采購流程規(guī)范化管理操作手冊為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，保障物資供應(yīng)質(zhì)量，特制定本操作手冊。本手冊旨在明確各環(huán)節(jié)職責(zé)、操作標(biāo)準(zhǔn)及風(fēng)險控制要求，為采購相關(guān)人員提供統(tǒng)一指引，保證采購流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)行。一、適用范圍與應(yīng)用場景本手冊適用于企業(yè)所有采購活動，包括但不限于：日常運(yùn)營采購：辦公用品、生產(chǎn)輔料、服務(wù)類采購（如保潔、維修）等；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：新建項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目所需的設(shè)備、材料采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的臨時性采購。無論采購金額大小、品類差異，均需遵循本手冊規(guī)定的流程要求，特殊情況下（如不可抗力導(dǎo)致的緊急采購）可啟動應(yīng)急流程，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購流程分為需求提報與審批、尋源與供應(yīng)商選擇、合同簽訂與執(zhí)行、物資驗(yàn)收與結(jié)算四個核心階段，各階段需嚴(yán)格按步驟操作，保證責(zé)任到人、記錄完整。（一）需求提報與審批目標(biāo)：保證采購需求真實(shí)、必要，符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，預(yù)算可控。步驟1：需求部門發(fā)起申請操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購申請單》（表1），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、到貨時間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如設(shè)備參數(shù)表、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等）。責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（部門主管）及申請人（專員）。時限要求：常規(guī)采購至少提前3個工作日提報；緊急采購需在申請單中標(biāo)注“緊急”字樣，并說明原因，同步抄送采購部負(fù)責(zé)人。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核操作內(nèi)容：部門主管核對《采購申請單》內(nèi)容，確認(rèn)需求合理性、必要性及預(yù)算匹配度，簽字確認(rèn)后提交至采購部。審核重點(diǎn)：是否為重復(fù)采購（可否通過庫存調(diào)劑解決）、數(shù)量是否超實(shí)際需求、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)。責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人。時限要求：1個工作日內(nèi)完成。步驟3：采購部復(fù)核操作內(nèi)容：采購專員（采購員）接收申請單后，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、完整，規(guī)格參數(shù)是否明確；預(yù)估單價是否參考?xì)v史采購價或市場行情，是否超預(yù)算；是否存在更優(yōu)替代方案（如性價比更高的同類產(chǎn)品）。復(fù)核通過后，按金額分級報批：金額≤5000元：采購部負(fù)責(zé)人（采購經(jīng)理）審批；5000元＜金額≤50000元：采購經(jīng)理審核后，報財務(wù)部負(fù)責(zé)人（財務(wù)總監(jiān)）審批；金額＞50000元：需增加總經(jīng)理（總經(jīng)理）審批。責(zé)任主體：采購專員、采購部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理（按金額分級）。時限要求：常規(guī)采購2個工作日內(nèi)完成復(fù)核與審批；緊急采購4小時內(nèi)完成。（二）尋源與供應(yīng)商選擇目標(biāo)：通過公開、公平、公正的方式選擇合格供應(yīng)商，保證采購性價比最優(yōu)。步驟1：制定尋源方案操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)審批通過的《采購申請單》，制定尋源方案，明確尋源方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價比價、單一來源采購等）、供應(yīng)商資格要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績案例等）、時間節(jié)點(diǎn)。責(zé)任主體：采購專員。步驟2：實(shí)施尋源操作內(nèi)容：公開招標(biāo)：通過企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺等發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不少于3家潛在供應(yīng)商參與；邀請招標(biāo)：從合格供應(yīng)商庫中選取不少于3家具備資質(zhì)、業(yè)績良好的供應(yīng)商發(fā)出邀請；詢價比價：對金額≤10000元的標(biāo)準(zhǔn)化物資/服務(wù)，向至少3家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單及產(chǎn)品說明；單一來源采購：僅適用于唯一供應(yīng)商（如專利產(chǎn)品、緊急維修替換件）或從原供應(yīng)商增購（需提供原合同及增購必要性說明），經(jīng)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批后方可實(shí)施。責(zé)任主體：采購專員。時限要求：詢價比價1-2個工作日；招標(biāo)類3-5個工作日（視復(fù)雜程度調(diào)整）。步驟3：供應(yīng)商評估與確定操作內(nèi)容：成立評估小組（由采購部、需求部門、財務(wù)部人員組成，至少3人），按《供應(yīng)商評估表》（表2）對供應(yīng)商進(jìn)行評分，評分維度包括：價格（40%）、資質(zhì)（20%）、業(yè)績（20%）、服務(wù)能力（15%）、履約記錄（5%）。選取綜合得分最高的供應(yīng)商為候選方，若得分差距≤5分，需組織二次比選或現(xiàn)場考察。確定供應(yīng)商后，填寫《采購結(jié)果審批表》，附供應(yīng)商報價單、評估表，按審批權(quán)限報批（審批流程同需求審批）。責(zé)任主體：評估小組、采購部負(fù)責(zé)人。時限要求：評估與確定1-2個工作日。（三）合同簽訂與執(zhí)行目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同風(fēng)險，保障采購雙方合法權(quán)益。步驟1：合同擬定操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)采購結(jié)果，使用《采購合同模板》（表3）擬定合同條款，內(nèi)容需包括：雙方基本信息、采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格數(shù)量、單價總價、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同初稿需經(jīng)需求部門確認(rèn)技術(shù)條款，財務(wù)部確認(rèn)商務(wù)條款（如付款方式、稅務(wù)處理）。責(zé)任主體：采購專員、需求部門、財務(wù)部。步驟2：合同審批與簽訂操作內(nèi)容：合同文本按審批流程報批：采購專員→采購經(jīng)理→法務(wù)部（如設(shè)）→財務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理；審批通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其指定人）與供應(yīng)商簽訂合同，合同文本需加蓋企業(yè)公章及合同專用章，供應(yīng)商需提供合法有效的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）作為附件。責(zé)任主體：采購專員、法務(wù)部、財務(wù)部、總經(jīng)理。時限要求：合同擬定與審批2-3個工作日。步驟3：合同執(zhí)行跟蹤操作內(nèi)容：采購專員負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，重點(diǎn)監(jiān)控：供應(yīng)商是否按約定時間交付（提前或延遲需書面溝通確認(rèn)）；交付物資/服務(wù)是否符合合同約定的規(guī)格、數(shù)量要求；出現(xiàn)異常情況（如延期、質(zhì)量問題）時，及時協(xié)調(diào)解決，必要時啟動違約條款。每次交付需供應(yīng)商提供《送貨單》，采購專員核對無誤后簽收，同步更新《采購執(zhí)行臺賬》。責(zé)任主體：采購專員。（四）物資驗(yàn)收與結(jié)算目標(biāo)：保證采購物資/服務(wù)符合質(zhì)量要求，完成資金結(jié)算，閉環(huán)采購流程。步驟1：物資驗(yàn)收操作內(nèi)容：數(shù)量驗(yàn)收：需求部門根據(jù)《送貨單》核對物資數(shù)量、外觀是否完好，無破損、短缺；質(zhì)量驗(yàn)收：對技術(shù)要求較高的物資（如設(shè)備、原材料），需聯(lián)合質(zhì)檢部門（質(zhì)檢員）按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測，出具《質(zhì)量驗(yàn)收報告》；對服務(wù)類采購，需需求部門根據(jù)服務(wù)內(nèi)容完成情況簽署《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。驗(yàn)收合格后，需求部門、質(zhì)檢部門（如需）、采購專員在《驗(yàn)收單》（表4）上共同簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，需當(dāng)場拍照記錄，出具《不合格品通知單》，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)退換貨或整改，整改后重新驗(yàn)收。責(zé)任主體：需求部門、質(zhì)檢部門（如需）、采購專員。時限要求：物資到貨后1個工作日內(nèi)完成驗(yàn)收；服務(wù)類在服務(wù)完成后3個工作日內(nèi)完成。步驟2：結(jié)算申請與支付操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)審批通過的《采購申請單》《合同》《驗(yàn)收單》，填寫《付款申請單》，附發(fā)票（或結(jié)算憑證）、供應(yīng)商收款信息等，按審批流程報批（采購專員→采購經(jīng)理→財務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理）。財務(wù)部收到審批通過的《付款申請單》后，在5個工作日內(nèi)完成支付，并通過銀行回單或系統(tǒng)截圖確認(rèn)付款狀態(tài)。責(zé)任主體：采購專員、財務(wù)部。時限要求：付款申請審批2個工作日；財務(wù)支付5個工作日。步驟3：資料歸檔操作內(nèi)容：采購專員負(fù)責(zé)將采購全流程資料（含《采購申請單》《審批記錄》《詢價比價表》《合同》《驗(yàn)收單》《付款申請單》及發(fā)票復(fù)印件等）整理歸檔，保證資料完整、可追溯，歸檔期限不少于5年。責(zé)任主體：采購專員。三、常用表單模板參考表1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購類別□物資□服務(wù)□工程預(yù)算金額物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)估單價用途說明到貨時間年月日附件清單□技術(shù)參數(shù)□立項(xiàng)批復(fù)□其他：需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部意見簽字：日期：財務(wù)部意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期年月日采購項(xiàng)目評估方式□招標(biāo)□詢價□現(xiàn)場考察評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（100分）得分加權(quán)得分價格（40%）市場最低價得40分，每高于最低價1%扣2分，最低0分資質(zhì)（20%）完備得20分，每缺失1項(xiàng)關(guān)鍵資質(zhì)扣5分業(yè)績（20%）近3年同類項(xiàng)目≥3個得20分，每少1個扣7分服務(wù)能力（15%）售后響應(yīng)及時率100%得15分，每降低10%扣3分履約記錄（5%）無違約記錄得5分，每出現(xiàn)1次違約扣5分綜合得分評估小組意見簽字：審批意見簽字：日期：表3：采購合同模板（簡化版）合同編號：_________甲方（采購方）：_________簽約人：_________聯(lián)系方式：_________乙方（供應(yīng)商）：_________簽約人：_________聯(lián)系方式：_________根據(jù)《_________民法典》及甲方采購需求，甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就采購事宜達(dá)成一致，特簽訂本合同：采購內(nèi)容：物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）合計(jì)金額（大寫）：_________________________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按甲方提供的技術(shù)參數(shù)或國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，乙方需提供質(zhì)量保證書。交付時間：_______年_______月_______日前交付至甲方指定地點(diǎn)（_________________）。驗(yàn)收方式：甲方按本手冊“驗(yàn)收流程”組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格視為交付完成。付款方式：驗(yàn)收合格后_______日內(nèi)，乙方向甲方提供合法結(jié)算憑證，甲方支付合同總額的_______%。違約責(zé)任：乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的0.5%支付違約金。爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他：本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人：_________法定代表人：_________日期：_______年_______月_______日日期：_______年_______月_______日表4：驗(yàn)收單驗(yàn)收單號驗(yàn)收日期年月日采購申請單號合同編號供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格驗(yàn)收情況說明需求部門意見簽字：日期：質(zhì)檢部門意見簽字：日期：采購部意見簽字：日期：處理結(jié)果（如不合格）□退換貨□整改□折價接收供應(yīng)商確認(rèn)：日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險提示需求真實(shí)性控制：需求部門不得虛報、瞞報需求，采購部需定期抽查需求合理性，杜絕“為采購而采購”現(xiàn)象；供應(yīng)商廉潔控制：采購人員不得接受供應(yīng)商回扣、宴請等不正當(dāng)利益，一經(jīng)發(fā)覺按企業(yè)規(guī)章制度嚴(yán)肅處理；合同風(fēng)險控制：