PAGE企業(yè)培訓檔案管理制度總則目的為加強公司培訓檔案管理，確保培訓工作的規(guī)范化、科學化，提高培訓效果，為公司人才發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓活動所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工培訓、崗位技能培訓、管理培訓、專項培訓等?；驹瓌t1.真實性原則：培訓檔案應如實記錄培訓過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動的各個環(huán)節(jié)，包括培訓計劃、培訓教材、學員考勤、考核成績、培訓總結(jié)等相關(guān)資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：對涉及公司機密、員工個人隱私的培訓檔案信息予以嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案資料的整理、存儲、檢索等工作有序進行。培訓檔案管理職責人力資源部門職責1.負責制定和完善公司培訓檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌管理公司各類培訓檔案，建立培訓檔案目錄和索引，確保檔案資料的有序存放。3.指導和督促各部門做好本部門培訓檔案的收集、整理和歸檔工作。4.定期對培訓檔案進行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.根據(jù)公司需求，提供培訓檔案的查詢、借閱等服務，并做好記錄。培訓部門職責1.負責本部門組織開展的培訓活動檔案資料的收集、整理和初步審核工作。2.協(xié)助人力資源部門完成培訓檔案的歸檔工作，提供與培訓內(nèi)容相關(guān)的詳細資料。3.對培訓檔案進行分類管理，確保培訓資料的完整性和準確性。4.配合人力資源部門做好培訓檔案的查詢、借閱等工作，及時提供所需信息。各部門職責1.負責本部門員工參加培訓的相關(guān)資料收集，包括培訓申請表、培訓反饋意見等，并及時提交給培訓部門或人力資源部門。2.按照公司培訓檔案管理制度的要求，做好本部門培訓檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全和規(guī)范。3.配合人力資源部門和培訓部門對培訓檔案進行檢查和審核，提供必要的協(xié)助。培訓檔案的分類與編號培訓檔案分類1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等，記錄培訓活動的規(guī)劃和安排。2.培訓教材類：涵蓋培訓課程所使用的教材、講義、課件、參考資料等。3.學員檔案類：以學員為單位，記錄每位學員的培訓基本信息、培訓記錄、考核成績、培訓反饋等。4.培訓實施類：包含培訓通知、培訓簽到表、培訓現(xiàn)場照片、視頻等反映培訓實施過程的資料。5.培訓考核類：如考試試卷、考核報告、評估記錄等，用于評估學員培訓效果。6.培訓總結(jié)類：包括培訓總結(jié)報告、培訓效果評估報告、培訓改進建議等，總結(jié)培訓活動的成效和經(jīng)驗教訓。培訓檔案編號培訓檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式如下：[培訓年份][培訓類別][流水號]例如：202301001，表示2023年第一類培訓的第1份檔案。培訓類別根據(jù)培訓檔案分類進行編碼，如01代表培訓計劃類，02代表培訓教材類等。培訓檔案的收集與整理培訓檔案收集1.培訓活動開始前，培訓部門或相關(guān)組織部門應明確檔案收集責任人，負責培訓過程中各類資料的及時收集。2.培訓過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如培訓通知、簽到表、講義、試卷等，應在規(guī)定時間內(nèi)提交給檔案收集責任人。3.學員應按照要求及時提交培訓反饋意見、作業(yè)等相關(guān)資料。培訓檔案整理1.檔案收集責任人對收集到的資料進行初步整理，按照培訓檔案分類進行分類。2.對每份資料進行編號、標注日期，并確保資料內(nèi)容完整、清晰。3.去除資料中的無關(guān)信息，對破損或模糊的資料進行修復或補充。4.將整理好的資料按照一定順序排列，如按照時間順序、重要程度等，便于后續(xù)歸檔。培訓檔案的歸檔與存儲培訓檔案歸檔1.整理后的培訓檔案應定期歸檔，歸檔時間為培訓活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)。2.檔案收集責任人將整理好的檔案提交給人力資源部門，人力資源部門按照檔案編號順序進行歸檔存放。3.歸檔時應填寫檔案歸檔清單，詳細記錄檔案名稱、編號、歸檔日期等信息，并由歸檔人和接收人簽字確認。培訓檔案存儲1.培訓檔案應存儲在安全、防潮、防火、防蟲的專用檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.電子檔案應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性。3.對于紙質(zhì)檔案，應按照檔案類別和編號順序進行排列存放，并建立檔案目錄索引，便于快速查找和檢索。培訓檔案的查詢與借閱培訓檔案查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢培訓檔案時，應填寫《培訓檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.《培訓檔案查詢申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交給人力資源部門。3.人力資源部門根據(jù)申請內(nèi)容進行檔案查詢，并在規(guī)定時間內(nèi)提供查詢結(jié)果。查詢結(jié)果應以書面形式或電子文檔形式反饋給申請人。培訓檔案借閱1.因特殊原因需要借閱培訓檔案的，應填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.《培訓檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應提前向人力資源部門申請并說明原因。4.借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借或丟失。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應責任。培訓檔案的保密與安全培訓檔案保密1.涉及公司機密、商業(yè)秘密以及員工個人隱私的培訓檔案信息，應嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對接觸到的保密信息進行妥善保管，防止信息泄露。3.在培訓檔案查詢、借閱過程中，如涉及保密信息，應采取相應的保密措施，確保信息安全。培訓檔案安全1.防火防盜：檔案存儲場所應配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.防潮防蟲：定期對檔案進行檢查，采取防潮、防蟲措施，如放置干燥劑、防蟲藥等，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。3.數(shù)據(jù)安全：對于電子培訓檔案，應采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時，應加強對存儲設(shè)備的管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。培訓檔案的鑒定與銷毀培訓檔案鑒定1.人力資源部門定期對培訓檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應根據(jù)公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求進行。2.對于保存期限已滿、已失去保存價值或涉及保密期限已過的培訓檔案，應進行鑒定并提出銷毀意見。3.培訓檔案鑒定小組由人力資源部門、培訓部門及相關(guān)業(yè)務部門人員組成共同對檔案進行鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。培訓檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的培訓檔案，應填寫《培訓檔案銷毀申請表》，詳細列出銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《培訓檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀培訓檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、合規(guī)。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，銷毀后應在銷毀清單上簽字確認。培訓檔案管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司建立培訓檔案管理監(jiān)督機制，人力資源部門負責對培訓檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查。2.定期對各部門培訓檔案管理情況進行抽查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、存儲等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。3.設(shè)立投訴渠道，接受員工對培訓檔案管理工作存在問題的反饋和投訴，及時處理并反饋處理結(jié)果。檢查內(nèi)容1.檔案完整性：檢查培訓檔案是否涵蓋培訓活動的各個環(huán)節(jié)，資料是否齊全。2.檔案規(guī)范性：查看檔案的整理、編號、存儲等是否符合規(guī)定的標準和規(guī)范。3.檔案安全性：檢查檔案存儲場所的安全設(shè)施是否完善，檔案信息是否存在安全隱患。4.檔案利用情況：了解培訓檔案的查詢、借閱等利用情況，是否滿足公司工作需求。檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.整改完成后，責任部門應提交整改報告，人力資源部門對整改