銷售合同審核與歸檔規(guī)范工具指南一、適用范圍與核心場(chǎng)景本規(guī)范工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及檔案管理部門，用于規(guī)范銷售合同從接收、審核、簽署到歸檔的全流程管理。具體場(chǎng)景包括：新簽銷售合同的合規(guī)性審查與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；合同條款（如金額、交付、付款方式、違約責(zé)任等）的多部門協(xié)同審核；合同簽署后原件的收集、整理與系統(tǒng)性歸檔；歷史合同的快速檢索、調(diào)閱及合規(guī)追溯。二、審核與歸檔操作流程步驟1：合同接收與初步登記操作主體：銷售部門助理或檔案管理員操作內(nèi)容：收到銷售合同（含電子版及紙質(zhì)版）后，檢查合同完整性（是否包含封面、附件、簽字頁(yè)等核心要素）；登記合同基礎(chǔ)信息至《銷售合同基本信息表》（詳見模板1），包括合同編號(hào)、合同名稱、甲方（客戶）全稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、乙方（本方）全稱、簽約日期、合同總金額、合同期限、主要產(chǎn)品/服務(wù)摘要、提交部門、提交人（*提交人）、接收日期等；為合同分配唯一“合同審核流水號(hào)”，便于后續(xù)流程跟進(jìn)。步驟2：多維度協(xié)同審核操作主體：銷售部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員審核要點(diǎn)及流程：銷售部門初審（商務(wù)條款）：審核客戶信息真實(shí)性、合作背景真實(shí)性；核對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額是否與報(bào)價(jià)單一致；確認(rèn)交付期限、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否符合銷售政策；審核付款方式（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）、賬期是否在公司允許范圍內(nèi)。審核通過(guò)后，在《銷售合同審核意見表》（詳見模板2）“銷售部門意見”欄簽字并填寫日期；不通過(guò)時(shí)，注明修改意見并退回銷售部門調(diào)整。法務(wù)部門復(fù)審（合規(guī)條款）：審核合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)）；檢查合同條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等）或公司內(nèi)部制度；評(píng)估違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式（如管轄法院、仲裁機(jī)構(gòu)）的合法性與公平性；審核合同附件（如技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議）的法律效力。審核通過(guò)后，在《審核意見表》“法務(wù)部門意見”欄簽字；不通過(guò)時(shí)，出具書面法律意見書，銷售部門需根據(jù)意見修改后重新提交審核。財(cái)務(wù)部門終審（財(cái)務(wù)條款）：核對(duì)合同金額與財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)算是否匹配，超出預(yù)算的需附審批文件；審核開票信息（如發(fā)票類型、稅率、開票時(shí)間）是否準(zhǔn)確；評(píng)估客戶付款信用（如歷史回款記錄、資產(chǎn)負(fù)債情況），對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)客戶提出風(fēng)控建議（如要求提供擔(dān)保、縮短賬期）；確認(rèn)合同涉及的保證金、質(zhì)保金等財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)制度。審核通過(guò)后，在《審核意見表》“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字；不通過(guò)時(shí)，明確財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并要求調(diào)整。步驟3：審核結(jié)果處理與合同簽署操作主體：銷售部門、總經(jīng)理辦公室操作內(nèi)容：所有部門審核通過(guò)后，銷售部門匯總《審核意見表》，提交總經(jīng)理（或授權(quán)人）最終審批；審批通過(guò)后，按公司規(guī)定簽署合同：紙質(zhì)合同需雙方簽字蓋章（騎縫章、公章/合同章齊全），保證簽字頁(yè)與內(nèi)容一致；電子合同需通過(guò)合法電子簽名平臺(tái)簽署，存具有法律效力的電子存證文件；銷售部門在簽署后2個(gè)工作日內(nèi)，將最終版合同（紙質(zhì)版原件+電子版）反饋至檔案管理員。步驟4：合同歸檔分類與存儲(chǔ)操作主體：檔案管理員操作內(nèi)容：分類標(biāo)準(zhǔn)：按“客戶名稱-合同類型-簽約年度”三級(jí)分類（如“科技有限公司-產(chǎn)品銷售合同-2024年”）；信息登記：將歸檔合同信息錄入《銷售合同歸檔登記表》（詳見模板3），包括歸檔編號(hào)、合同編號(hào)、歸檔日期、檔案盒編號(hào)、存儲(chǔ)位置（如檔案室A區(qū)3列2層）、電子版存儲(chǔ)路徑（如“服務(wù)器E盤/合同檔案/2024/科技”）、保管人、備注（如是否含附件）；實(shí)體存儲(chǔ)：紙質(zhì)合同使用統(tǒng)一檔案盒存放，盒面標(biāo)注“歸檔編號(hào)”“合同名稱”“客戶名稱”“年度”等信息，按編號(hào)順序排列；電子存儲(chǔ)：電子合同加密存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器，定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)異地保存（如災(zāi)備中心）。步驟5：后續(xù)查閱與動(dòng)態(tài)管理操作主體：檔案管理員、相關(guān)部門人員操作內(nèi)容：查閱流程：因業(yè)務(wù)需要查閱合同需填寫《合同查閱申請(qǐng)表》（可簡(jiǎn)化為歸檔登記表中的查閱記錄欄），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，檔案管理員提供復(fù)印件（涉密合同需審批后查閱原件）；查閱人需在《歸檔登記表》記錄查閱日期、查閱人、查閱目的；更新與補(bǔ)充：合同履行過(guò)程中如發(fā)生變更（如補(bǔ)充協(xié)議、延期履行），需重新履行審核流程，變更文件與原合同一并歸檔；定期盤點(diǎn)：檔案管理員每季度對(duì)歸檔合同進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，對(duì)遺失或損壞的合同及時(shí)上報(bào)處理。三、規(guī)范模板模板1：銷售合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱甲方全稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼乙方全稱簽約日期合同總金額（元）合同期限主要產(chǎn)品/服務(wù)摘要提交部門提交人（*提交人）接收日期示例：XS2024-001設(shè)備銷售合同有限公司91110108科技有限公司2024-03-15500,0002024-04-01至2025-03-31數(shù)控機(jī)床3臺(tái)，含安裝調(diào)試銷售三部張*2024-03-15模板2：銷售合同審核意見表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門/人（*審核人）審核日期審核意見（通過(guò)/不通過(guò)，具體說(shuō)明）XS2024-001商務(wù)條款審核銷售部門-李*2024-03-16通過(guò)，交付時(shí)間與客戶需求一致，賬期30天符合政策XS2024-001合規(guī)條款審核法務(wù)部門-王*2024-03-17通過(guò)，違約責(zé)任條款合法，爭(zhēng)議解決約定為公司所在地法院XS2024-001財(cái)務(wù)條款審核財(cái)務(wù)部門-趙*2024-03-18不通過(guò)，客戶歷史回款逾期2次，建議縮短賬期至15天模板3：銷售合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同編號(hào)客戶名稱合同類型歸檔日期檔案盒編號(hào)存儲(chǔ)位置（紙質(zhì)）電子版存儲(chǔ)路徑保管人查閱記錄（日期/查閱人/目的）GDA2024-001XS2024-001科技產(chǎn)品銷售合同2024-03-20DH2024-001檔案室A區(qū)3列2層-1服務(wù)器E盤/2024/科技/001劉*2024-04-10/孫*/客戶回款核對(duì)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)合同編號(hào)唯一性：合同編號(hào)需按“年份-部門-流水號(hào)”規(guī)則編制（如“XS2024-003”），嚴(yán)禁重復(fù)或跳號(hào)，保證每份合同可追溯；審核責(zé)任到人：各部門審核人需在《審核意見表》明確簽署姓名及日期，對(duì)審核意見負(fù)責(zé)，避免“集體簽字、無(wú)人擔(dān)責(zé)”；原件完整性：紙質(zhì)合同原件需包含所有簽署頁(yè)及附件，復(fù)印件歸檔需注明“與原件一致”并由經(jīng)辦人簽字；保密管理：合同涉及客戶信息、商業(yè)秘密等敏感內(nèi)容，僅限相關(guān)部門人員因工作需要查閱，嚴(yán)禁外傳或用于非工作