二級維修廠維修合同制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)維修服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及XX集團母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制管理的相關(guān)要求，結(jié)合二級維修廠（以下簡稱“維修廠”）的實際情況制定。旨在規(guī)范維修合同管理，防控合同履行過程中的法律風(fēng)險、經(jīng)濟風(fēng)險及操作風(fēng)險，提升合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，促進維修業(yè)務(wù)的健康穩(wěn)定發(fā)展。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工在維修合同簽訂、履行、變更、解除及歸檔等全生命周期管理活動中的行為規(guī)范。具體覆蓋維修廠與外部供應(yīng)商、客戶或內(nèi)部單位簽訂的維修服務(wù)協(xié)議、配件采購合同、售后服務(wù)合同等法律文件的管理，以及維修廠內(nèi)部涉及合同管理的相關(guān)操作流程。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語定義：（一）“XX專項管理”指針對維修合同全生命周期管理所建立的一整套制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)及方法體系，包括合同風(fēng)險識別、合規(guī)審查、履行監(jiān)控、爭議解決等環(huán)節(jié)的管理活動。（二）“XX風(fēng)險”指在維修合同管理過程中可能出現(xiàn)的法律合規(guī)風(fēng)險、財務(wù)經(jīng)濟風(fēng)險、操作執(zhí)行風(fēng)險、信息安全風(fēng)險等，需通過制度管控實現(xiàn)有效防范或化解。（三）“XX合規(guī)”指維修合同管理活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司內(nèi)部制度及合同約定的要求，確保合同行為的合法性、合理性及可執(zhí)行性。第四條維修合同專項管理的核心原則包括：（一）“全面覆蓋”，即所有維修合同管理活動均須納入制度管控范圍，不留管理死角；（二）“責(zé)任到人”，明確各層級、各部門及崗位的合同管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）“風(fēng)險導(dǎo)向”，以風(fēng)險防控為核心，實施差異化管控措施；（四）“持續(xù)改進”，定期評估合同管理效果，優(yōu)化制度流程，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本制度及維修合同管理的第一責(zé)任人，對維修合同的整體合規(guī)性及風(fēng)險控制承擔(dān)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管相關(guān)負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實制度要求，協(xié)調(diào)解決重大合同風(fēng)險問題。第六條設(shè)立維修合同專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，牽頭部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)部門代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌維修合同管理制度體系建設(shè)，審議重大合同風(fēng)險處置方案；（二）協(xié)調(diào)跨部門合同管理爭議，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；（三）定期研究合同管理中的重大問題，提出改進措施。第七條明確三類主體的合同管理職責(zé)：（一）牽頭部門：由法律合規(guī)部擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌維修合同管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，牽頭組織重大合同審查；（二）專責(zé)部門：由采購部、財務(wù)部及信息管理部擔(dān)任，分別負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)審核、資金審批監(jiān)督、信息系統(tǒng)合規(guī)管理；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：由各維修廠及業(yè)務(wù)科室承擔(dān)，負(fù)責(zé)本領(lǐng)域維修合同的具體簽訂、履行及風(fēng)險防控，落實領(lǐng)導(dǎo)小組及牽頭部門的制度要求。第八條明確基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任：（一）合同經(jīng)辦人員需經(jīng)合規(guī)培訓(xùn)并簽署《崗位合規(guī)承諾書》，嚴(yán)格執(zhí)行合同審核流程；（二）發(fā)現(xiàn)合同履行中存在風(fēng)險或違規(guī)行為時，必須立即上報，不得隱瞞或拖延；（三）參與合同談判及履行時，需確保所有操作符合制度規(guī)定，不得擅自變更合同條款。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條合同簽訂環(huán)節(jié)的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）明確維修服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求等核心條款，避免條款缺失或模糊；（二）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商盡職調(diào)查，核實對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書及行業(yè)口碑，建立合格供應(yīng)商名錄；（三）涉及金額X萬元以上的合同需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，重大合同由公司法定代表人簽署。第十條合同履行中的業(yè)務(wù)操作規(guī)范：（一）按合同約定履行維修義務(wù)，確保維修質(zhì)量符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，留存服務(wù)記錄及驗收憑證；（二）配件采購需優(yōu)先使用公司指定供應(yīng)商，非經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自更換品牌或規(guī)格；（三）合同變更必須經(jīng)雙方書面確認(rèn)，重大變更需重新審批。第十一條禁止性行為及重點防控點：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)資質(zhì)審核即與供應(yīng)商簽訂合同；（二）嚴(yán)禁利用合同履行過程中的信息不對稱謀取私利；（三）嚴(yán)禁違規(guī)轉(zhuǎn)包或分包維修業(yè)務(wù)；（四）重點防控維修數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，所有服務(wù)記錄需按規(guī)定脫敏存儲。第十二條供應(yīng)商管理要求：（一）建立供應(yīng)商準(zhǔn)入、動態(tài)評估及退出機制，定期復(fù)核供應(yīng)商資質(zhì)；（二）嚴(yán)禁與同一供應(yīng)商簽訂金額累計超過X萬元的合同，防止利益輸送；（三）對存在違約行為的供應(yīng)商實施黑名單管理，并通報相關(guān)行業(yè)組織。第十三條資金審批與支付管理：（一）維修合同款項支付需經(jīng)財務(wù)部審核，大額支付需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（二）明確發(fā)票審核標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁支付無票或不符合規(guī)定的款項；（三）設(shè)立合同履約保證金制度，對履約能力較差的供應(yīng)商可依法扣除。第十四條爭議解決機制：（一）優(yōu)先采用協(xié)商解決合同爭議，協(xié)商不成的可約定仲裁或訴訟；（二）涉及金額X萬元以上的爭議需在15日內(nèi)提交解決方案，逾期視為默認(rèn)；（三）仲裁或訴訟時需及時收集證據(jù)，確保訴訟時效。第四章專項管理運行機制第十五條制度動態(tài)更新機制：（一）每年X月組織牽頭部門對制度進行修訂，根據(jù)法律法規(guī)變化及業(yè)務(wù)調(diào)整及時完善；（二）重大制度修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并組織全員培訓(xùn)；（三）新業(yè)務(wù)領(lǐng)域需同步制定合同管理細(xì)則，確保制度適用性。第十六條風(fēng)險識別預(yù)警機制：（一）每季度開展合同風(fēng)險排查，重點關(guān)注金額較大、履行期限較長的合同；（二）建立風(fēng)險分級標(biāo)準(zhǔn)，一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門處理，重大風(fēng)險上報領(lǐng)導(dǎo)小組處置；（三）定期發(fā)布風(fēng)險預(yù)警通知，明確防控措施及責(zé)任部門。第十七條合規(guī)審查機制：（一）將合同審查嵌入業(yè)務(wù)流程，簽訂前必須經(jīng)法律合規(guī)部審核；（二）審查內(nèi)容包括主體資格、條款合法性、履行可行性等；（三）未經(jīng)合規(guī)審查的合同不得簽訂，違反者追究相關(guān)責(zé)任。第十八條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門限期整改，重大風(fēng)險需制定專項處置方案；（二）明確應(yīng)急聯(lián)系人及聯(lián)系方式，確保突發(fā)事件及時上報；（三）跨部門風(fēng)險事件需成立臨時處置小組，協(xié)同推進。第十九條責(zé)任追究機制：（一）違反本制度的行為視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降級或解除勞動合同；（二）因合同管理不善造成損失的，需依法追償，并追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；（三）將違規(guī)記錄納入績效考核，影響評優(yōu)及晉升。第二十條評估改進機制：（一）每年X月開展合同管理有效性評估，考核合同履約率、風(fēng)險發(fā)生率等指標(biāo)；（二）評估結(jié)果需向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報，并提出優(yōu)化建議；（三）針對評估發(fā)現(xiàn)的問題，需制定整改計劃并跟蹤落實。第五章專項管理保障措施第二十一條組織保障：（一）各級領(lǐng)導(dǎo)需明確分管領(lǐng)域的合同管理責(zé)任，定期檢查落實情況；（二）設(shè)立合同管理聯(lián)絡(luò)員制度，業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)日常協(xié)調(diào)；（三）重大合同需召開專題會議研究，確保管理到位。第二十二條考核激勵機制：（一）將合同管理納入部門績效考核，考核權(quán)重不低于X%；（二）對表現(xiàn)突出的部門或個人予以獎勵，優(yōu)秀案例納入培訓(xùn)教材；（三）連續(xù)X次違反合同管理規(guī)定的部門，取消評優(yōu)資格。第二十三條培訓(xùn)宣傳機制：（一）每年X月組織全員合同管理培訓(xùn)，新員工必須考核合格方可上崗；（二）制作合同管理手冊，分發(fā)給業(yè)務(wù)部門及下屬單位；（三）定期發(fā)布合同風(fēng)險案例，提升全員合規(guī)意識。第二十四條信息化支撐：（一）開發(fā)合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子簽章、履約跟蹤、風(fēng)險預(yù)警等功能；（二）將合同管理數(shù)據(jù)接入財務(wù)系統(tǒng)，自動校驗資金支付合規(guī)性；（三）定期備份合同數(shù)據(jù)，確保信息安全及可追溯。第二十五條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《維修合同管理合規(guī)手冊》，明確操作規(guī)范及紅線；（二）簽訂《全員合規(guī)承諾書》，將責(zé)任落實到每個崗位；（三）設(shè)立合規(guī)標(biāo)兵評選，營造“人人管合同、合同保發(fā)展”的氛圍。第二十六條報告制度：（一）風(fēng)險事件需在2小時內(nèi)上報至牽頭部門，次日提交書面報告；（二）每年X月提交年度合同管理報告，內(nèi)容包括風(fēng)險統(tǒng)計、制度執(zhí)行情況及改進建議；（三）重大事件需同步上報至公司分管領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)小組。第六章附則第二十七條本制度