賬，實行“一戶一檔、一筆一記錄”，詳細記錄合同基本信息：合同編號、合同名稱、雙方當事人、合同金額、履行期限、簽訂日期、生效日期、驗收情況、款項支付情況、變更/解除情況、爭議處理情況、歸檔狀態(tài)等。（二）臺賬更新。法務部需根據合同履行進度及相關情況，及時更新臺賬信息，確保臺賬信息真實、準確、完整。銷售部、財務部等相關部門需配合提供更新所需的信息。（三）臺賬使用。合同管理臺賬作為合同管理、風險防控、經營分析的重要依據，各相關部門可根據工作需要查閱。內部部門查閱需經法務部負責人審批，外部單位查閱需經公司管理層審批，并簽訂保密協(xié)議。第三十一條檔案保存期限銷售合同檔案保存期限自合同終止之日起不少于5年。涉及重大合同、核心技術服務合同、存在爭議的合同，檔案保存期限延長至爭議解決完畢后不少于10年。檔案保存期滿后，經法務部負責人審核、公司管理層審批，按公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。第七章風險防控與爭議處理第三十二條風險識別與防控公司建立銷售合同全流程風險防控機制，重點識別以下風險：（一）主體風險?？蛻糁黧w資質不合法、無履約能力、信用狀況不佳等導致的合同無法履行或款項無法收回風險。（二）條款風險。合同條款約定不明確、不完整，或存在違反法律法規(guī)的內容，導致履行過程中產生爭議，或損害公司合法權益。（三）履約風險。公司自身無法按合同約定履行義務，或客戶逾期付款、拒絕驗收等導致的履約糾紛。（四）知識產權風險。合同中知識產權歸屬約定不清，或客戶侵犯公司技術秘密、知識產權等導致的法律風險。（五）保密風險。生物科技服務涉及的技術秘密、客戶數據等泄露導致的損失風險。針對識別的風險，各相關部門需制定針對性防控措施：銷售部嚴格核實客戶資質，法務部強化合同條款審核，技術部加強技術秘密保護，財務部跟蹤款項支付情況等。建立風險臺賬，明確風險等級、防控責任及整改時限，定期開展風險排查與評估。第三十三條爭議處理機制（一）協(xié)商解決。合同履行過程中發(fā)生爭議的，優(yōu)先由銷售部組織雙方協(xié)商解決，力求達成一致意見，避免爭議升級。協(xié)商過程中需及時與法務部溝通，獲取法律支持。（二）調解/仲裁。若協(xié)商無法解決爭議，可根據合同約定申請第三方調解，或向約定的仲裁機構申請仲裁。法務部負責準備仲裁相關材料，參與仲裁過程。（三）訴訟解決。若調解、仲裁無法解決，或合同未約定仲裁條款，法務部可向有管轄權的人民法院提起訴訟，通過司法途徑維護公司合法權益。訴訟過程中，各相關部門需配合提供相關證據材料。爭議處理完畢后，法務部需總結爭議原因及處理經驗，優(yōu)化合同風險防控機制，完善合同標準文本。第八章考核與獎懲第三十四條考核機制公司將銷售合同管理工作的執(zhí)行情況納入各部門及相關崗位員工的績效考核體系，考核工作由人力資源部牽頭，法務部、銷售部、財務部配合實施。考核周期分為季度考核與年度考核，考核結果作為績效評定、薪酬調整、評優(yōu)評先、崗位調整的重要依據。（一）部門考核內容。包括合同起草審核的及時性與準確性、合同履約率、款項回收率、風險防控成效、檔案歸檔的完整性、臺賬管理的規(guī)范性等。（二）員工考核內容。包括合同相關工作的合規(guī)性、責任心、問題處理的及時性與有效性、客戶反饋情況等。第三十五條獎勵措施對在銷售合同管理工作中表現突出的部門與個人，公司給予以下獎勵：（一）部門獎勵。合同管理規(guī)范、履約率高、無重大合同風險、款項回收及時的部門，給予部門績效加分、團隊建設經費補貼等獎勵。（二）個人獎勵。嚴格遵守本制度，合同起草審核準確高效、成功防范重大合同風險、妥善處理合同爭議挽回公司損失、推動合同管理優(yōu)化的個人，給予通報表揚、專項獎金、評優(yōu)評先優(yōu)先等獎勵。具體獎勵標準由人力資源部會同財務部制定，報公司管理層審批后執(zhí)行。第三十六條處罰措施對未履行或未正確履行銷售合同管理職責，違反本制度規(guī)定的部門與個人，公司根據情節(jié)輕重給予以下處罰：（一）情節(jié)較輕的（如合同臺賬記錄不完整、歸檔資料提交不及時、輕微違反合同起草規(guī)范等），給予批評教育、限期整改；（二）情節(jié)較重的（如未按審核流程簽訂合同、合同條款存在重大疏漏導致輕微損失、未及時跟蹤履約導致逾期、泄露一般商業(yè)信