采購申請(qǐng)與審批流程標(biāo)準(zhǔn)文檔（成本控制版）一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本流程標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要采購物品或服務(wù)時(shí)的申請(qǐng)與審批管理，旨在通過規(guī)范化流程控制成本支出、明確責(zé)任分工、提升采購效率。常見應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：辦公用品（如文具、耗材）的常規(guī)采購；生產(chǎn)用原材料、零部件的補(bǔ)充采購；設(shè)備、工具的采購或升級(jí)；服務(wù)類采購（如維修、咨詢、培訓(xùn)等）；其他符合公司規(guī)定的非日常性采購需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫發(fā)起人：需求部門經(jīng)辦人*（以下簡(jiǎn)稱“經(jīng)辦人”）根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，發(fā)起采購申請(qǐng)。填寫要求：登錄公司采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《采購申請(qǐng)單》），準(zhǔn)確填寫以下信息：基本信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、預(yù)計(jì)到貨日期；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途說明（需注明“成本控制依據(jù)”，如“替換舊設(shè)備以降低能耗”“批量采購享受折扣”等）；附件：如需提供技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)詢價(jià)記錄（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）、舊設(shè)備報(bào)廢證明等，一并。提交：確認(rèn)信息無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核人：需求部門負(fù)責(zé)人*（以下簡(jiǎn)稱“部門負(fù)責(zé)人”）。審核內(nèi)容：采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃，是否為必需品；需求數(shù)量與規(guī)格的準(zhǔn)確性：是否存在過度采購或規(guī)格冗余；成本初步控制：預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否有更經(jīng)濟(jì)的替代方案。處理結(jié)果：審核通過：流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；審核不通過：退回經(jīng)辦人修改，注明修改意見（如“數(shù)量過多，建議按季度采購”“規(guī)格偏高，可降級(jí)選擇”）。（三）財(cái)務(wù)部門成本審核審核人：財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)*（以下簡(jiǎn)稱“財(cái)務(wù)審核人”）。審核內(nèi)容：預(yù)算符合性：采購項(xiàng)目是否納入年度/季度預(yù)算，超預(yù)算部分是否按規(guī)定提交《預(yù)算外申請(qǐng)說明》；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購價(jià)格、市場(chǎng)均價(jià)，評(píng)估預(yù)估單價(jià)是否合理；成本效益分析：對(duì)大額采購（如單次超萬元），要求提供“投入產(chǎn)出分析”（如“新設(shè)備預(yù)計(jì)降低能耗成本%/年”）；附件完整性：檢查市場(chǎng)詢價(jià)記錄、技術(shù)參數(shù)等附件是否齊全。處理結(jié)果：審核通過：流轉(zhuǎn)至采購部門；審核不通過：退回需求部門，說明原因（如“超預(yù)算且未提交預(yù)算外說明”“預(yù)估單價(jià)高于近期采購均價(jià)10%以上”）。（四）采購部門可行性審核審核人：采購部主管*（以下簡(jiǎn)稱“采購負(fù)責(zé)人”）。審核內(nèi)容：采購方式合規(guī)性：根據(jù)采購金額確定方式（如小額采購采用電商平臺(tái)比價(jià)，大額采購需組織招標(biāo)或三家比價(jià)）；供應(yīng)商選擇：是否在公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，新供應(yīng)商需提供資質(zhì)證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；交期保障：預(yù)估到貨日期是否滿足業(yè)務(wù)需求，是否存在延期風(fēng)險(xiǎn)。處理結(jié)果：審核通過：根據(jù)采購金額流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批層級(jí)；審核不通過：退回需求部門，提出優(yōu)化建議（如“規(guī)格可標(biāo)準(zhǔn)化以降低采購成本”“建議選擇合作更穩(wěn)定的供應(yīng)商”）。（五）高層審批（按金額分級(jí)）根據(jù)采購金額，由不同層級(jí)管理人員審批，保證大額支出嚴(yán)格受控：小額采購（預(yù)估總價(jià)≤5000元）：采購部負(fù)責(zé)人審批；中額采購（5000元＜預(yù)估總價(jià)≤50000元）：分管副總*審批；大額采購（預(yù)估總價(jià)＞50000元）：總經(jīng)理*審批。審批人需重點(diǎn)關(guān)注“成本控制必要性”與“合規(guī)性”，審批通過后，采購部門方可執(zhí)行采購。（六）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋執(zhí)行主體：采購部門根據(jù)審批結(jié)果，按公司《采購管理辦法》執(zhí)行采購（如簽訂合同、下單付款）。結(jié)果反饋：采購?fù)瓿珊?，采購部門將采購合同、訂單截圖、供應(yīng)商送貨單等反饋至需求部門；需求部門確認(rèn)收貨后，在系統(tǒng)中確認(rèn)“驗(yàn)收合格”，并反饋至財(cái)務(wù)部門入賬。（七）文檔歸檔采購全流程文檔（含申請(qǐng)單、審批記錄、詢價(jià)單、合同、驗(yàn)收單等）由采購部門統(tǒng)一整理，按“采購日期+申請(qǐng)部門”編號(hào)歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計(jì)與成本追溯。三、采購申請(qǐng)單模板及填寫說明采購申請(qǐng)單編號(hào)：CG–X申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*預(yù)計(jì)到貨日期序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說明預(yù)算依據(jù)（如：歷史采購價(jià)/批量折扣等）12合計(jì)預(yù)估總價(jià)（大寫）：______________________（小寫）：￥___________部門負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部門審核意見：意見：簽字：*日期：簽字：*日期：采購部門審核高層審批意見：意見：簽字：*日期：簽字：*日期：備注：需補(bǔ)充附件（□市場(chǎng)詢價(jià)單□技術(shù)參數(shù)□其他_________）填寫說明：帶“*”項(xiàng)為必填項(xiàng)，規(guī)格型號(hào)需填寫具體參數(shù)（如“辦公紙：A4、80g、500張/包”）；預(yù)算依據(jù)需簡(jiǎn)明說明成本控制理由，如“參考2023年采購單價(jià)，本次批量采購享9折”；采購類型勾選“其他”時(shí)，需在用途說明中備注具體內(nèi)容。四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提醒預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購需在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購必須提交《預(yù)算外申請(qǐng)說明》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因及成本控制措施，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可推進(jìn)。審批時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)審核人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期未反饋視為默認(rèn)通過；緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障）可啟動(dòng)“緊急審批流程”，但事后需補(bǔ)全手續(xù)。信息準(zhǔn)確性：采購明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量）需與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購閑置或重復(fù)采購，造成成本浪費(fèi)。合規(guī)性要求：禁止向未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商采購，禁止拆分訂單規(guī)避審批（如將5000元采購拆為2筆2500元）。特殊情況處理