公司內部文件收發(fā)管理規(guī)范為規(guī)范公司內部文件收發(fā)流程，確保文件傳遞及時、安全、準確，提升辦公效率，維護信息管理的規(guī)范性與保密性，結合公司實際運營需求，特制定本管理規(guī)范。一、適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門及下屬單位的內部文件（含紙質、電子文件）收發(fā)管理工作，涵蓋文件的接收、登記、傳遞、辦理、歸檔及配套管理要求。二、職責分工（一）行政部（綜合管理部）作為文件管理統(tǒng)籌部門，負責制定/修訂管理規(guī)范，監(jiān)督各部門合規(guī)性；統(tǒng)一編制公司級發(fā)文文號，指導文件格式規(guī)范；牽頭文件管理培訓，定期檢查臺賬與歸檔情況；負責涉密文件備案與銷毀監(jiān)督。（二）部門文員（文件管理員）各部門指定專人擔任文件管理員，負責本部門文件的日常收發(fā)、登記、傳遞及臺賬維護；按要求擬辦、催辦文件，確保承辦閉環(huán)；對本部門發(fā)文進行格式初審，配合行政部完成文號申領與歸檔；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，妥善保管涉密文件。（三）業(yè)務部門起草文件時確保內容真實、邏輯清晰，履行部門負責人審核職責；承辦文件時明確時限與責任人，及時反饋進展；配合文件管理員完成歸檔材料整理與移交。三、文件收發(fā)流程（一）收文管理1.接收與核驗部門文件管理員接收內部文件時，核對來源、份數(shù)、附件完整性及密級標識（如需），確認無誤后簽收。若發(fā)現(xiàn)文件破損、缺頁或與傳遞清單不符，立即與發(fā)文部門核實并記錄。2.登記與編號采用《內部收文登記簿》登記文件信息（收文日期、來文部門、標題、文號、密級、份數(shù)、辦理狀態(tài)等），電子文件同步在內部OA系統(tǒng)或加密平臺登記，確保紙質與電子臺賬一致。3.擬辦與批辦文件管理員結合內容與職責提出擬辦意見（如“呈部門負責人閱示”“轉XX崗位辦理”），經部門負責人批辦后啟動承辦流程，批辦意見需明確要求、時限及責任人。4.承辦與反饋承辦人按批辦要求開展工作，重要文件建立《文件承辦跟蹤表》記錄節(jié)點（如“已溝通”“待協(xié)調”“辦結”）。辦理完成后，承辦人向文件管理員反饋結果，由管理員更新臺賬狀態(tài)。5.歸檔與保管辦結文件5個工作日內完成歸檔，紙質文件按“年度-部門-文號”分類存放，電子文件上傳至公司檔案系統(tǒng)。涉密文件單獨存放于密碼柜，借閱需履行審批手續(xù)。（二）發(fā)文管理1.擬稿與審核業(yè)務部門起草文件時，按《公司文件格式規(guī)范》排版，注明主送/抄送范圍、密級（如需）及生效日期。文稿經部門負責人審核內容后，提交行政部審核格式規(guī)范性（文號、落款、頁碼等）。2.簽發(fā)與編號部門級文件由部門負責人簽發(fā)，公司級文件報分管領導或總經理簽發(fā)。簽發(fā)后，行政部按“部門簡稱+年份+序號”編制文號（如“人力發(fā)〔2024〕05號”），并在文稿首頁標注。3.印制與分發(fā)紙質文件按簽發(fā)份數(shù)印制（涉密文件使用專用打印機并全程監(jiān)控）；電子文件通過內部OA、加密郵件或U盤（涉密文件）傳遞。分發(fā)前填寫《內部發(fā)文清單》，注明接收部門、份數(shù)、傳遞方式，由接收人簽字確認。4.歸檔與備案發(fā)文后，文件管理員留存發(fā)文底稿（含簽發(fā)意見）、正式文件各一份，與電子文稿一并移交行政部備案。年度結束后，按檔案管理要求完成立卷歸檔。四、管理要求（一）格式規(guī)范內部文件需包含文號、標題、主送部門、正文、附件（如有）、發(fā)文部門、日期等要素，字體、行距、頁碼設置統(tǒng)一（具體見《公司文件格式規(guī)范》）。涉密文件首頁標注“秘密”“機密”等字樣，電子文件設置訪問密碼。（二）傳遞時效普通文件收文后2個工作日內擬辦，承辦時限不超過5個工作日；緊急文件標注“加急”，收文后1個工作日內啟動辦理，承辦時限壓縮至2個工作日。電子文件24小時內確認接收，紙質文件專人送達或掛號信（跨區(qū)域），確保3個工作日內簽收。（三）催辦督辦文件管理員每周梳理未辦結文件，向承辦人發(fā)送《催辦通知單》（注明超期天數(shù)與要求）。部門負責人每季度抽查辦理情況，對超期或不力事項通報，納入績效考核。（四）保密管理涉密文件單獨登記、傳遞，使用加密文件袋或專用U盤，嚴禁通過普通郵件、即時通訊工具傳輸。文件管理員離職/調崗時，辦理涉密文件移交手續(xù)（部門負責人監(jiān)交并備案）。（五）檔案管理行政部每年一季度組織歸檔，紙質檔案裝訂成冊、編制檢索目錄，電子檔案備份至專用服務器。歸檔文件保存至少10年，涉密文件按國家規(guī)定銷毀（行政部牽頭，雙人監(jiān)銷并記錄）。五、附則本規(guī)范由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行。原有規(guī)定與本規(guī)范沖突的，以本規(guī)范為準。各部門3