PAGE非生產(chǎn)物料采購制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)物料采購管理，確保采購工作的順利進行，保證采購物料的質(zhì)量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有非生產(chǎn)物料的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、勞保用品、營銷物料、禮品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.質(zhì)量原則：嚴格把控采購物料的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的物料符合公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)標準。4.及時性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)開展的需要，及時采購所需物料，避免因物料短缺影響工作進度。5.透明性原則：采購過程應(yīng)保持公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息透明。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部職責負責制定和執(zhí)行非生產(chǎn)物料采購計劃，根據(jù)公司需求，定期匯總各部門采購申請，編制采購預(yù)算和采購計劃。尋找、篩選、評估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和供貨質(zhì)量。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。負責采購訂單的下達、跟進和驗收，確保采購物料按時、按質(zhì)、按量交付。收集、分析市場信息，掌握物料價格動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。配合財務(wù)部門進行采購成本核算和付款結(jié)算工作。2.采購人員職責采購專員負責具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括供應(yīng)商聯(lián)系、詢價、比價、議價、下單等工作。嚴格按照采購流程和相關(guān)制度執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購活動的規(guī)范性和準確性。及時反饋采購過程中的問題和異常情況，協(xié)助上級領(lǐng)導解決采購過程中的困難。負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購訂單的變更、退換貨等事宜。（二）需求部門1.提出采購申請：各需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給采購部門。2.參與采購評審：在采購過程中，需求部門應(yīng)參與對供應(yīng)商的評估和選擇，提供對采購物料質(zhì)量、性能等方面的專業(yè)意見，協(xié)助采購部門確定最合適的供應(yīng)商。3.驗收采購物料：負責對采購回來的物料進行驗收，檢查物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購申請要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購部門和相關(guān)領(lǐng)導。（三）審批部門1.采購審批流程采購申請?zhí)峤缓?，由需求部門負責人進行初審，審核采購申請的必要性、合理性和準確性，簽字確認后提交給采購部門。采購部門負責人對采購申請進行復(fù)審，結(jié)合采購計劃和庫存情況，審核采購申請是否符合公司整體采購策略，復(fù)審?fù)ㄟ^后提交給財務(wù)部門進行預(yù)算審核。財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況，對采購申請進行預(yù)算審核，確認是否有足夠的資金支持本次采購，審核通過后提交給公司領(lǐng)導進行最終審批。公司領(lǐng)導根據(jù)公司戰(zhàn)略、財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，對采購申請進行最終審批，審批通過后方可進行采購操作。2.緊急采購審批：對于因突發(fā)情況需要緊急采購的物料，需求部門應(yīng)填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、采購物料的詳細信息等，按照上述采購審批流程進行特批，特批通過后采購部門方可進行緊急采購。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，提前填寫采購申請表，采購申請表應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：采購部門：填寫申請采購的部門名稱。申請日期：填寫采購申請?zhí)峤坏木唧w日期。采購項目：詳細描述采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。預(yù)算金額：預(yù)估本次采購所需的費用金額。需求時間：明確采購物料需要到貨的時間節(jié)點。緊急程度：注明本次采購是否為緊急采購。申請理由：說明采購該物料的原因和必要性。2.采購申請表應(yīng)由需求部門負責人簽字確認后提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到各需求部門的采購申請后，應(yīng)進行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定詳細的采購計劃。2.采購計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：采購項目清單：列出計劃采購的物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息。采購時間安排：明確每個采購項目的預(yù)計采購時間和到貨時間。供應(yīng)商選擇策略：根據(jù)物料特點和市場情況，制定供應(yīng)商選擇的初步方案。采購預(yù)算：匯總各采購項目的預(yù)算金額，形成本次采購計劃的總預(yù)算。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，提交給財務(wù)部門進行預(yù)算審核，審核通過后提交給公司領(lǐng)導審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等方式，建立供應(yīng)商資源庫。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平等，并填寫供應(yīng)商信息登記表。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對初步篩選合格的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。采用定量和定性相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商進行綜合評分，評分標準可根據(jù)公司實際情況制定，如質(zhì)量（40分）、價格（30分）、交貨期（15分）、售后服務(wù)（15分）等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，建立供應(yīng)商績效評估檔案，記錄供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格變動、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。根據(jù)供應(yīng)商績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，反饋公司需求和意見，共同探討合作中存在的問題及解決方案，維護良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，采購人員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，談判內(nèi)容包括物料價格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商情況，運用談判技巧，爭取最有利的采購條件，確保采購成本合理、采購質(zhì)量可靠、交貨期穩(wěn)定。談判結(jié)束后，采購人員應(yīng)整理談判記錄，形成談判紀要，經(jīng)雙方簽字確認后作為采購合同的附件。2.合同簽訂采購談判達成一致意見后，采購人員應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，提交給公司法務(wù)部門進行合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求且不存在法律風險。法務(wù)部門審核通過后，采購合同由公司領(lǐng)導簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章，正式生效。采購人員應(yīng)及時將合同副本發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認后返回一份存檔。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)根據(jù)合同條款，及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物料的詳細信息、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求、驗收標準等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準確理解采購需求。2.采購訂單下達后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和交付采購物料。如遇訂單變更或其他問題，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（六）采購物料驗收1.驗收準備采購物料到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和相關(guān)驗收人員做好驗收準備工作，明確驗收標準和驗收流程。需求部門應(yīng)組織專業(yè)人員對采購物料進行驗收，驗收人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能，熟悉采購物料的質(zhì)量標準和驗收要求。2.驗收實施采購物料到貨后，驗收人員應(yīng)按照驗收標準對物料的數(shù)量、質(zhì)量進行驗收。驗收內(nèi)容包括但不限于物料的規(guī)格、型號、外觀、性能、數(shù)量等方面。對于重要物料或技術(shù)含量較高的物料，可邀請專業(yè)機構(gòu)或第三方檢測機構(gòu)進行檢驗，確保物料質(zhì)量符合要求。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，驗收人員應(yīng)及時填寫驗收不合格報告，詳細記錄問題情況，并要求供應(yīng)商限期整改或補貨。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的物料，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、補貨或賠償損失等。供應(yīng)商處理完畢后，采購部門應(yīng)重新組織驗收，直至驗收合格為止。（七）采購付款1.采購物料驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應(yīng)及時整理采購發(fā)票、驗收報告、采購合同等相關(guān)資料，提交給財務(wù)部門進行付款申請。2.財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和采購合同約定，對采購付款申請進行審核，審核通過后按照付款流程辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。3.采購部門應(yīng)跟蹤付款進度，確保供應(yīng)商按時收到貨款，維護良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。如因付款問題導致供應(yīng)商不滿或出現(xiàn)糾紛，采購部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。四、采購預(yù)算與成本控制（一）采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門采購需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋公司所有非生產(chǎn)物料的采購項目，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、勞保用品、營銷物料、禮品等。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循“零基預(yù)算”原則，充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展的實際需求和市場價格變動因素，確保預(yù)算的科學性和合理性。采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購項目的預(yù)算金額、預(yù)算執(zhí)行時間和預(yù)算控制指標。3.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行審核和調(diào)整，確保采購預(yù)算與公司整體預(yù)算相匹配。審核通過后的采購預(yù)算提交給公司領(lǐng)導審批，作為公司年度采購工作的指導依據(jù)。（二）采購成本控制1.價格控制采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集和分析市場價格信息，掌握物料價格走勢，為采購談判提供參考依據(jù)。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分運用談判技巧，與供應(yīng)商進行價格協(xié)商，爭取最優(yōu)惠的采購價格。對于價格波動較大的物料，可采用分批采購、套期保值等方式，降低采購成本。建立價格評估機制，定期對采購價格進行評估，對比不同供應(yīng)商的價格水平和供貨質(zhì)量，及時調(diào)整采購策略，確保采購價格合理。2.成本分析與優(yōu)化采購部門應(yīng)定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本、質(zhì)量成本等方面，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。針對成本分析中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)同合作，共同制定成本優(yōu)化措施，如優(yōu)化采購批量、選擇合適的運輸方式、加強庫存管理、提高采購質(zhì)量等，降低采購總成本。3.成本控制考核建立采購成本控制考核制度，將采購成本控制指標納入采購人員績效考核體系，對采購人員的成本控制工作進行量化考核。根據(jù)采購成本控制考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予獎勵，對未完成成本控制目標的采購人員進行相應(yīng)的處罰，激勵采購人員積極開展成本控制工作。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括但不限于供應(yīng)商風險、市場風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等方面。2.采用定性和定量相結(jié)合的風險評估方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。風險評估結(jié)果應(yīng)作為制定風險應(yīng)對措施的依據(jù)。（二）風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風險應(yīng)對建立供應(yīng)商多元化機制，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風險。加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和供貨質(zhì)量。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責任和賠償條款，降低因供應(yīng)商違約導致的風險。2.市場風險應(yīng)對密切關(guān)注市場動態(tài)，及時收集和分析市場信息，掌握市場價格走勢和供應(yīng)情況，提前制定應(yīng)對市場變化的采購策略。建立市場風險預(yù)警機制，當市場出現(xiàn)重大變化或價格波動較大時，及時調(diào)整采購計劃和采購策略，降低市場風險對采購成本和供應(yīng)的影響。3.質(zhì)量風險應(yīng)對嚴格把控采購物料的質(zhì)量標準，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗收標準，加強對采購物料的檢驗和驗收工作，確保采購物料質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量不合格的物料，按照合同約定及時處理，要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的責任。4.合同風險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同起草、審核和簽訂，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。定期對采購合同進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，確保合同的順利執(zhí)行。5.付款風險應(yīng)對建立付款審批制度，嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款時間進行付款審批，確保付款流程規(guī)范、準確。加強與財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，及時掌握公司資金狀況，合理安排采購付款，避免因資金不足導致的付款風險。（三）風險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.設(shè)立風險預(yù)警指標，當風險指標達到或超過預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采購部門應(yīng)立即采