基金會印章管理規(guī)范制度指南一、前言基金會印章作為組織權(quán)力與責(zé)任的法定載體，其使用與管理直接關(guān)系到基金會的公信力、法律風(fēng)險防控及公益使命的合規(guī)落地。科學(xué)規(guī)范的印章管理制度，是保障基金會資產(chǎn)安全、維護(hù)捐贈人權(quán)益、規(guī)避契約糾紛的核心環(huán)節(jié)。本指南結(jié)合《慈善法》《基金會管理條例》及行業(yè)實踐經(jīng)驗，從印章全生命周期管理角度，明確流程規(guī)范與責(zé)任邊界，為基金會印章管理提供實操指引。二、印章管理總則（一）管理目標(biāo)通過建立“申請-刻制-使用-保管-廢止-銷毀”全流程管控機(jī)制，確保印章使用合法、安全、可追溯，杜絕違規(guī)用印導(dǎo)致的法律風(fēng)險、資產(chǎn)損失或公益聲譽損害。（二）適用范圍本制度適用于基金會登記公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章及其他業(yè)務(wù)用章（如項目專用章、捐贈收據(jù)專用章等）的管理，涵蓋印章從啟用至廢止的所有環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.依法合規(guī)：刻制、使用、備案等流程嚴(yán)格遵循《社會團(tuán)體印章管理規(guī)定》《人民幣銀行結(jié)算賬戶管理辦法》等法規(guī)要求。2.分級授權(quán)：根據(jù)用印事項的性質(zhì)、風(fēng)險等級，明確不同層級的審批權(quán)限，禁止越權(quán)用印。3.責(zé)任到人：印章保管、使用、審批均落實具體責(zé)任人，實行“誰用印、誰審批、誰負(fù)責(zé)”。4.安全保密：印章存放環(huán)境安全可控，使用記錄全程留痕，嚴(yán)禁泄露印章樣式或違規(guī)外借。三、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.新章刻制：因登記注冊、業(yè)務(wù)拓展需新增印章時，由需求部門（如秘書處、財務(wù)部）提交書面申請，說明印章名稱、用途、樣式（含字體、尺寸、圖案等），經(jīng)理事長辦公會審議通過后啟動刻制流程。2.舊章重刻：印章因磨損、遺失（需先完成登報聲明作廢等法定程序）、樣式調(diào)整需重新刻制的，需提交原印章停用說明及新章刻制申請，經(jīng)理事會批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）刻制要求1.印章刻制單位須為公安機(jī)關(guān)備案的合法機(jī)構(gòu)，嚴(yán)禁委托無資質(zhì)單位或個人刻制。2.公章、財務(wù)章等法定用章的樣式須符合《社會團(tuán)體印章管理規(guī)定》，如圓形公章直徑、五角星樣式、字體規(guī)范等；合同章、項目章可結(jié)合業(yè)務(wù)需求設(shè)計，但需在申請中明確樣式細(xì)節(jié)。（三）啟用備案1.新刻印章啟用前，須向登記管理機(jī)關(guān)（如民政部門）、開戶銀行（財務(wù)章）等相關(guān)單位完成備案。2.啟用當(dāng)日，通過基金會官網(wǎng)、公眾號或內(nèi)部公告發(fā)布《印章啟用通知》，明確啟用印章的名稱、樣式、啟用日期及使用范圍，同時聲明舊章（如有）廢止。四、印章的使用與保管（一）使用審批流程1.常規(guī)事項：用印申請人填寫《用印申請表》，注明用印文件名稱、內(nèi)容摘要、用印份數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交印章保管人用印。2.重大事項：涉及對外投資、重大捐贈協(xié)議、資產(chǎn)處置等高風(fēng)險事項，需經(jīng)理事長或理事會審議通過，附會議決議或授權(quán)文件后，方可使用公章或合同章。3.特殊情形：因緊急事務(wù)需遠(yuǎn)程用印的，須通過視頻核驗用印文件真實性，事后補(bǔ)交紙質(zhì)審批材料；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。（二）使用登記管理1.印章保管人須建立《印章使用登記簿》，詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、用印人、審批人、用印份數(shù)及文件去向，確保每一次用印可追溯。2.用印文件需留存復(fù)印件（或電子掃描件）歸檔，與《用印申請表》一并保存，保存期限不低于10年（參照檔案管理規(guī)定）。（三）保管責(zé)任機(jī)制1.專人保管：公章、財務(wù)章、合同章須由不同專人保管（如秘書長保管公章、財務(wù)負(fù)責(zé)人保管財務(wù)章），法定代表人章可由法定代表人或其授權(quán)專人保管，嚴(yán)禁一人保管多枚核心印章。2.存放要求：印章須存放于帶鎖的保險柜或密碼箱中，保管人離崗時須鎖具密閉，非工作時間原則上不得存放于個人辦公區(qū)域。3.移交手續(xù)：保管人崗位調(diào)整或離職時，須填寫《印章移交清單》，由監(jiān)交人（如理事長或監(jiān)事會成員）現(xiàn)場監(jiān)督移交，移交清單須注明印章數(shù)量、狀態(tài)、移交日期，三方簽字確認(rèn)后存檔。五、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.基金會名稱變更、業(yè)務(wù)范圍調(diào)整導(dǎo)致印章失效的；2.印章磨損嚴(yán)重?zé)o法辨認(rèn)，或遺失后已完成補(bǔ)辦的；3.基金會注銷、撤銷登記的，所有印章須同步廢止。（二）銷毀流程1.申請與審批：由印章保管部門提交《印章銷毀申請》，說明廢止原因、印章數(shù)量及樣式，經(jīng)理事會審議通過后，報登記管理機(jī)關(guān)備案（如需）。2.監(jiān)銷與記錄：銷毀時須由理事長、監(jiān)事會成員、保管人共同到場監(jiān)銷，可采用粉碎、熔煉等不可逆方式。銷毀后填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀時間、地點、方式及監(jiān)銷人，存檔備查。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）日常監(jiān)督1.監(jiān)事會每季度抽查印章使用登記檔案，重點核查高風(fēng)險事項用印的審批合規(guī)性；2.每年開展一次印章管理專項審計，檢查保管環(huán)境、移交記錄、備案手續(xù)等是否符合制度要求。（二）違規(guī)處理1.對違規(guī)用印導(dǎo)致基金會承擔(dān)法律責(zé)任、財產(chǎn)損失的，視情節(jié)輕重追究責(zé)任人的行政