公司日常行政事務(wù)處理通用模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景二、操作流程詳解（一）會(huì)議組織與安排流程需求確認(rèn)會(huì)議發(fā)起人（如部門主管*）提前2個(gè)工作日向行政部門提交《會(huì)議需求申請表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含外部單位需注明職務(wù)及人數(shù)）、議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）及特殊需求（如茶歇、翻譯支持）。行政部門與發(fā)起人核對需求，確認(rèn)會(huì)議資源（會(huì)議室、設(shè)備）可用性，若有沖突需協(xié)調(diào)調(diào)整時(shí)間或更換場地。會(huì)議通知與準(zhǔn)備行政部門提前1個(gè)工作日通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）發(fā)送會(huì)議通知，包含會(huì)議基本信息及參會(huì)要求（如提前10分鐘到場、攜帶資料等）。會(huì)前30分鐘，行政部門布置會(huì)場：調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、準(zhǔn)備會(huì)議資料（若需）、設(shè)置茶歇（若需求），保證會(huì)場環(huán)境整潔有序。會(huì)中支持與記錄會(huì)議期間，行政部門人員全程在場，及時(shí)處理設(shè)備故障、茶歇補(bǔ)充等突發(fā)情況。指定專人（行政部門員工*或會(huì)議發(fā)起人指定人員）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，整理形成《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括會(huì)議決議、待辦事項(xiàng)（明確責(zé)任部門/人及完成時(shí)限）、下次會(huì)議安排（若有）。會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，《會(huì)議紀(jì)要》經(jīng)會(huì)議發(fā)起人審核確認(rèn)后，通過OA系統(tǒng)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。行政部門跟進(jìn)待辦事項(xiàng)完成情況，每周匯總進(jìn)度并反饋至?xí)h發(fā)起人。（二）辦公用品申領(lǐng)與管理流程需求提報(bào)與審批員工根據(jù)工作需要，通過OA系統(tǒng)填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、申領(lǐng)部門及用途。部門負(fù)責(zé)人（如主管*）審批申領(lǐng)合理性，控制非必需品申領(lǐng)；行政部門根據(jù)庫存及預(yù)算情況復(fù)核，確認(rèn)是否予以發(fā)放。物品發(fā)放與登記審批通過后，員工至行政部門（或指定領(lǐng)用點(diǎn)）領(lǐng)取物品，與行政人員核對物品名稱及數(shù)量。行政人員更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》，記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品信息及庫存余量，保證賬實(shí)相符。庫存盤點(diǎn)與補(bǔ)充行政部門每月末進(jìn)行一次全面庫存盤點(diǎn)，核對臺(tái)賬與實(shí)際庫存，差異需查明原因并記錄。對于庫存低于安全庫存量（如A4紙剩余5包）的物品，行政部門填寫《辦公用品采購申請單》，按采購流程報(bào)批后補(bǔ)充庫存。（三）固定資產(chǎn)登記與維護(hù)流程新增資產(chǎn)登記資產(chǎn)采購到貨后，行政部門聯(lián)合使用部門（如IT部、行政部）共同驗(yàn)收，核對資產(chǎn)名稱、型號(hào)、數(shù)量、采購金額及供應(yīng)商信息，保證與采購訂單一致。驗(yàn)收合格后，行政部門在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息（編號(hào)、名稱、規(guī)格、使用部門、責(zé)任人、購置日期、折舊年限等），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)），并建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》。資產(chǎn)調(diào)撥與報(bào)廢部門間資產(chǎn)調(diào)撥，需由調(diào)出/調(diào)入部門負(fù)責(zé)人提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請》，經(jīng)行政部門審批后，更新系統(tǒng)臺(tái)賬及責(zé)任人信息，保證資產(chǎn)歸屬清晰。資產(chǎn)達(dá)到折舊年限或損壞無法修復(fù)時(shí)，使用部門提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請》，行政部門鑒定后按公司規(guī)定處置（如變賣、回收），并在臺(tái)賬中注明報(bào)廢原因及日期。定期盤點(diǎn)與維護(hù)行政部門每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，使用部門配合核對資產(chǎn)實(shí)物與系統(tǒng)信息，差異需在3個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)整。對大型設(shè)備（如打印機(jī)、投影儀），行政部門制定年度維護(hù)計(jì)劃，聯(lián)系供應(yīng)商定期檢修，保證設(shè)備正常運(yùn)行。（四）訪客接待與登記流程訪客預(yù)約與信息核對接待部門（如市場部*）提前1個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)提交《訪客接待申請》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、到訪時(shí)間、事由、陪同人員及接待需求（如會(huì)議室、停車券）。行政部門審核申請，確認(rèn)接待安排，提前通知前臺(tái)及相關(guān)部門做好準(zhǔn)備。訪客接待與引導(dǎo)訪客到訪當(dāng)日，前臺(tái)人員核對身份信息（與預(yù)約信息一致后），請?jiān)L客填寫《訪客登記表》（含姓名、單位、事由、聯(lián)系方式、到訪/離開時(shí)間），發(fā)放《訪客證》（需佩戴于胸前）。前臺(tái)通知陪同人員，引導(dǎo)訪客至指定區(qū)域（如會(huì)議室、會(huì)客室），提供茶水等服務(wù)；如需會(huì)議室，提前按會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)布置。訪客送別與記錄歸檔訪客離開時(shí)，前臺(tái)回收《訪客證》，核對《訪客登記表》信息并確認(rèn)離訪時(shí)間，陪同人員送訪客至公司門口（重要訪客可安排行政部門人員協(xié)助）。行政人員每日匯總《訪客登記表》，按月歸檔保存，保證接待記錄可追溯。三、常用模板表格（一）會(huì)議需求申請表序號(hào)會(huì)議主題時(shí)間地點(diǎn)參會(huì)人員（姓名/部門/職務(wù)）議程所需設(shè)備特殊需求提交人審批人1Q3銷售目標(biāo)研討會(huì)2023-10-1514:00-16:00301會(huì)議室張/銷售部/經(jīng)理、李/市場部/主管、王*/財(cái)務(wù)部/專員1.Q2銷售數(shù)據(jù)回顧；2.Q3目標(biāo)分解討論；3.資源需求確認(rèn)投影儀、麥克風(fēng)、白板準(zhǔn)備銷售數(shù)據(jù)報(bào)表張*部門總監(jiān)*（二）辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量用途審批人發(fā)放人實(shí)領(lǐng)數(shù)量市場部陳*2023-10-10A4紙80g包10日常打印李*趙*10（三）固定資產(chǎn)登記表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱型號(hào)規(guī)格使用部門責(zé)任人購置日期原值（元）折舊年限現(xiàn)狀備注GD-2023-001筆記本電腦ThinkPadT14研發(fā)部劉*2023-09-0160003年在用含電腦包（四）訪客登記表到訪日期時(shí)間訪客姓名單位職務(wù)陪同人員事由聯(lián)系方式離訪時(shí)間接待區(qū)域2023-10-1209:30黃*XX科技有限公司總經(jīng)理周*/市場部合作洽談567810:30201會(huì)議室四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)流程規(guī)范性：所有行政事務(wù)需嚴(yán)格按照流程操作，如會(huì)議需提前申請、資產(chǎn)需先登記后使用、訪客需實(shí)名登記，避免流程遺漏或違規(guī)操作。信息準(zhǔn)確性：填寫各類表格時(shí)，保證信息完整、真實(shí)（如姓名、部門、物品規(guī)格、聯(lián)系方式），避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致事務(wù)延誤。資源合理配置：行政部門需統(tǒng)籌管理會(huì)議室、辦公用品、固定資產(chǎn)等資源，優(yōu)先保障重要事務(wù)需求，避免資源浪費(fèi)或沖突。安全與保密：涉密會(huì)議（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）需在指定保密會(huì)議室召開，禁止無關(guān)人員進(jìn)入；訪客接待中，避免泄露公司敏感信息（如未公開項(xiàng)目、核心數(shù)據(jù)）。溝通協(xié)調(diào)：跨部門事務(wù)（如大型會(huì)議籌備、資產(chǎn)調(diào)撥）需提