采購申請(qǐng)及審批標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與發(fā)起情境本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動(dòng)的申請(qǐng)與審批管理，涵蓋但不限于：日常辦公物資（如文具、設(shè)備耗材）、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)（如電腦、machinery）、服務(wù)類采購（如保潔、咨詢）等。當(dāng)因業(yè)務(wù)開展、部門運(yùn)營或項(xiàng)目執(zhí)行需要采購物品/服務(wù)時(shí)，均需通過本流程發(fā)起申請(qǐng)，保證采購行為規(guī)范、資源合理配置及成本可控。二、流程詳解與操作步驟（一）需求識(shí)別與申請(qǐng)發(fā)起操作主體：需求部門申請(qǐng)人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)實(shí)際工作需要，確定所需采購物品/服務(wù)的具體名稱、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額及用途（如“用于項(xiàng)目辦公設(shè)備配置”“補(bǔ)充部門季度打印紙庫存”）。填寫《采購申請(qǐng)單》：在系統(tǒng)中或通過指定表單填寫完整信息，包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購明細(xì)、用途說明、緊急程度（如“常規(guī)”“緊急”）等，并附上必要的支撐材料（如報(bào)價(jià)單、需求說明文檔）。提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。（二）部門初步審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審核必要性：確認(rèn)采購需求是否符合部門工作計(jì)劃、年度預(yù)算目標(biāo)，是否為必需支出（如是否存在替代方案、是否可利用現(xiàn)有資源滿足需求）。審核內(nèi)容完整性：檢查《采購申請(qǐng)單》是否填寫完整、采購明細(xì)是否清晰、支撐材料是否齊全。審批結(jié)果處理：審核通過：簽字確認(rèn)后，將申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。審核不通過：注明原因（如“超出部門預(yù)算”“需求不合理”），退回申請(qǐng)人修改或重新申請(qǐng)。（三）財(cái)務(wù)預(yù)算復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部門專員/主管操作內(nèi)容：預(yù)算符合性審核：核對(duì)申請(qǐng)金額是否在部門年度/季度預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目使用是否準(zhǔn)確（如“辦公費(fèi)”“固定資產(chǎn)購置費(fèi)”）。成本合理性評(píng)估：對(duì)預(yù)估單價(jià)、總價(jià)進(jìn)行市場(chǎng)行情初步判斷，是否存在虛高報(bào)價(jià)（如參考?xì)v史采購價(jià)格、市場(chǎng)公允價(jià)格區(qū)間）。審批結(jié)果處理：預(yù)算充足且成本合理：簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)。預(yù)算不足：與需求部門溝通，調(diào)整采購數(shù)量、規(guī)格或申請(qǐng)追加預(yù)算（需同步提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）。成本異常：要求申請(qǐng)人提供供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比或成本說明，必要時(shí)啟動(dòng)比價(jià)程序。（四）分級(jí)審批決策操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/采購委員會(huì)（根據(jù)采購金額及重要性分級(jí)）審批層級(jí)劃分（示例）：常規(guī)采購（金額≤5000元）：由需求部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)專員+分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要采購（5000元＜金額≤50000元）：在上述基礎(chǔ)上增加總經(jīng)理審批。重大采購（金額＞50000元或涉及核心設(shè)備/戰(zhàn)略服務(wù)）：需提交采購委員會(huì)集體審議，總經(jīng)理最終審批。操作內(nèi)容：審批重點(diǎn)：根據(jù)采購金額、重要性及部門職能，審批采購事項(xiàng)的合規(guī)性、必要性及資源投入合理性。審批結(jié)果處理：審批通過：簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行。審批不通過：注明原因（如“不符合戰(zhàn)略規(guī)劃”“預(yù)算未獲批”），退回需求部門終止流程。（五）采購任務(wù)執(zhí)行操作主體：采購部門專員操作內(nèi)容：接收審批通過申請(qǐng)：核對(duì)《采購申請(qǐng)單》及審批記錄，明確采購要求（如品牌、規(guī)格、交付時(shí)間）。供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購類型執(zhí)行相應(yīng)采購方式（如日常小額采購比價(jià)、招標(biāo)采購公開招標(biāo)、單一來源采購特殊說明），保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。合簽訂與訂單下達(dá)：與選定供應(yīng)商簽訂采購合同（明確標(biāo)的、價(jià)格、交付、質(zhì)量、違約責(zé)任等），下達(dá)正式采購訂單，同步將合同復(fù)印件抄送財(cái)務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：實(shí)時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付，如遇延遲及時(shí)與需求部門溝通。（六）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)操作主體：需求部門使用人+采購部門專員操作內(nèi)容：實(shí)物驗(yàn)收：物品送達(dá)后，需求部門組織驗(yàn)收（可邀請(qǐng)質(zhì)量部門參與），核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、功能是否與合同及申請(qǐng)單一致，填寫《到貨驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)）。服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)類采購（如保潔、培訓(xùn)）需在服務(wù)完成后，由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》。異常處理：驗(yàn)收不合格（如數(shù)量不符、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需在驗(yàn)收單中注明問題，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改合格后方可重新驗(yàn)收。確認(rèn)反饋：驗(yàn)收通過后，驗(yàn)收單交采購部門留存，作為財(cái)務(wù)付款依據(jù)。（七）資料歸檔管理操作主體：采購部門+財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：資料收集：整理采購全流程資料，包括《采購申請(qǐng)單》、審批記錄、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同、《到貨/服務(wù)驗(yàn)收單》、付款憑證等。分類歸檔：按采購項(xiàng)目編號(hào)或日期順序，將資料電子版存入指定系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝訂成冊(cè)保存（保存期限不少于3年，重要/固定資產(chǎn)采購保存不少于5年）。查詢與追溯：建立采購臺(tái)賬，便于后續(xù)審計(jì)、問題追溯及成本分析。三、采購申請(qǐng)單模板采購申請(qǐng)單基本信息申請(qǐng)編號(hào)（由系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則填寫，如“CG-2024-001”）申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購類型□辦公物資□原材料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他（請(qǐng)注明）采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說明12合計(jì)金額（大寫）（小寫）審批流程審批環(huán)節(jié)審批人簽字審批日期審批意見部門負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)審核分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理（如需）采購部門備注信息|緊急程度：□常規(guī)□緊急（緊急請(qǐng)注明原因：______________________）特殊要求：如供應(yīng)商資質(zhì)、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等：支撐材料附件：□報(bào)價(jià)單□需求說明□其他（請(qǐng)注明）|四、關(guān)鍵提示與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）預(yù)算控制采購申請(qǐng)需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可發(fā)起流程。財(cái)務(wù)部門定期對(duì)各部門采購支出進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)預(yù)算執(zhí)行異常（如超頻次、超金額）及時(shí)預(yù)警。（二）審批時(shí)效各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購可縮短至1個(gè)工作日），無正當(dāng)理由不得拖延，避免影響業(yè)務(wù)開展。審批過程中如需補(bǔ)充材料，審批人需一次性告知申請(qǐng)人，避免反復(fù)退回。（三）合規(guī)性要求供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，禁止指定未經(jīng)審核的供應(yīng)商。采購合同需經(jīng)法務(wù)部門（或指定合規(guī)人員）審核，保證條款合法、權(quán)責(zé)清晰，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）驗(yàn)收管理驗(yàn)收需由需求部門主導(dǎo)，采購部門配合，保證“誰使用、誰驗(yàn)收”，杜絕“只簽收不驗(yàn)收”的情況。驗(yàn)收不合格的物品/服務(wù)