行政公文寫(xiě)作與處理工具集一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具集適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行政人員、辦公室文秘及部門(mén)負(fù)責(zé)人，涵蓋日常工作中常見(jiàn)公文的規(guī)范化寫(xiě)作與全流程處理。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常事務(wù)通知：如會(huì)議安排、工作部署、節(jié)假日放假通知等；請(qǐng)示與報(bào)告：向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)，或匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問(wèn)題；會(huì)議紀(jì)要：記錄會(huì)議議定事項(xiàng)、參會(huì)人員及決議要求；函件往來(lái)：與不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作、詢(xún)問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題；總結(jié)與計(jì)劃：階段性工作總結(jié)、年度/月度工作計(jì)劃撰寫(xiě)；規(guī)章制度：部門(mén)管理辦法、實(shí)施細(xì)則等規(guī)范性文件制定。二、公文處理全流程操作指南公文處理需嚴(yán)格遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—排版—印發(fā)—?dú)w檔”流程，保證規(guī)范性與權(quán)威性。各環(huán)節(jié)操作步驟：（一）擬稿：明確內(nèi)容，規(guī)范框架確定文種與用途根據(jù)發(fā)文目的選擇合適文種（如通知用于部署工作，請(qǐng)示用于請(qǐng)求批準(zhǔn)），避免文種混用（如“請(qǐng)示”不得夾帶報(bào)告內(nèi)容，“報(bào)告”不得附帶請(qǐng)示事項(xiàng)）。收集素材與依據(jù)收集相關(guān)政策文件、領(lǐng)導(dǎo)指示、實(shí)際情況數(shù)據(jù)等，保證內(nèi)容有據(jù)可依，避免主觀臆斷。搭建公文結(jié)構(gòu)規(guī)范格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如“公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）；主送機(jī)關(guān)：頂格書(shū)寫(xiě)，指公文的主要受理機(jī)關(guān)，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔；按“緣由（為什么）—事項(xiàng)（做什么）—要求（怎么做）”邏輯展開(kāi)，條理清晰；附件說(shuō)明：如有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)；發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期：成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年1月15日”），聯(lián)合行文時(shí)署機(jī)關(guān)名稱(chēng)并加蓋公章。語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)；表述準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，無(wú)歧義；數(shù)字、計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（如年份用“2024”而非“二〇二四”）。（二）審核：把關(guān)內(nèi)容，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)初審（擬稿人自查）檢查文種是否恰當(dāng)、內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、有無(wú)錯(cuò)別字及數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，保證基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。復(fù)審（部門(mén)負(fù)責(zé)人審核）重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合部門(mén)職責(zé)、事項(xiàng)是否可行、表述是否與部門(mén)口徑一致，對(duì)涉及其他部門(mén)的內(nèi)容需提前會(huì)簽。終審（分管領(lǐng)導(dǎo)/辦公室審核）審核公文的政治方向、政策依據(jù)、重大事項(xiàng)表述是否準(zhǔn)確，是否符合上級(jí)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)或敏感信息。審核意見(jiàn)處理對(duì)審核中提出的修改意見(jiàn)，擬稿人需逐條調(diào)整并反饋，審核通過(guò)后進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。（三）簽發(fā)：明確責(zé)任，授權(quán)生效確定簽發(fā)人根據(jù)公文重要性及機(jī)關(guān)權(quán)限，由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)（如涉及重大事項(xiàng)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議）。規(guī)范簽發(fā)格式在公文首頁(yè)右上方標(biāo)注“簽發(fā)人：X”（后簽姓名），聯(lián)合行文時(shí)需所有簽發(fā)人會(huì)簽。簽發(fā)要求簽發(fā)人需認(rèn)真審核公文內(nèi)容，對(duì)公文的合法性、合規(guī)性負(fù)責(zé)；簽發(fā)意見(jiàn)應(yīng)明確“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”或“不同意印發(fā)”，并簽署姓名與日期。（四）排版：統(tǒng)一格式，提升專(zhuān)業(yè)度頁(yè)面設(shè)置用紙：采用A4紙（210mm×297mm），頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體字，用三號(hào)仿宋體字，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體字；行距：行距為固定值28磅，段前段后間距為0行。要素排版發(fā)文字號(hào)：由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成（如“辦發(fā)〔2024〕5號(hào)”），年份用六角括號(hào)“〔〕”，序號(hào)不編虛位（如“5”而非“005”）；簽發(fā)人：在發(fā)文字號(hào)右側(cè)空一字標(biāo)注“簽發(fā)人：X”，字體與字號(hào)同發(fā)文字號(hào)；頁(yè)碼：?jiǎn)雾?yè)頁(yè)碼右下角，雙頁(yè)頁(yè)碼左下角，數(shù)字用四號(hào)宋體字。打印與校對(duì)使用激光打印機(jī)打印，保證字跡清晰；打印后需專(zhuān)人校對(duì)，檢查格式、內(nèi)容、頁(yè)碼等無(wú)誤后，方可進(jìn)入印發(fā)環(huán)節(jié)。（五）印發(fā)：規(guī)范傳遞，保證時(shí)效登記編號(hào)對(duì)定稿公文進(jìn)行印發(fā)登記，記錄文號(hào)、標(biāo)題、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)日期等信息，建立臺(tái)賬。分發(fā)范圍根據(jù)主送機(jī)關(guān)清單準(zhǔn)確分發(fā)，涉密公文需通過(guò)機(jī)要渠道傳遞，非涉密公文可通過(guò)辦公系統(tǒng)或快遞送達(dá)。歸檔準(zhǔn)備印發(fā)前保留電子版與紙質(zhì)稿原件，為后續(xù)歸檔留存完整材料。（六）歸檔：分類(lèi)整理，便于查閱分類(lèi)歸檔按年度、文種、部門(mén)等分類(lèi)，同一公文正本與定稿、電子版與紙質(zhì)版一并歸檔，避免散亂。裝訂與保存紙質(zhì)公文左側(cè)裝訂，加裝封面（標(biāo)注文號(hào)、標(biāo)題、歸檔日期等），存入檔案盒；電子公文備份至專(zhuān)用服務(wù)器，定期檢查數(shù)據(jù)完整性。查閱權(quán)限涉密公文按保密規(guī)定管理，非涉密公文可根據(jù)工作需要開(kāi)放查閱權(quán)限，保證檔案安全與利用便捷。三、常見(jiàn)公文模板與填寫(xiě)規(guī)范（一）通知模板要素填寫(xiě)規(guī)范示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔各部門(mén)、各子公司：緣由（如“根據(jù)國(guó)家法定節(jié)假日安排”）、事項(xiàng)（放假時(shí)間、值班安排）、要求（注意事項(xiàng)）根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳通知精神，結(jié)合公司實(shí)際，現(xiàn)將2024年春節(jié)放假安排通知一、放假時(shí)間：2月9日至17日，共9天，2月18日（星期日）正常上班。二、值班安排：各部門(mén)需安排專(zhuān)人值班，值班表于1月30日前報(bào)辦公室。三、注意事項(xiàng)：放假前關(guān)閉辦公設(shè)備電源，做好安全檢查。附件說(shuō)明（如有）下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)附件：公司2024年春節(jié)值班表發(fā)文機(jī)關(guān)右下方署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)公司辦公室成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年1月15日（二）請(qǐng)示模板要素填寫(xiě)規(guī)范示例標(biāo)題事由+文種（無(wú)需發(fā)文機(jī)關(guān)，因主送機(jī)關(guān)已明確）關(guān)于申請(qǐng)采購(gòu)辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)（如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，用抄送）公司總經(jīng)理：緣由（如“現(xiàn)有辦公設(shè)備老化”）、事項(xiàng)（具體需求、理由）、請(qǐng)求（明確“請(qǐng)批準(zhǔn)”）為提高工作效率，行政部現(xiàn)有電腦、打印機(jī)等設(shè)備使用超5年，故障頻發(fā)。擬采購(gòu)筆記本電腦10臺(tái)、打印機(jī)2臺(tái)，預(yù)算合計(jì)5萬(wàn)元，資金從行政經(jīng)費(fèi)列支。妥否，請(qǐng)批準(zhǔn)。附件說(shuō)明（如有）如有預(yù)算明細(xì)、設(shè)備參數(shù)等，需標(biāo)注附件附件：公司辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算表發(fā)文機(jī)關(guān)右下方署發(fā)文部門(mén)全稱(chēng)行政部成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年1月10日（三）會(huì)議紀(jì)要模板要素填寫(xiě)規(guī)范示例標(biāo)題會(huì)議名稱(chēng)+“紀(jì)要”公司2024年第一次辦公會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息時(shí)間（年月日上/下午）、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、記錄人時(shí)間：2024年1月20日9:00-11:00地點(diǎn)：三樓會(huì)議室主持人：總參會(huì)人員：副總、各部門(mén)負(fù)責(zé)人記錄人：*秘書(shū)議題（逐條記錄）、討論情況、議定事項(xiàng)（明確責(zé)任部門(mén)與完成時(shí)限）一、議題：2024年Q1工作計(jì)劃審議討論：各部門(mén)匯報(bào)計(jì)劃要點(diǎn)，*副總強(qiáng)調(diào)需增加市場(chǎng)拓展目標(biāo)。議定：1.市場(chǎng)部1月25日前修訂計(jì)劃，重點(diǎn)補(bǔ)充新客戶(hù)開(kāi)發(fā)指標(biāo)；2.行政部1月30日前完成資源調(diào)配方案。結(jié)尾散會(huì)時(shí)間，分送范圍（如“抄送：*總”“發(fā)：各部門(mén)”）散會(huì)時(shí)間：11:00抄送：*總發(fā)文機(jī)關(guān)會(huì)議記錄部門(mén)（通常為辦公室）公司辦公室成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年1月20日四、公文寫(xiě)作與處理常見(jiàn)問(wèn)題及規(guī)避建議（一）文種使用不當(dāng)問(wèn)題表現(xiàn)：將“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用（如“請(qǐng)示報(bào)告”），或使用非正式文種（如“申請(qǐng)”“說(shuō)明”）。規(guī)避建議：嚴(yán)格區(qū)分文種適用范圍——“請(qǐng)示”需上級(jí)批準(zhǔn)，“報(bào)告”僅匯報(bào)事項(xiàng)，不要求批復(fù)；使用《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的15種法定文種（通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等）。（二）格式不規(guī)范問(wèn)題表現(xiàn)：標(biāo)題缺失、發(fā)文字號(hào)格式錯(cuò)誤（如年份用“（）”）、頁(yè)碼缺失、附件說(shuō)明未標(biāo)注等。規(guī)避建議：對(duì)照《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）模板，重點(diǎn)檢查標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否完整規(guī)范，排版是否符合字體、行距要求。（三）內(nèi)容邏輯混亂問(wèn)題表現(xiàn)：條理不清，事項(xiàng)表述不明確，缺乏可操作性（如“盡快處理”“加強(qiáng)管理”等模糊表述）。規(guī)避建議：采用“總-分”結(jié)構(gòu)，用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”分項(xiàng)表述；事項(xiàng)部分需明確“誰(shuí)做、做什么、何時(shí)完成”，避免歧義；數(shù)據(jù)、事例需真實(shí)準(zhǔn)確，引用政策需標(biāo)注文號(hào)。（四）簽發(fā)流程遺漏問(wèn)題表現(xiàn)：未經(jīng)簽發(fā)直接印發(fā)，或簽發(fā)人未明確責(zé)任（如僅簽字未寫(xiě)“同意”）。規(guī)避建議：嚴(yán)格執(zhí)行“誰(shuí)簽發(fā)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，重要公文需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及以上級(jí)別簽發(fā)；簽發(fā)意見(jiàn)需明確“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”及具體修改要求，