行政辦公文件歸檔管理規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)行政辦公文件的歸檔流程，保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，提高檔案管理效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各類行政辦公文件（包括但不限于請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度、人事資料、財(cái)務(wù)憑證、外來函件等）的收集、分類、整理、歸檔、保管及利用等全流程管理，各部門及全體員工均需嚴(yán)格遵守。二、文件歸檔全流程操作指引（一）文件收集：明確范圍，責(zé)任到人收集范圍公司內(nèi)部形成的行政文件：如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、崗位職責(zé)說明書、培訓(xùn)記錄、員工檔案等；外部單位收發(fā)的行政文件：如部門通知、合作單位函件、客戶投訴處理記錄、審計(jì)報(bào)告等；具有保存價(jià)值的電子文件：如郵件往來、電子表格、掃描件、審批流程記錄等（需同步打印紙質(zhì)版或按電子檔案規(guī)范管理）。收集責(zé)任與時(shí)限各部門指定專人（如“部門檔案管理員*某某”）負(fù)責(zé)本部門文件收集，每月25日前完成當(dāng)月文件初步整理；涉及跨部門協(xié)作的文件，由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料；年度總結(jié)、年度審計(jì)報(bào)告等專項(xiàng)文件，需在次年1月10日前完成收集并移交行政部。（二）文件分類：科學(xué)劃分，邏輯清晰按“年度-部門-文件類型”三級(jí)分類法進(jìn)行劃分，保證分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、無交叉重疊。一級(jí)分類（年度）二級(jí)分類（部門）三級(jí)分類（文件類型）2024年行政部會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、辦公用品臺(tái)賬財(cái)務(wù)部報(bào)銷單、發(fā)票、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告人事部入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、離職證明市場(chǎng)部合作協(xié)議、活動(dòng)方案、客戶資料（三）文件整理：規(guī)范格式，去除冗余檢查文件完整性：核對(duì)文件是否齊全，如有缺失需及時(shí)補(bǔ)充（如會(huì)議紀(jì)要需附參會(huì)人員簽到表，合同需附雙方蓋章頁）；去除金屬裝訂物：去除文件中的訂書釘、回形針等金屬物品，避免氧化損壞紙張；破損修復(fù)：對(duì)撕裂、字跡模糊的文件進(jìn)行修補(bǔ)，可采用透明膠帶粘貼邊緣或復(fù)印后替換；排序與編頁：按文件形成時(shí)間順序排序，使用鉛筆在右上角編寫頁碼（如“1-5”表示共5頁，第1頁）；電子文件整理：電子文件需按分類建立文件夾，命名格式為“2024-行政部-會(huì)議紀(jì)要-20240315”，重要文件需刻錄光盤或存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器備份。（四）文件編號(hào)與登記：唯一標(biāo)識(shí)，可追溯編號(hào)規(guī)則：采用“部門簡(jiǎn)稱-年度-文件類型代碼-流水號(hào)”格式，例如：“XZB-2024-HYJY-001”（行政部-2024-會(huì)議紀(jì)要-001）；部門簡(jiǎn)稱：行政部（XZB）、財(cái)務(wù)部（CWB）、人事部（RSB）、市場(chǎng)部（SCB）；文件類型代碼：會(huì)議紀(jì)要（HYJY）、規(guī)章制度（GZZD）、合同協(xié)議（HTXY）、人事資料（RSZL）、財(cái)務(wù)憑證（CWZP）。登記造冊(cè)：填寫《文件歸檔登記表》（詳見模板一），一式兩份，行政部留存一份，移交部門留存一份，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、名稱、形成日期、頁數(shù)、密級(jí)、歸檔人、歸檔日期等。（五）文件裝訂與入庫：規(guī)范存放，便于檢索裝訂要求：采用左側(cè)裝訂法，使用無酸紙檔案盒或文件夾封裝，每盒厚度不超過3cm，避免過厚導(dǎo)致文件變形；標(biāo)簽標(biāo)注：檔案盒正面需貼標(biāo)簽，標(biāo)注“部門-年度-文件類型-起止編號(hào)”（如“行政部-2024-會(huì)議紀(jì)要-XZB-2024-HYJY-001至015”）；入庫上架：按分類順序?qū)n案盒存入檔案柜，檔案柜張貼“年度-部門”索引標(biāo)簽，如“2024年-行政部”，并建立《檔案存放位置索引表》（詳見模板二），保證快速定位。（六）文件借閱與利用：嚴(yán)格審批，及時(shí)歸還借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見模板三），注明文件名稱、編號(hào)、借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部審批；涉密文件需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，借閱時(shí)由行政部專人陪同，現(xiàn)場(chǎng)查閱不得帶出；借閱期限一般不超過3個(gè)工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前1天辦理續(xù)借手續(xù)。借閱登記：行政部在《文件借閱登記表》（詳見模板四）中記錄借閱人、借閱日期、文件信息、歸還日期等，借閱人需簽字確認(rèn)。（七）文件保管與保密：定期檢查，防范風(fēng)險(xiǎn)保管環(huán)境：檔案室需保持干燥、通風(fēng)、避光，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備消防器材（如滅火器、煙霧報(bào)警器）和防蟲防霉用品；定期檢查：每季度由行政部組織對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，檢查是否有損壞、丟失、受潮等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理并記錄；保密管理：涉密文件需單獨(dú)存放于帶鎖保密柜，借閱需嚴(yán)格執(zhí)行“誰借閱、誰負(fù)責(zé)”原則，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄或外傳，違者將按公司規(guī)定追究責(zé)任。（八）文件鑒定與銷毀：合規(guī)處置，杜絕浪費(fèi)鑒定周期：每年12月由行政部牽頭，會(huì)同各部門負(fù)責(zé)人對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀；銷毀流程：對(duì)無保存價(jià)值的檔案，填寫《文件銷毀審批表》（詳見模板五），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字審批；銷毀時(shí)需由兩人以上共同監(jiān)督，采用碎紙機(jī)銷毀或焚燒方式，保證信息無法恢復(fù)；銷毀后在《文件銷毀登記表》（詳見模板六）中記錄銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)銷人等信息，相關(guān)審批表存檔備查。三、常用管理模板示例模板一：文件歸檔登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)密級(jí)歸檔人歸檔日期存放位置備注1XZB-2024-HYJY-0012024年第一季度行政例會(huì)紀(jì)要行政部2024-03-205普通張*2024-03-25A3-01-01無2RSB-2024-RSZL-005李*勞動(dòng)合同人事部2024-02-153普通王*2024-02-28B2-03-02無模板二：檔案存放位置索引表年度部門文件類型檔案柜編號(hào)起止編號(hào)2024行政部會(huì)議紀(jì)要A3-01XZB-2024-HYJY-001至0152024財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)表C2-05CWB-2024-CWBB-001至008模板三：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期歸還期限趙*市場(chǎng)部2024-05-202024-05-22文件名稱文件編號(hào)借閱事由2024年Q1市場(chǎng)活動(dòng)方案SCB-2024-HDFA-003參考活動(dòng)流程部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批：（簽字）（簽字）模板四：文件借閱登記表借閱日期借閱人部門文件名稱文件編號(hào)借閱事由歸還日期經(jīng)辦人簽字2024-05-20趙*市場(chǎng)部2024年Q1市場(chǎng)活動(dòng)方案SCB-2024-HDFA-003參考活動(dòng)流程2024-05-21李*模板五：文件銷毀審批表文件名稱文件編號(hào)數(shù)量銷毀原因部門意見行政部意見總經(jīng)理審批2022年辦公用品領(lǐng)用存根XZB-2022-YYPY-016-03015份超過保存期限，無保存價(jià)值同意銷毀同意銷毀同意銷毀備注：經(jīng)鑒定，該批文件無繼續(xù)保存價(jià)值，按程序銷毀。部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部經(jīng)理簽字：總經(jīng)理簽字：（簽字）（簽字）（簽字）模板六：文件銷毀登記表銷毀日期監(jiān)銷人文件名稱文件編號(hào)數(shù)量銷毀方式備注2024-05-25張、王2022年辦公用品領(lǐng)用存根XZB-2022-YYPY-016-03015份碎紙機(jī)銷毀無四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與注意事項(xiàng)文件及時(shí)性：各部門需在文件形成后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，嚴(yán)禁拖延積壓，避免因時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致文件丟失或損壞；編號(hào)唯一性：文件編號(hào)不得重復(fù)，若需新增編號(hào)，需在流水號(hào)后連續(xù)遞增，不得跳號(hào)或空號(hào)；電子文件管理：電子文件需定期備份（每季度至少1次），備份介質(zhì)需標(biāo)注“備份時(shí)間-文件類型”，并存放在安全位置，防止數(shù)據(jù)丟失；人員變動(dòng)交接：部門檔案管理員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》（含文件數(shù)量、編號(hào)、存放位置等），由部門負(fù)責(zé)人和行政部監(jiān)交簽字確認(rèn)；檔案安全：檔案室嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意進(jìn)入，每日下班前需檢查門窗、電源是否鎖閉；合規(guī)性：文件