供應(yīng)室溝通協(xié)調(diào)制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)通用管理準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于供應(yīng)鏈管理的統(tǒng)一要求，以及公司為防控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提升管理效能的內(nèi)部需求，制定本制度。制度旨在規(guī)范供應(yīng)室與各業(yè)務(wù)單位、下屬單位之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，明確各方權(quán)責(zé)，防范操作風(fēng)險(xiǎn)，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性、合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在物資采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)管理、配送協(xié)調(diào)等供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)活動(dòng)。具體場(chǎng)景包括但不限于：供應(yīng)商的選擇與評(píng)估、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行、庫(kù)存周轉(zhuǎn)的優(yōu)化調(diào)整、緊急物資的調(diào)配處置、異常情況的上報(bào)處理等。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指公司為規(guī)范供應(yīng)鏈管理，建立的全流程風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)治理體系，涵蓋從需求識(shí)別到供應(yīng)商管理、合同履行、履約評(píng)價(jià)的閉環(huán)管理機(jī)制。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的操作風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等，如供應(yīng)商資質(zhì)不符、采購(gòu)價(jià)格異常、交付延誤、信息泄露等。（三）“XX合規(guī)”指供應(yīng)鏈管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保業(yè)務(wù)行為的合法性與合理性。第四條XX專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的管理要求必須覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景，不留管理盲區(qū)；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各崗位的溝通協(xié)調(diào)職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦供應(yīng)鏈關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)，合理管控一般風(fēng)險(xiǎn)；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理效果，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司XX專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對(duì)制度的有效實(shí)施負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的統(tǒng)籌監(jiān)督與決策推動(dòng)。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括供應(yīng)室、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)審部、各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人等。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：審議XX專項(xiàng)管理制度，解決跨部門協(xié)調(diào)難題；（二）決策審批：對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目、重大風(fēng)險(xiǎn)處置事項(xiàng)進(jìn)行決策；（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)：定期評(píng)估制度執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議。第七條設(shè)立XX專項(xiàng)管理辦公室（暫定名稱），掛靠供應(yīng)室，負(fù)責(zé)具體工作落實(shí)，主要職責(zé)包括：（一）制度建設(shè)：組織制定和修訂XX專項(xiàng)管理制度及操作細(xì)則；（二）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：定期開(kāi)展供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)排查，更新風(fēng)險(xiǎn)清單；（三）監(jiān)督考核：對(duì)各業(yè)務(wù)單位XX專項(xiàng)管理情況進(jìn)行檢查與評(píng)價(jià)；（四）培訓(xùn)宣貫：組織全員XX專項(xiàng)管理培訓(xùn)，提升合規(guī)意識(shí)。第八條牽頭部門（供應(yīng)室）職責(zé)：（一）統(tǒng)籌管理：制定供應(yīng)鏈年度溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃，明確協(xié)調(diào)事項(xiàng)與頻次；（二）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立供應(yīng)商黑名單制度，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；（三）流程優(yōu)化：推動(dòng)電子化采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)，減少人工干預(yù)；（四）考核評(píng)價(jià)：對(duì)各業(yè)務(wù)單位采購(gòu)合規(guī)情況進(jìn)行季度考核。第九條專責(zé)部門職責(zé)：（一）財(cái)務(wù)部：審核采購(gòu)預(yù)算與資金支付，確保稅務(wù)合規(guī)；（二）法務(wù)部：審核采購(gòu)合同條款，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；（三）內(nèi)審部：對(duì)XX專項(xiàng)管理進(jìn)行獨(dú)立審計(jì)，提出改進(jìn)建議；（四）供應(yīng)鏈管理部：建立供應(yīng)商分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施差異化管控。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）需求提報(bào)：按需提交物資采購(gòu)申請(qǐng)，明確技術(shù)參數(shù)與數(shù)量；（二）供應(yīng)商管理：配合供應(yīng)室開(kāi)展供應(yīng)商資質(zhì)審核，參與履約評(píng)價(jià)；（三）庫(kù)存管理：執(zhí)行先進(jìn)先出原則，及時(shí)反饋庫(kù)存異常情況；（四）緊急協(xié)調(diào)：遇突發(fā)物資需求，立即上報(bào)并協(xié)助供應(yīng)室調(diào)配。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）崗位合規(guī)承諾：簽署《XX專項(xiàng)管理合規(guī)承諾書》，明確個(gè)人責(zé)任；（二）風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)：發(fā)現(xiàn)采購(gòu)異常或潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向?qū)Ｘ?zé)部門報(bào)告；（三）操作規(guī)范執(zhí)行：嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程，確保業(yè)務(wù)記錄完整可查。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條供應(yīng)商盡職調(diào)查：采購(gòu)前必須對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全要素評(píng)估，包括資質(zhì)認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況、行業(yè)口碑、社會(huì)責(zé)任等，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，重大采購(gòu)項(xiàng)目需組織跨部門聯(lián)審。禁止與失信企業(yè)或存在利益沖突的供應(yīng)商合作。第十三條招標(biāo)采購(gòu)流程：（一）公開(kāi)招標(biāo)：金額X萬(wàn)元以上的采購(gòu)項(xiàng)目必須公開(kāi)招標(biāo)，公告期不少于X天；（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判：技術(shù)復(fù)雜或無(wú)法確定價(jià)格的，可啟動(dòng)談判程序，但參與方不得少于X家；（三）合同簽訂：需法務(wù)部門審核關(guān)鍵條款，確保權(quán)責(zé)清晰。第十四條采購(gòu)價(jià)格管控：建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，參考?xì)v史數(shù)據(jù)與市場(chǎng)行情，實(shí)行集中采購(gòu)與比價(jià)采購(gòu)相結(jié)合。價(jià)格異常波動(dòng)必須立即上報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)小組組織調(diào)查。禁止向特定供應(yīng)商支付不合理溢價(jià)。第十五條庫(kù)存周轉(zhuǎn)管理：（一）設(shè)置安全庫(kù)存：按ABC分類法確定各物料庫(kù)存上限，緊急調(diào)撥需經(jīng)審批；（二）呆滯處理：庫(kù)存超期X個(gè)月以上，需提交處置方案，由領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行；（三）盤點(diǎn)機(jī)制：每季度開(kāi)展全面盤點(diǎn)，盤盈盤虧必須查明原因并追責(zé)。第十六條供應(yīng)商履約監(jiān)控：（一）交付跟蹤：重大物資需實(shí)時(shí)跟蹤到貨狀態(tài)，延誤超X天立即預(yù)警；（二）質(zhì)量抽檢：每批次物資按X%比例抽檢，不合格品需追溯供應(yīng)商責(zé)任；（三）履約評(píng)價(jià)：采購(gòu)周期結(jié)束后，由供應(yīng)室牽頭開(kāi)展供應(yīng)商評(píng)分，結(jié)果納入黑名單管理。第十七條采購(gòu)異常處置：（一）緊急調(diào)配：遇生產(chǎn)停線風(fēng)險(xiǎn)，由業(yè)務(wù)部門書面申請(qǐng)，供應(yīng)室協(xié)調(diào)跨區(qū)域調(diào)撥；（二）投訴處理：供應(yīng)商或業(yè)務(wù)部門投訴必須登記存檔，60日內(nèi)反饋處理結(jié)果；（三）輿情監(jiān)控：對(duì)重大采購(gòu)事件建立媒體監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)應(yīng)對(duì)負(fù)面信息。第十八條數(shù)據(jù)安全管控：（一）采購(gòu)數(shù)據(jù)加密：供應(yīng)商信息、價(jià)格談判記錄等敏感數(shù)據(jù)必須加密存儲(chǔ)；（二）權(quán)限管理：系統(tǒng)操作權(quán)限按需分配，定期輪換；（三）離職人員管控：離職人員需交還采購(gòu)資料，并簽署保密協(xié)議。第十九條安全與合規(guī)要求：（一）環(huán)保準(zhǔn)入：優(yōu)先選擇綠色供應(yīng)商，重大采購(gòu)項(xiàng)目需審核環(huán)保認(rèn)證；（二）社會(huì)責(zé)任：禁止向存在強(qiáng)迫勞動(dòng)或侵犯人權(quán)的企業(yè)采購(gòu)；（三）反商業(yè)賄賂：采購(gòu)環(huán)節(jié)禁止任何形式的禮金回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新：（一）定期修訂：每年X月組織制度評(píng)審，根據(jù)法規(guī)變化調(diào)整條款；（二）即時(shí)修訂：遇重大管理漏洞或風(fēng)險(xiǎn)事件，立即啟動(dòng)補(bǔ)充規(guī)定；（三）版本管理：新舊制度通過(guò)編號(hào)區(qū)分，廢止文件需歸檔備查。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警：（一）月度排查：供應(yīng)室每月匯總采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)清單，提交領(lǐng)導(dǎo)小組研判；（二）分級(jí)預(yù)警：按風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)發(fā)布預(yù)警通知，特別風(fēng)險(xiǎn)需全員通報(bào)；（三）整改跟蹤：對(duì)預(yù)警項(xiàng)制定整改計(jì)劃，60日內(nèi)反饋閉環(huán)情況。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制：（一）前置審查：采購(gòu)需求提交前需經(jīng)業(yè)務(wù)部門合規(guī)初審；（二）節(jié)點(diǎn)審查：合同簽訂、付款審批等關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須雙方法定代表人簽字；（三）事后復(fù)核：內(nèi)審部每季度抽查X份采購(gòu)文件，對(duì)違規(guī)行為通報(bào)批評(píng)。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門制定專項(xiàng)預(yù)案，供應(yīng)室備案；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)?dòng)應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組24小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)指揮；（三）責(zé)任協(xié)同：跨部門風(fēng)險(xiǎn)處置需成立臨時(shí)工作組，按職責(zé)分工協(xié)作。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：如泄露采購(gòu)價(jià)格、收受回扣、偽造評(píng)估報(bào)告等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，一般違規(guī)扣績(jī)效，重大違規(guī)解除勞動(dòng)合同；（三）聯(lián)動(dòng)處理：涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）年度評(píng)估：每年X月組織管理效果評(píng)價(jià)，形成《XX專項(xiàng)管理評(píng)估報(bào)告》；（二）流程優(yōu)化：對(duì)排名后X名的業(yè)務(wù)單位，需提交整改方案；（三）知識(shí)管理：將優(yōu)秀實(shí)踐提煉為操作手冊(cè)，納入全員培訓(xùn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障：（一）層級(jí)責(zé)任：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部簽訂XX專項(xiàng)管理責(zé)任狀，納入述職考核；（二）聯(lián)席會(huì)議：每月召開(kāi)XX專項(xiàng)管理聯(lián)席會(huì)，通報(bào)風(fēng)險(xiǎn)事件；（三）資源傾斜：優(yōu)先保障高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的專項(xiàng)管控預(yù)算。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）部門考核：XX專項(xiàng)管理得分占部門年度評(píng)分X%；（二）個(gè)人激勵(lì)：合規(guī)表現(xiàn)突出者，納入評(píng)優(yōu)推薦；（三）處罰扣減：違規(guī)部門取消年度評(píng)優(yōu)資格，負(fù)責(zé)人降級(jí)處理。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層培訓(xùn)：管理層側(cè)重合規(guī)履職，一線員工側(cè)重操作規(guī)范；（二）案例教學(xué)：每月更新XX專項(xiàng)管理案例庫(kù)，組織警示教育；（三）知識(shí)競(jìng)賽：每季度開(kāi)展合規(guī)知識(shí)競(jìng)賽，優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)勵(lì)培訓(xùn)基金。第二十九條信息化支撐：（一）系統(tǒng)對(duì)接：采購(gòu)系統(tǒng)與ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；（二）智能監(jiān)控：通過(guò)大數(shù)據(jù)分析供應(yīng)商履約趨勢(shì)，提前預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)；（三）電子簽章：合同簽訂、付款審批全程電子化，確保可追溯。第三十條文化建設(shè)：（一）合規(guī)手冊(cè)：編制《XX專項(xiàng)管理手冊(cè)》，人手一冊(cè)；（二）承諾書：全員簽署合規(guī)承諾書，張貼公示欄；（三）宣傳月：每年X月開(kāi)展合規(guī)文化宣傳周，營(yíng)造全員參與氛圍。第三十一條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告：重大風(fēng)險(xiǎn)事件需在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）年度報(bào)告：次年X月提交XX專項(xiàng)管理年度報(bào)告，內(nèi)容包括：1.風(fēng)險(xiǎn)