行政機(jī)關(guān)檔案管理制度及執(zhí)行細(xì)則為規(guī)范行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本制度及執(zhí)行細(xì)則。本制度適用于機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位的檔案管理活動(dòng)，涵蓋文書(shū)、業(yè)務(wù)、科技、聲像、電子等各類(lèi)檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀全過(guò)程。一、管理職責(zé)與組織架構(gòu)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)（如辦公室或檔案科）統(tǒng)籌全局檔案管理工作，負(fù)責(zé)制定完善檔案管理制度、流程及技術(shù)規(guī)范；指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展檔案收集、整理工作；組織檔案數(shù)字化、編研及開(kāi)發(fā)利用；定期開(kāi)展檔案安全檢查，協(xié)調(diào)解決管理中的問(wèn)題；對(duì)接上級(jí)檔案主管部門(mén)，完成檔案統(tǒng)計(jì)、移交等工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)各業(yè)務(wù)部門(mén)為檔案形成的責(zé)任主體，需指定專(zhuān)人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理。具體職責(zé)包括：在業(yè)務(wù)活動(dòng)中規(guī)范形成、積累檔案材料；按要求對(duì)材料進(jìn)行初步整理、組卷；定期向檔案管理部門(mén)移交檔案；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展鑒定、利用及檢查工作。（三）檔案管理員崗位職責(zé)專(zhuān)職檔案管理員負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常維護(hù)，包括溫濕度調(diào)控、防盜防火防蟲(chóng)等安全管理；對(duì)接收的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理、編號(hào)、編目，建立檔案檢索體系；辦理檔案借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，跟蹤檔案使用情況；負(fù)責(zé)電子檔案的備份、遷移及格式轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字檔案長(zhǎng)期可讀；參與檔案鑒定、銷(xiāo)毀的具體實(shí)施工作。二、檔案分類(lèi)與整理規(guī)范（一）分類(lèi)原則檔案分類(lèi)遵循“來(lái)源清晰、類(lèi)別明確、便于檢索”的原則，結(jié)合機(jī)關(guān)職能與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）—保管期限”的復(fù)合分類(lèi)法。其中，文書(shū)檔案按年度、發(fā)文機(jī)構(gòu)及秘密程度、保管期限劃分；業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)類(lèi)型（如行政審批、執(zhí)法監(jiān)督、項(xiàng)目管理等）、年度、保管期限劃分；科技檔案按項(xiàng)目、設(shè)備、基建等類(lèi)型結(jié)合年度分類(lèi)；聲像檔案按載體類(lèi)型（照片、視頻、音頻）、主題、年度分類(lèi)；電子檔案按形成部門(mén)、文件類(lèi)型、年度分類(lèi)。（二）整理要求1.文書(shū)檔案：以“件”為單位整理，逐件編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)件內(nèi)目錄，按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限順序排列，編制歸檔文件目錄。文件材料需去除金屬物，采用三孔一線裝訂或?qū)Ｓ脵n案裝訂夾，保持頁(yè)面整潔、字跡清晰。2.業(yè)務(wù)檔案：以“卷”為單位整理，同一業(yè)務(wù)事項(xiàng)的材料組成一卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間或重要程度排序，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表，裝訂后編制案卷目錄。涉及多環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)（如項(xiàng)目審批），需按流程階段組卷，確保材料完整反映業(yè)務(wù)全過(guò)程。3.科技檔案：圖紙類(lèi)檔案需折疊為A4幅面，按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排序；設(shè)備檔案按設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間整理，附說(shuō)明書(shū)、維修記錄等；基建檔案按工程項(xiàng)目、階段（設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收）分類(lèi)，圖紙與文字材料對(duì)應(yīng)組卷。4.聲像檔案：照片檔案需編制說(shuō)明（含拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由），按主題或事件排序，刻錄成光盤(pán)并建立電子目錄；視頻、音頻檔案需標(biāo)注內(nèi)容簡(jiǎn)介、時(shí)長(zhǎng)、拍攝者，采用無(wú)損格式存儲(chǔ)，定期遷移備份。5.電子檔案：需與紙質(zhì)檔案同步形成、整理，確保元數(shù)據(jù)完整（如創(chuàng)建者、修改時(shí)間、權(quán)限等），按文件類(lèi)型（如PDF、DOC、JPG）分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子目錄與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，定期進(jìn)行病毒查殺與數(shù)據(jù)備份。三、歸檔流程與要求（一）歸檔范圍1.文書(shū)檔案：包括機(jī)關(guān)制發(fā)的公文（命令、決定、通知、報(bào)告等）、外來(lái)公文（上級(jí)來(lái)文、同級(jí)函件、下級(jí)請(qǐng)示等）、會(huì)議材料（紀(jì)要、議程、講話稿）、調(diào)研考察報(bào)告、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免文件、表彰處分材料等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋行政審批（申請(qǐng)材料、審批意見(jiàn)、證照發(fā)放）、行政執(zhí)法（檢查記錄、處罰決定書(shū)、聽(tīng)證材料）、公共服務(wù)（辦事指南、服務(wù)臺(tái)賬、滿意度調(diào)查）、項(xiàng)目管理（立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料。3.科技檔案：涉及基建項(xiàng)目的規(guī)劃圖、施工圖、竣工圖、工程預(yù)決算；設(shè)備的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維修檔案；科研項(xiàng)目的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定等。4.聲像檔案：重要會(huì)議、活動(dòng)的照片、視頻；領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、對(duì)外交流的影像資料；重大事件、工程建設(shè)的紀(jì)實(shí)影像；具有保存價(jià)值的音頻文件（如專(zhuān)題采訪、工作匯報(bào)錄音）。5.電子檔案：電子公文、電子郵件（涉及公務(wù)的往來(lái)郵件）、數(shù)據(jù)庫(kù)文件（如業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份）、網(wǎng)頁(yè)截圖（機(jī)關(guān)官網(wǎng)重要頁(yè)面）、多媒體文件（與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子版本）等。（二）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案：次年第一季度完成上一年度文件的整理歸檔，特殊緊急文件可即時(shí)歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦理完畢后30日內(nèi)完成整理歸檔；跨年度辦理的業(yè)務(wù)，在辦結(jié)年度歸檔。3.科技檔案：基建項(xiàng)目竣工后3個(gè)月內(nèi)歸檔；設(shè)備驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)歸檔；科研項(xiàng)目結(jié)題后2個(gè)月內(nèi)歸檔。4.聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后10日內(nèi)完成整理歸檔，重要事件的影像資料需同步備份。5.電子檔案：與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實(shí)時(shí)更新電子目錄，確保數(shù)據(jù)一致性。（三）歸檔要求歸檔材料需完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，無(wú)缺頁(yè)、涂改、破損，字跡為黑色墨水或碳粉打印，禁止使用純藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)。紙質(zhì)檔案需去除金屬裝訂物，采用規(guī)范裝訂方式；電子檔案需轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF、TIFF、MP4），確?？砷L(zhǎng)期讀取，元數(shù)據(jù)完整。移交檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明檔案類(lèi)型、數(shù)量、起止日期、保管期限等，移交雙方簽字確認(rèn)，一式兩份留存。四、檔案保管與利用規(guī)范（一）保管條件檔案庫(kù)房需獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離潮濕、高溫、易燃、易爆場(chǎng)所，配備防盜門(mén)窗、消防器材（如滅火器、煙霧報(bào)警器）、溫濕度調(diào)控設(shè)備（空調(diào)、除濕機(jī)）、防蟲(chóng)防霉藥劑（樟腦丸、防霉片）。檔案柜需采用鐵皮柜或防磁柜，按類(lèi)別、年度、保管期限有序排列，柜內(nèi)放置防蟲(chóng)、防霉、防光材料，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀及時(shí)處理。電子檔案需存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，采用RAID陣列或異地備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)與遷移，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）借閱管理機(jī)關(guān)內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案編號(hào)、借閱期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)15日，逾期需辦理續(xù)借。外單位人員借閱檔案，需持單位介紹信及本人有效證件，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案閱覽室查閱，原則上不借出。確需復(fù)制的，需注明用途，經(jīng)審批后由檔案管理員操作，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”印章。涉密檔案借閱需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，借閱人需簽訂保密協(xié)議，限定知悉范圍，借閱后及時(shí)歸還，檔案管理部門(mén)需跟蹤涉密檔案的使用情況。（三）利用服務(wù)檔案管理部門(mén)需建立檔案檢索系統(tǒng)（紙質(zhì)目錄、電子目錄、全文數(shù)據(jù)庫(kù)），提供線上線下查詢服務(wù)。線上可通過(guò)機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)或檔案管理系統(tǒng)查詢目錄，線下可到檔案閱覽室查閱原件。定期開(kāi)展檔案編研工作，編制《檔案利用案例匯編》《年度重要文件選編》《業(yè)務(wù)流程檔案指南》等資料，為機(jī)關(guān)決策、業(yè)務(wù)辦理提供參考。對(duì)利用頻繁的檔案（如政策文件、業(yè)務(wù)規(guī)范），進(jìn)行數(shù)字化加工，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)內(nèi)網(wǎng)或政務(wù)平臺(tái)提供在線查閱，提升利用效率。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程（一）鑒定制度成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)等人員組成，負(fù)責(zé)定期（每10年）對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定保管期限的調(diào)整或檔案的銷(xiāo)毀。鑒定依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》，結(jié)合檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)效用、歷史價(jià)值、涉密程度等因素，逐卷（件）審核，提出鑒定意見(jiàn)（延長(zhǎng)保管、維持現(xiàn)狀、銷(xiāo)毀）。（二）銷(xiāo)毀程序?qū)M銷(xiāo)毀的檔案，鑒定小組需編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、內(nèi)容、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見(jiàn)等，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)檔案主管部門(mén)備案。銷(xiāo)毀檔案需指定兩人以上負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等不可逆方式，禁止出售或轉(zhuǎn)送他人。銷(xiāo)毀過(guò)程需填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。涉密檔案的銷(xiāo)毀需符合保密規(guī)定，使用專(zhuān)用銷(xiāo)毀設(shè)備，由保密部門(mén)監(jiān)督執(zhí)行，確保信息安全。六、監(jiān)督考核與責(zé)任追究（一）監(jiān)督考核機(jī)制檔案管理部門(mén)定期（每半年）對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括檔案形成的規(guī)范性、歸檔的及時(shí)性、保管的安全性、利用的合規(guī)性等，檢查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核。機(jī)關(guān)每年開(kāi)展一次檔案管理專(zhuān)項(xiàng)考核，考核指標(biāo)包括檔案完整率、歸檔及時(shí)率、利用滿意度、安全事故發(fā)生率等，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人予以表彰，對(duì)不達(dá)標(biāo)的限期整改。（二）責(zé)任追究對(duì)檔案管理工作中存在失職行為的，如檔案材料缺失、泄露涉密信息、違規(guī)借閱檔案、未按規(guī)定銷(xiāo)毀檔案等，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效等處理；構(gòu)