PAGE培訓(xùn)資料收納保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)資料的管理，確保培訓(xùn)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有培訓(xùn)資料的收納、保管、借閱、使用和銷毀等管理活動。（三）基本原則1.集中管理原則：培訓(xùn)資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的統(tǒng)一存放和使用。2.分類存放原則：根據(jù)培訓(xùn)資料的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.安全保密原則：加強(qiáng)培訓(xùn)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。4.規(guī)范使用原則：明確培訓(xùn)資料的使用流程和規(guī)范，確保資料的合理使用和有效傳遞。二、培訓(xùn)資料的分類與編號（一）分類1.通用類培訓(xùn)資料：包括公司規(guī)章制度、企業(yè)文化、職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)資料。2.專業(yè)類培訓(xùn)資料：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域和崗位需求，分類整理的專業(yè)知識、技能培訓(xùn)資料。3.內(nèi)部培訓(xùn)記錄資料：公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動的記錄，如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教案、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績等。4.外部培訓(xùn)資料：公司員工參加外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或?qū)W術(shù)交流活動帶回的培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等。5.培訓(xùn)教材及參考書籍：公司自行編寫或購買的用于培訓(xùn)教學(xué)的教材、參考書籍等。（二）編號為了便于培訓(xùn)資料的管理和查找，對每一份培訓(xùn)資料進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：1.編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。2.第一位字母表示資料類別，如“T”代表通用類培訓(xùn)資料，“P”代表專業(yè)類培訓(xùn)資料，“I”代表內(nèi)部培訓(xùn)記錄資料，“E”代表外部培訓(xùn)資料，“B”代表培訓(xùn)教材及參考書籍。3.第二位至第[X1]位數(shù)字為順序號，按照資料入庫時(shí)間先后順序依次編排。4.最后一位數(shù)字為校驗(yàn)碼，用于驗(yàn)證編號的準(zhǔn)確性。校驗(yàn)碼通過特定的算法計(jì)算得出。例如：“T001”表示通用類培訓(xùn)資料中的第一份資料。三、培訓(xùn)資料的收納（一）資料收集1.各部門負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)資料的收集和整理工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求將資料提交至指定的管理部門。2.培訓(xùn)教材編寫人員、內(nèi)部培訓(xùn)講師等應(yīng)及時(shí)將編寫的教材、教案等資料提交至管理部門。3.員工參加外部培訓(xùn)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將帶回的培訓(xùn)資料交至管理部門。（二）資料審核1.管理部門收到培訓(xùn)資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的資料，管理部門應(yīng)及時(shí)通知提交部門或個(gè)人進(jìn)行修改和補(bǔ)充。（三）資料入庫1.審核通過的培訓(xùn)資料，管理部門應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，并及時(shí)入庫。2.入庫的培訓(xùn)資料應(yīng)放置在專門的資料架或文件柜中，并做好標(biāo)識，注明資料類別、編號、名稱、入庫時(shí)間等信息。四、培訓(xùn)資料的保管（一）保管環(huán)境1.培訓(xùn)資料應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，避免資料受到損壞。2.資料存放場所應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保資料的安全。（二）保管方式1.對于紙質(zhì)培訓(xùn)資料，應(yīng)采用分類裝訂、上架存放的方式進(jìn)行保管。2.對于電子培訓(xùn)資料，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立培訓(xùn)資料保管臺賬，詳細(xì)記錄資料的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保資料的動態(tài)管理。（三）定期盤點(diǎn)1.管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保資料的實(shí)際數(shù)量與臺賬記錄一致。2.盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、培訓(xùn)資料的借閱（一）借閱申請1.公司員工因工作需要借閱培訓(xùn)資料時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、名稱、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.《培訓(xùn)資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至培訓(xùn)資料管理部門。（二）借閱審批1.培訓(xùn)資料管理部門收到《培訓(xùn)資料借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于重要或機(jī)密的培訓(xùn)資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。2.審核通過后，管理部門應(yīng)在申請表上注明借閱期限，并發(fā)放培訓(xùn)資料。（三）借閱期限1.培訓(xùn)資料的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向管理部門提出申請，并說明原因。2.對于特殊情況需要長期借閱的培訓(xùn)資料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長借閱期限，但最長不得超過[X]個(gè)月。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還培訓(xùn)資料，如有特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的培訓(xùn)資料應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償。3.管理部門在收到歸還的培訓(xùn)資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)無誤后在借閱申請表上簽字注銷。六、培訓(xùn)資料的使用（一）使用范圍1.培訓(xùn)資料僅供公司內(nèi)部員工在培訓(xùn)教學(xué)、工作參考等方面使用，不得擅自對外傳播或轉(zhuǎn)讓。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何員工不得將培訓(xùn)資料用于商業(yè)目的或其他非法用途。（二）使用規(guī)范1.員工在使用培訓(xùn)資料時(shí)，應(yīng)愛護(hù)資料，不得隨意涂改、損壞或丟失。2.如需復(fù)印、掃描培訓(xùn)資料，應(yīng)經(jīng)管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.在培訓(xùn)教學(xué)過程中，內(nèi)部培訓(xùn)講師應(yīng)按照培訓(xùn)教案的要求使用培訓(xùn)資料，確保教學(xué)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（三）使用記錄1.管理部門應(yīng)建立培訓(xùn)資料使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄資料的使用時(shí)間、使用人、使用目的等信息。2.定期對培訓(xùn)資料的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為培訓(xùn)資料的更新和優(yōu)化提供依據(jù)。七、培訓(xùn)資料的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)資料已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的。2.培訓(xùn)資料因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用的。3.公司業(yè)務(wù)調(diào)整或培訓(xùn)需求變化，原有的培訓(xùn)資料不再適用的。（二）銷毀申請1.各部門如需銷毀培訓(xùn)資料，應(yīng)填寫《培訓(xùn)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的類別、編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至培訓(xùn)資料管理部門。（三）銷毀審批1.培訓(xùn)資料管理部門收到《培訓(xùn)資料銷毀申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于涉及重要信息或機(jī)密的培訓(xùn)資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。2.審核通過后，管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對擬銷毀的培訓(xùn)資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保銷毀資料的準(zhǔn)確性和完整性。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)培訓(xùn)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.對于電子培訓(xùn)資料應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，防止數(shù)據(jù)泄露。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息，并形成銷毀報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司設(shè)立培訓(xùn)資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對培訓(xùn)資料的收納、保管、借閱、使用和銷毀等管理活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司人力資源部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，定期對培訓(xùn)資料管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)資料的分類、編號、收納、保管等情況是否符合本制度的要求。2.培訓(xùn)資料的借閱、使用和歸還等流程是否規(guī)范，記錄是否完整準(zhǔn)確。3.培訓(xùn)資料的銷毀是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，銷毀記錄是否齊全。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督