會議管理制度會議管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管要求，參照集團(tuán)母公司《全面風(fēng)險管理指引》及《公司章程》關(guān)于會議管理的相關(guān)條款，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營需求，旨在規(guī)范會議組織與決策行為，防控會議管理過程中的各類風(fēng)險，提升決策效率與合規(guī)性，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬全資及控股子公司、分公司及全體員工。公司各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營決策會、專題研討會、部門例會、外部協(xié)調(diào)會等，均須遵守本制度規(guī)定。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”：指公司針對特定領(lǐng)域（如安全生產(chǎn)、數(shù)據(jù)安全、采購招標(biāo)等）制定的專項(xiàng)管理規(guī)范，包括會議決策、流程審批、風(fēng)險防控等全流程管理。（二）“XX風(fēng)險”：指在會議組織與決策過程中可能引發(fā)的管理失效、決策失誤、合規(guī)瑕疵或資產(chǎn)損失等潛在威脅，如會議記錄缺失、決策權(quán)限越位、供應(yīng)商盡職調(diào)查不足等。（三）“XX合規(guī)”：指會議管理活動必須符合國家法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，確保決策過程合法、程序正當(dāng)、責(zé)任明晰。第四條公司會議管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：所有會議類型均須納入制度管理，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確會議發(fā)起人、組織者、參會者及決策者的職責(zé)邊界，確保權(quán)責(zé)對應(yīng)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注重大決策、敏感議題、外部資源引入等環(huán)節(jié)的風(fēng)險防控。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期復(fù)盤會議管理效能，優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司會議管理負(fù)總責(zé)，對重大決策會議的合規(guī)性、安全性承擔(dān)最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域會議的日常監(jiān)督與決策支持。第六條設(shè)立公司會議管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括辦公室、財(cái)務(wù)部、法務(wù)合規(guī)部、內(nèi)審部及各核心業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司會議管理工作，審議重大會議決策，監(jiān)督制度執(zhí)行，并定期向董事會匯報(bào)工作。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審議公司級會議管理制度及重大會議議題；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門會議資源，優(yōu)化會議組織效率；（三）監(jiān)督會議決策的落地執(zhí)行，開展專項(xiàng)評估；（四）對違反會議管理規(guī)定的行為進(jìn)行問責(zé)。第八條明確三類主體的會議管理職責(zé)：（一）牽頭部門（辦公室）：負(fù)責(zé)會議管理制度的制定與修訂，統(tǒng)籌公司級會議安排，規(guī)范會議記錄與存檔，組織會議系統(tǒng)運(yùn)維。（二）專責(zé)部門（法務(wù)合規(guī)部、內(nèi)審部等）：負(fù)責(zé)重大決策會議的法律合規(guī)審核，對會議議題的風(fēng)險進(jìn)行前置評估，監(jiān)督?jīng)Q策流程的合法性。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)本領(lǐng)域?qū)I(yè)會議的組織與落實(shí)，確保議題的準(zhǔn)確性、決策的合理性，落實(shí)會議決議的具體措施。第九條規(guī)定業(yè)務(wù)部門/下屬單位的會議管理義務(wù)：（一）制定本領(lǐng)域會議管理辦法，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)小組備案；（二）開展會議需求評估，控制會議規(guī)模與頻次；（三）落實(shí)會議決議的閉環(huán)管理，定期報(bào)告執(zhí)行情況；（四）配合領(lǐng)導(dǎo)小組的檢查與審計(jì)工作。第十條基層執(zhí)行崗位的合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）會議記錄人員須確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并簽字確認(rèn)；（二）參會人員須按授權(quán)范圍參與討論，不得擅自代為決策；（三）涉及敏感信息傳遞時，須履行保密義務(wù)；（四）發(fā)現(xiàn)會議流程或決策存在疑點(diǎn)時，及時向?qū)Ｘ?zé)部門報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條會議計(jì)劃管理：所有會議須提前制定計(jì)劃，明確議題、時間、地點(diǎn)、參會人員及預(yù)期目標(biāo)。公司級會議計(jì)劃需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，部門級會議計(jì)劃報(bào)辦公室備案。第十二條會議組織規(guī)范：會議組織者須提前發(fā)布會議通知，明確議程、材料預(yù)審要求及參會方式。重大決策會議須準(zhǔn)備決策預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)小組審議。第十三條決策權(quán)限控制：明確各類會議的決策權(quán)限，如下：（一）部門例會：決策事項(xiàng)僅限于本部門內(nèi)部管理事務(wù)；（二）業(yè)務(wù)專題會：決策事項(xiàng)涉及跨部門協(xié)調(diào)的，須提交公司經(jīng)營決策會審議；（三）重大投資、并購等事項(xiàng)，須提交董事會審議。禁止性行為：嚴(yán)禁越權(quán)決策、私下達(dá)成協(xié)議、決策事項(xiàng)與授權(quán)范圍不符。第十四條會議記錄與存檔：會議記錄須完整記載會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議題、討論過程、決策事項(xiàng)及責(zé)任人。公司級會議記錄需經(jīng)會議主持人簽字確認(rèn)，并移交檔案管理部門存檔。第十五條電子會議管理：鼓勵使用視頻會議系統(tǒng)，減少非必要出差。系統(tǒng)使用須符合信息安全規(guī)定，會議結(jié)束后及時銷毀臨時存儲的音視頻文件。第十六條外部資源引入管理：涉及第三方咨詢、評估等外部參與時，須對服務(wù)商資質(zhì)進(jìn)行盡職調(diào)查，并在會議中履行回避制度。第十七條風(fēng)險防控重點(diǎn)：（一）決策風(fēng)險：重大決策會議須開展多方案比選，必要時引入外部專家論證；（二）信息泄露風(fēng)險：敏感議題會議須控制參會范圍，采取物理隔離或技術(shù)加密措施；（三）流程缺失風(fēng)險：未按計(jì)劃報(bào)備的會議視為無效，決策結(jié)果不予執(zhí)行。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動態(tài)更新機(jī)制：公司辦公室每兩年對會議管理制度進(jìn)行評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或領(lǐng)導(dǎo)小組審議意見及時修訂。修訂后需全公司通報(bào)，并組織培訓(xùn)。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：每年開展會議管理風(fēng)險排查，重點(diǎn)關(guān)注決策權(quán)限越位、供應(yīng)商未盡職調(diào)查、會議記錄缺失等問題。風(fēng)險等級分為一般（黃色）、重大（紅色），由領(lǐng)導(dǎo)小組發(fā)布預(yù)警通知。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：重大決策會議須提交法務(wù)合規(guī)部進(jìn)行前置審查，審查通過后方可召開。會議決議須與合同、預(yù)算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動驗(yàn)證，未通過審查的議題不得上會。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險：由業(yè)務(wù)部門/下屬單位自行處置，并抄送辦公室備案；（二）重大風(fēng)險：啟動應(yīng)急預(yù)案，由領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項(xiàng)工作組，必要時上報(bào)董事會決策。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：違反本制度的行為按以下標(biāo)準(zhǔn)處罰：（一）未履行會議計(jì)劃報(bào)備的，對發(fā)起人處1000元以下罰款；（二）會議記錄嚴(yán)重失實(shí)或缺失的，對記錄人處500元以下罰款；（三）決策事項(xiàng)違反授權(quán)的，視情節(jié)對決策人、組織者分別給予警告至降級處分。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制：每年12月開展會議管理年度評估，通過問卷調(diào)查、案例復(fù)盤等方式收集反饋，形成改進(jìn)報(bào)告并納入績效考核。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部須定期研究會議管理問題，將會議效率與合規(guī)性納入分管領(lǐng)域的工作例會。第二十五條考核激勵機(jī)制：將會議管理納入部門年度考核指標(biāo)，如：（一）部門會議計(jì)劃完成率（權(quán)重20%）；（二）會議決議執(zhí)行率（權(quán)重30%）；（三）違規(guī)問題發(fā)生率（權(quán)重50%）。優(yōu)秀會議管理團(tuán)隊(duì)可優(yōu)先參與評優(yōu)評先，連續(xù)兩次考核不合格的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)小組說明情況。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每年3月開展管理層會議管理培訓(xùn)，重點(diǎn)講解決策權(quán)限與風(fēng)險防控；（二）每月對一線員工進(jìn)行會議操作規(guī)范培訓(xùn)，包括會議通知填寫、記錄要點(diǎn)等；（三）制作《會議管理合規(guī)手冊》，發(fā)放至各業(yè)務(wù)單元。第二十七條信息化支撐：引入會議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以下功能：（一）電子化會議計(jì)劃申報(bào)與審批；（二）智能語音轉(zhuǎn)文字，自動生成會議紀(jì)要；（三）風(fēng)險預(yù)警自動推送至相關(guān)責(zé)任人。第二十八條文化建設(shè)：每年發(fā)布《公司會議行為規(guī)范》白皮書，組織全員簽訂合規(guī)承諾書。設(shè)立“優(yōu)秀會議案例”評選，強(qiáng)化正面引導(dǎo)。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險事件報(bào)告：重大會議風(fēng)險須在24小時內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，并附整改措施；（二）年度管理報(bào)告：辦公室每年4月提交會議管理年度報(bào)