采購(gòu)管理規(guī)范流程模板一、適用范圍與場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與提報(bào)責(zé)任人：需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃或?qū)嶋H需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、期望交付時(shí)間、預(yù)算金額、用途說(shuō)明等關(guān)鍵信息。對(duì)技術(shù)參數(shù)復(fù)雜的采購(gòu)需求（如設(shè)備、定制化服務(wù)），需附《技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》或《需求方案》，由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)參數(shù)可行性。需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行初審簽字。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含附件）、《技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》（如需）。步驟2：采購(gòu)需求審批責(zé)任人：部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（根據(jù)金額分級(jí)）操作內(nèi)容：采購(gòu)部接收《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，重點(diǎn)審核：需求是否符合公司采購(gòu)政策、預(yù)算是否在額度內(nèi)、技術(shù)參數(shù)是否清晰、是否存在更優(yōu)替代方案等。財(cái)務(wù)部審核預(yù)算科目準(zhǔn)確性、資金來(lái)源（如年度預(yù)算、專項(xiàng)預(yù)算）及成本合理性，對(duì)超預(yù)算需求提出調(diào)整建議。按審批權(quán)限分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→分管領(lǐng)導(dǎo)；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)；金額＞5萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。審批通過(guò)后，采購(gòu)部《采購(gòu)任務(wù)單》；駁回則反饋需求部門(mén)說(shuō)明原因，修訂后重新提報(bào)。輸出成果：《審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)表》、《采購(gòu)任務(wù)單》。步驟3：供應(yīng)商尋源與評(píng)估責(zé)任人：采購(gòu)部、需求部門(mén)（技術(shù)參與）、審計(jì)部（監(jiān)督）操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)采購(gòu)類型選擇合適方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等），優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）、過(guò)往合作業(yè)績(jī)證明等，采購(gòu)部審核資質(zhì)真實(shí)性及有效性。詢價(jià)/招標(biāo)：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單或招標(biāo)文件，明確報(bào)價(jià)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、付款條款等。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部聯(lián)合需求部門(mén)、技術(shù)部組成評(píng)估小組，從價(jià)格（權(quán)重30%）、質(zhì)量（權(quán)重25%）、交付能力（權(quán)重20%）、服務(wù)（權(quán)重15%）、信譽(yù)（權(quán)重10%）五個(gè)維度評(píng)分，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，推薦候選供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、《詢價(jià)/招標(biāo)記錄表》、《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。步驟4：采購(gòu)訂單下達(dá)責(zé)任人：采購(gòu)部、法務(wù)部（如需）操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)評(píng)估結(jié)果與選定供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確：標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同金額較大或條款復(fù)雜時(shí)，需經(jīng)法務(wù)部審核，保證合規(guī)性。簽訂合同后，采購(gòu)部向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，作為交付依據(jù)，同步抄送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部備案。輸出成果：《采購(gòu)合同》（正本歸檔）、《采購(gòu)訂單》。步驟5：交付與驗(yàn)收責(zé)任人：供應(yīng)商、需求部門(mén)、采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如需）操作內(nèi)容：交付：供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間、地點(diǎn)交付貨物或提供服務(wù)，提供送貨單、產(chǎn)品合格證、保修卡等文件。初驗(yàn)：需求部門(mén)對(duì)照《采購(gòu)訂單》和《技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)》，核對(duì)數(shù)量、外觀、型號(hào)等基本信息，確認(rèn)無(wú)誤后簽收《送貨單》。質(zhì)檢：對(duì)有質(zhì)量要求的物料（如生產(chǎn)設(shè)備、原材料），由質(zhì)檢部進(jìn)行功能、參數(shù)檢測(cè)，出具《檢驗(yàn)報(bào)告》；服務(wù)類采購(gòu)由需求部門(mén)出具《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。終驗(yàn)：初驗(yàn)與質(zhì)檢均合格后，需求部門(mén)在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，作為付款依據(jù)；不合格則啟動(dòng)退貨、換貨或索賠流程。輸出成果：《送貨單》、《檢驗(yàn)報(bào)告》（如需）、《驗(yàn)收單》。步驟6：付款結(jié)算責(zé)任人：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：供應(yīng)商憑《采購(gòu)合同》、《采購(gòu)訂單》、《驗(yàn)收單》、發(fā)票等資料，向財(cái)務(wù)部提交《付款申請(qǐng)表》。財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)一致性（合同號(hào)、訂單號(hào)、驗(yàn)收數(shù)量、發(fā)票金額），確認(rèn)無(wú)誤后，按合同約定的付款方式（如預(yù)付款、到付款、分期付款）辦理付款。付款完成后，財(cái)務(wù)部將付款憑證復(fù)印件反饋采購(gòu)部存檔。輸出成果：《付款申請(qǐng)表》、《付款憑證》。步驟7：采購(gòu)檔案歸檔責(zé)任人：采購(gòu)部、檔案管理員操作內(nèi)容：采購(gòu)部在采購(gòu)?fù)瓿珊?5個(gè)工作日內(nèi)，將全流程資料（含申請(qǐng)表、審批表、合同、訂單、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理成冊(cè)，交檔案管理員統(tǒng)一歸檔。檔案保存期限不少于5年，關(guān)鍵采購(gòu)項(xiàng)目（如大型設(shè)備、戰(zhàn)略采購(gòu)）保存期限不少于10年，以備后續(xù)審計(jì)或追溯。輸出成果：《采購(gòu)檔案袋》（標(biāo)注項(xiàng)目編號(hào)、日期、責(zé)任人）。三、配套工具表單表1：采購(gòu)申請(qǐng)表序號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算總價(jià)期望交付時(shí)間用途說(shuō)明附件名稱需求部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)人日期1辦公電腦ThinkPadT14臺(tái)56000300002024–新員工入職技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)*經(jīng)理*2024–表2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱資質(zhì)等級(jí)（1-5分）價(jià)格得分（30%）質(zhì)量得分（25%）交付得分（20%）服務(wù)得分（15%）信譽(yù)得分（10%）總分排名評(píng)估意見(jiàn)評(píng)估小組簽字A公司5282418149931推薦、、*表3：驗(yàn)收單采購(gòu)訂單號(hào)合同號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）質(zhì)檢結(jié)論（如需）需求部門(mén)驗(yàn)收人日期PO-2024001CT-001辦公電腦ThinkPadT14臺(tái)55合格檢測(cè)合格*2024–表4：付款申請(qǐng)表供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)合同號(hào)驗(yàn)收單號(hào)付款金額（元）付款方式付款事由采購(gòu)部審核財(cái)務(wù)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批日期A公司PO-2024001CT-001YS-00130000轉(zhuǎn)賬貨款***2024–四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)預(yù)算管理：嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算、超預(yù)算采購(gòu)，確需調(diào)整預(yù)算的，需重新履行審批流程；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即修復(fù)）需提前口頭報(bào)備分管領(lǐng)導(dǎo)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商年度復(fù)評(píng)機(jī)制，對(duì)質(zhì)量不合格、交付延遲的供應(yīng)商采取約談、暫停合作、清退等措施；關(guān)鍵物料供應(yīng)商需有備選方案，降低斷供風(fēng)險(xiǎn)。合同管理：合同條款需明確違約責(zé)任（如逾期交付違約金、質(zhì)量不合格賠償標(biāo)準(zhǔn)），法務(wù)部定期對(duì)合同模板進(jìn)行