企業(yè)采購流程表格范本及使用說明企業(yè)采購流程的規(guī)范化管理是降本增效、防控風險的核心環(huán)節(jié)。一份清晰的采購流程表格既能梳理各環(huán)節(jié)權(quán)責，又能為實操提供可視化指引。本文結(jié)合多行業(yè)采購管理實踐，提供通用型采購流程表格范本，并附詳細使用說明，助力企業(yè)優(yōu)化采購管理體系。一、采購流程表格范本（通用版）**流程階段****流程節(jié)點****責任主體****操作內(nèi)容****關(guān)鍵文檔****時間要求****關(guān)聯(lián)流程**----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------需求提報需求發(fā)起需求部門結(jié)合業(yè)務需求填寫《采購需求申請表》，明確物資/服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、交付周期等《采購需求申請表》1-2個工作日無預算審批預算初審需求部門直屬上級審核需求合理性、預算匹配度，簽署意見《采購需求申請表（初審版）》1個工作日預算管理流程預算終審財務部/分管領(lǐng)導復核預算總額及資金來源，出具審批意見《采購需求申請表（終審版）》1-2個工作日（依金額調(diào)整）預算管理流程供應商選擇供應商調(diào)研采購部/需求部門（聯(lián)合）調(diào)研潛在供應商，收集資質(zhì)、報價、服務能力等信息，形成《供應商調(diào)研表》《供應商調(diào)研表》3-5個工作日（依品類復雜度調(diào)整）供應商管理流程供應商評審采購評審小組對調(diào)研供應商進行綜合評審（價格、質(zhì)量、服務等維度），確定候選供應商《供應商評審報告》2-3個工作日供應商管理流程采購執(zhí)行采購申請采購部基于評審結(jié)果填寫《采購申請表》，附供應商報價、評審報告等《采購申請表》1個工作日無合同簽訂采購部、法務部（如需）起草/審核采購合同，明確標的、價格、交付、驗收、付款等條款，雙方簽署《采購合同》2-3個工作日合同管理流程訂單跟蹤采購部跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度，定期反饋給需求部門，異常情況啟動預案《訂單跟蹤記錄表》按需更新（如每周）供應商管理流程驗收付款到貨驗收需求部門、質(zhì)檢部（如需）對照合同及需求標準驗收物資/服務，填寫《驗收單》，不合格啟動退換貨/索賠流程《驗收單》1-2個工作日（依標的類型調(diào)整）退換貨/索賠流程付款申請采購部/需求部門憑驗收單、合同等提交《付款申請表》，走財務審批流程《付款申請表》《驗收單》《采購合同》1個工作日財務付款流程歸檔復盤文檔歸檔采購部/行政部整理全流程文檔，編號存檔（如CG-年份-序號）采購全流程文檔1個工作日文檔管理流程流程復盤采購部/管理層季度回顧流程效率，收集反饋優(yōu)化流程《流程優(yōu)化報告》每季度管理復盤流程二、表格使用說明（一）表格適配與調(diào)整企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模、行業(yè)特性靈活調(diào)整表格字段：規(guī)模適配：小微企業(yè)可簡化“預算終審”“供應商評審”等節(jié)點（如由總經(jīng)理直接審批）；集團企業(yè)可增設(shè)“區(qū)域/子公司初審”“總部復核”等多級審批環(huán)節(jié)。行業(yè)適配：生產(chǎn)型企業(yè)可強化“質(zhì)檢標準”“技術(shù)參數(shù)確認”等列；服務型企業(yè)側(cè)重“交付標準”“服務驗收細則”；電商企業(yè)可增加“物流時效要求”“退換貨條款”等專屬字段。（二）流程執(zhí)行指引1.需求提報環(huán)節(jié)需求部門需確保信息精準具象，避免模糊表述（如將“辦公設(shè)備”細化為“XX品牌打印機，A4幅面，雙面打印，月印量1萬張”）；預算需與財務預算體系無縫銜接，避免超支風險（可同步附《預算匹配說明》）。2.供應商管理環(huán)節(jié)調(diào)研階段需同步核查供應商合規(guī)性（如資質(zhì)有效期、信用中國/企查查記錄），《供應商調(diào)研表》需經(jīng)采購部與需求部門雙簽確認，確保信息真實可追溯；評審環(huán)節(jié)需采用“價格權(quán)重+質(zhì)量權(quán)重+服務權(quán)重”的量化評分（如大宗商品價格權(quán)重60%，技術(shù)服務類質(zhì)量權(quán)重50%），避免主觀決策。3.合同與驗收環(huán)節(jié)合同條款需經(jīng)法務部（或法律顧問）逐字審核，重點關(guān)注違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等條款（如軟件采購需明確“源代碼交付范圍”）；驗收需雙人簽字（需求部門經(jīng)辦人+質(zhì)檢人員），貴重/定制化物資可引入第三方檢測機構(gòu)（附《檢測報告》）。4.付款管理環(huán)節(jié)付款需附全流程關(guān)聯(lián)文檔（需求表、合同、驗收單、發(fā)票），財務部門需核對“金額一致性”“條款匹配性”（如合同約定“驗收后30天付款”，需核查驗收日期與付款申請日期間隔），避免無依據(jù)付款。（三）文檔管理與版本控制文檔存檔：所有流程文檔需編號存檔（如CG-2024-001），電子版（推薦用企業(yè)OA/云盤）與紙質(zhì)版同步更新，確保“可查、可溯、可驗”。版本迭代：表格版本迭代需注明修訂日期與原因（如“2024.05修訂：新增‘綠色采購’審核項（響應ESG要求）”），通過企業(yè)內(nèi)部公告/郵件同步各部門，避免使用舊版表格。三、注意事項（一）數(shù)據(jù)準確性約束關(guān)鍵信息（如金額、數(shù)量、供應商名稱）需雙人復核（經(jīng)辦人+直屬上級），避免筆誤導致的采購失誤（如將“10臺”誤寫為“100臺”）；涉及外幣采購需同步標注“匯率及計算依據(jù)”，確保成本核算準確。（二）合規(guī)性約束采購流程需符合企業(yè)內(nèi)控制度及國家法規(guī)（如《政府采購法》《招投標法》），敏感品類（如大宗物資、工程服務）需保留決策會議紀要（記錄評審理由、供應商選擇依據(jù)）；嚴禁商業(yè)賄賂，采購人員需簽署《廉潔承諾書》。（三）動態(tài)優(yōu)化機制每季度由采購部牽頭，收集各部門反饋（如審批耗時過長、文檔缺失點），針對性優(yōu)化表格及流程（如將高頻采購品的“預算審批+采購申請”節(jié)點合并，縮短周期）；每年開