企業(yè)合同簽訂與管理流程表一、適用業(yè)務場景本流程表適用于企業(yè)各類業(yè)務合作場景，包括但不限于：采購與供應鏈合作（原材料采購、設備采購）、銷售與客戶合作（產(chǎn)品銷售、服務交付）、項目合作（聯(lián)合開發(fā)、工程建設）、服務外包（技術服務、勞務派遣）等。涉及企業(yè)內(nèi)部業(yè)務部門（如采購部、銷售部、項目部）、法務部、財務部及外部合作方，通過標準化流程保證合同簽訂合規(guī)、管理高效，降低運營風險。二、操作流程詳解（一）合同前期準備需求提出與確認業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求（如采購需求、銷售目標、項目立項），明確合作方基本要求（如資質、服務標準、交付周期），填寫《合同需求申請表》，經(jīng)部門負責人審批后啟動合同流程。輸出物：《合同需求申請表》（含需求描述、預算、合作方初步意向）。合作方資質審核業(yè)務部門協(xié)同法務部、財務部對合作方進行資質審查，包括：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍、有效期）、相關行業(yè)資質（如ISO認證、特許經(jīng)營許可）、信用記錄（是否涉及訴訟、失信）、財務狀況（近三年財報、納稅證明）。審核通過后，納入《合格合作方名錄》；未通過則終止合作，反饋原因。輸出物：《合作方資質審核表》《合格合作方名錄》。商務洽談與條款初定業(yè)務部門與合作方就合作內(nèi)容（標的、數(shù)量、質量）、商務條款（價格、付款方式、交付時間）、違約責任等核心內(nèi)容進行洽談，達成初步共識。洽談過程需形成《商務洽談紀要》，明確雙方權利義務的初步框架。輸出物：《商務洽談紀要》。（二）合同起草與審核合同文本起草業(yè)務部門根據(jù)《商務洽談紀要》，參考企業(yè)《合同示范文本庫》，起草合同初稿，內(nèi)容包括：合同主體信息（雙方名稱、地址、法定代表人）、合作內(nèi)容、權利義務、價格條款、履行期限、違約責任、爭議解決方式、保密條款等。起草人需保證條款清晰、無歧義，與洽談內(nèi)容一致。輸出物：合同初稿、《合同起草說明》（含條款設計依據(jù)）。內(nèi)部審核流程業(yè)務部門審核：部門負責人重點審核合作內(nèi)容、商務條款與業(yè)務需求的一致性，保證符合部門目標。法務部審核：法務部審核合同的法律合規(guī)性，包括條款合法性、權利義務對等性、風險點（如違約責任、知識產(chǎn)權歸屬、爭議解決方式），提出修改意見并跟蹤落實。財務部審核：財務部審核合同中的財務條款，如付款方式、稅費承擔、發(fā)票類型、資金預算，保證符合企業(yè)財務制度。管理層審批：根據(jù)合同金額（如10萬元以下由部門副總審批，10-50萬元由總經(jīng)理審批，50萬元以上由董事會審批），提交相應管理層最終審批。輸出物：《合同審核意見表》（各部門簽字確認）、審批通過后的合同終稿。（三）合同簽訂與生效文本確認與蓋章業(yè)務部門將審批通過的合同終稿發(fā)送至合作方，確認雙方文本內(nèi)容一致（如涉及修改，需重新履行內(nèi)部審核流程）。確認后，按企業(yè)《印章管理辦法》辦理蓋章手續(xù)：紙質合同：由法定代表人或授權委托人簽字，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁以部門章代替）；電子合同：通過合法電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）完成雙方電子簽章，保證法律效力。輸出物：正式合同文本（紙質版+電子版）。合同分發(fā)與備案合同簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務部門向法務部、財務部、檔案室分發(fā)合同文本（電子版同步存檔），并填寫《合同登記臺賬》，記錄合同編號、名稱、簽約方、簽訂日期、金額、履行期限等信息。輸出物：《合同登記臺賬》、合同分發(fā)記錄。（四）合同履行與跟蹤履約計劃制定業(yè)務部門根據(jù)合同約定，制定《合同履行計劃》，明確關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點），責任到人（如經(jīng)理負責項目交付，專員負責跟進驗收）。輸出物：《合同履行計劃》。履行過程監(jiān)控業(yè)務部門按《合同履行計劃》跟蹤履約情況，定期（如每周/每月）記錄《合同履行日志》，包括：進展情況、存在問題、對方配合度。如遇延遲、違約等情況，需及時與對方溝通，協(xié)商解決方案（如延期申請、違約賠償），并形成《履約異常處理報告》提交法務部備案。輸出物：《合同履行日志》《履約異常處理報告》。驗收與結算合同標的交付后，業(yè)務部門組織相關部門（如技術部、質檢部）按合同約定進行驗收，填寫《驗收確認單》，雙方簽字蓋章確認。財務部根據(jù)驗收單、合同付款條款，辦理結算手續(xù)，支付款項并保留憑證（如發(fā)票、付款記錄）。輸出物：《驗收確認單》、付款憑證、發(fā)票。（五）合同變更、解除與終止合同變更履行過程中如需變更內(nèi)容（如數(shù)量、價格、履行期限），由雙方協(xié)商一致，簽訂《合同補充協(xié)議》，履行與原合同相同的審核、簽訂流程。變更后，及時更新《合同登記臺賬》和《合同履行計劃》。輸出物：《合同補充協(xié)議》、更新后的臺賬。合同解除/終止符合合同約定解除條件（如一方違約、不可抗力）或雙方協(xié)商一致解除的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除后的責任清算（如已付款項返還、未履行部分終止）。合同自然到期或履行完畢，由業(yè)務部門確認終止，標注“已履行完畢”于《合同登記臺賬》。輸出物：《合同解除協(xié)議》或《合同終止確認書》、更新后的臺賬。（六）合同歸檔與復盤資料歸檔合同履行完畢/終止后30個工作日內(nèi)，業(yè)務部門整理合同全周期資料（包括需求申請、審核記錄、文本、補充協(xié)議、驗收單、付款憑證、履行日志等），按“一合同一檔”原則歸檔至檔案室，電子版同步存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)。檔案分類編號規(guī)則：年份-部門-合同類型-流水號（如2024-采購部-設備采購-001）。輸出物：合同檔案（紙質+電子）、《檔案歸檔清單》。流程復盤每季度/年度，由法務部牽頭組織業(yè)務、財務部門對合同管理流程進行復盤，分析常見問題（如審核延遲、履約糾紛），優(yōu)化《合同示范文本》和管理制度，提升流程效率。輸出物：《合同管理復盤報告》、優(yōu)化方案。三、合同管理模板表格表1：合同需求申請表申請部門申請日期合同名稱合作方名稱需求描述（標的、數(shù)量、質量等）預算金額履行期限申請人部門負責人審批表2：合同審核意見表合同名稱合同編號審核環(huán)節(jié)業(yè)務部門意見法務部意見財務部意見管理層審批審核人日期表3：合同登記臺賬合同編號合同名稱簽約方簽訂日期合同金額履行期限履行狀態(tài)（進行中/已完成/解除）責任人歸檔日期表4：合同履行日志合同編號日期履行進展（如：完成交付50%）存在問題責任人處理措施四、關鍵注意事項法律合規(guī)優(yōu)先所有合同文本必須經(jīng)法務部審核，嚴禁使用未經(jīng)審核的“口頭約定”或“非正式文本”；涉及特許經(jīng)營、知識產(chǎn)權等特殊領域，需咨詢專業(yè)律師意見。條款明確無歧義商務條款（如價格、交付時間）需量化（如“2024年12月31日前交付，逾期每日按合同額0.1%支付違約金”），避免模糊表述（如“盡快交付”）。審批流程不可逆合同審批需按順序依次通過各部門，嚴禁跳過環(huán)節(jié)或“先簽后批”；緊急合同可啟動“綠色通道”，但需事后補全審批記錄。履約監(jiān)控動態(tài)化業(yè)務部門需定期跟蹤履約進度，對延遲、異常情況建立“預警機制”，提