國(guó)開大學(xué)秘書學(xué)《辦公室日常事務(wù)管理》考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題（每題2分，共20分）1.辦公室主任在安排領(lǐng)導(dǎo)每日行程時(shí)，應(yīng)優(yōu)先遵循的原則是A.領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人喜好B.時(shí)間緊湊最大化C.組織目標(biāo)與領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)匹配D.隨行人員便利答案：C解析：行程的核心是服務(wù)組織目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)必須與組織階段性重點(diǎn)任務(wù)同頻，個(gè)人喜好與隨行便利不能凌駕于組織利益之上。2.收到一封標(biāo)注“親啟”的平信，秘書最恰當(dāng)?shù)牡谝徊讲僮魇茿.直接拆閱登記B.復(fù)印留存再送領(lǐng)導(dǎo)C.核對(duì)信封完整性后送領(lǐng)導(dǎo)本人D.先電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否拆閱答案：C解析：“親啟”意味著收信人親收親拆，秘書無權(quán)拆閱，但需履行安全核對(duì)與送達(dá)義務(wù)，確保信件在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)無缺損。3.關(guān)于辦公用品“零庫(kù)存”管理模式，下列說法正確的是A.取消所有庫(kù)存，用時(shí)臨時(shí)采購(gòu)B.供應(yīng)商寄售，月末統(tǒng)一結(jié)算C.由員工自行網(wǎng)購(gòu)報(bào)銷D.行政部一次性大量囤貨答案：B解析：零庫(kù)存并非無庫(kù)存，而是通過供應(yīng)商寄售、VMI等方式將庫(kù)存成本轉(zhuǎn)移，月末按實(shí)際耗用量結(jié)算，既保障供應(yīng)又降低資金占用。4.印章管理員外出辦事，需臨時(shí)授權(quán)他人保管印章，應(yīng)出具的文件是A.口頭說明B.微信留言C.印章臨時(shí)授權(quán)書D.會(huì)議紀(jì)要答案：C解析：印章授權(quán)必須書面化，明確授權(quán)人、被授權(quán)人、授權(quán)時(shí)限、用印范圍，雙方簽字確認(rèn)，確保責(zé)任可追溯。5.會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的根本區(qū)別在于A.是否由秘書撰寫B(tài).是否使用紅頭紙C.是否具有法定效力D.是否體現(xiàn)決策結(jié)論答案：D解析：會(huì)議記錄是過程性原始素材，紀(jì)要?jiǎng)t提煉決策結(jié)論、責(zé)任人與完成時(shí)限，具有部署與督辦功能。6.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在接待中突然需要一份三年前的合同原件，秘書應(yīng)首先A.聯(lián)系法務(wù)部掃描B.去檔案室調(diào)卷C.搜索個(gè)人郵箱D.讓乙方再寄一份答案：B解析：原件管理歸屬檔案室，秘書履行審批手續(xù)后調(diào)卷，確保借閱流程合規(guī)，防止原件丟失。7.關(guān)于辦公環(huán)境5S管理，其中“Seiketsu”中文含義是A.整理B.整頓C.清掃D.清潔答案：D解析：5S即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)，第四項(xiàng)“Seiketsu”強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，維持前3S成果。8.值班電話鈴響三聲內(nèi)接聽，首先應(yīng)說A.“喂，哪位？”B.“您好，××單位值班室，請(qǐng)講。”C.“等一下，我記錄。”D.“領(lǐng)導(dǎo)不在，明天再打?！贝鸢福築解析：規(guī)范接聽需報(bào)單位與崗位，使用敬語，既體現(xiàn)專業(yè)形象，也便于對(duì)方確認(rèn)撥打無誤。9.行政部組織員工體檢，最佳通知方式是A.微信群群發(fā)B.電話逐一通知C.OA公告+短信提醒D.黑板報(bào)答案：C解析：OA公告可長(zhǎng)期留存，短信提醒確保員工及時(shí)查閱，兩者結(jié)合兼顧正式性與到達(dá)率。10.保密文件復(fù)印需填寫A.用印申請(qǐng)單B.文件復(fù)印審批表C.辦公用品領(lǐng)用單D.車輛派遣單答案：B解析：涉密載體復(fù)制必須履行審批、編號(hào)、加蓋復(fù)制章、清點(diǎn)回收等程序，審批表是核心憑證。二、多項(xiàng)選擇題（每題3分，共15分，多選少選均不得分）11.下列屬于辦公室“顯性成本”的有A.紙張耗材B.打印機(jī)能耗C.溝通誤差導(dǎo)致的返工D.會(huì)議茶歇答案：A、B、D解析：返工屬于隱性成本，難以在財(cái)務(wù)報(bào)表直接體現(xiàn)，其余三項(xiàng)均可量化入賬。12.秘書在安排商務(wù)座次時(shí)，需考慮的因素包括A.職務(wù)高低B.年齡大小C.主客身份D.先到后到答案：A、C解析：正式場(chǎng)合以職務(wù)與主客關(guān)系為首要，年齡、到達(dá)順序僅作微調(diào)參考。13.以下哪些做法可以有效降低會(huì)議室“幽靈會(huì)議”現(xiàn)象A.線上預(yù)約系統(tǒng)與門禁聯(lián)動(dòng)B.遲到15分鐘自動(dòng)釋放C.設(shè)置信用積分扣分D.允許長(zhǎng)期獨(dú)占答案：A、B、C解析：D選項(xiàng)會(huì)加劇資源獨(dú)占，前三項(xiàng)通過技術(shù)與制度結(jié)合，提高使用率。14.電子公文傳輸?shù)陌踩胧┯蠥.國(guó)密算法加密B.水印防泄密C.回執(zhí)追蹤D.任意轉(zhuǎn)發(fā)答案：A、B、C解析：任意轉(zhuǎn)發(fā)擴(kuò)大知悉范圍，違反最小化原則。15.重大突發(fā)事件信息報(bào)送應(yīng)堅(jiān)持A.初報(bào)快B.續(xù)報(bào)準(zhǔn)C.終報(bào)全D.隱瞞緩答案：A、B、C解析：遲報(bào)、漏報(bào)、謊報(bào)均會(huì)被追責(zé)，終報(bào)需總結(jié)原因與整改措施。三、判斷題（每題1分，共10分，正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”）16.印章可以帶離單位只要領(lǐng)導(dǎo)口頭同意。答案：×解析：印章外出必須書面審批，雙人同行、專車押運(yùn)，全程視頻監(jiān)控。17.辦公室照明亮度越高越能保護(hù)員工視力。答案：×解析：過亮產(chǎn)生眩光，反而加重視疲勞，應(yīng)控制在500lx左右并搭配柔光罩。18.公文成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。答案：√解析：成文日期即簽發(fā)日期，與印發(fā)日期可以不同。19.秘書可以在個(gè)人微博發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)行程。答案：×解析：行程屬于工作秘密，泄露可能帶來安全與輿情風(fēng)險(xiǎn)。20.所有會(huì)議都必須做會(huì)議紀(jì)要。答案：×解析：例行性、事務(wù)性會(huì)議可只作記錄，涉及決策、經(jīng)費(fèi)、人事的必須出紀(jì)要。21.辦公室綠植擺放無需考慮員工花粉過敏。答案：×解析：應(yīng)優(yōu)選無花粉品種，并定期修剪，防止滋生蚊蟲。22.使用企業(yè)微信傳輸機(jī)密文件需另行加密。答案：√解析：即時(shí)通訊工具默認(rèn)加密等級(jí)不足，需外加國(guó)密或PGP。23.值班交接只需口頭交代即可。答案：×解析：必須填寫值班日志，重點(diǎn)事項(xiàng)書面交接并雙人簽字。24.行政采購(gòu)可以指定唯一品牌。答案：×解析：違反公平競(jìng)爭(zhēng)，應(yīng)以技術(shù)參數(shù)招標(biāo)，除非單一來源采購(gòu)經(jīng)公示審批。25.秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)私人消費(fèi)票據(jù)可以予以報(bào)銷。答案：×解析：公私有別，私人消費(fèi)不得侵占公款，秘書應(yīng)拒絕并提示風(fēng)險(xiǎn)。四、簡(jiǎn)答題（每題10分，共30分）26.簡(jiǎn)述“AB角制度”在辦公室管理中的作用及實(shí)施要點(diǎn)。答案：AB角制度指同一崗位設(shè)置兩名互為備份的責(zé)任人，A角為主辦，B角為協(xié)辦，確保工作不因單點(diǎn)故障中斷。作用：（1）保障業(yè)務(wù)連續(xù)性，避免缺位空崗；（2）促進(jìn)知識(shí)共享，降低人員流失風(fēng)險(xiǎn)；（3）提升團(tuán)隊(duì)協(xié)同，形成互相監(jiān)督。實(shí)施要點(diǎn)：①明確職責(zé)清單，將流程拆分到可交接顆粒度；②建立共享云盤，實(shí)時(shí)更新操作手冊(cè)與密碼表；③每周交叉辦公半天，B角實(shí)操演練；④考核掛鉤，將B角掌握度納入績(jī)效；⑤重大節(jié)點(diǎn)強(qiáng)制雙簽，防止“假備份”。27.闡述“5W2H”在領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)中的運(yùn)用，并舉例說明。答案：5W2H即What、Why、Who、When、Where、How、Howmuch，是任務(wù)澄清與復(fù)述工具。示例：領(lǐng)導(dǎo)口頭指示“準(zhǔn)備科技廳調(diào)研”。秘書需立即用5W2H追問并記錄：What：調(diào)研主題“企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型政策落地效果”；Why：為修訂明年扶持辦法；Who：科技廳副廳長(zhǎng)帶隊(duì)6人，我方董事長(zhǎng)、CTO、財(cái)務(wù)總監(jiān)參會(huì)；When：下周四9:00—11:30；Where：總部三樓多功能廳；How：現(xiàn)場(chǎng)參觀+座談，需PPT匯報(bào)20分鐘；Howmuch：預(yù)算含茶歇、橫幅、資料印刷共3000元內(nèi)。秘書整理成電子任務(wù)單發(fā)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，再分解子任務(wù)到人，確保無遺漏。28.說明“印章生命周期管理”各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施。答案：印章生命周期含刻制、啟用、保管、使用、廢止、銷毀六個(gè)環(huán)節(jié)。（1）刻制：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)——私刻、未備案；措施——憑營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證到公安指定點(diǎn)刻制，留存印模。（2）啟用：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)——時(shí)間倒簽；措施——以紅頭文件發(fā)布啟用通知，明確生效日期。（3）保管：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)——單人保管、未分類；措施——公章、合同章、財(cái)務(wù)章分人分柜，雙鎖雙密碼，監(jiān)控全覆蓋。（4）使用：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)——越權(quán)用印、空白頁(yè)蓋章；措施——線上審批系統(tǒng)與用印機(jī)聯(lián)動(dòng)，自動(dòng)拍照存檔，紙質(zhì)件逐頁(yè)編號(hào)。（5）廢止：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)——舊章未封存；措施——廢止當(dāng)日雙人封存并貼封條，拍照留檔。（6）銷毀：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)——私自變賣；措施——交公安機(jī)關(guān)統(tǒng)一銷毀，取得銷毀證明并永久保存。五、案例分析題（25分）29.閱讀材料并回答問題：某日上午10:00，市政府辦公廳電話通知，分管副市長(zhǎng)將于次日14:30—15:30帶隊(duì)到A公司現(xiàn)場(chǎng)檢查安全生產(chǎn)，隨行有應(yīng)急局、消防支隊(duì)、電視臺(tái)共15人。公司主要領(lǐng)導(dǎo)正在外地出差，需次日中午才能趕回。辦公室主任臨時(shí)請(qǐng)假，由秘書小張統(tǒng)籌接待。材料一：公司《接待管理辦法》規(guī)定，市廳級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到訪需董事長(zhǎng)、總裁雙接待；材料二：生產(chǎn)廠區(qū)中午12:00—13:00停工消殺，電梯維保13:00—14:00；材料三：公司食堂最大包間可容納12人；材料四：廠區(qū)停車位僅有20個(gè)，且當(dāng)日有大型物流車輛卸貨。問題：（1）列出小張面臨的核心沖突；（2）給出系統(tǒng)解決方案，含時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、溝通話術(shù)；（3）說明如何向遠(yuǎn)在外地的領(lǐng)導(dǎo)同步信息并獲取授權(quán)；（4）如何評(píng)估本次接待效果。答案：（1）核心沖突：①高層接待規(guī)格不足，董事長(zhǎng)無法及時(shí)趕回；②檢查時(shí)段與電梯維保、消殺時(shí)間重疊；③就餐座位不足；④停車位緊張且物流車輛占道；⑤電視臺(tái)拍攝或涉及商業(yè)機(jī)密與安全生產(chǎn)負(fù)面畫面。（2）系統(tǒng)解決方案：10:10小張接通知后，立即啟動(dòng)《一級(jí)接待預(yù)案》，建立微信群“130接待專班”，成員含行政、安環(huán)、后勤、公關(guān)、法務(wù)、保安、物流、食堂、維保、IT。10:15行政部小王聯(lián)系董事長(zhǎng)，報(bào)告沖突，建議授權(quán)常務(wù)副總裁代表，同步視頻連線確認(rèn)，形成《授權(quán)書》PDF。10:20安環(huán)部老趙調(diào)整消殺時(shí)間至11:30—12:00，縮短為30分鐘快速消殺，使用無味消毒劑；電梯維保提前至11:00—12:30，錯(cuò)開檢查時(shí)段。10:25物流部老劉將大型車輛調(diào)度至北門卸貨平臺(tái)，占用市政臨時(shí)卸貨位，已提前與城管報(bào)備；保安隊(duì)重新規(guī)劃車位，預(yù)留8個(gè)領(lǐng)導(dǎo)車位、5個(gè)媒體車位，其余人員拼車或停附近商場(chǎng)地下庫(kù)，公司承擔(dān)停車費(fèi)。10:30食堂確認(rèn)包間無法擴(kuò)容，改為“分餐制+戶外移動(dòng)餐車”模式，12:30提供簡(jiǎn)餐盒，地點(diǎn)設(shè)在廠區(qū)花園，既安全又展示綠色形象。10:35公關(guān)部小周草擬《接待手冊(cè)》含路線圖、時(shí)間表、應(yīng)急聯(lián)系人、輿情問答口徑，法務(wù)審核保密條款，禁止拍攝催化劑配方區(qū)域。10:40IT部調(diào)試視頻連線，確保董事長(zhǎng)可在高鐵上遠(yuǎn)程匯報(bào)。11:00小張向市政府聯(lián)系人發(fā)送《接待確認(rèn)函》郵件，附路線圖、車位圖、防疫措施，并短信提醒。11:30接待專班現(xiàn)場(chǎng)彩排，發(fā)現(xiàn)花園無遮陽，后勤緊急租4把戶外遮陽傘。12:00常務(wù)副總裁帶隊(duì)檢查廠區(qū)，提前踩點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)一處安全標(biāo)識(shí)褪色，立即更換。13:00電視臺(tái)提前到場(chǎng)，公關(guān)部發(fā)放保密協(xié)議，劃定拍攝紅線。14:20領(lǐng)導(dǎo)車隊(duì)抵達(dá)，小張引導(dǎo)停車，簡(jiǎn)短歡迎，遞上熱毛巾與議程卡片。15:30檢查結(jié)束，贈(zèng)送帶有安全標(biāo)語的環(huán)保手伴禮，安排集體合影。15:40小張?jiān)谖⑿湃簝?nèi)發(fā)布“接待結(jié)束”指令，啟動(dòng)復(fù)盤。（3）信息同步與授權(quán)：采用“三層匯報(bào)”法：①電話簡(jiǎn)報(bào)：用90秒說清“時(shí)間、沖突、方案、風(fēng)險(xiǎn)、需決策點(diǎn)”；②微信圖文：發(fā)送現(xiàn)場(chǎng)照片、車位圖、授權(quán)書模板；③視頻連線：利用高鐵WiFi，12:30進(jìn)行5