湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1石家莊銘創(chuàng)文具有限公司簡介.........................................1

2石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題.................1

2.1石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度現(xiàn)狀.......................2

2.2石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度存在的問題.................2

2.2.1采購流程中職務未做到不相容.............................3

2.2.2供應商未進行比選.......................................3

2.2.3驗收物資管理不強.......................................3

2.2.4采購付款流程不嚴謹.....................................3

3石家莊銘創(chuàng)文具有限公司采購制度優(yōu)化設計方案及優(yōu)化后的流程圖.........4

3.1優(yōu)化后的材料采購管理方案.....................................4

3.1.1準確分配采購業(yè)務中的崗位及職責.........................4

3.1.2增加供應商比選.........................................4

3.1.3加強驗收管理...........................................5

3.1.4嚴格規(guī)范采購付款流程...................................6

3.2石家莊銘創(chuàng)文具有限公司采購制度優(yōu)化后的流程圖.................7

4對石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度優(yōu)化設計方案的評價.............8

參考資料.............................................................9

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石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度優(yōu)化設計

1石家莊銘創(chuàng)文具有限公司簡介

石家莊銘創(chuàng)文具有限公司是一家小微企業(yè)，注冊資本為10萬元人民幣。成

立于2010年6月28日，位于河北省石家莊市欒城區(qū)霍家屯村。其法定代表人

為陳憲恒。石家莊銘創(chuàng)文具有限公司是一家專注于辦公用品、文具、文教用品、

本冊、教學用模型及教具、裝訂線加工和銷售的企業(yè)。石家莊銘創(chuàng)文具有限公

司將以產品品牌化、管理現(xiàn)代化、企業(yè)社會化為目標，依法經(jīng)營，細化服務，

將更多、更新、更好的名優(yōu)產品呈現(xiàn)在市場。此外，公司還從事印章制作、雕

刻設備、激光設備的銷售以及印章的批發(fā)。在公司的發(fā)展過程中，石家莊銘創(chuàng)

文具有限公司秉承品質、創(chuàng)新、誠信的服務理念，以客戶需求為導向，努力提

升客戶滿意度。還注重員工培訓和人才引進，擁有一支專業(yè)的設計團隊和銷售

精英隊伍，為客戶提供全方位的專業(yè)化服務?？傊仪f銘創(chuàng)文具有限公司

是一家充滿活力、持續(xù)創(chuàng)新的專業(yè)文具公司，致力于為客戶提供高品質的產品

和優(yōu)質的服務。在未來的發(fā)展中，石家莊銘創(chuàng)文具有限公司將繼續(xù)堅持自主研

發(fā)、不斷創(chuàng)新，以滿足市場需求，打造更具競爭力的產品。公司組織結構如圖

1所示:

圖1石家莊銘創(chuàng)文具有限公司公司結構圖

2石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題

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2.1石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度現(xiàn)狀

公司的材料采購流程大致分為如下步驟:首先由倉管員查看剩余文具材料

不同種類的存貨量，匯總生產部和其他部門的需求，匯報給采購部確定采購文

具材料的需求用量，采購員根據(jù)需求量填寫采購申請單，進行采購申請。采購

需注意要確保產品符合國家市場監(jiān)督管理總局和國家標準委發(fā)布的《學生用品

的安全通用要求》標準。由采購員自行核準后，制定需求計劃，外出尋找材料

及對應的供應商。公司未采用比選方式進行供應商的篩選，供應商由采購員獨

自進行選擇。確定好供應商的對接事項，采購員與其供應商協(xié)商并簽訂采購合

同，向供應商下達采購訂單，明確好交貨時間，地點等具體事項，同時在合同

中也要有所規(guī)定。供應商向采購部開具發(fā)票，采購員收到發(fā)票后，填寫付款申

請單，附上相關資料和文件，提交給財務部，審批通過后向供應商支付貨款。

供應商按照采購訂單發(fā)貨，材料到達公司后，由倉管員進行驗收入庫。具體材

料采購流程如圖2所示:

圖2材料采購制度優(yōu)化前流程圖

2.2石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度存在的問題

2.2.1采購流程中職務未做到不相容

公司存在崗位職責互斥不相容的情況，見下表1。在采購過程中，先按照

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倉儲部和其他部門的生產需求，倉管員對剩余的材料和各部門的生產需求進行

核準，確定采購的數(shù)量，采購員再發(fā)出采購申請。由采購員審批采購申請單，

外出采購材料并篩選出合適的供應商，由于采購員和某供應商關系良好，直接

選擇談判。在詢價的方面上，進行口頭協(xié)議，容易出現(xiàn)兩面價格，中間吃回扣

的情況。確認好供應商后，因合同一切相關事宜都是由采購員進行擬定與審核，

先在網(wǎng)站下載了一份簡易版電子采購合同并打印，但合同中重要條款不是很明

確，比如保密條款，爭議解決方式等條款，導致難以明確雙方的權利與義務關

系。采購員與供應商簽訂好合同后，和供應商對接下達采購訂單。

表1崗位職責互斥表

2.2.2供應商未進行比選

采購過程中由采購員直接選擇確定供應商，由于這家供應商與采購員之間

關系良好，未考慮其他供應商的優(yōu)勢，采購員直接將這家供應商的基本信息、

資信信息、經(jīng)營范圍對接給公司行政部，之后進行材料的詢價，再申請采購與

訂購付款，最終貨物到了后驗收入庫。在選擇供應商這方面沒有參與比選。沒

有經(jīng)過比選，缺乏競爭可能導致供應商抬高價格，會增加公司的采購成本，同

時對采購材料的品質或服務的質量會產生一定影響，后續(xù)可能會影響公司對外

發(fā)展的市場。材料的好壞直接觸及到顧客使用產品的質量，沒有機會接觸到更

多的供應商，就不能帶給公司更多的利益。

2.2.3驗收物資管理不強

在驗收過程中沒有明確的標準或規(guī)范，會導致無法判斷材料是否符合要求。

材料到達公司后，由倉管員直接清點數(shù)量，缺乏科學、規(guī)范的操作流程，表面

檢查為主，沒有在場實際使用或性能測試。使產品質量不穩(wěn)定，導致一些不合

理的材料被入庫，影響生產計劃效率及公司的聲譽和市場競爭力。對于不合格

的材料，沒有詳細記錄驗收過程中的問題和結果，難以追溯和查證。

2.2.4采購付款流程不嚴謹

采購付款程序作為采購流程中最重要的一環(huán)之一，對于公司的財務管理和

運營效率至關重要。然而在實際操作中，采購付款存在一些不合規(guī)的情況，給

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公司帶來了一系列的問題。在付款過程中，采購員根據(jù)供應商開給公司的發(fā)票，

向財務部提出付款申請，將付款申請單及發(fā)票交由會計審核，會計再把單據(jù)交

給財務主管，財務主管當時并沒有立即審批，過了一周發(fā)現(xiàn)漏批此款項，出納

也沒有出款。合同中注明簽訂合同后三天之內付款，后來供應商通知公司逾期

了，需要支付貨款和違約滯納金，這使公司的額外財務費用增加了，影響了企

業(yè)的利潤。采購付款結束后，未將相關的付款憑證，合同等文件進行存檔，對

后續(xù)的查閱和審計工作造成了影響。

3石家莊銘創(chuàng)文具有限公司采購制度優(yōu)化設計方案及優(yōu)化后的

流程圖

3.1優(yōu)化后的材料采購管理方案

3.1.1準確分配采購業(yè)務中的崗位及職責

最初要明確與采購流程相關聯(lián)的工作崗位。公司之前未設置這些崗位，應

增添采購經(jīng)理，供應商管理員，法務談判員。在采購產品時，公司分配好崗位

后同時也要明確好職責，才能進行合理地安排，見表2。

在采購制度中，應分開設置采購經(jīng)理及采購員，采購員根據(jù)倉儲部及其他

部門需要，提出采購需求并制定采購計劃，填寫采購申請單，由采購經(jīng)理進行

審批。供應商管理員再建立一個供應商評估體系，做好市場勘察，對入選的供

應商信息進行整理匯總給采購經(jīng)理。再由采購經(jīng)理派出采購員、談判員進行外

出采購，與篩選出的幾家供應商進行采購談判，談判過程中可以尋求最佳的采

購條件和價格。再由法務員制定好采購合同，由采購經(jīng)理進行審批，根據(jù)與各

供應商談判的結果，和最佳供應商簽訂合同。合同應明確雙方的權利和義務、

價格、交貨期、質量標準等重要條款，根據(jù)合同約定下達采購訂單給供應商。

材料到達倉庫，進行驗收。

表2崗位職責表

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3.1.2增加供應商比選

公司在選擇供應商的時候可以增加比選方式，在外出采購時，應派出供應

商管理員與采購員一同前往，為所有符合條件的供應商提供平等機會，確保選

擇過程公正透明。比較多份報價、材料質量與服務，通過競爭獲取更有利的價

格和條件，有助于降低采購成本。選擇多家進行比選的話，可避免依賴單一的

供應商。同時對老供應商進行定期評估，可有效降低供應鏈風險性。選出合適

的供應商之后，與其建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同發(fā)展。

在進行供應商比選之前，公司要明確制定出所需要的標準和要求。確保供

應商提供的材料符合所需的質量標準，可向供應商申請查看相關的質量認證，

如3C認證?，F(xiàn)場檢查產品樣本質量是否符合公司采購的標準。審查報價是否具

有競爭力，也要綜合公司預算采購總成本（采購價格、運輸成本、維護成本等），

考察其價格的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。了解供應商過往的交貨記錄，保證能按時交

貨。評估對供應商的生產能力和庫存水平，以備于及時應對需求的波動。關注

供應商對售后問題的響應速度和解決能力，便于采購材料到貨后出現(xiàn)一些質量

不合格與缺失的問題能得到及時解決。盡量選擇知名度較高，信譽良好的供應

商，了解供應商在行業(yè)的認可程度和口碑，檢查供應商是否遵守相關的法律法

規(guī)和環(huán)保要求。然后收集供應商提供的相關信息，如企業(yè)介紹、產品樣本、報

價單、客戶評價等。同時再將收集到的供應商信息與設定的標準進行對比分析，

以便更直觀的選擇出合適的供應商。

3.1.3加強驗收管理

在驗收管理的方面，確?？尚行院陀行?，可制定詳細的驗收標準，具體

可能因材料的類型，用途和客戶需求而有所不同，應結合實際情況進行綜合考

慮，根據(jù)需要進行適當?shù)恼{整和補充。對到達的材料進行嚴格的檢測，確保驗

收的準確性和公正性?？蓞⒄毡?，制定具體驗收標準。在人員管理方面，對

倉儲員進行專業(yè)培訓，使其熟悉驗收標準和程序，掌握驗收技能，確保能夠準

確判斷材料的質量和合規(guī)性。實行先收貨后付款，可降低材料質量及付款的風

險。

對采購的材料進行驗收時，需要與采購員一同在場驗收入庫，可以提供多

角度的觀察和判斷，發(fā)現(xiàn)可能被忽視的問題，明確雙方責任，避免責任推諉和

糾紛。還應進行必要的性能測試，確保材料的質量和可靠性。有質量不過關或

者是規(guī)格不符合采購計劃的情況時，采購員需要及時聯(lián)系供應商進行退貨或者

是換貨處理。最后建立詳細的驗收記錄，見下表4，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、

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檢驗報告等，記錄應準確、完整，并妥善保存相關文檔。同時，定期對驗收結

果進行分析和總結，以便不斷改進和優(yōu)化驗收流程。

表3部分材料驗收量化表

表4驗收記錄表

3.1.4嚴格規(guī)范采購付款流程

對于采購付款出現(xiàn)一系列問題，要明確規(guī)定采購員應將所需的文件和資料，

如采購合同，發(fā)票、驗收報告等和付款申請單進行初步核對，要求完整、準確

提供交給財務部會計，以支持審批決策。對財務人員提供相關的培訓和教育，

加強財務人員對審批流程和內容的理解和技能。可建立多重審核機制，在金額

審批環(huán)節(jié)時，由會計初審，再由設置專門審單負責人進行二審，最后財務主管

再進行復核簽字，如果財務主管沒有及時審核簽字，會計應當進行提醒，減少

付款業(yè)務風險。同時，要注意憑證傳遞的及時性，以免造成公司不必要的費用

支出。

事后定期對審批付款事項進行監(jiān)督和審查，通過內部抽查等方式，確保審

批的準確性和合規(guī)性。同時可以設立激勵機制，達到或超過一定的審批準確率，

公司可以給予獎金、頒發(fā)榮譽證書或表揚信，要確保機制的公平和透明性，鼓

勵財務人員提高審批準確性。同時，對于嚴重犯錯誤和違規(guī)行為，要制定處罰

措施，如警告、罰款、降職等，根據(jù)違規(guī)行為情節(jié)涉及的金額大小進行懲罰，

以促使財務人員更加謹慎對待審批工作。付款審批流程圖如下：

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圖3付款審批流程圖

3.2石家莊銘創(chuàng)文具有限公司采購制度優(yōu)化后的流程圖

圖4采購制度優(yōu)化后的流程圖

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4對石家莊銘創(chuàng)文具有限公司材料采購制度優(yōu)化設計方案的評

價

方案在整體上來說具有明確的目標和全面的考慮針對當前材料采購制度中

存在的問題提出了切實可行的優(yōu)化措施。該方案明確了文具材料的采購目標，

確保了采購活動的高效性合規(guī)性和經(jīng)濟性這為采購管理提供了明確的指導方向。

提出了優(yōu)化采購流程的措施如將審批流程更加明確，將提高采購的效率，使采

購的過程更加公正透明。強調了供應商的評選，建立了供應商的準入門檻和評

估的標準這有助