行政會議室上墻制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《集團(tuán)母公司管理手冊》等相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部管理需求制定。為規(guī)范行政會議室的使用管理，防控資源浪費(fèi)、安全隱患及運(yùn)行效率低下等專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，明確各層級管理職責(zé)與操作標(biāo)準(zhǔn)，確保會議活動安全有序開展，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋行政會議室的申請、使用、維護(hù)、安全監(jiān)管等全流程管理。凡涉及在行政會議室開展會議、培訓(xùn)、活動等業(yè)務(wù)場景，均須遵守本制度規(guī)定。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語定義：（一）“XX專項(xiàng)管理”指企業(yè)圍繞行政會議室資源，通過制度約束、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)防控等手段，實(shí)現(xiàn)高效、安全、規(guī)范使用的綜合性管理活動。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指因管理缺失、操作不當(dāng)或外部因素導(dǎo)致會議室資源閑置、使用沖突、安全隱患、設(shè)備故障等可能引發(fā)損失或影響業(yè)務(wù)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。（三）“XX合規(guī)”指會議室使用行為嚴(yán)格遵循本制度及配套細(xì)則，確保流程合法、權(quán)責(zé)清晰、操作規(guī)范，無違規(guī)行為發(fā)生。第四條行政會議室專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：管理制度覆蓋會議室使用全流程，確保無死角管理。（二）責(zé)任到人：明確各級管理主體及執(zhí)行崗位責(zé)任，確保任務(wù)閉環(huán)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如設(shè)備安全、消防合規(guī)），優(yōu)先防控。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，優(yōu)化制度漏洞，適應(yīng)業(yè)務(wù)變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司行政會議室專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度建設(shè)、資源調(diào)配及重大風(fēng)險(xiǎn)處置。分管行政事務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，承擔(dān)制度執(zhí)行監(jiān)督、日常管理及考核落地職責(zé)。第六條公司設(shè)立行政會議室專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由以下成員組成：（一）主要負(fù)責(zé)人任組長，統(tǒng)籌決策；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，負(fù)責(zé)審批與監(jiān)督；（三）行政部、信息部、安保部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)協(xié)同執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：統(tǒng)籌制度修訂、協(xié)調(diào)跨部門資源、審批重大使用需求、監(jiān)督考核落實(shí)情況。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（行政部）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌專項(xiàng)管理制度建設(shè)、年度修訂、風(fēng)險(xiǎn)排查、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及投訴處理。（二）專責(zé)部門：1.信息部：負(fù)責(zé)會議室設(shè)備維護(hù)、系統(tǒng)權(quán)限管理、能耗監(jiān)測；2.安保部：負(fù)責(zé)消防設(shè)施巡檢、安全培訓(xùn)、應(yīng)急演練；3.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)會議費(fèi)用核算與預(yù)算控制。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)本領(lǐng)域會議室使用需求申報(bào)、員工行為規(guī)范、日常環(huán)境維護(hù)及風(fēng)險(xiǎn)自查。第八條基層執(zhí)行崗（如會議室使用人員）須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確知曉本制度；（二）使用前檢查設(shè)備狀態(tài)，使用后確認(rèn)清潔；（三）遇緊急情況（如火災(zāi)、設(shè)備故障）立即停止使用并上報(bào)；（四）不得擅自更改會議室布局或違規(guī)占用公共設(shè)備。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會議室申請與審批規(guī)范：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.正式會議需提前三天通過系統(tǒng)提交申請，注明時間、規(guī)模、所需設(shè)備；2.非正式活動需提前一周提交申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可使用；3.臨時緊急使用需報(bào)備行政部備案，使用后三日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁無申請使用、超時占用未報(bào)備、私自改造布局。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)申請審批節(jié)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，防止資源沖突或虛假申報(bào)。第十條會議室使用安全管控：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.每次使用前檢查消防通道是否暢通、電源插座是否完好；2.大型活動需提前配合安保部進(jìn)行安全評估；3.設(shè)備操作須遵循《設(shè)備使用手冊》，嚴(yán)禁超負(fù)荷使用。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁在會議室吸煙、違規(guī)使用明火、存放易燃易爆物品。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)消防設(shè)施定期檢測，確保疏散標(biāo)識清晰可見。第十一條設(shè)備管理及維護(hù)規(guī)范：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.音視頻設(shè)備使用后須由管理員檢查并登記；2.報(bào)廢設(shè)備需經(jīng)信息部評估后按流程處置；3.每季度聯(lián)合信息部開展設(shè)備巡檢，形成記錄。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁私自拆卸設(shè)備、將公共設(shè)備帶離會議室。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立設(shè)備故障響應(yīng)機(jī)制，故障上報(bào)后24小時內(nèi)完成初步處理。第十二條會議秩序與環(huán)境衛(wèi)生管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.會議期間保持室內(nèi)安靜，控制人數(shù)與設(shè)備能耗；2.使用后及時清理垃圾、關(guān)閉電源、恢復(fù)原狀；3.周末及節(jié)假日由行政部安排保潔。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁亂扔垃圾、損壞公物、占用他人物品。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：通過監(jiān)控與抽查強(qiáng)化執(zhí)行，對違規(guī)行為納入績效考核。第十三條高峰期資源統(tǒng)籌：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.重要會議優(yōu)先保障，其他活動通過系統(tǒng)動態(tài)調(diào)配；2.特殊時期（如節(jié)假日）制定臨時使用計(jì)劃；3.跨部門活動需聯(lián)合申請，避免資源沖突。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁搶占他人已預(yù)約時段、拒絕資源置換。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立“會議室使用日歷”，實(shí)時顯示空閑時段。第十四條特殊場景管理要求：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.緊急會議需經(jīng)行政部協(xié)調(diào)，優(yōu)先保障；2.外部合作活動需報(bào)備，配合安保審查；3.培訓(xùn)活動需提前準(zhǔn)備物料，確保配套設(shè)備齊全。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)許可開展商業(yè)推廣活動。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：對外部活動實(shí)施“雙驗(yàn)證”（資質(zhì)驗(yàn)證與需求驗(yàn)證）。第十五條費(fèi)用與責(zé)任界定：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.會議耗材（如紙筆、投影儀片）由部門預(yù)算承擔(dān)；2.超時使用按階梯計(jì)費(fèi)，納入部門年度考核；3.重大損壞需追償維修費(fèi)用。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁將公共資源用于非公務(wù)活動。（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：通過系統(tǒng)自動計(jì)時，費(fèi)用核算透明化。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動態(tài)更新機(jī)制：（一）每年由牽頭部門牽頭，聯(lián)合專責(zé)部門對制度進(jìn)行一次全面評估；（二）遇法規(guī)變更或業(yè)務(wù)調(diào)整，30日內(nèi)完成制度修訂，發(fā)布新版；（三）修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并組織全員宣貫。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：（一）每月由牽頭部門牽頭，組織專責(zé)部門開展風(fēng)險(xiǎn)排查，形成臺賬；（二）風(fēng)險(xiǎn)分為三級（一般、重大、緊急），實(shí)行差異化管控；（三）預(yù)警信息通過系統(tǒng)推送至責(zé)任部門，并抄送分管領(lǐng)導(dǎo)。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將審查嵌入關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：申請審批、設(shè)備交接、活動后評估；（二）設(shè)定審查清單（如消防檢查表、設(shè)備使用記錄），未經(jīng)審查不得實(shí)施；（三）審查結(jié)果存檔備查，不合格項(xiàng)限期整改。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門自行處置，每周匯總至牽頭部門；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：啟動應(yīng)急流程，行政部、安保部協(xié)同處置，及時上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)；（三）緊急事件（如火災(zāi)）按《應(yīng)急手冊》執(zhí)行，第一時間疏散并報(bào)警。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.無證使用：通報(bào)批評、取消年度評優(yōu)資格；2.損壞設(shè)備：按原價(jià)賠償、連帶部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；3.安全事故：追究相關(guān)責(zé)任人紀(jì)律處分，并納入集團(tuán)考核。（二）聯(lián)動機(jī)制：與績效考核、紀(jì)律處分制度銜接，形成閉環(huán)。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每半年開展一次管理有效性評估，指標(biāo)包括資源利用率、投訴率、整改完成率；（二）評估結(jié)果用于優(yōu)化流程，如簡化審批流程、增加智能預(yù)約功能；（三）評估報(bào)告提交至領(lǐng)導(dǎo)小組，并公示改進(jìn)計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：（一）明確各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任清單，納入年度述職內(nèi)容；（二）牽頭部門配備專職管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)與日常監(jiān)督；（三）建立跨部門協(xié)調(diào)機(jī)制，遇爭議由領(lǐng)導(dǎo)小組裁決。第二十三條考核激勵機(jī)制：（一）部門考核：將會議室使用合規(guī)情況納入部門KPI，占年度績效5%-10%；（二）個人考核：對基層崗位設(shè)置“合規(guī)操作積分”，積分與調(diào)崗掛鉤；（三）設(shè)立優(yōu)秀管理案例評選，獎勵突出貢獻(xiàn)團(tuán)隊(duì)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層級培訓(xùn)：管理層側(cè)重制度解讀，基層側(cè)重操作規(guī)范；（二）培訓(xùn)效果考核，不合格者強(qiáng)制補(bǔ)訓(xùn)；（三）定期發(fā)布《合規(guī)簡報(bào)》，通報(bào)典型案例。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)會議室預(yù)約系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“線上申請-智能調(diào)度-自動提醒”閉環(huán)；（二）嵌入能耗監(jiān)測模塊，動態(tài)優(yōu)化空調(diào)與燈光策略；（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)、考核系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。第二十六條文化建設(shè)：（一）編制《行政會議室使用手冊》，人手一冊；（二）每年開展“合規(guī)承諾簽名”活動，營造氛圍；（三）設(shè)立“隨手拍監(jiān)督”渠道，鼓勵員工舉報(bào)違規(guī)行為。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：重大事件24小時內(nèi)書面報(bào)告，緊急事件即時上報(bào)；（二）年度管理報(bào)告：包含使用統(tǒng)計(jì)、問題匯總、改進(jìn)措施，于次年X月提交；（三）報(bào)告內(nèi)容需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審核，確保真實(shí)完整。第六