備用金管理辦法備用金管理辦法一、總則為了加強公司備用金的管理，提高資金使用效率，規(guī)范借款行為，減少資金占用，特制定本辦法。本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借用備用金的管理。備用金是公司為滿足日常零星開支、出差等業(yè)務需要，暫借給員工個人的款項，員工需按照規(guī)定用途使用，并及時辦理報銷還款手續(xù)。二、備用金的分類及適用范圍1.定額備用金定額備用金是指公司對經(jīng)常有零星采購、零星開支的部門或個人，根據(jù)實際需要核定一個固定金額的備用金，供其周轉使用。適用范圍包括采購部門用于日常小額物資采購、行政部門用于辦公用品采購及日常辦公費用支出等。各部門的定額備用金金額由公司根據(jù)其業(yè)務量和實際需求進行核定，一經(jīng)確定，一般不隨意變動。2.非定額備用金非定額備用金是指公司員工因臨時性、一次性業(yè)務需要而借用的備用金，如出差借款、項目專項借款等。出差借款主要用于員工出差期間的差旅費支出，包括交通費、住宿費、餐飲費等；項目專項借款用于特定項目的費用支出，如項目調(diào)研費、會議費等。三、備用金的申請1.定額備用金申請申請部門或個人應填寫《備用金申請單》，詳細說明申請備用金的用途、金額及預計使用期限等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。部門負責人應根據(jù)本部門的業(yè)務需求和實際情況，對申請進行認真審核，確保申請金額合理、用途明確。審核通過后，將《備用金申請單》提交至財務部門。財務部門對申請進行復核，主要復核申請的合規(guī)性、金額的合理性等。復核無誤后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)公司的資金狀況和業(yè)務需求進行審批，審批通過后，財務部門按照核定的金額向申請部門或個人支付備用金。2.非定額備用金申請員工因臨時性業(yè)務需要借用備用金時，應提前填寫《備用金申請單》，注明借款事由、借款金額、預計還款時間等。借款金額應根據(jù)實際業(yè)務需要合理估算，不得隨意多借?！秱溆媒鹕暾垎巍沸杞?jīng)部門負責人審核，部門負責人應核實借款的真實性和必要性，確保借款用于正當業(yè)務。審核通過后，提交至財務部門。財務部門對申請進行審核，重點審核借款金額是否符合公司規(guī)定的標準、預計還款時間是否合理等。對于金額較大的借款，財務部門應進行風險評估。審核通過后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)業(yè)務情況和資金安排進行審批，審批通過后，財務部門辦理借款支付手續(xù)。四、備用金的使用1.使用原則備用金必須?？顚Ｓ?，借款人應嚴格按照申請用途使用備用金，不得挪作他用。嚴禁將備用金用于個人消費或與公司業(yè)務無關的支出。借款人應妥善保管備用金，確保資金安全。如因保管不善導致備用金丟失或被盜，借款人應承擔相應的賠償責任。2.使用規(guī)范在使用備用金進行采購時，借款人應盡量取得正規(guī)發(fā)票或收據(jù)。發(fā)票或收據(jù)應注明商品或服務的名稱、數(shù)量、單價、金額等詳細信息，并加蓋銷售方的公章或財務專用章。對于無法取得正規(guī)發(fā)票的支出，借款人應提供其他合法有效的憑證，如收款收據(jù)、合同協(xié)議等，并說明原因。在使用備用金支付費用時，借款人應嚴格遵守公司的費用報銷制度和相關規(guī)定。對于超出規(guī)定標準的費用，財務部門有權不予報銷。五、備用金的報銷1.報銷時間要求定額備用金的使用部門或個人應定期（一般為每月）進行報銷，補充備用金。非定額備用金的借款人應在業(yè)務結束后及時辦理報銷手續(xù)，一般不得超過15個工作日。如因特殊情況無法按時報銷，借款人應提前向財務部門說明原因，并辦理延期報銷手續(xù)。2.報銷流程借款人在辦理報銷手續(xù)時，應整理好相關的發(fā)票、收據(jù)等憑證，并填寫《費用報銷單》?！顿M用報銷單》應詳細填寫報銷日期、報銷部門、報銷人、費用項目、金額等信息，并粘貼好原始憑證。報銷憑證應真實、合法、有效，不得涂改、偽造。借款人將填寫好的《費用報銷單》及相關憑證提交至部門負責人審核。部門負責人應審核費用的真實性、合理性和合規(guī)性，確保費用支出與業(yè)務相關。審核通過后，提交至財務部門。財務部門對報銷憑證進行嚴格審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實性、合法性、完整性，費用的報銷標準是否符合公司規(guī)定等。對于不符合要求的報銷憑證，財務部門應及時退回并要求借款人補充或更正。審核無誤后，財務部門按照公司的報銷流程進行報銷支付。對于定額備用金，報銷金額直接補充到備用金賬戶；對于非定額備用金，報銷金額沖減借款金額，如有剩余，借款人應及時歸還剩余款項。六、備用金的歸還1.非定額備用金歸還借款人在業(yè)務結束后，應及時辦理報銷手續(xù)，并歸還剩余的備用金。如借款金額大于報銷金額，借款人應在報銷時將剩余款項交回財務部門。財務部門應開具收款收據(jù)，注明收款日期、收款金額、借款人姓名等信息。如借款金額小于報銷金額，財務部門應按照規(guī)定向借款人支付差額部分。2.定額備用金歸還當部門或個人不再需要使用定額備用金時，應及時辦理歸還手續(xù)。部門或個人應填寫《備用金歸還申請單》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門對歸還申請進行審核，審核無誤后，收回備用金，并注銷該部門或個人的備用金賬戶。七、備用金的監(jiān)督與檢查1.財務部門監(jiān)督財務部門應定期對備用金的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括備用金的借款金額、使用用途、報銷情況、歸還情況等。財務部門應建立備用金臺賬，詳細記錄每筆備用金的借款、報銷、歸還等信息，以便及時掌握備用金的動態(tài)。對于逾期未歸還或未報銷的備用金，財務部門應及時發(fā)出催款通知，督促借款人盡快辦理相關手續(xù)。2.審計部門檢查審計部門應定期對備用金的管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括備用金管理制度的執(zhí)行情況、備用金的使用合規(guī)性、財務部門的監(jiān)督檢查工作等。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。對于違反備用金管理規(guī)定的行為，審計部門應追究相關人員的責任。3.部門內(nèi)部監(jiān)督各部門應加強對本部門備用金使用情況的監(jiān)督，定期對備用金的使用情況進行自查。部門負責人應督促本部門員工嚴格遵守備用金管理規(guī)定，及時辦理報銷和歸還手續(xù)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并向財務部門和公司領導報告。八、責任追究1.借款人責任借款人未按照規(guī)定用途使用備用金，挪作他用的，應責令其限期歸還挪用的資金，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。借款人逾期未歸還備用金，經(jīng)財務部門催款后仍未歸還的，從其工資中扣除相應的借款金額，并按照逾期天數(shù)收取一定的滯納金。滯納金的收取標準由公司根據(jù)實際情況確定。借款人提供虛假報銷憑證，騙取備用金的，應責令其退還騙取的資金，并給予嚴肅的紀律處分；情節(jié)嚴重的，依法追究其法律責任。2.部門負責人責任部門負責人對本部門備用金的使用和管理負有監(jiān)督責任。如因部門負責人審核不嚴，導致備用金被挪用或騙取的，部門負責人應承擔相應的管理責任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重對部門負責人進行批評教育、罰款等處罰。3.財務人員責任財務人員在備用金管理過程中，如存在審核不嚴、監(jiān)督不力等問題，導致公司資金損失的，應承擔相應的責任。公司將根據(jù)情節(jié)輕重對