機(jī)關(guān)單位文件管理規(guī)范教程引言機(jī)關(guān)單位文件是政務(wù)運(yùn)行的核心載體，其管理水平直接影響工作效率、信息安全與合規(guī)性。本教程從全流程管控、全要素規(guī)范、全周期安全角度，梳理文件管理的實(shí)務(wù)要點(diǎn)，為機(jī)關(guān)單位提供可落地的操作指引。一、文件分類與編號(hào)規(guī)范（一）分類維度機(jī)關(guān)文件可按性質(zhì)（行政公文、業(yè)務(wù)文書、會(huì)議材料等）、密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密、普通）、緊急程度（特急、加急、平件）、來(lái)源（收文、發(fā)文、內(nèi)部流轉(zhuǎn)件）等維度分類。分類需結(jié)合單位職能，確保類別清晰、互不交叉（如“行政公文”下設(shè)“請(qǐng)示”“報(bào)告”等子類別）。（二）編號(hào)規(guī)則1.收文編號(hào)：采用“年度-代字-序號(hào)”格式（如“2024-JW-SW-001”，代表2024年機(jī)關(guān)黨委收文第1號(hào)）。代字需明確部門/類別，序號(hào)從001連續(xù)編排。2.發(fā)文編號(hào)：遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，如“X政發(fā)〔2024〕1號(hào)”（X機(jī)關(guān)2024年第1號(hào)發(fā)文）。聯(lián)合發(fā)文需明確主辦單位編號(hào)規(guī)則。3.內(nèi)部文件編號(hào)：簡(jiǎn)化為“部門簡(jiǎn)稱-年度-序號(hào)”（如“人資-____”），便于內(nèi)部識(shí)別。注意：編號(hào)需唯一、連續(xù)，作廢文件標(biāo)注“作廢”并留存編號(hào)記錄，避免重復(fù)。二、收文管理全流程操作（一）簽收與登記簽收：收到文件（紙質(zhì)/電子）時(shí)，核對(duì)文號(hào)、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度，與來(lái)文信息一致后簽收；電子文件需確認(rèn)來(lái)源合法性（如OA系統(tǒng)、政務(wù)平臺(tái)）。登記：建立《收文登記表》，記錄文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)源、密級(jí)、收文日期、經(jīng)辦人等要素；電子文件同步登記并關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)路徑。（二）擬辦與批辦擬辦：文書崗位根據(jù)文件內(nèi)容，提出承辦部門、辦理建議（如“請(qǐng)法規(guī)科牽頭，5個(gè)工作日內(nèi)反饋意見”），意見需清晰可操作。批辦：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)明確辦理責(zé)任、時(shí)限、要求，重要文件需集體研究后批辦。（三）承辦與催辦承辦：承辦部門分解任務(wù)、明確責(zé)任人，涉密/緊急文件優(yōu)先處理，辦理過程留存記錄（如會(huì)議紀(jì)要、工作臺(tái)賬）。催辦：辦公室對(duì)超期文件，通過書面通知、系統(tǒng)提醒等方式催辦，記錄催辦結(jié)果，確保流程閉環(huán)。（四）辦結(jié)與歸檔文件辦理完畢后，承辦部門移交辦理結(jié)果、配套材料，文書審核完整性后，按檔案要求歸檔（電子文件同步上傳至檔案系統(tǒng)）。三、發(fā)文管理規(guī)范要點(diǎn)（一）起草與審核起草：發(fā)文需符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，內(nèi)容主題明確、表述規(guī)范；涉密文件標(biāo)注密級(jí)/保密期限，聯(lián)合發(fā)文需協(xié)商一致。審核：實(shí)行“科室初審-辦公室復(fù)審-領(lǐng)導(dǎo)終審”三級(jí)審核：科室初審：檢查內(nèi)容合規(guī)性、格式規(guī)范性；辦公室復(fù)審：審核發(fā)文必要性、流程完整性；領(lǐng)導(dǎo)終審：確認(rèn)發(fā)文意圖、審批簽發(fā)。（二）簽發(fā)與編號(hào)簽發(fā)：發(fā)文由單位負(fù)責(zé)人或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，聯(lián)合發(fā)文需所有聯(lián)署單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)（簽署姓名、日期）。編號(hào)：辦公室按規(guī)則編制文號(hào)，確保唯一、連續(xù)。（三）印制與分發(fā)印制：涉密文件在專用設(shè)備、涉密場(chǎng)所印制，紙質(zhì)文件核對(duì)份數(shù)/格式，電子文件轉(zhuǎn)換為PDF（涉密文件除外）。分發(fā)：按發(fā)文范圍分發(fā)，建立《發(fā)文分發(fā)登記表》；涉密文件通過加密渠道傳輸，禁止普通郵件寄送。（四）歸檔與備案發(fā)文印發(fā)后，移交定稿、簽發(fā)單、正式文本（紙質(zhì)+電子）歸檔，電子文件留存元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄）。四、檔案管理與利用規(guī)范（一）收集與整理收集：定期（季度/年度）收集已辦結(jié)文件及配套材料（如會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告），確?！皯?yīng)歸盡歸”。整理：按“年度-類別-保管期限”分類編目，紙質(zhì)檔案裝訂成冊(cè)、標(biāo)注頁(yè)碼；電子檔案建立樹狀文件夾，命名與紙質(zhì)一致（如“2024-行政公文-永久-001”）。（二）保管與維護(hù)保管環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮、防蟲的專用庫(kù)房（溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期檢測(cè)介質(zhì)健康。保管期限：按規(guī)定分為永久、30年、10年，到期檔案鑒定后銷毀或續(xù)存。（三）利用與借閱利用：內(nèi)部人員查閱需填《檔案查閱申請(qǐng)表》，涉密檔案需部門負(fù)責(zé)人+保密員審批后查閱，禁止拍照核心涉密內(nèi)容。借閱：檔案借出需登記借閱人、期限，到期催還；涉密檔案禁止外借，確需外帶需單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并簽保密協(xié)議。五、安全與保密管理要求（一）密級(jí)文件管理標(biāo)識(shí)與管控：涉密文件標(biāo)注密級(jí)、保密期限、知悉范圍，存放于密碼柜/加密設(shè)備；電子涉密文件需加密（國(guó)密算法），禁止與非涉密設(shè)備連接。傳輸與處置：涉密文件通過涉密網(wǎng)絡(luò)、加密傳真?zhèn)鬏?；銷毀需用涉密碎紙機(jī)或送指定機(jī)構(gòu)，雙人監(jiān)銷、登記備案。（二）電子文件安全存儲(chǔ)安全：電子文件異地備份（云端+本地），定期備份；辦公電腦安裝殺毒軟件，禁止存儲(chǔ)涉密文件于個(gè)人設(shè)備。訪問控制：按“最小必要”分配權(quán)限（如普通人員僅查非涉密文件），登錄需密碼+驗(yàn)證碼。六、數(shù)字化管理實(shí)踐指引（一）電子文件全生命周期管理形成：使用正版軟件起草，保存為通用格式（DOCX、PDF）；涉密文件在專用終端起草，禁止聯(lián)網(wǎng)。存儲(chǔ)：電子文件同步存儲(chǔ)于檔案系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，建立“起草-審核-簽發(fā)-歸檔”電子臺(tái)賬，記錄操作日志。（二）OA與檔案系統(tǒng)融合流程對(duì)接：OA系統(tǒng)完成流程后，自動(dòng)推送至檔案系統(tǒng)歸檔，實(shí)現(xiàn)“辦檔同步”。檢索利用：通過關(guān)鍵詞/全文檢索快速定位文件，支持在線預(yù)覽（非涉密文件），提升效率。七、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）定期檢查辦公室每季度開展專項(xiàng)檢查，內(nèi)容包括：收發(fā)文流程合規(guī)性（登記、審批、歸檔）；檔案完整性、保管環(huán)境；涉密文件管控（標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、傳輸）。（二）考核與問責(zé)考核指標(biāo)：設(shè)置“文件歸檔及時(shí)率”“涉密文件合規(guī)率”等，納入部門績(jī)效考核。責(zé)任追究：對(duì)文件丟失、泄密等問題，按《保密法》《公職人員政