養(yǎng)老院檔案信息管理制度養(yǎng)老院檔案信息管理制度養(yǎng)老院檔案信息作為機構(gòu)運營、服務質(zhì)量及合規(guī)管理的重要載體，其真實性、完整性、安全性和保密性直接關(guān)系到入住老人的切身利益和機構(gòu)的聲譽。為規(guī)范養(yǎng)老院檔案信息管理，防范信息泄露、篡改、丟失等風險，提升管理效率與合規(guī)水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個人信息保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合養(yǎng)老行業(yè)特性及集團母公司關(guān)于數(shù)據(jù)安全與風險防控的管理規(guī)定，特制定本制度。本制度適用于公司各部門、下屬養(yǎng)老院及全體員工，涵蓋檔案信息的收集、整理、存儲、利用、銷毀等全生命周期管理，并覆蓋養(yǎng)老院運營、醫(yī)療、財務、人事、安全管理等業(yè)務場景。本制度中下列術(shù)語的定義如下：1.XX專項管理：指針對養(yǎng)老院檔案信息管理，建立覆蓋制度規(guī)范、流程優(yōu)化、風險防控、監(jiān)督考核、技術(shù)保障等全要素的管理體系，確保檔案信息合規(guī)、安全、高效利用。2.XX風險：指因檔案信息管理不善可能導致的法律責任、運營中斷、聲譽損害、數(shù)據(jù)泄露或侵權(quán)風險等。3.XX合規(guī)：指檔案信息管理活動嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部制度，確保業(yè)務操作合法合規(guī)。4.XX關(guān)鍵環(huán)節(jié)：指檔案信息管理中的核心流程節(jié)點，如信息采集、權(quán)限控制、安全審計等，需重點管控以防范風險。養(yǎng)老院檔案信息管理應遵循以下原則：1.全面覆蓋：檔案信息管理須覆蓋所有業(yè)務領(lǐng)域，確保無死角、無遺漏。2.責任到人：明確各級管理及執(zhí)行主體的職責，確保責任可追溯。3.風險導向：聚焦高風險環(huán)節(jié)，強化預防與控制措施。4.持續(xù)改進：定期評估管理效果，動態(tài)優(yōu)化制度與流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責第二章第一條公司主要負責人為養(yǎng)老院檔案信息管理的第一責任人，對檔案信息管理工作的整體成效負總責；分管領(lǐng)導為直接責任人，負責組織制度落實、風險防控及監(jiān)督考核。第二章第二條設立養(yǎng)老院檔案信息管理領(lǐng)導小組（以下簡稱“領(lǐng)導小組”），由公司分管領(lǐng)導牽頭，成員包括檔案管理部、信息技術(shù)部、運營部、法務合規(guī)部等部門負責人及下屬養(yǎng)老院院長。領(lǐng)導小組統(tǒng)籌檔案信息管理的頂層設計，負責：1.制定與修訂檔案信息管理制度，審批重大風險防控方案；2.組織跨部門協(xié)調(diào)，解決管理中的重大問題；3.定期開展管理效果評估，向決策層匯報。第二章第三條各部門及下屬單位職責劃分如下：1.牽頭部門（檔案管理部/信息技術(shù)部）：-統(tǒng)籌檔案信息管理制度的制定與優(yōu)化；-識別檔案信息管理風險，提出防控措施；-負責系統(tǒng)化工具的推廣與運維；-組織培訓與宣貫，提升全員合規(guī)意識。2.專責部門（法務合規(guī)部/運營部）：-負責檔案信息業(yè)務合規(guī)審核，監(jiān)督流程執(zhí)行；-優(yōu)化檔案信息管理流程，降低操作風險；-參與重大風險事件的處置與調(diào)查。3.業(yè)務部門/下屬單位（各養(yǎng)老院及業(yè)務團隊）：-落實檔案信息管理要求，確保業(yè)務操作合規(guī)；-開展日常風險排查，及時上報異常情況；-負責檔案信息的日常整理、歸檔與保管。4.基層執(zhí)行崗（一線員工）：-嚴格遵守檔案信息操作規(guī)范，履行崗位合規(guī)承諾；-配合風險排查與審計，及時報告可疑行為；-對所接觸的檔案信息承擔保密責任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第三章第一條信息采集與登記-合規(guī)標準：檔案信息采集須基于業(yè)務需求，遵循“最小必要”原則，確保信息來源合法、采集過程規(guī)范；采用標準化表格統(tǒng)一登記，避免信息遺漏或錯誤。-禁止性行為：嚴禁通過非法渠道獲取或強迫老人及家屬提供非必要信息。-風險防控：重點防范采集環(huán)節(jié)的虛假信息、不實記錄，需建立信息核驗機制。第三章第二條權(quán)限控制與訪問管理-合規(guī)標準：實施分級授權(quán)，核心檔案（如醫(yī)療記錄、財務憑證）僅限授權(quán)人員訪問；建立訪問日志，記錄查詢?nèi)?、時間、內(nèi)容等。-禁止性行為：嚴禁越權(quán)訪問、違規(guī)共享或泄露檔案信息。-風險防控：定期審查權(quán)限分配，及時撤銷離職員工或調(diào)崗人員的訪問權(quán)限。第三章第三條存儲與保管-合規(guī)標準：紙質(zhì)檔案需分類編號、專柜存放，設置“雙人雙鎖”保管機制；電子檔案需存儲在安全服務器，定期備份，確保不可篡改。-禁止性行為：嚴禁將檔案帶離辦公場所，禁止非授權(quán)人員接觸存儲設備。-風險防控：定期檢查存儲環(huán)境（溫濕度、防火防潮），防范物理損毀風險。第三章第四條利用與共享-合規(guī)標準：檔案信息利用須取得相關(guān)方（老人、家屬或法律授權(quán)主體）同意，并明確用途；對外共享需經(jīng)領(lǐng)導小組審批。-禁止性行為：嚴禁以營利為目的擅自使用檔案信息，禁止泄露老人隱私。-風險防控：建立檔案利用審批臺賬，監(jiān)督用途是否與授權(quán)一致。第三章第五條保密與銷毀-合規(guī)標準：敏感檔案信息需標注保密等級，離職員工須清退所有接觸過的檔案；檔案銷毀需經(jīng)審批，采用不可逆方式（如碎紙機）處理，并記錄銷毀時間、數(shù)量、經(jīng)辦人。-禁止性行為：嚴禁私自銷毀或留存涉密檔案。-風險防控：定期開展保密培訓，強化員工保密意識。第三章第六條系統(tǒng)安全管理-合規(guī)標準：電子檔案系統(tǒng)需符合國家信息安全等級保護要求，采用加密傳輸、多重認證等技術(shù)手段；定期開展安全漏洞掃描，及時修復。-禁止性行為：禁止使用非授權(quán)賬號登錄系統(tǒng)，禁止擅自修改系統(tǒng)參數(shù)。-風險防控：建立應急響應機制，防范黑客攻擊或數(shù)據(jù)中毒事件。第三章第七條醫(yī)療檔案專項管理-合規(guī)標準：醫(yī)療檔案需完整記錄診療過程、用藥記錄、護理方案等，確保與老人健康信息同步更新；實施“醫(yī)療檔案與老人健康檔案綁定”管理。-禁止性行為：嚴禁偽造醫(yī)療記錄，禁止未經(jīng)授權(quán)調(diào)閱他人醫(yī)療檔案。-風險防控：加強醫(yī)護人員的合規(guī)培訓，防范診療記錄不實風險。第三章第八條財務檔案專項管理-合規(guī)標準：財務檔案包括合同、憑證、報表等，需按會計準則歸檔，確保可追溯；定期開展內(nèi)部審計，防范財務舞弊。-禁止性行為：嚴禁虛列支出、偽造發(fā)票，禁止違規(guī)使用檔案信息進行資金挪用。-風險防控：建立財務檔案交叉復核機制，確保數(shù)據(jù)準確。第三章第九條應急響應與處置-合規(guī)標準：制定檔案信息安全事故應急預案，明確報告流程、處置措施及責任分工；發(fā)生信息泄露時，需在24小時內(nèi)啟動應急程序，控制影響范圍。-禁止性行為：嚴禁遲報、漏報或瞞報檔案信息安全事故。-風險防控：定期開展應急演練，提升處置能力。第四章專項管理運行機制第四章第一條制度動態(tài)更新機制-檔案信息管理制度須每年至少審核一次，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整或風險事件及時修訂；修訂后需組織全員培訓，確保執(zhí)行到位。第四章第二條風險識別預警機制-每季度開展專項風險排查，重點識別信息泄露、系統(tǒng)漏洞、操作違規(guī)等風險，評估后形成風險清單并分級管理；對高風險項發(fā)布預警通知，要求限期整改。第四章第三條合規(guī)審查機制-將檔案信息管理審查嵌入業(yè)務流程，如采購合同簽訂需審核檔案引用條款，系統(tǒng)權(quán)限變更需合規(guī)部門審批；明確“未經(jīng)審查不得實施”原則，違規(guī)操作需追溯責任。第四章第四條風險應對機制-一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險需領(lǐng)導小組協(xié)調(diào)處置；建立責任協(xié)同機制，如信息技術(shù)部配合運營部修復系統(tǒng)漏洞，法務合規(guī)部指導流程優(yōu)化。第四章第五條責任追究機制-明確違規(guī)情形及處罰標準，如泄露檔案信息屬一般違規(guī)，需扣除績效；偽造檔案屬重大違規(guī)，需解除勞動合同并追究法律責任；處罰結(jié)果與績效考核、評優(yōu)評先掛鉤。第四章第六條評估改進機制-每半年對檔案信息管理有效性開展評估，通過查閱記錄、抽樣檢查、員工訪談等方式收集反饋；評估結(jié)果用于優(yōu)化制度漏洞，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)操作不便需改進界面設計。第五章專項管理保障措施第五章第一條組織保障-各級領(lǐng)導須定期聽取檔案信息管理匯報，將管理成效納入部門年度目標考核；設立專項管理推進小組，協(xié)調(diào)跨部門資源。第五章第二條考核激勵機制-將檔案信息管理合規(guī)情況納入部門年度績效考核，合規(guī)達標率高的部門給予獎勵，不合格的部門通報批評；對發(fā)現(xiàn)重大風險的員工給予績效加分。第五章第三條培訓宣傳機制-每半年開展全員檔案信息管理培訓，管理層側(cè)重合規(guī)履職要求，一線員工側(cè)重操作規(guī)范；通過宣傳欄、內(nèi)部郵件等渠道強化合規(guī)意識。第五章第四條信息化支撐-引入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案分類自動歸檔、權(quán)限動態(tài)調(diào)整、操作全程留痕；利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行風險實時監(jiān)控，異常行為自動預警。第五章第五條文化建設-編制《養(yǎng)老院檔案信息合規(guī)手冊》，發(fā)布至各養(yǎng)老院及員工端；組織簽訂合規(guī)承諾書，將保密義務納入勞動合同。第五章第六條報告制度-建立風險事件上報臺賬，要求業(yè)務部門在發(fā)現(xiàn)異常時24小時內(nèi)上報至牽頭部門；每年1月31日前提交年度管理報告，