企業(yè)外包業(yè)務(wù)管理辦法一、總則1.目的為加強(qiáng)本企業(yè)外包業(yè)務(wù)的規(guī)范管理，有效控制外包風(fēng)險(xiǎn)，確保外包業(yè)務(wù)符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求，保障企業(yè)利益，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于本企業(yè)所有涉及外包的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于生產(chǎn)外包、信息技術(shù)外包、物流外包、人力資源外包等各類外包項(xiàng)目。3.原則外包業(yè)務(wù)管理遵循合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控、成本效益、協(xié)同合作等原則，確保外包活動在有序、高效的框架內(nèi)開展。二、外包業(yè)務(wù)需求評估與決策1.需求發(fā)起各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、資源狀況、專業(yè)能力等因素，綜合評估后確定是否有外包業(yè)務(wù)需求。需求發(fā)起部門需填寫《外包業(yè)務(wù)需求申請表》，詳細(xì)說明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、預(yù)期目標(biāo)、預(yù)計(jì)工作量、質(zhì)量要求、時(shí)間要求等關(guān)鍵信息，并提交至上級主管審批。2.可行性分析審批通過后的需求，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門會同財(cái)務(wù)、法務(wù)等職能部門進(jìn)行可行性分析。從成本角度評估外包與自行開展業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)性對比；從法律合規(guī)方面審查外包業(yè)務(wù)可能涉及的法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；從技術(shù)能力層面考量外包供應(yīng)商能否滿足業(yè)務(wù)所需的專業(yè)技術(shù)要求等?？尚行苑治鼋Y(jié)果形成書面報(bào)告，作為后續(xù)決策的重要依據(jù)。3.決策審批根據(jù)可行性分析報(bào)告，由企業(yè)管理層召開專門會議進(jìn)行審議決策。決策內(nèi)容包括是否批準(zhǔn)外包業(yè)務(wù)、外包業(yè)務(wù)的范圍界定、預(yù)算安排等重要事項(xiàng)。經(jīng)批準(zhǔn)的外包業(yè)務(wù)項(xiàng)目正式立項(xiàng)，并指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)后續(xù)外包業(yè)務(wù)的具體實(shí)施跟進(jìn)工作。三、外包供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商搜尋項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過多種渠道收集潛在外包供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等方式，建立潛在供應(yīng)商清單。對外包業(yè)務(wù)有特殊資質(zhì)要求的，需篩選出具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商納入后續(xù)考察范圍。2.資格審查與評估對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，主要審查內(nèi)容包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、經(jīng)營業(yè)績、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)情況等方面，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。對于通過資格審查的供應(yīng)商，采用合適的評估方法進(jìn)行綜合評估。評估指標(biāo)可涵蓋技術(shù)能力、服務(wù)水平、價(jià)格合理性、質(zhì)量保障體系、項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、人員素質(zhì)等維度，可通過問卷調(diào)查、實(shí)地考察、樣品測試、參考過往客戶評價(jià)等方式收集評估數(shù)據(jù)，并按照設(shè)定的權(quán)重進(jìn)行評分匯總。3.供應(yīng)商選定根據(jù)評估結(jié)果，確定符合要求的外包供應(yīng)商候選名單，按照企業(yè)采購相關(guān)規(guī)定進(jìn)行商務(wù)談判，重點(diǎn)談判服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、付款方式、合同期限、違約責(zé)任等條款。談判達(dá)成一致后，經(jīng)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)審批流程通過，與選定的外包供應(yīng)商簽訂正式外包合同。四、外包合同管理1.合同條款擬定外包合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，具體包括外包業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、交付成果形式與時(shí)間、價(jià)格及付款方式、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、數(shù)據(jù)安全保障、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵內(nèi)容，確保合同條款清晰、無歧義且符合法律法規(guī)要求。合同條款由法務(wù)部門進(jìn)行審核把關(guān)，必要時(shí)可聘請外部法律顧問提供專業(yè)意見，確保合同的合法性和有效性。2.合同簽訂與存檔經(jīng)審核無誤的外包合同，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與外包供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善存檔，同時(shí)將電子掃描件等資料分發(fā)給涉及外包業(yè)務(wù)管理和執(zhí)行的相關(guān)部門，方便查閱和使用。3.合同執(zhí)行監(jiān)控項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門應(yīng)定期對外包合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，對照合同條款核查外包供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)度、服務(wù)質(zhì)量、交付成果等是否符合約定要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。若出現(xiàn)合同變更需求，如業(yè)務(wù)范圍調(diào)整、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)變更、價(jià)格變動等情況，需按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的流程發(fā)起合同變更申請，經(jīng)相關(guān)部門審批同意后，與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議，并確保變更內(nèi)容記錄準(zhǔn)確、存檔完整。五、外包業(yè)務(wù)質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定在確定外包業(yè)務(wù)之初，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)需求和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定明確、可量化的外包業(yè)務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋服務(wù)過程質(zhì)量、交付成果質(zhì)量等各方面要求，并將質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為外包合同的重要附件，讓外包供應(yīng)商清晰知曉質(zhì)量要求。2.過程監(jiān)督與反饋建立對外包業(yè)務(wù)過程質(zhì)量的監(jiān)督機(jī)制，通過定期檢查、不定期抽查、要求供應(yīng)商定期匯報(bào)等方式，實(shí)時(shí)掌握外包業(yè)務(wù)開展過程中的質(zhì)量情況，及時(shí)向供應(yīng)商反饋質(zhì)量問題及改進(jìn)建議，督促其采取有效措施加以整改。3.驗(yàn)收管理外包業(yè)務(wù)完成后，按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同約定進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收工作由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門、質(zhì)量部門等共同參與，采取現(xiàn)場檢驗(yàn)、文檔審查、功能測試等多種方式進(jìn)行全面驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果形成書面報(bào)告。對于驗(yàn)收不合格的外包業(yè)務(wù)，按照合同約定要求供應(yīng)商進(jìn)行返工、整改或采取其他補(bǔ)救措施，直至驗(yàn)收合格；如因供應(yīng)商原因多次驗(yàn)收仍不合格的，依據(jù)合同條款追究其違約責(zé)任。六、外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估在外包業(yè)務(wù)全生命周期內(nèi)，定期組織相關(guān)部門對外包可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，風(fēng)險(xiǎn)類型包括但不限于法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、合作關(guān)系風(fēng)險(xiǎn)等。針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，采用合適的風(fēng)險(xiǎn)評估方法，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為后續(xù)制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，對于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等措施，如選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商以降低合作風(fēng)險(xiǎn)，購買相應(yīng)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移部分風(fēng)險(xiǎn)；對于中低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，采取風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)接受等策略，通過加強(qiáng)合同管理、過程監(jiān)控等方式控制風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的有效性進(jìn)行評估和調(diào)整，確保風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。七、信息安全與保密管理1.信息安全要求在與外包供應(yīng)商簽訂的合同中，明確信息安全保障條款，要求供應(yīng)商建立健全信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)和管理措施，保障企業(yè)外包業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)、信息的安全性，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。涉及核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、敏感信息等的外包業(yè)務(wù)，對外包供應(yīng)商的信息安全管理能力進(jìn)行重點(diǎn)考察和監(jiān)督，必要時(shí)可要求供應(yīng)商提供獨(dú)立的信息安全審計(jì)報(bào)告等證明材料。2.保密管理明確外包業(yè)務(wù)中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等保密信息范圍，要求供應(yīng)商及其工作人員簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，禁止以任何方式泄露、使用保密信息用于非外包業(yè)務(wù)相關(guān)目的。定期對外包供應(yīng)商的保密工作開展情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)違反保密協(xié)議的行為，按照合同約定追究其法律責(zé)任，同時(shí)采取相應(yīng)措施降低保密信息泄露可能造成的損失。八、溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制1.定期溝通會議建立定期溝通會議制度，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織，企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門與外包供應(yīng)商共同參加，會議主要內(nèi)容包括回顧外包業(yè)務(wù)進(jìn)展情況、溝通解決業(yè)務(wù)開展過程中存在的問題、協(xié)調(diào)下一步工作計(jì)劃等，確保雙方信息及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，協(xié)同推進(jìn)外包業(yè)務(wù)順利開展。2.日常溝通渠道除定期會議外，建立日常溝通渠道，如指定專人負(fù)責(zé)對接、設(shè)立專門的電子郵箱、即時(shí)通訊群組等，方便雙方在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中隨時(shí)溝通交流，快速響應(yīng)和處理突發(fā)情況、臨時(shí)性問題等。九、外包業(yè)務(wù)績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定制定科學(xué)合理的外包業(yè)務(wù)績效評估指標(biāo)體系，涵蓋服務(wù)質(zhì)量、交付及時(shí)性、成本控制、客戶滿意度等多方面內(nèi)容，根據(jù)外包業(yè)務(wù)特點(diǎn)和重要性確定各指標(biāo)的權(quán)重，確保評估結(jié)果能夠客觀、全面地反映外包供應(yīng)商的績效表現(xiàn)。2.定期評估實(shí)施按照規(guī)定的周期（如季度、年度等）對外包業(yè)務(wù)績效進(jìn)行評估，評估工作由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)部門依據(jù)績效評估指標(biāo)收集、整理評估數(shù)據(jù)，進(jìn)行綜合評分，并形成績效評估報(bào)告。3.評估結(jié)果應(yīng)用將績效評估結(jié)果與外包供應(yīng)商的后續(xù)合作決策掛鉤，對于績效優(yōu)秀的供應(yīng)