合同簽訂與檔案管理模板介紹一、適用業(yè)務(wù)場景采購與供應(yīng)鏈管理：企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同、供貨協(xié)議時，需規(guī)范合同條款并留存履約痕跡；服務(wù)與合作外包：委托外部機構(gòu)提供技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)或外包項目時，明確服務(wù)范圍、費用及雙方權(quán)責；人事與勞務(wù)管理：員工勞動合同、兼職合作協(xié)議的簽訂與檔案歸檔，保證用工合規(guī)；項目合作與授權(quán)：跨部門項目協(xié)作、外部授權(quán)協(xié)議（如品牌授權(quán)、代理合作等）的全流程管理；合同履約與糾紛處理：對已簽訂合同的履行進度、變更記錄及爭議解決過程進行系統(tǒng)化管理。二、標準化操作流程（一）合同前期準備需求梳理與資質(zhì)審核業(yè)務(wù)部門明確合作需求（如標的、數(shù)量、價格、履行期限等），填寫《合同需求申請表》；法務(wù)或合規(guī)部門審核合作方資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、信用報告等），保證合作方主體資格合法有效；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的，需審核合作方的行業(yè)資質(zhì)認證文件。資料收集與信息核對收集合作方基本信息：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等（需加蓋公章確認）；核對合同關(guān)鍵信息（如金額、標的、違約責任）與需求申請表一致性，避免歧義。（二）合同文本起草模板選擇與條款填充根據(jù)合同類型（如采購合同、服務(wù)合同、勞動合同）選擇對應(yīng)的標準模板；按模板要求填寫核心條款：合同雙方信息、標的描述、數(shù)量/質(zhì)量標準、價款及支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式等；特殊需求需補充附加條款（如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)歸屬），保證條款合法且符合業(yè)務(wù)實際。合規(guī)性與風險審核法務(wù)部門審核合同條款的合法性、完整性，重點檢查是否存在法律漏洞（如免責條款、違約責任不對等）；財務(wù)部門審核金額、支付方式、稅費承擔等與財務(wù)管理制度的一致性；業(yè)務(wù)部門確認條款與實際需求匹配，避免“簽后不執(zhí)行”或“執(zhí)行偏差”。（三）內(nèi)部審批流程逐級提交審批起草人將合同文本及《合同審批表》提交至部門負責人審批，確認業(yè)務(wù)必要性；部門審批通過后，按金額或合同類型提交至法務(wù)、財務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理/總監(jiān)）進行多級審批；涉及重大合同（如金額超過萬元、核心業(yè)務(wù)合作），需提交至總經(jīng)理辦公會或決策委員會審議。審批意見反饋與修改審批人需在《合同審批表》中明確填寫“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體意見；起草人根據(jù)審批意見修改合同文本，重新提交至原審批人復(fù)核，直至所有審批環(huán)節(jié)通過。（四）合同正式簽訂文本核對與簽署最終審批通過后，打印合同文本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量及歸檔需求確定），核對頁碼、條款是否完整；雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋合同專用章或公章（個人需提供證件號碼復(fù)印件及授權(quán)委托書）；現(xiàn)場簽署的，需全程記錄簽署過程（如拍照、錄像，需注意隱私保護）；異地簽署的，可采用電子簽章（需符合《電子簽名法》要求）。合同文本分發(fā)與留存合作方持有：按約定份數(shù)將合同文本交付對方，并要求簽收；企業(yè)留存：至少保留1份原件，同步掃描電子版（PDF格式），存儲至指定檔案管理系統(tǒng)；備份管理：紙質(zhì)合同存放于檔案柜，電子合同備份至企業(yè)云端或本地服務(wù)器，避免丟失。（五）檔案整理歸檔檔案分類與編號按合同類型（如采購、服務(wù)、人事）或年度進行分類，如“2024年采購合同”“服務(wù)外包合同-2024”；每份合同賦予唯一編號（規(guī)則：年份+類型代碼+流水號，如“2024CG001”），標注于合同首頁及檔案袋封面。資料整理與歸檔每份合同檔案包含：合同原件、審批表、合作方資質(zhì)文件、補充協(xié)議/變更記錄、履行過程中的重要函件（如驗收報告、付款憑證）；紙質(zhì)檔案按編號順序放入檔案袋，附《檔案目錄》（含合同編號、名稱、簽訂日期、存放位置、借閱記錄）；電子檔案至檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則與紙質(zhì)檔案編號一致，添加關(guān)鍵詞標簽（如合作方名稱、合同類型）便于檢索。檔案借閱與更新借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理員審批，借閱期限不超過7天（特殊情況可延期）；合同履行過程中如發(fā)生變更（如金額調(diào)整、期限延長），需簽訂《補充協(xié)議》，并作為附件歸入原合同檔案；合同履行完畢（如驗收合格、款項結(jié)清），在檔案中標注“已完結(jié)”，定期（如每年末）對檔案進行清點與銷毀（超保管期限且無法律效力的檔案，需按流程銷毀并記錄）。三、核心模板結(jié)構(gòu)示例（一）《合同簽訂與檔案管理信息表》模塊字段名稱填寫說明合同基本信息合同編號按年份+類型代碼+流水號填寫（如2024CG001）合同名稱?體現(xiàn)合同核心內(nèi)容（如“設(shè)備采購合同”“項目技術(shù)服務(wù)合同”）簽訂日期年-月-日格式簽訂地點企業(yè)所在地或?qū)嶋H簽署地點合同雙方信息甲方信息單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（辦公電話）乙方信息同上，若為個人，需填寫姓名、證件號碼號、住址、聯(lián)系方式合同核心條款標的物/服務(wù)描述清晰描述名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等合同金額大小寫一致，注明幣種（如人民幣）履行期限與方式起止時間、交付/驗收地點、支付方式（如轉(zhuǎn)賬、分期支付）違約責任明確違約情形及賠償標準（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）爭議解決方式協(xié)商、仲裁（需明確仲裁機構(gòu)）或訴訟（甲方所在地法院）審批流程記錄部門負責人意見需簽字并注明日期法務(wù)審核意見需簽字并注明日期財務(wù)審核意見需簽字并注明日期分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見需簽字并注明日期歸檔管理信息檔案編號與合同編號一致歸檔日期合同簽訂后3個工作日內(nèi)完成歸檔存放位置紙質(zhì)檔案：檔案柜-層-號；電子檔案：系統(tǒng)路徑（如“檔案管理-2024-采購合同”）電子備份路徑云端/本地服務(wù)器路徑借閱記錄借閱人、借閱日期、歸還日期、審批人（如有）（二）《合同需求申請表》（簡化版）項目內(nèi)容申請部門申請人合作方名稱合同類型□采購□服務(wù)□勞務(wù)□合作□其他需求描述（簡述合作目的、標的、數(shù)量、預(yù)期目標等）預(yù)算金額大寫：_________________小寫：_________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日附件材料□合作方資質(zhì)文件□技術(shù)參數(shù)□報價單□其他_________________四、關(guān)鍵使用要點提示條款明確性：合同中的“標的”“金額”“履行期限”等核心條款需具體、量化，避免使用“大約”“盡快”等模糊表述，防止后續(xù)履約爭議。審批完整性：嚴禁“先簽后批”或簡化審批流程，重大合同需保留審批過程中的書面意見（如郵件、簽字審批表），保證決策可追溯。歸檔及時性：合同簽訂后3個工作日內(nèi)完成歸檔，紙質(zhì)檔案需存放在防火、防潮、防盜的檔案柜中，電子檔案需定期備份（建議每月1次）。信息保密：合同檔案中涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)參數(shù)、定價策略）的信息，需限定查閱權(quán)限，借閱需經(jīng)部門負責人及以