PAGE非生產(chǎn)采購品類管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)采購品類的管理流程，確保采購活動的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟性，保障公司運營的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有非生產(chǎn)采購品類的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、維修備件、營銷物料等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，實現(xiàn)采購效益最大化。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品和服務，以保障公司運營的正常開展。4.透明性原則：采購過程應保持公開、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭。二、采購流程（一）需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務需求填寫采購申請單，詳細注明采購品類、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.采購申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。（二）采購審批1.采購申請單提交至采購部門后，采購專員進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司另行規(guī)定），由采購部門負責人審批。3.對于金額較大的采購申請，需提交公司管理層審批，審批通過后方可進入采購環(huán)節(jié)。（三）供應商選擇與管理1.采購專員根據(jù)采購品類和需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等，以便對供應商進行動態(tài)管理。4.定期對供應商進行考核，根據(jù)合作情況對供應商進行評分，對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、暫停合作或淘汰等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購專員與選定的供應商進行談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判達成一致后，簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的順利執(zhí)行。3.采購合同需經(jīng)公司法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購專員按照采購合同的要求，跟蹤供應商的交貨進度，確保按時到貨。2.貨物到貨后，由相關部門進行驗收，驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。3.驗收合格后，填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，采購專員應及時與供應商溝通協(xié)商解決，如無法解決，可根據(jù)合同約定追究供應商責任。（六）付款管理1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告申請付款，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息。2.付款申請單需經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核簽字后，提交公司管理層審批。3.財務部門按照審批通過的付款申請單進行付款操作，確保付款的準確性和及時性。三、采購預算管理（一）預算編制1.每年末，各部門根據(jù)下一年度的業(yè)務計劃和需求，編制非生產(chǎn)采購品類的預算草案，詳細列出采購項目、數(shù)量、金額等信息。2.采購部門匯總各部門的預算草案，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財務狀況，編制公司非生產(chǎn)采購品類的年度預算。3.年度預算需經(jīng)公司管理層審核批準后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門嚴格按照批準的預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。2.財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因業(yè)務發(fā)展需要調(diào)整采購預算，需按照規(guī)定的流程進行申請和審批。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風險等。2.建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)風險信號，以便采取相應的措施進行防范和控制。（二）風險應對1.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施，如選擇多個供應商、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、采用套期保值等方式應對價格波動風險等。2.加強對采購合同的管理，明確雙方的違約責任，降低合同風險。3.定期對采購人員進行風險管理培訓，提高采購人員的風險意識和應對能力。五、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門負責建立和管理采購檔案，包括采購申請單、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關文件。2.采購檔案應按照時間順序和類別進行分類整理，確保檔案的完整性和可查閱性。3.采購檔案的保存期限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應商分布等方面的數(shù)據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動的規(guī)律和趨勢，為采購決策提供參考依據(jù)。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進采購管理的建議和措施，不斷優(yōu)化采購流程和提高采購效率。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保采購活動規(guī)范有序進行。（二）考核評價1.建立采購人員考核評價體系，從采購成本控制、采購質(zhì)量保障、采購效率提升、供應商管理等方面對采購人員進行考核評價。2.考核評價結(jié)果與采購人員的績效獎金、晉升等掛鉤，激勵采購人員不斷提高工作質(zhì)量和效率。七、附則（一）解釋權本制度由公司采購部門負責解釋。（二）修訂與廢止1.本制度如有未盡事宜或與國家法律