2025年歷史檔案開放利用審查工作規(guī)范本規(guī)范旨在明確2025年歷史檔案開放利用審查工作的原則、程序、標準和責任，確保歷史檔案的開放利用工作依法、有序、高效進行，促進檔案資源的合理利用和社會共享。

一、總則

（一）指導思想

以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，全面貫徹黨的二十大精神，堅持檔案工作“存史、資政、育人”的職能定位，落實黨中央、國務院關于檔案開放利用工作的決策部署，遵循“依法開放、分級負責、安全可控、服務社會”的原則，推動歷史檔案開放利用工作高質量發(fā)展。

（二）基本原則

1.依法開放原則：嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等相關法律法規(guī)，依法依規(guī)開展檔案開放利用審查工作。

2.分級負責原則：根據檔案的價值、敏感性、保密性等因素，實行分級管理，明確各級檔案機構的審查職責。

3.安全可控原則：確保開放利用過程中的檔案實體安全、信息安全，防止檔案被損毀、泄露或濫用。

4.服務社會原則：以服務社會、服務人民群眾為宗旨，積極推動檔案資源的開放利用，滿足社會公眾的檔案信息需求。

（三）適用范圍

本規(guī)范適用于各級各類檔案館（室）開展的歷史檔案開放利用審查工作，包括檔案的鑒定、開放、利用等環(huán)節(jié)。

二、組織機構與職責

（一）組織機構

各級檔案行政管理部門應當建立健全檔案開放利用審查工作組織機構，負責統(tǒng)籌協(xié)調、指導監(jiān)督本行政區(qū)域內的檔案開放利用審查工作。組織機構應當由檔案行政管理部門牽頭，相關部門參與，形成工作合力。

（二）職責分工

1.檔案行政管理部門：負責制定檔案開放利用審查工作的政策法規(guī)、規(guī)章制度和工作規(guī)范，指導、監(jiān)督、檢查本行政區(qū)域內的檔案開放利用審查工作，協(xié)調解決重大問題。

2.檔案館（室）：負責具體實施檔案開放利用審查工作，包括檔案的接收、整理、鑒定、開放、利用等環(huán)節(jié)，并對開放利用的檔案進行日常管理和監(jiān)督。

3.相關部門：根據檔案開放利用審查工作的需要，相關部門應當提供必要的支持和配合，包括提供檔案的背景資料、鑒定意見、安全保密等方面的支持。

三、審查程序

（一）檔案鑒定

1.鑒定原則：檔案鑒定工作應當遵循“科學鑒定、集體審議、分級負責”的原則，確保鑒定工作的客觀公正、科學合理。

2.鑒定程序：檔案館（室）應當根據檔案的來源、形成時間、內容、價值等因素，制定檔案鑒定工作方案，并組織鑒定委員會進行檔案鑒定。鑒定委員會應當由檔案行政管理部門、檔案館（室）及相關領域的專家組成。

3.鑒定標準：檔案鑒定工作應當參照國家有關檔案鑒定標準，結合檔案的實際情況，對檔案的價值、保存狀況、開放利用價值等進行綜合評估，并提出鑒定意見。

（二）檔案開放

1.開放范圍：根據檔案鑒定的結果，檔案館（室）應當編制檔案開放目錄，明確開放檔案的范圍、時間、內容等。未開放檔案shallbemanagedaccordingtorelevantregulations.

2.開放程序：檔案館（室）應當根據檔案的開放目錄，編制檔案開放工作方案，并報檔案行政管理部門備案。開放檔案應當進行必要的加工整理，確保檔案的準確性和完整性。

3.開放期限：檔案的開放期限應當根據檔案的價值、敏感性、保密性等因素確定。一般檔案應當自形成之日起滿三十年開放；涉及國家安全、外交、重大政治事件等檔案，可以暫緩開放，暫緩開放的時間不超過三十年。

（三）檔案利用

1.利用方式：檔案館（室）應當提供多種檔案利用方式，包括檔案查閱、檔案復制、檔案摘錄、檔案證明等，滿足社會公眾的檔案信息需求。

2.利用程序：利用者應當填寫檔案利用申請表，并提供必要的身份證明材料。檔案館（室）應當對利用者的申請進行審核，審核通過后，方可提供檔案利用服務。

3.利用監(jiān)管：檔案館（室）應當對檔案利用過程進行監(jiān)督，防止檔案被損毀、泄露或濫用。利用者應當遵守檔案利用規(guī)則，不得擅自修改、損毀、復制檔案。

四、審查標準

（一）檔案實體安全

1.檔案實體安全是檔案開放利用審查工作的基本要求。檔案館（室）應當采取必要的措施，確保檔案實體的安全，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。

2.開放檔案應當進行必要的保護處理，防止檔案被損毀。對珍貴檔案應當采取特殊的保護措施，確保檔案的長久保存。

（二）信息安全

1.信息安全是檔案開放利用審查工作的重要環(huán)節(jié)。檔案館（室）應當采取必要的技術手段和管理措施，確保檔案信息安全，防止檔案信息被泄露、篡改或濫用。

2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應當進行脫敏處理，或者限制利用范圍，防止信息泄露。

（三）保密審查

1.保密審查是檔案開放利用審查工作的關鍵環(huán)節(jié)。檔案館（室）應當根據檔案的保密等級，進行相應的保密審查，確保檔案信息安全。

2.對涉及國家秘密的檔案，應當嚴格按照國家保密法律法規(guī)進行管理，未經批準不得擅自公開或利用。

五、監(jiān)督與責任

（一）監(jiān)督檢查

各級檔案行政管理部門應當建立健全檔案開放利用審查工作的監(jiān)督檢查機制，定期或不定期地對本行政區(qū)域內的檔案開放利用審查工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

（二）責任追究

對違反本規(guī)范規(guī)定，擅自開放、利用檔案，造成檔案損毀、泄露或濫用等問題的，應當依法依規(guī)追究相關責任人的責任。情節(jié)嚴重的，應當給予黨紀政紀處分；構成犯罪的，應當依法追究刑事責任。

六、附則

（一）本規(guī)范由各級檔案行政管理部門負責解釋。

（二）本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。各級檔案行政管理部門可以根據本規(guī)范，結合本地區(qū)的實際情況，制定具體的實施細則。

**附件列表**

根據“2025年歷史檔案開放利用審查工作規(guī)范”的性質，其對應的合同文檔可能需要以下附件：

1.**檔案鑒定方案：**詳細說明檔案鑒定的范圍、方法、標準、程序等。

2.**檔案開放目錄：**列出已鑒定為開放的歷史檔案的詳細目錄，包括檔案編號、題名、時間范圍、開放起始日期等。

3.**檔案開放工作方案：**闡述開放檔案的具體實施計劃，包括組織架構、人員安排、技術保障、安全措施等。

4.**檔案利用申請表模板：**供利用者申請檔案利用時使用的標準化表格。

5.**保密審查清單：**明確需要保密審查的檔案范圍和審查標準。

6.**檔案實體安全檢查表：**用于定期檢查檔案庫房安全狀況的表格，包括防火、防盜、防潮、防蟲鼠等項目的檢查記錄。

7.**信息安全管理制度：**規(guī)范檔案信息收集、存儲、傳輸、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理制度。

8.**應急處理預案：**針對檔案損毀、泄露、丟失等突發(fā)事件的應急處理措施。

9.**相關法律法規(guī)文件：**如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施條例》等，作為合同執(zhí)行的依據。

10.**參與機構資質證明文件：**如檔案館（室）的設立批準文件、相關部門的參與證明等。

11.**專家?guī)斐蓡T名單及資質證明：**用于組建檔案鑒定委員會的專家信息。

12.**培訓記錄：**關于檔案開放利用審查工作的培訓記錄，證明相關人員已接受過相關培訓。

**違約行為及認定**

違約行為是指在合同履行過程中，一方或雙方未能按照合同約定履行其義務的行為。以下是一些可能的違約行為及其認定：

***檔案行政管理部門違約行為：**

*未按規(guī)定制定或發(fā)布檔案開放利用審查工作的政策法規(guī)、規(guī)章制度和工作規(guī)范。

*未按規(guī)定指導、監(jiān)督、檢查本行政區(qū)域內的檔案開放利用審查工作。

*未按規(guī)定協(xié)調解決重大問題，導致檔案開放利用工作受阻。

***認定：**視情節(jié)嚴重程度，可能構成行政不作為或行政失職。

***檔案館（室）違約行為：**

*未按規(guī)定進行檔案鑒定，或鑒定不準確、不公正。

*未按規(guī)定編制檔案開放目錄，或開放目錄不完整、不準確。

*未按規(guī)定實施檔案開放，或擅自開放未開放的檔案。

*未按規(guī)定提供檔案利用服務，或提供的服務不符合合同約定。

*未按規(guī)定進行檔案實體安全和信息安全保護，導致檔案損毀、泄露或丟失。

*未按規(guī)定進行保密審查，導致敏感信息泄露。

***認定：**視情節(jié)嚴重程度，可能構成違約，甚至承擔相應的法律責任，如行政處分、民事賠償等。

***相關部門違約行為：**

*未按規(guī)定提供必要的支持和配合，影響檔案開放利用審查工作的開展。

***認定：**視情節(jié)嚴重程度，可能構成違約，需要承擔相應的責任。

**法律名詞解釋**

***檔案：**指過去和現(xiàn)在各種機構、組織以及個人直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。

***檔案鑒定：**指對檔案的價值進行評定，確定其保存價值的過程。

***檔案開放：**指將已鑒定為具有開放價值的檔案向社會公眾提供利用的行為。

***檔案利用：**指利用者對檔案進行查閱、復制、摘錄、證明等活動的總稱。

***檔案實體安全：**指檔案的物理安全，包括防止檔案被損毀、丟失、被盜等。

***信息安全：**指檔案信息的保密性、完整性和可用性。

***保密審查：**指對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進行審查，防止信息泄露。

***檔案行政管理部門：**指各級政府負責檔案工作的行政機構。

***檔案館（室）：**指專門從事檔案收集、整理、保管、利用等工作的機構。

***鑒定委員會：**指負責對檔案進行鑒定的專家組成的委員會。

**實際執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法**

***問題一：檔案鑒定標準不統(tǒng)一，導致鑒定結果存在爭議。**

***解決辦法：**制定更加詳細、具體的檔案鑒定標準，并定期組織專家進行研討和修訂。加強鑒定人員的培訓，提高鑒定人員的業(yè)務水平。

***問題二：檔案開放范圍不明確，導致部分有價值的檔案未能開放。**

***解決辦法：**明確檔案開放的指導原則和具體標準，并定期進行評估和調整。建立檔案開放審查機制，確保有價值的檔案能夠及時開放。

***問題三：檔案利用服務不規(guī)范，導致利用者滿意度不高。**

***解決辦法：**制定規(guī)范的檔案利用服務流程，并提供多種形式的檔案利用服務。加強檔案利用人員的培訓，提高服務意識和服務水平。

***問題四：檔案信息安全存在隱患，導致敏感信息泄露的風險較高。**

***解決辦法：**建立健全檔案信息安全管理制度，并采用先進的信息安全技術手段。定期進行信息安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。

***問題五：檔案實體安全存在風險，導致檔案損毀、丟失的可能性較高。**

***解決辦法：**加強檔案庫房的管理，采取有效的安全措施，如防火、防盜、防潮、防蟲鼠等。定期進行檔案實體安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和修復損壞的檔案。

***問題六：相關部門配合不到位，影響檔案開放利用審查工作的開展。**

***解決辦法：**加強與相關部門的溝通和協(xié)調，明確各部門的職責和任務。建立聯(lián)動機制，確保各部門能夠協(xié)同配合，共同推進檔案開放利用審查工作。

**適用場景**

“2025年歷史檔案開放利用審查工作規(guī)范”適用的場景主要包括：

***各級檔案館（室）的歷史檔案開放利用工作。**

***涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案開放利用工作。**

***需要向社會公眾提供歷史檔案信息查詢、復制、摘錄、證明等服務的工作。**

***需要與其他機構或個人合作開展歷史檔案開放利用工作的場景。**

***任何需要規(guī)范歷史檔案開放利用審查工作的場景。**

總而言之，“2025年歷史檔案開放利用審查工作規(guī)范”對于規(guī)范歷史檔案開放利用審查工作，促進檔案資源的合理利用和社會共享具有重要意義。在實際執(zhí)行過程中，需要根據具體情況進行調整和完善，以確保規(guī)范的有效性和可操作性。

**一、特殊應用場合及應增加的條款**

1.**特殊應用場合一：重大歷史事件或人物研究項目**

***場合說明：**學術機構、研究團隊或影視制作公司等，因進行重大的歷史課題研究、書籍撰寫或影視作品創(chuàng)作，需要查閱、復制特定范圍或密級較高的歷史檔案。

***應增加條款：**

***專項研究檔案支持條款：**

***內容：**明確甲方（檔案館）為保障重大研究項目的順利進行，應設立專門的研究檔案支持服務窗口或指定專門人員負責。在不違反保密規(guī)定和檔案開放的前提下，優(yōu)先安排、提供項目所需的核心檔案信息?？梢蕴接懺O立“研究檔案臨時利用權限”或“批量復制優(yōu)惠”等機制。甲方有權對提供的研究檔案進行必要的指導，并保留對研究成果的知情權和引用審核權（非內容審查）。

***研究范圍與成果共享條款：**

***內容：**約定研究項目的具體范圍、目標和預期成果。若研究成果（如論文、專著、影視作品）發(fā)布或公開展示，利用方應在顯著位置注明檔案來源于本合同約定的甲方檔案館，并應在不違反保密協(xié)議的前提下，向甲方提供一份副本或樣片供存檔。

***特殊鑒定與審批條款：**

***內容：**對于涉及未開放或限制開放檔案的研究需求，需經雙方協(xié)商，并可能需要引入第三方專家進行專門鑒定，其鑒定結論和利用方案需經甲方檔案行政管理部門批準后方可執(zhí)行。

2.**特殊應用場合二：數字化檔案館建設與數據共享**

***場合說明：**甲方（檔案館）正在進行數字化轉型升級，將部分或全部歷史檔案進行數字化處理，并與乙方或其他合作方進行數據共享或合作開發(fā)。

***應增加條款：**

***數字化數據權屬與使用條款：**

***內容：**明確數字化檔案數據的知識產權歸屬（通常仍歸檔案館所有，但使用權可部分轉讓或授權）。詳細約定數字化數據的利用范圍、方式、期限，特別是商業(yè)性利用的限制。明確數據質量和元數據的標準。

***數據安全與保密責任條款（數字化特定）：**

***內容：**除原有信息安全條款外，增加針對數字化數據的傳輸、存儲、備份、銷毀等環(huán)節(jié)的更具體的安全要求和技術措施。明確在數據共享過程中，各方的保密責任和違約后果。

***數據更新與維護條款：**

***內容：**約定數字化檔案數據的更新頻率、維護責任（通常由甲方負責原始數據的持續(xù)維護和數字化成果的修正），以及因數據更新或修正對乙方已使用數據的影響處理方式。

3.**特殊應用場合三：檔案文化創(chuàng)意產品開發(fā)**

***場合說明：**乙方（或其他文創(chuàng)企業(yè)）擬利用歷史檔案資源開發(fā)文創(chuàng)產品，如書籍、畫冊、紀念品、數字藏品等。

***應增加條款：**

***形象使用授權與規(guī)范條款：**

***內容：**詳細約定檔案圖像、文字內容等元素的使用范圍、方式、期限、授權形式（如許可使用）。明確使用時必須遵守的規(guī)范，如不得歪曲、丑化檔案內容，需注明出處等。

***收益分配條款：**

***內容：**明確文創(chuàng)產品銷售的收益分配比例或模式。可以約定按銷售額的一定百分比給檔案館（甲方）作為授權費或合作分成。

***產品審核與責任條款：**

***內容：**約定文創(chuàng)產品樣品或最終產品需經甲方審核，確保其內容符合檔案事實、不損害檔案聲譽。若因產品問題引發(fā)糾紛，甲方不承擔內容創(chuàng)作責任，但有權要求乙方糾正或承擔相應責任。

4.**特殊應用場合四：國際合作與檔案交流**

***場合說明：**甲方（檔案館）與其他國家或地區(qū)的檔案館、研究機構進行檔案的互借、展覽、合作研究等活動。

***應增加條款：**

***國際檔案交流協(xié)議條款：**

***內容：**約定國際交流的具體形式（如檔案復制、原件互借、展覽、人員培訓等）。明確雙方在檔案出境、入境過程中的責任，包括安全、保密、關稅、運輸等事宜。約定使用的外文翻譯標準或合作方翻譯責任。

***遵守國際慣例與雙邊協(xié)議條款：**

***內容：**約定雙方在合作中應遵守相關的國際檔案規(guī)則、雙邊或多邊文化協(xié)定關于檔案交流的規(guī)定。

***特殊情況處理條款：**

***內容：**針對涉及國家利益、外交敏感或存在爭議的檔案，約定特殊的處理程序和限制措施。

5.**特殊應用場合五：災難恢復與異地備份**

***場合說明：**甲方因自然災害、事故等原因導致檔案損毀或無法訪問，需要乙方提供技術支持或利用乙方資源進行數據恢復或異地備份。

***應增加條款：**

***災難恢復服務條款：**

***內容：**明確在發(fā)生災難時，乙方可提供的技術支持范圍、響應時間、服務方式（如遠程協(xié)助、現(xiàn)場支持、數據恢復服務等）。約定服務費用（可能是額外支付，或原有合同包含特定條件下的免費服務）。

***異地備份服務條款：**

***內容：**如果乙方提供異地備份服務，需明確備份數據的范圍、頻率、存儲方式、安全措施、數據恢復流程、備份數據的所有權和使用權，以及相關的費用。明確在甲方主館無法訪問時，乙方備份數據的使用權限和責任。

**二、第三方介入時的款項（責權利）及具體內容**

在合同中增加第三方（例如：技術服務商、鑒定專家、數據加工公司等）時，應在合同中明確其責權利：

***第三方名稱與資質：**明確第三方的全稱、法人代表、注冊地址，以及其具備執(zhí)行相關工作的資質證明（如ISO認證、專業(yè)資格證書等）。

***具體職責(責)：**

***技術服務方：**負責提供約定的檔案數字化、數據修復、系統(tǒng)開發(fā)與維護等技術服務，確保服務質量和進度。遵守檔案信息安全規(guī)定，對接觸到的檔案信息承擔保密義務。

***鑒定專家：**負責根據約定的標準和程序對特定檔案進行獨立、客觀的鑒定，并出具書面鑒定意見。對鑒定過程的公正性負責。

***數據加工公司：**負責按照甲方要求對檔案數據進行整理、標引、掃描、脫敏（如需）等加工處理，確保數據準確性，并承擔數據在加工過程中的安全責任。

***權利(權)：**

***技術服務方：**有權按照合同約定獲取服務報酬。有權要求甲方提供必要的工作條件（如檔案查閱環(huán)境、數據訪問權限等）。

***鑒定專家：**有權了解鑒定檔案的背景信息。有權要求甲方提供鑒定所需的全部必要資料。對鑒定意見的署名權。

***數據加工公司：**有權按照合同約定獲取加工費。對加工過程中產生的合理損耗有相應的處理權。

***義務與責任(利/責)：**

***技術服務方：**對提供的技術成果（如數字化數據、系統(tǒng)）承擔質量保證責任。遵守保密協(xié)議，未經甲方書面同意不得泄露任何檔案信息或技術秘密。承擔因服務質量問題導致的直接損失。對其工作人員的行為承擔連帶責任。

***鑒定專家：**對其出具的鑒定意見承擔法律責任。需保證鑒定過程的獨立性和客觀性，不得接受可能影響公正性的利益。承擔因鑒定失誤給甲方造成的損失（需在合同中明確責任上限）。

***數據加工公司：**對加工后的數據質量負責。對在加工過程中接觸到的原始檔案信息承擔嚴格的保密義務，加工完成后需按規(guī)定銷毀或返還原始數據載體。承擔因數據泄露或丟失給甲方造成的損失。

**三、甲方為主導時的額外主動性（責權利）合同條款及具體內容**

如果合同是以甲方為主導，即甲方在檔案開放利用審查工作中起主導作用，可以增加以下條款：

***甲方主導決策條款：**

***內容：**明確在檔案鑒定、開放范圍確定、利用權限授予、重大敏感檔案處理等關鍵決策環(huán)節(jié)，甲方擁有最終決定權。甲方有權根據國家政策變化、檔案安全狀況等因素，單方面調整開放策略或利用規(guī)則，但應提前通知乙方，并說明理由。

***檔案解釋權條款：**

***內容：**明確對于檔案內容的解釋，甲方享有最終的權威解釋權。在利用方對檔案內容理解有疑問時，應首先咨詢甲方。

***利用效果反饋與調整條款：**

***內容：**甲方有權要求乙方在使用檔案后，反饋利用效果、存在問題等信息。基于反饋，甲方有權對檔案開放政策、服務流程等進行優(yōu)化調整。

***優(yōu)先利用權條款（特定項目）：**

***內容：**對于甲方自身承擔的、或與公共利益密切相關的重大檔案利用項目（如國家記憶工程、地方志編纂等），甲方在檔案資源調配上享有優(yōu)先權。

***甲方監(jiān)督與檢查權條款：**

***內容：**明確甲方有權對乙方的檔案利用活動進行不定期的監(jiān)督和檢查，以確保乙方遵守合同約定和檔案管理規(guī)定。乙方應配合甲方的監(jiān)督檢查。

**四、乙方為主導時的額外主動性（責權利）合同條款及具體內容**

如果合同是以乙方為主導，即乙方在利用檔案資源開展特定活動（如研究、開發(fā)、傳播）中起主導作用，可以增加以下條款：

***乙方項目主導權條款：**

***內容：**明確在乙方負責的具體項目（如研究課題、文創(chuàng)產品開發(fā)）的實施方案、進度安排、人員組織等方面，乙方擁有主導權和自主權，只需對甲方負責檔案使用的合規(guī)性。

***利用需求提報與優(yōu)先響應條款：**

***內容：**乙方有權根據項目需要，向甲方提報具體的檔案利用需求（包括特定檔案、利用方式、時間等）。在條件允許且不違反規(guī)定的前提下，甲方應優(yōu)先響應乙方的合理利用需求。

***成果展示與署名權條款（強化）：**

***內容：**除了通用條款，可進一步明確乙方在項目最終成果中，享有依法合規(guī)的署名權、版權（在約定范圍內）以及宣傳推廣權，甲方不得無故阻撓。

***利用數據統(tǒng)計與分析權條款：**

***內容：**若項目涉及對檔案利用數據的分析（用于研究或服務改進），經甲方同意后，乙方有權在約定范圍內收集、整理和分析利用數據，用于內部使用或向上級匯報，甲方應對乙方的數據分析活動提供必要的數據支持。

***創(chuàng)新利用嘗試權條款：**

***內容：**鼓勵乙方進行檔案資源的創(chuàng)新性利用（如數字化創(chuàng)新、跨界融合等），在符合合同基本框架和檔案管理規(guī)定的前提下，乙方可以先行嘗試，經甲方評估確認無礙后，可按此方式執(zhí)行。甲方應對乙方的創(chuàng)新嘗試給予一定的支持。

**五、再特殊應用場景下需要額外增加的特殊條款及注意事項**

***場景：涉及國家安全或高度敏感信息的檔案利用**

***特殊條款：**

***強化保密等級條款：**明確該類檔案的特殊保密等級和長期保密要求。約定利用方需接受更嚴格的背景審查和安全培訓。

***事前審批與全程監(jiān)督條款：**約定此類檔案的利用必須獲得更高層級的批準，且利用過程需接受甲方或第三方全程監(jiān)控。

***利用范圍嚴格限定條款：**明確此類檔案只能用于特定的、經批準的用途，嚴禁任何形式的公開、傳播或商業(yè)利用。

***違約懲罰加重條款：**約定違反保密規(guī)定的違約金和法律責任顯著高于一般情況。

***注意事項：**嚴格把控此類檔案的開放和利用范圍。利用前必須進行充分的風險評估。確保利用方具備相應的保密資質和意識。簽訂極其嚴格的保密協(xié)議。

***場景：利用者身份特殊（如外國機構或個人、特定利益群體）**

***特殊條款：**

***特殊審批流程條款：**約定針對特殊利用者的檔案利用申請，可能需要經過額外的審批程序或報告制度。

***利用目的審查條款：**明確對特殊利用者的利用目的進行審查，確保其利用行為符合法律法規(guī)和公共利益。

***報告義務條款：**約定特殊利用者在使用檔案后，可能需要向甲方提交利用報告。

***注意事項：**遵守相關的外交紀律和法律法規(guī)。對利用者的身份和利用目的進行核實。記錄好所有相關過程，以備查驗。

**六、原始合同所需要的所有的詳細的附件列表**

*檔案鑒定方案

*檔案開放目錄

*檔案開放工作方案

*檔案利用申請表模板

*保密審查清單

*檔案實體安全檢查表

*信息安全管理制度

*應急處理預案

*相關法律法規(guī)文件（如《檔案法》、《檔案法實施條例》等）

*參與機構資質證明文件（如檔案館設立批準文件、相關部門參與證明等）

*專家?guī)斐蓡T名單及資質證明

*培訓記錄

*（根據特殊應用場景可能增加的）專項研究檔案支持服務流程

*（根據特殊應用場景可能增加的）國際檔案交流協(xié)議細則

*（根據特殊應用場景可能增加的）災難恢復服務協(xié)議

**七、原始合同所涉及到的法律名詞及名詞解釋**

***檔案：**指過去和現(xiàn)在各種機構、組織以及個人直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。

***檔案鑒定：**指對檔案的價值進行評定，確定其保存價值的過程。

***檔案開放：**指將已鑒定為具有開放價值的檔案向社會公眾提供利用的行為。

***檔案利用：**指利用者對檔案進行查閱、復制、摘錄、證明等活動的總稱。

***檔案實體安全：**指檔案的物理安全，包括防止檔案被損毀、丟失、被盜等。

***信息安全：**指檔案信息的保密性、完整性和可用性。

***保密審查：**指對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進行審查，防止信息泄露。

***檔案行政管理部門：**指各級政府負責檔案工作的行政機構。

***檔案館（室）：**指專門從事檔案收集、整理、保管、利用等工作的機構。

***鑒定委員會：**指負責對檔案進行鑒定的專家組成的委員會。

**八、本合同在實際操作過程中，會遇到的相關問題及注意事項進行羅列，并給出具體的解決辦法**

***問題一：檔案鑒定標準不統(tǒng)一，導致鑒定結果存在爭議。**

***解決辦法：**制定更加詳細、具體的檔案鑒定標準，并定期組織專家進行研討和修訂。加強鑒定人員的培訓，提高鑒定人員的業(yè)務水平。引入第三方專家進行爭議鑒定。

***問題二：檔案開放范圍不明確，導致部分有價值的檔案未能開放。**

***解決辦法：**明確檔案開放的指導原則和具體標準，并定期進行評估和調整。建立檔案開放審查機制，確保有價值的檔案能夠及時開放。設立專家咨詢委員會。

***問題三：檔案利用服務不規(guī)范，導致利用者滿意度不高。**

***解決辦法：**制定規(guī)范的檔案利用服務流程，并提供多種形式的檔案利用服務。加強檔案利用人員的培訓，提高服務意識和服務水平。建立利用者反饋機制。

***問題四：檔案信息安全存在隱患，導致敏感信息泄露的風險較高。**

***解決辦法：**建立健全檔案信息安全管理制度，并采用先進的信息安全技術手段。定期進行信息安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對敏感信息進行脫敏處理。

***問題五：檔案實體安全存在風險，導致檔案損毀、丟失的可能性較高。**

***解決辦法：**加強檔案庫房的管理，采取有效的安全措施，如防火、防盜、防潮、防蟲鼠等。定期進行檔案實體安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和修復損壞的檔案。購買適當的保險。

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