PAGE生產(chǎn)企業(yè)工會檔案制度一、總則（一）目的為加強生產(chǎn)企業(yè)工會檔案管理，確保工會工作中形成的各類檔案真實、完整、有效保存，便于查閱和利用，為工會工作決策、職工權(quán)益維護、企業(yè)文化建設(shè)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本生產(chǎn)企業(yè)工會及所屬各部門、各基層工會組織。（三）檔案定義本制度所指工會檔案是指生產(chǎn)企業(yè)工會在各項工作活動中直接形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會檔案由工會綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工會工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便工會工作人員和職工查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）工會綜合辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善工會檔案管理工作細則。2.負責工會檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全工會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對工會檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案和無保存價值的檔案。6.負責向企業(yè)檔案室移交應(yīng)歸檔的工會檔案，并做好交接手續(xù)。7.積極為工會各項工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。8.加強對檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。（二）各部門及基層工會職責1.負責本部門、本基層工會工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交工會綜合辦公室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案及時、準確歸檔，不得積壓或丟失。3.在工作中嚴格執(zhí)行檔案管理制度，保證檔案的質(zhì)量和安全。4.積極配合工會綜合辦公室做好檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、借閱利用等。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真做好檔案的收集、整理、編目、保管等工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準確、保管安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時、準確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報并采取措施解決。5.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，確保檔案管理工作正常開展。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及黨政部門下發(fā)的與工會工作相關(guān)的文件、通知、指示、批復等。2.工會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.工會會員代表大會、委員會會議、常委會會議等各類會議文件、記錄、紀要。4.工會組織建設(shè)、會員管理、職工權(quán)益維護等方面的文件材料。5.勞動競賽、技能比武、文體活動等工會開展的各類活動文件、方案、總結(jié)、照片、錄像等。6.職工代表大會相關(guān)文件、提案處理情況、決議執(zhí)行情況等。7.工會財務(wù)預(yù)決算、經(jīng)費收支憑證、審計報告等財務(wù)檔案。8.工會與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。9.職工來信來訪記錄、處理結(jié)果等信訪檔案。10.其他具有保存價值的工會工作文件材料。（二）收集要求1.各部門及基層工會應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交工會綜合辦公室。2.對于重要文件、緊急文件應(yīng)隨時收集，確保不遺漏。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時修復或復制。4.電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、組織建設(shè)類、宣傳教育類勞動保護類、財務(wù)工作類、文體活動類、職工權(quán)益維護類、其他類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保目錄準確、清晰。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，要求整齊、牢固，便于翻閱和保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的工會檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并刻錄成光盤或存儲在硬盤上，與紙質(zhì)說明材料一同保管。4.對重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲、專柜存放等。（三）保管期限1.工會檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括：工會組織發(fā)展歷程、重要會議文件、職工權(quán)益維護重大事件相關(guān)材料、財務(wù)審計報告等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容確定。4.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定，對確無保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀。（四）檔案清查1.每年定期對工會檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查工作由工會綜合辦公室組織實施，各部門及基層工會配合。3.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等問題，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并報告工會領(lǐng)導。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.工會工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到工會綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.職工查閱與自身權(quán)益相關(guān)的檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在基層工會負責人簽字同意后，到工會綜合辦公室查閱。3.外單位查閱工會檔案，應(yīng)提前與工會綜合辦公室聯(lián)系，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)工會領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)有專人陪同，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.工會檔案一般不對外借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)工會領(lǐng)導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并處理。（四）檔案統(tǒng)計1.建立檔案利用統(tǒng)計制度，對檔案查閱、借閱情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案利用情況統(tǒng)計表，包括查閱日期、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的、利用效果等信息。3.每年對檔案利用情況進行總結(jié)分析，為檔案管理工作改進提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織及人員1.成立工會檔案鑒定工作小組，由工會綜合辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定工作小組負責對到期檔案和無保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對反映工會重要工作、歷史沿革、職工權(quán)益維護等方面的檔案應(yīng)予以重點保存；對一般性工作文件、時效性較強且已無參考價值的檔案，可考慮銷毀。3.涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密、職工個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.鑒定工作小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進行審核，必要時可征求相關(guān)部門和人員的意見。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，確定需要銷毀的檔案清單，并編制檔案銷毀清冊。4.檔案銷毀清冊應(yīng)注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定工作小組負責人簽字確認。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行