PAGE變更管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織的變更管理，確保變更過程的規(guī)范、有序，有效控制變更風險，保障公司/組織的穩(wěn)定運營和持續(xù)發(fā)展，特制定本變更管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及業(yè)務(wù)流程、技術(shù)系統(tǒng)、人員組織、外部合作等方面的變更活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：變更活動必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準要求。2.風險可控原則：在變更實施前，充分評估變更可能帶來的風險，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，確保風險得到有效控制。3.流程規(guī)范原則：明確變更管理的流程和步驟，確保變更活動按照規(guī)定的程序進行，提高變更管理的效率和質(zhì)量。4.溝通協(xié)調(diào)原則：在變更過程中，加強各相關(guān)部門和人員之間的溝通與協(xié)調(diào)，確保信息及時傳遞，問題得到及時解決。5.文檔記錄原則：對變更活動的全過程進行詳細記錄，以便于追溯和審計。二、變更分類與分級（一）變更分類1.業(yè)務(wù)流程變更：包括但不限于業(yè)務(wù)操作流程、管理制度、業(yè)務(wù)模式等方面的變更。2.技術(shù)系統(tǒng)變更：涉及信息系統(tǒng)、軟件程序、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等技術(shù)層面的變更。3.人員組織變更：如人員崗位調(diào)整、組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、人員增減等。4.外部合作變更：與供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等外部關(guān)系的變更，如合作協(xié)議修訂、合作項目調(diào)整等。（二）變更分級根據(jù)變更對公司/組織的影響程度和風險大小，將變更分為以下三級：1.重大變更對公司/組織的戰(zhàn)略目標、業(yè)務(wù)運營、財務(wù)狀況等產(chǎn)生重大影響的變更。涉及核心業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵技術(shù)系統(tǒng)的重大調(diào)整?？赡軐?dǎo)致公司/組織面臨重大法律風險或聲譽風險的變更。2.重要變更對公司/組織的主要業(yè)務(wù)流程、重要技術(shù)系統(tǒng)有較大影響的變更。涉及多個部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域的變更?？赡軐?組織的運營效率、質(zhì)量、成本等產(chǎn)生顯著影響的變更。3.一般變更對公司/組織的日常業(yè)務(wù)流程、普通技術(shù)系統(tǒng)影響較小的變更。僅涉及個別部門或崗位的變更。對公司/組織的整體運營影響相對較小的變更。三、變更管理流程（一）變更申請1.提出變更需求：各部門或人員根據(jù)工作實際情況，提出變更需求，并填寫《變更申請表》，詳細說明變更的內(nèi)容、原因、預(yù)期效果、預(yù)計實施時間等。2.需求評估：由變更管理部門對變更申請進行初步評估，判斷變更的必要性、可行性以及對公司/組織的影響程度，確定變更的分類和分級。3.審批申請：根據(jù)變更的分級，提交相應(yīng)的審批層級進行審批。重大變更需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；重要變更由相關(guān)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般變更由部門內(nèi)部審批。（二）變更策劃1.組建變更團隊：對于確定實施的變更，組建由相關(guān)部門人員組成的變更團隊，明確團隊成員的職責和分工。2.制定變更計劃：變更團隊根據(jù)變更需求，制定詳細的變更計劃，包括變更的具體步驟、時間節(jié)點、責任人、風險應(yīng)對措施等。變更計劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性。3.溝通協(xié)調(diào)：變更團隊與相關(guān)部門和人員進行充分的溝通協(xié)調(diào)，確保變更計劃得到各方的理解和支持，同時收集各方的意見和建議，對變更計劃進行優(yōu)化。（三）變更實施1.準備工作：按照變更計劃，做好各項準備工作，如技術(shù)系統(tǒng)的測試環(huán)境搭建、業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)資料準備、人員的崗位調(diào)整安排等。2.實施變更：嚴格按照變更計劃和操作規(guī)程進行變更實施，確保變更過程的順利進行。在變更實施過程中，密切關(guān)注變更的執(zhí)行情況，及時解決出現(xiàn)的問題。3.監(jiān)控與驗證：對變更實施過程進行監(jiān)控，記錄變更的執(zhí)行情況和相關(guān)數(shù)據(jù)。變更實施完成后，進行全面的驗證，確保變更達到預(yù)期效果，符合相關(guān)要求。（四）變更驗收1.提交驗收申請：變更實施完成并驗證通過后，由變更團隊向驗收部門提交《變更驗收申請》。2.組織驗收：驗收部門根據(jù)變更驗收標準，組織相關(guān)人員對變更進行驗收。驗收內(nèi)容包括變更的功能實現(xiàn)、性能指標、合規(guī)性等方面。3.出具驗收報告：驗收完成后，驗收部門出具《變更驗收報告》，明確變更是否通過驗收。如變更未通過驗收，應(yīng)提出整改意見，由變更團隊進行整改后重新申請驗收。（五）變更關(guān)閉1.資料歸檔：將變更過程中產(chǎn)生的各類文檔，如變更申請表、變更計劃、測試報告、驗收報告等進行整理歸檔，以便于后續(xù)查閱和審計。2.經(jīng)驗總結(jié)：對變更活動進行總結(jié)，分析變更過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的變更管理提供參考。3.關(guān)閉變更：變更通過驗收且相關(guān)資料歸檔后，關(guān)閉變更項目，結(jié)束變更管理流程。四、變更風險管理（一）風險識別在變更申請階段，變更管理部門會同相關(guān)部門和人員，對變更可能帶來的風險進行全面識別，包括但不限于技術(shù)風險、業(yè)務(wù)風險、人員風險、合規(guī)風險等。（二）風險評估采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度，評估結(jié)果作為制定風險應(yīng)對措施的依據(jù)。（三）風險應(yīng)對針對不同等級的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施：1.重大風險：制定專項應(yīng)對方案，明確責任人和應(yīng)對步驟，采取多種措施降低風險影響，如增加資源投入、進行應(yīng)急演練等。2.重要風險：制定詳細的風險應(yīng)對計劃，密切監(jiān)控風險狀態(tài)，及時調(diào)整應(yīng)對策略，確保風險得到有效控制。3.一般風險：采取常規(guī)的風險防范措施，如加強溝通協(xié)調(diào)、進行必要的培訓(xùn)等，降低風險發(fā)生的可能性。（四）風險監(jiān)控在變更實施過程中，持續(xù)監(jiān)控風險狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)新出現(xiàn)的風險或風險變化情況，并調(diào)整相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。五、變更溝通管理（一）溝通原則1.及時溝通原則：確保變更相關(guān)信息在各部門和人員之間及時傳遞，避免因信息不暢導(dǎo)致變更延誤或出現(xiàn)問題。2.準確溝通原則：保證溝通信息的準確性和完整性，避免誤解和歧義。3.雙向溝通原則：鼓勵各方積極參與溝通，充分表達意見和建議，形成良好的溝通互動機制。（二）溝通方式1.會議溝通：定期召開變更管理會議，通報變更進展情況，協(xié)調(diào)解決變更過程中出現(xiàn)的問題。2.郵件溝通：通過郵件及時發(fā)送變更相關(guān)的通知、報告、文檔等信息，確保信息傳遞的準確性和可追溯性。3.即時通訊工具溝通：利用即時通訊工具進行日常的溝通交流，方便快捷地解決問題。4.面對面溝通：對于重要的變更事項或需要深入溝通的問題，采用面對面溝通的方式，確保溝通效果。（三）溝通計劃制定在變更策劃階段，制定詳細的溝通計劃，明確溝通的對象、內(nèi)容、方式、時間節(jié)點等，確保溝通工作有序進行。六、變更文檔管理（一）文檔分類1.變更申請文檔：包括變更申請表、需求說明文檔等。2.變更計劃文檔：變更計劃、風險評估報告、溝通計劃等。3.變更實施文檔：測試報告、操作記錄、問題處理記錄等。4.變更驗收文檔：變更驗收申請、驗收報告等。5.其他相關(guān)文檔：如變更過程中的會議紀要、培訓(xùn)資料等。（二）文檔格式與存儲1.文檔格式：統(tǒng)一規(guī)定各類文檔的格式，如文檔應(yīng)采用規(guī)范的字體、字號、排版格式等，確保文檔的規(guī)范性和可讀性。2.存儲方式：建立專門的變更文檔存儲庫，采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進行存儲，便于查閱和管理。電子文檔應(yīng)按照一定的目錄結(jié)構(gòu)進行分類存儲，紙質(zhì)文檔應(yīng)進行編號歸檔。（三）文檔保管期限根據(jù)公司/組織的檔案管理規(guī)定，確定各類變更文檔的保管期限，確保重要文檔得到妥善保存。（四）文檔查閱與借閱1.查閱權(quán)限：明確不同人員對變更文檔的查閱權(quán)限，確保文檔信息的安全。一般情況下，相關(guān)部門人員可查閱與本部門變更相關(guān)的文檔，如需查閱其他部門文檔，需經(jīng)文檔管理部門批準。2.借閱流程：如需借閱變更文檔，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)文檔管理部門