會議組織與管理工作制度會議組織與管理工作制度第一章總則第一條制度制定依據(jù)為貫徹落實《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國家法律法規(guī)要求，規(guī)范公司會議組織與管理，防范經(jīng)營風險，提升管理效率，依據(jù)集團母公司《企業(yè)風險管理實施綱要》及公司內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)實際需要，結(jié)合公司業(yè)務特點及風險防控目標，特制定本制度。本制度旨在明確會議管理的政策框架、適用范圍、核心術語及管理原則，確保會議活動合法合規(guī)、高效有序。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬全資及控股子公司、分公司以及全體員工。公司各級會議包括但不限于：公司董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營管理層會議；部門內(nèi)部會議、跨部門協(xié)調(diào)會議；專項項目啟動會、中期評審會、總結(jié)會；外部合作會議、客戶接待會議等，均須遵守本制度規(guī)定。境外分支機構(gòu)在執(zhí)行本制度時，應結(jié)合當?shù)胤煞ㄒ?guī)及集團境外業(yè)務合規(guī)要求進行調(diào)整，確保管理標準的一致性。第三條核心術語定義1.“會議專項管理”：指公司通過制度建設、流程優(yōu)化、風險防控、監(jiān)督考核等手段，對會議活動全生命周期實施系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理活動，包括會議分類分級、議程制定、資源保障、決議執(zhí)行、效果評估等環(huán)節(jié)。2.“會議風險”：指會議活動在設計、組織、執(zhí)行、決策過程中可能存在的偏差、失誤或違規(guī)行為，可能引發(fā)決策失誤、資源浪費、信息泄露、合規(guī)瑕疵等問題。3.“會議合規(guī)”：指會議活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、集團規(guī)章制度及公司內(nèi)部流程要求，確保會議決策合法有效、執(zhí)行到位、責任可追溯。4.“會議效能”：指會議通過明確目標、控制時長、優(yōu)化流程、強化決議落實等方式，實現(xiàn)決策效率、資源利用率及管理效益的最大化。第四條會議管理核心原則1.全面覆蓋原則：會議管理須覆蓋公司所有層級及業(yè)務場景，確保各類會議活動均納入標準化管理范疇。2.責任到人原則：明確會議發(fā)起人、組織者、參與者及決策人的管理責任，建立責任追溯機制。3.風險導向原則：重點關注高風險會議（如涉及重大投資決策、敏感信息討論、關聯(lián)交易審批的會議），實施差異化管控。4.持續(xù)改進原則：通過動態(tài)評估會議管理效果，優(yōu)化流程漏洞，完善制度體系，提升管理成熟度。5.效率優(yōu)先原則：在保障合規(guī)的前提下，通過精簡議程、控制時長、優(yōu)化形式（如線上線下結(jié)合）等方式提升會議效率。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條決策層職責公司主要負責人對公司會議管理負總責，承擔會議管理制度的審批、監(jiān)督及重大風險決策的最終責任；分管領導為直接責任人，負責分管領域會議活動的組織協(xié)調(diào)、風險防控及制度執(zhí)行情況的考核。決策層須定期審議會議管理制度，對重大會議活動提供方向性指導，確保管理要求與公司戰(zhàn)略目標一致。第六條專項管理領導小組設立公司會議管理專項領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括辦公室、合規(guī)部、財務部、人力資源部等關鍵部門負責人。領導小組主要履行以下職能：1.統(tǒng)籌公司會議管理制度體系建設，審批重大制度修訂；2.負責跨部門會議活動的協(xié)調(diào)與監(jiān)督，解決管理爭議；3.對重大會議風險事件進行決策審批，監(jiān)督整改落實；4.每半年組織一次會議管理效果評估，提出優(yōu)化建議。第七條三類主體職責劃分1.牽頭部門（辦公室）：-負責制定及修訂會議管理制度，組織制度培訓與宣貫；-統(tǒng)籌公司年度會議計劃，審批會議預算及資源調(diào)配；-監(jiān)督會議流程合規(guī)性，收集管理反饋并推動改進；-建立會議管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)會議活動電子化、自動化管理。2.專責部門：-合規(guī)部：負責會議合規(guī)性審查，對敏感議題（如關聯(lián)交易、招標采購、信息披露）進行專項核查；-財務部：負責會議經(jīng)費預算審核、支出監(jiān)控及財務報銷合規(guī)性管理；-人力資源部：負責會議參與人員考勤管理、績效關聯(lián)及異常行為預警。3.業(yè)務部門/下屬單位：-負責本領域會議活動的具體組織，落實會議決策的執(zhí)行與跟蹤；-開展日常會議風險排查，及時上報違規(guī)線索；-建立內(nèi)部會議管理臺賬，定期向牽頭部門報送執(zhí)行情況。第八條基層執(zhí)行崗責任所有參與會議的員工均須履行以下義務：1.崗位合規(guī)承諾：簽署《會議參與合規(guī)承諾書》，明確個人在會議中的責任與紀律要求；2.風險識別與上報：對會議中的潛在違規(guī)行為（如泄露商業(yè)秘密、虛假報告決議）及時向?qū)Ｘ煵块T報告；3.會議記錄規(guī)范：確保會議紀要準確反映決策內(nèi)容、責任分工及執(zhí)行時限，經(jīng)相關人員簽字確認后存檔；4.資源節(jié)約要求：按需使用會議物資，杜絕浪費。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條會議分類與分級管理公司會議按層級分為：1.公司級會議：包括董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營管理層會議，須嚴格履行議事規(guī)則，決策事項須經(jīng)領導小組審議；2.部門級會議：包括業(yè)務部門內(nèi)部會議、跨部門協(xié)調(diào)會，須明確會議目標，控制參會范圍；3.業(yè)務類會議：包括項目啟動會、客戶接待會、招標評審會等，須強化合規(guī)審核，重點防控利益輸送、信息泄露風險。第十條會議議程與材料準備1.議程制定要求：會議發(fā)起人須提前制定會議議程，明確議題、討論順序、決策事項及時間分配，經(jīng)牽頭部門審核后發(fā)布；2.材料準備規(guī)范：重要會議須提前3天發(fā)布會議材料，確保數(shù)據(jù)真實、邏輯清晰，敏感信息須履行保密審批；3.禁止性行為：嚴禁在會議中泄露未公開的財務數(shù)據(jù)、客戶信息或競對情報，嚴禁未經(jīng)授權(quán)發(fā)布會議結(jié)論。第十一條會議組織與執(zhí)行規(guī)范1.會場管理：公司級會議須使用指定會場，配備保密設施（如監(jiān)控、信號屏蔽），禁止無關人員闖入；2.參會人員控制：根據(jù)議題范圍確定參會人員，嚴禁替會、代簽，重要會議可要求參會人視頻連線確認身份；3.線上線下結(jié)合：鼓勵通過視頻會議系統(tǒng)減少差旅成本，但須確保線上參會人員與線下同等履行決策程序。第十二條決策程序與決議落實1.決策程序：重大決策須經(jīng)充分討論，形成書面決議，由會議主持人簽字確認，存入決策檔案；2.決議跟蹤：牽頭部門須建立決議執(zhí)行臺賬，定期向領導小組匯報進度，逾期未完成的須說明原因；3.禁止行為：嚴禁虛假記錄會議決議、擅自變更決策內(nèi)容，決議執(zhí)行中的重大分歧須上報決策層協(xié)調(diào)。第十三條會議記錄與檔案管理1.記錄要求：會議記錄須完整反映會議時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策事項及責任分工；2.保密管理：涉密會議記錄須加密存儲，僅授權(quán)人員可查閱，紙質(zhì)檔案需雙人保管；3.歸檔標準：會議材料須在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)歸檔，電子檔案須符合集團檔案管理規(guī)范。第十四條會議風險防控重點1.信息泄露風險：涉密會議須進行技術檢測（如信號檢測、拍照限制），參會人員須簽署保密協(xié)議；2.決策風險：重大決策會議須邀請外部專家參與論證，避免決策失誤；3.資源浪費風險：通過會議時長控制、線上替代等措施減少無效投入。第十五條關聯(lián)交易審批規(guī)范1.提前報備：涉及關聯(lián)交易的會議須提前15天向合規(guī)部報備交易背景及決策方案；2.獨立評審：關聯(lián)交易決策須由非關聯(lián)人員組成的評審小組進行獨立評估；3.記錄存檔：關聯(lián)交易會議決議須單獨存檔，并標注關聯(lián)方信息，接受審計監(jiān)督。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制1.修訂觸發(fā)條件：當國家會議管理法規(guī)調(diào)整、集團制度更新或公司業(yè)務模式變化時，牽頭部門須在1個月內(nèi)啟動制度修訂；2.修訂流程：修訂方案須經(jīng)領導小組審議、全員征求意見，重大修訂需報母公司備案；3.發(fā)布要求：制度修訂后須通過公司官網(wǎng)、內(nèi)部公告等渠道發(fā)布，并組織全員培訓。第十七條風險識別預警機制1.定期排查：每年第一季度由牽頭部門牽頭，組織合規(guī)部、財務部、人力資源部開展會議管理風險排查，形成風險清單；2.分級評估：對識別的風險按“一般、重大”進行分級，一般風險由業(yè)務部門整改，重大風險上報領導小組決策；3.預警發(fā)布：對高風險會議活動（如涉及敏感數(shù)據(jù)、重大資金審批），通過內(nèi)部通報、專項提醒等方式發(fā)布預警。第十八條合規(guī)審查機制1.審查嵌入關鍵節(jié)點：重要會議（如招標評審會、投資決策會）須在議程發(fā)布、決議形成、資料存檔等環(huán)節(jié)進行合規(guī)審查；2.“未經(jīng)審查不得實施”原則：任何會議活動不得在未通過合規(guī)審查前啟動，審查不通過的須重新修訂方案；3.審查記錄管理：合規(guī)部須建立審查臺賬，對審查意見及整改情況進行跟蹤。第十九條風險應對機制1.一般風險處置：由業(yè)務部門制定整改方案，3個月內(nèi)完成整改，牽頭部門驗收合格后銷號；2.重大風險處置：啟動應急預案，由領導小組成立專項工作組，協(xié)同處置風險事件，必要時向監(jiān)管機構(gòu)報告；3.責任協(xié)同：風險處置中涉及多個部門的，須明確牽頭單位及協(xié)同流程，確保責任落實。第二十條責任追究機制1.違規(guī)情形界定：對違反會議紀律（如泄露會議信息、虛假記錄決議）、濫用職權(quán)（如截留決策信息）、資源浪費等行為，按集團《違規(guī)處理辦法》進行處罰；2.處罰標準：輕微違規(guī)由部門負責人誡勉談話，嚴重違規(guī)取消年度評優(yōu)資格，涉嫌違紀的移交紀檢監(jiān)察部門；3.聯(lián)動考核：會議管理處罰結(jié)果須納入績效考核，對相關責任人進行績效扣減。第二十一條評估改進機制1.評估周期：每年12月由牽頭部門牽頭，組織專責部門對會議管理體系進行評估，形成評估報告；2.評估內(nèi)容：包括制度完整性、流程合規(guī)性、風險防控有效性、資源利用效率等；3.優(yōu)化措施：評估報告須明確改進方向，提出具體修訂建議，并納入次年工作計劃。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障1.層級責任：公司主要負責人每年至少聽取1次會議管理專項工作匯報，分管領導每月檢查1次制度執(zhí)行情況；2.監(jiān)督機制：公司內(nèi)部審計部每年對會議管理合規(guī)性進行專項審計，審計結(jié)果納入部門績效考核；3.外部協(xié)同：與集團母公司合規(guī)部建立會議管理信息共享機制，定期交流管理經(jīng)驗。第二十三條考核激勵機制1.部門考核：將會議管理合規(guī)性納入部門年度考核指標，對制度執(zhí)行優(yōu)秀的部門給予資源傾斜；2.個人激勵：對主動發(fā)現(xiàn)并報告會議風險的員工，給予一次性獎勵；3.負面掛鉤：對因會議管理不當導致重大損失的部門，實行負責人免職或降級處理。第二十四條培訓宣傳機制1.分層級培訓：管理層重點培訓合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓操作規(guī)范，每年4月和10月開展集中培訓；2.宣傳載體：通過內(nèi)刊、OA公告、宣傳欄等渠道發(fā)布會議管理典型案例，強化警示教育；3.培訓考核：培訓后須進行書面測試，測試不合格者須重新學習，確保全員掌握制度要求。第二十五條信息化支撐1.系統(tǒng)建設：開發(fā)會議管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)會議計劃制定、預算審批、資源調(diào)度、決議跟蹤等功能自動化；2.數(shù)據(jù)監(jiān)控：系統(tǒng)自動統(tǒng)計會議時長、參會人數(shù)、決策完成率等指標，對異常數(shù)據(jù)發(fā)布預警；3.接口對接：與OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)打通數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)信息共享。第二十六條文化建設1.合規(guī)手冊：編制《會議管理合規(guī)手冊》，明確會議分類、流程、風險點及處罰標準，人手一冊；2.承諾書簽訂：新員工入職須簽署《會議參與合規(guī)承諾書》，現(xiàn)有員工每年簽署一次；3.氛圍營造：通過“合規(guī)月”活動、知識競賽等形式，培育“會議即合規(guī)”的文化理念。第二十七條報告制度1.風險事件報告：發(fā)生會議管理違規(guī)事件（如泄密、虛假決議）的，須在2小時內(nèi)向?qū)Ｘ煵块T報告，24小時內(nèi)提交初步調(diào)查報告；2.年度報告：每年3月31日前由牽頭部門提交《會議管理年度報告》，內(nèi)