行政人事日常工作流程規(guī)范文檔包一、適用工作場(chǎng)景與范圍本規(guī)范文檔包適用于企業(yè)行政人事部門(mén)日常工作中涉及的核心業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于：新員工入職全流程管理、員工考勤與假期管理、內(nèi)部會(huì)議組織與紀(jì)要?dú)w檔、辦公用品申領(lǐng)與庫(kù)存管理、員工離職手續(xù)辦理等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，保證行政人事工作高效、規(guī)范、有序開(kāi)展，同時(shí)為員工提供清晰的服務(wù)指引，減少信息傳遞誤差，提升跨部門(mén)協(xié)作效率。二、核心工作流程操作指引（一）新員工入職管理流程目標(biāo)：保證新員工順利入職，快速融入團(tuán)隊(duì)，完成必要的信息登記與手續(xù)辦理。步驟說(shuō)明：入職需求確認(rèn)（入職前1-3個(gè)工作日）用人部門(mén)提前向行政人事部提交《人員增補(bǔ)申請(qǐng)表》，注明崗位名稱、任職要求、到崗時(shí)間及需求原因。行政人事部與用人部門(mén)溝通確認(rèn)崗位職責(zé)與薪資標(biāo)準(zhǔn)，同步準(zhǔn)備入職資料清單（如勞動(dòng)合同、員工手冊(cè)、門(mén)禁卡申請(qǐng)表等）。入職資料準(zhǔn)備（入職前1個(gè)工作日）HR專(zhuān)員*收集新員工身份信息、學(xué)歷證明、離職證明（若有）等材料，核對(duì)原件并留存復(fù)印件。行政專(zhuān)員*準(zhǔn)備辦公用品（工位、文具、電腦等）及工牌、門(mén)禁卡，保證辦公設(shè)備調(diào)試正常。入職辦理實(shí)施（員工到崗當(dāng)日）行政人事部引導(dǎo)新員工填寫(xiě)《員工入職登記表》，采集個(gè)人信息（含緊急聯(lián)系人、銀行卡號(hào)等），簽訂勞動(dòng)合同及保密協(xié)議。帶領(lǐng)新員工熟悉辦公環(huán)境，介紹團(tuán)隊(duì)成員及部門(mén)負(fù)責(zé)人，講解公司考勤制度、行為規(guī)范等基礎(chǔ)制度。發(fā)放辦公用品與工牌，開(kāi)通企業(yè)郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)賬號(hào)，告知IT支持聯(lián)系方式。入職跟進(jìn)與反饋（入職后1周內(nèi)）HR專(zhuān)員*于入職第3天、第7天分別與新員工及部門(mén)主管溝通，知曉適應(yīng)情況，解答疑問(wèn)并記錄《新員工入職反饋表》。入職滿1周，行政人事部匯總新員工信息，更新員工花名冊(cè)及檔案管理系統(tǒng)，完成社保、公積金等手續(xù)申報(bào)。（二）員工考勤與假期管理流程目標(biāo)：規(guī)范員工考勤記錄，保障假期申請(qǐng)與審批的透明度，保證薪酬核算準(zhǔn)確。步驟說(shuō)明：日?？记谟涗泦T工每日通過(guò)企業(yè)/釘釘打卡，上午上班、下午下班各1次，遲到、早退、未打卡需及時(shí)提交《異?？记谡f(shuō)明單》。行政專(zhuān)員*每日導(dǎo)出考勤數(shù)據(jù)，核對(duì)異常情況（如漏打卡、外出等），于次日上午10點(diǎn)前反饋至各部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。假期申請(qǐng)與審批員工需提前3個(gè)工作日提交《假期申請(qǐng)表》（緊急情況可后補(bǔ)說(shuō)明），注明請(qǐng)假類(lèi)型（事假、病假、年假等）、時(shí)間、事由及工作交接安排。審批流程：?jiǎn)T工→部門(mén)主管→行政人事部（請(qǐng)假≥3天需部門(mén)總監(jiān)審批）。年假需提前7天申請(qǐng)，特殊情況可靈活調(diào)整但需書(shū)面說(shuō)明。假期結(jié)束后，員工需及時(shí)返崗，病假超過(guò)3天需提供醫(yī)院證明復(fù)印件至行政人事部備案?？记诮y(tǒng)計(jì)與核對(duì)（每月最后1個(gè)工作日）行政專(zhuān)員*匯總?cè)驴记跀?shù)據(jù)，《月度考勤統(tǒng)計(jì)表》，包含出勤天數(shù)、請(qǐng)假類(lèi)型、遲到/早退次數(shù)等信息，經(jīng)員工本人及部門(mén)主管簽字確認(rèn)?？记诮Y(jié)果作為薪酬核算依據(jù)，HR專(zhuān)員*將統(tǒng)計(jì)表同步至財(cái)務(wù)部，保證薪資發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）會(huì)議組織與紀(jì)要管理流程目標(biāo)：保證會(huì)議有序召開(kāi)，議題明確，決策事項(xiàng)有效跟進(jìn)落實(shí)。步驟說(shuō)明：會(huì)議籌備（會(huì)議前1-3個(gè)工作日）會(huì)議發(fā)起部門(mén)提前提交《會(huì)議申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需物料（投影儀、白板筆等）。行政專(zhuān)員*根據(jù)申請(qǐng)安排會(huì)議室，發(fā)送會(huì)議通知至參會(huì)人員，同步附上會(huì)議議程及需提前準(zhǔn)備的資料。會(huì)議召開(kāi)參會(huì)人員提前5分鐘到場(chǎng)，行政專(zhuān)員*負(fù)責(zé)簽到、分發(fā)會(huì)議材料，調(diào)試設(shè)備并記錄會(huì)議開(kāi)始時(shí)間。會(huì)議主持人按議程引導(dǎo)討論，控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，保證議題聚焦；行政專(zhuān)員*全程記錄關(guān)鍵內(nèi)容（含決策事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）。紀(jì)要整理與歸檔（會(huì)議后2個(gè)工作日內(nèi)）行政專(zhuān)員*根據(jù)會(huì)議記錄整理《會(huì)議紀(jì)要》，明確“決議事項(xiàng)-責(zé)任人-完成時(shí)間”，經(jīng)會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，24小時(shí)內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。決議事項(xiàng)到期前2天，行政專(zhuān)員*提醒責(zé)任人跟進(jìn)完成情況，保證落實(shí)閉環(huán)；會(huì)議紀(jì)要電子版存檔至共享文件夾，紙質(zhì)版按年度分類(lèi)存放。（四）辦公用品申領(lǐng)與庫(kù)存管理流程目標(biāo)：規(guī)范辦公用品采購(gòu)與發(fā)放，控制庫(kù)存成本，保障日常辦公需求。步驟說(shuō)明：需求統(tǒng)計(jì)與申領(lǐng)（每月25日前）各部門(mén)指定專(zhuān)人填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。日常緊急需求可單獨(dú)提交《緊急申領(lǐng)單》，說(shuō)明原因，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后優(yōu)先處理。采購(gòu)與入庫(kù)（每月28-30日）行政專(zhuān)員*匯總申領(lǐng)需求，結(jié)合庫(kù)存數(shù)量編制《采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批后對(duì)接供應(yīng)商采購(gòu)。物品到貨后，行政專(zhuān)員*核對(duì)采購(gòu)清單與實(shí)物，檢查質(zhì)量并填寫(xiě)《入庫(kù)登記表》，更新庫(kù)存臺(tái)賬（包含物品名稱、規(guī)格、入庫(kù)數(shù)量、領(lǐng)用記錄等）。發(fā)放與庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)（每月最后1個(gè)工作日）員工憑部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《申領(lǐng)表》至行政部領(lǐng)取物品，行政專(zhuān)員*發(fā)放后登記領(lǐng)用信息，保證“賬物一致”。每月最后1個(gè)工作日，行政專(zhuān)員*對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，《月度庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，對(duì)積壓物品提出處理建議（如調(diào)劑、報(bào)廢等），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（五）員工離職管理流程目標(biāo)：規(guī)范離職手續(xù)辦理，保證工作交接清晰，避免資產(chǎn)流失與信息泄露。步驟說(shuō)明：離職申請(qǐng)與審批（提前30天提交書(shū)面申請(qǐng)，試用期提前3天）員工填寫(xiě)《離職申請(qǐng)表》，注明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期，部門(mén)主管與HR專(zhuān)員*溝通挽留（如需），確認(rèn)離職日期后啟動(dòng)交接流程。工作交接（離職前5-10個(gè)工作日）員工與部門(mén)主管制定《工作交接清單》，明確交接事項(xiàng)（工作內(nèi)容、客戶資料、資產(chǎn)物品、系統(tǒng)賬號(hào)等），交接雙方及監(jiān)交人（部門(mén)負(fù)責(zé)人）簽字確認(rèn)。行政專(zhuān)員*收回工牌、門(mén)禁卡、電腦等公司資產(chǎn)，核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)與《員工資產(chǎn)登記表》是否一致，確認(rèn)無(wú)遺漏后簽字備案。手續(xù)辦理與資料歸檔（離職當(dāng)日）HR專(zhuān)員*辦理社保、公積金停繳手續(xù)，結(jié)算薪資（包含未發(fā)工資、未休年假補(bǔ)償?shù)龋?，填?xiě)《離職證明》并加蓋公章。行政人事部更新員工花名冊(cè)及檔案系統(tǒng)，將離職資料（含申請(qǐng)表、交接單、離職證明等）按員工編號(hào)歸檔，保存期限不少于2年。三、常用標(biāo)準(zhǔn)化表格模板（一）《員工入職登記表》序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容備注1姓名2性別3證件號(hào)碼號(hào)需提供復(fù)印件4部門(mén)5崗位6入職日期7緊急聯(lián)系人關(guān)系及電話8銀行卡號(hào)用于薪資發(fā)放9員工簽字確認(rèn)信息無(wú)誤（二）《月度考勤統(tǒng)計(jì)表》部門(mén)姓名應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤遲到次數(shù)早退次數(shù)事假天數(shù)病假天數(shù)備注（三）《辦公用品申領(lǐng)表》申領(lǐng)部門(mén)申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量用途部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（四）《會(huì)議紀(jì)要模板》會(huì)議主題：會(huì)議時(shí)間：年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)：參會(huì)人員：缺席人員：記錄人：會(huì)議議程：決議事項(xiàng)：序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限12（五）《工作交接清單》交接事項(xiàng)具體內(nèi)容數(shù)量/規(guī)格交接人接收人監(jiān)交人日期工作文件資產(chǎn)物品系統(tǒng)賬號(hào)四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）資料完整性管理員工入職時(shí)，身份信息、學(xué)歷證明等關(guān)鍵材料必須核對(duì)原件并留存復(fù)印件，避免虛假信息入職風(fēng)險(xiǎn)；離職交接清單需經(jīng)三方簽字確認(rèn)，保證工作無(wú)遺漏。（二）流程時(shí)效性把控考勤數(shù)據(jù)需在次日上午10點(diǎn)前完成核對(duì)，月度統(tǒng)計(jì)表于最后1個(gè)工作日匯總；會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出，決議事項(xiàng)到期前2天提醒跟進(jìn)，避免流程拖延。（三）信息保密與合規(guī)性員工個(gè)人信息（如證件號(hào)碼號(hào)、銀行卡號(hào)）需加密存儲(chǔ)，僅HR專(zhuān)員*及財(cái)務(wù)人員可查詢；離職證明僅注明入職及離職日期，不涉及離職原因等敏感信息，避免勞動(dòng)糾紛。（四）跨部門(mén)協(xié)作機(jī)制用人部門(mén)需提前3個(gè)工作日提交人員增補(bǔ)需求，行政部按需求準(zhǔn)備物資；會(huì)議組織