合同審查與簽約管理流程工具一、適用場(chǎng)景與常見(jiàn)需求本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位或社會(huì)組織的合同全生命周期管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：業(yè)務(wù)部門因合作采購(gòu)、服務(wù)外包、產(chǎn)品銷售、項(xiàng)目合作等需對(duì)外簽訂合同時(shí)；法務(wù)或合規(guī)部門需對(duì)合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性及商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)；跨部門協(xié)作完成合同審批、談判修改、簽署用印及后續(xù)跟蹤管理時(shí)；企業(yè)需規(guī)范合同檔案管理，保證合同可追溯、可審計(jì)時(shí)。常見(jiàn)需求：統(tǒng)一合同模板、明確審批權(quán)限、審查關(guān)鍵條款、記錄談判過(guò)程、跟進(jìn)合同履行進(jìn)度、防范法律與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)等。二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同起草需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)表1），明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、標(biāo)的金額、履行期限、核心訴求等。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，確認(rèn)合作必要性與可行性后，提交至法務(wù)或合同管理部門。合同起草法務(wù)或合同管理部門根據(jù)需求，選擇對(duì)應(yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等）；若無(wú)模板，需基于業(yè)務(wù)需求起草合同文本。起草內(nèi)容應(yīng)包括：合同主體信息、合作標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)條款、價(jià)格及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、保密條款、不可抗力等核心要素。（二）內(nèi)部審查與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估多部門聯(lián)合審查法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性，如主體資格、法律效力、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否有效等，形成《合同審查意見(jiàn)表》（見(jiàn)表2）。業(yè)務(wù)部門審查商業(yè)條款的合理性，如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付要求、價(jià)格構(gòu)成等是否符合業(yè)務(wù)需求。財(cái)務(wù)部門審查財(cái)務(wù)相關(guān)條款，如付款方式、稅務(wù)承擔(dān)、發(fā)票開具要求、資金安全風(fēng)險(xiǎn)等。涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的，需提交對(duì)應(yīng)專業(yè)部門（如合規(guī)部、風(fēng)控部）進(jìn)行專項(xiàng)審查。問(wèn)題反饋與修改審查部門在《合同審查意見(jiàn)表》中列明修改意見(jiàn)，反饋至需求部門或法務(wù)部門。法務(wù)或需求部門根據(jù)意見(jiàn)修改合同文本，若存在重大分歧，需組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會(huì)，達(dá)成一致后形成最終版本。（三）對(duì)方審核與談判協(xié)商合同文本提交對(duì)方內(nèi)部審查無(wú)異議后，法務(wù)部門將合同最終版（加蓋企業(yè)騎縫章或電子簽章）提交給合作方，并附《合同送達(dá)確認(rèn)函》（見(jiàn)表3）。談判與修訂若對(duì)方提出修改意見(jiàn)，需求部門與法務(wù)部門共同協(xié)商，評(píng)估對(duì)方意見(jiàn)的商業(yè)影響與法律風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)可調(diào)整條款。談判過(guò)程需形成《合同談判記錄表》（見(jiàn)表4），記錄雙方爭(zhēng)議點(diǎn)、協(xié)商結(jié)果及最終約定，由雙方談判代表簽字確認(rèn)。（四）最終審批與簽署用印審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額、類型及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，劃分審批權(quán)限（示例：10萬(wàn)元以下由部門負(fù)責(zé)人審批；10萬(wàn)-50萬(wàn)元由分管副總審批；50萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）。審批人需在《合同審批表》（見(jiàn)表5）中簽署意見(jiàn)，確認(rèn)合同內(nèi)容符合企業(yè)利益及合規(guī)要求。簽署與用印審批通過(guò)后，法務(wù)部門安排簽署事宜：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章（需保證用印登記手續(xù)完備，見(jiàn)《用印登記表》表6）；電子合同：通過(guò)合法電子簽約平臺(tái)簽署，保證簽署主體身份真實(shí)、電子簽名有效。（五）歸檔與履行跟蹤合同歸檔合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，法務(wù)部門將合同正本（或電子版原件）及附件（如審批表、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議等）統(tǒng)一歸檔，填寫《合同歸檔登記表》（見(jiàn)表7），標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽署日期、履行期限等信息，保證檔案完整、可查。履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，定期向法務(wù)及財(cái)務(wù)部門反饋履行情況（如交付驗(yàn)收、付款進(jìn)度等）。若出現(xiàn)違約、爭(zhēng)議或履行異常，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)上報(bào)，法務(wù)部門協(xié)助處理，必要時(shí)通過(guò)協(xié)商、仲裁或訴訟解決。三、核心工具表單模板表1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合作方名稱合作方類型合作項(xiàng)目/內(nèi)容標(biāo)的金額履行期限自年月日至年月日付款方式核心需求與要求（如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容、交付節(jié)點(diǎn)等）附件清單需求部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：法務(wù)部門初審意見(jiàn)表2：合同審查意見(jiàn)表合同名稱合同編號(hào)審查日期審查部門法務(wù)部審查人審查要點(diǎn)意見(jiàn)描述修改建議合同主體資格合作方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件并核實(shí)最新年檢情況要求補(bǔ)充合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法定代表人證件號(hào)碼明合同條款合法性爭(zhēng)議解決條款約定“由合作方所在地法院管轄”，存在不利風(fēng)險(xiǎn)修改為“由本企業(yè)所在地法院管轄”或“提交仲裁委員會(huì)仲裁”商業(yè)條款合理性服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)描述模糊，未明確驗(yàn)收指標(biāo)增加“具體驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)附件《技術(shù)服務(wù)規(guī)范》”，并明確驗(yàn)收流程與責(zé)任方其他審查意見(jiàn)需求部門確認(rèn)簽字：日期：法務(wù)部門最終意見(jiàn)表3：合同送達(dá)確認(rèn)函致：[合作方全稱]法定代表人/授權(quán)代表發(fā)送日期年月日合同名稱[合同全稱]合同編號(hào)送達(dá)方式□紙質(zhì)（郵寄/當(dāng)面遞交）□電子郵箱□電子簽約平臺(tái)送達(dá)內(nèi)容清單1.合同文本正本份；2.附件份（詳見(jiàn)附件清單）確認(rèn)事項(xiàng)請(qǐng)貴方收到上述材料后，于年月日前完成合同審核并反饋意見(jiàn)。逾期未反饋視為無(wú)異議。合作方簽收回執(zhí)經(jīng)手人簽字：日期：（合作方蓋章）表4：合同談判記錄表談判時(shí)間年月日時(shí)分談判地點(diǎn)[會(huì)議室/線上會(huì)議]我方參與人員某（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）、某（法務(wù)專員）合作方人員某（經(jīng)理）、某（法務(wù)）談判主題[合同名稱]核心條款協(xié)商爭(zhēng)議點(diǎn)及協(xié)商過(guò)程爭(zhēng)議點(diǎn)1：付款節(jié)點(diǎn)——合作方要求“驗(yàn)收后30日內(nèi)付款”，我方堅(jiān)持“驗(yàn)收合格后10日內(nèi)付款”協(xié)商過(guò)程：雙方同意分階段付款，簽約后支付30%，里程碑節(jié)點(diǎn)完成后支付40%，驗(yàn)收合格后支付30%最終協(xié)商結(jié)果1.付款方式：簽約后3個(gè)工作日內(nèi)支付合同總額的30%；項(xiàng)目第一階段交付完成后支付40%；全部驗(yàn)收合格后支付30%。2.違約責(zé)任：逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金，上限為合同總額的10%。雙方確認(rèn)我方代表簽字：*某合作方代表簽字：*某表5：合同審批表合同名稱[合同全稱]合同編號(hào)[編號(hào)]申請(qǐng)部門[部門名稱]申請(qǐng)日期年月日合同金額萬(wàn)元履行期限年月日合同要點(diǎn)（簡(jiǎn)述核心條款，如標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：□同意□修改后報(bào)批□不同意（說(shuō)明：）法務(wù)部門意見(jiàn)簽字：日期：□同意□修改后報(bào)批□不同意（說(shuō)明：）分管副總意見(jiàn)簽字：日期：□同意□修改后報(bào)批□不同意（說(shuō)明：）總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：日期：□同意□修改后報(bào)批□不同意（說(shuō)明：）最終審批結(jié)果□批準(zhǔn)簽署□退回修改□不予批準(zhǔn)表6：用印登記表用印日期年月日用印部門[部門名稱]用印人*某合同名稱[合同全稱]合同編號(hào)[編號(hào)]用印類型□公章□合同章□其他用印份數(shù)份用印事由與[合作方名稱]簽署[合同類型]合同審批人*某（法務(wù)負(fù)責(zé)人）領(lǐng)導(dǎo)簽批簽字：日期：領(lǐng)取人簽字歸還時(shí)間年月日時(shí)分表7：合同歸檔登記表歸檔日期年月日歸檔人*某檔案編號(hào)[編號(hào)]合同名稱[合同全稱]合同編號(hào)[編號(hào)]簽署日期年月日合作方名稱[合作方全稱]金額萬(wàn)元履行期限年月日歸檔材料清單1.合同正本份；2.審批表份；3.談判記錄份；4.其他附件（如補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）檔案存放位置[檔案柜編號(hào)/電子路徑]查閱權(quán)限□開放□限制（需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防范主體資格審查：合作方為企業(yè)的，需核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書（若為授權(quán)代表簽署）；為自然人的，需核實(shí)證件號(hào)碼件及履約能力，避免與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力主體簽約。條款完整性：合同核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）不得遺漏，避免使用“按慣例”“雙方協(xié)商”等模糊表述，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)或流程。格式條款提示：若使用格式條款，需以顯著方式提示對(duì)方注意免除或限制自身責(zé)任的條款，保證對(duì)方充分理解，避免條款被認(rèn)定為無(wú)效。（二）流程合規(guī)要求審批權(quán)限不越位：嚴(yán)格按照權(quán)限劃分履行審批手續(xù)，不得簡(jiǎn)化流程或繞過(guò)審批環(huán)節(jié)，重大合同需經(jīng)集體決策（如總經(jīng)理辦公會(huì)審議）。用印規(guī)范管理：用印前需核對(duì)審批手續(xù)是否完備，合同文本與審批版本一致，嚴(yán)禁在空白合同或未生效合同上用印。（三）溝通協(xié)作效率跨部門協(xié)同：需求部門需及時(shí)提供準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息，法務(wù)部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審查（一般合同不超過(guò)3個(gè)工作日，重大合同不超過(guò)5個(gè)工作日），避免因信息滯后導(dǎo)致流程延誤。談判記錄留痕：對(duì)合同談判過(guò)程中的重要