辦公室業(yè)務(wù)管理及管理知識(shí)培訓(xùn)

——朱恩重關(guān)于辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)發(fā)言

（2009年7月25B）

辦公室的人員都是秘書人員，辦公室的工作就是秘書工

作，今天要緊圍繞辦公室人員如何爭(zhēng)當(dāng)合格秘書這一主旨，

講三個(gè)問(wèn)題：

第一個(gè)問(wèn)題，總體上介紹一下秘書工作；

第二個(gè)問(wèn)題，講講秘書的素養(yǎng)與職業(yè)道德；

第三個(gè)問(wèn)題，簡(jiǎn)要說(shuō)一下秘書的文字工作。

第一個(gè)問(wèn)題，總體上介紹一下秘書工作

秘.書

一、秘書的定義

所謂秘書，乃是組織或者主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)

可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公

室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。

秘書是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或者個(gè)人提供輔

助管理、綜合服務(wù)的人員。（《秘書學(xué)》陳合宜著）

秘書是專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重要

行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。

（1998.5勞動(dòng)與社會(huì)保障部《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》）

所謂秘書專業(yè)，乃是辦公室內(nèi)特定主管的助手。其任

務(wù)，是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，不必通過(guò)直接的督管，就能運(yùn)

用辦公室的工具，從事該主管制定的行政性任務(wù)。（199

8.8原國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)，現(xiàn)更名為：國(guó)際專業(yè)行政協(xié)

會(huì)）

二、秘書的職業(yè)特色

與其他職業(yè)相比，秘書有著自己的特征：

1.直接性

秘書服務(wù)的直接性表達(dá)在下列三個(gè)方面：

一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什

么秘書也做什么；

二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,

秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的；

三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與

領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。

2.穩(wěn)固性

很多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”與“偶然性工

比如營(yíng)業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成后，其關(guān)系

就結(jié)束了。而秘書與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系卻有相對(duì)的固定

性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)固

性，再加上秘書與領(lǐng)導(dǎo)全面合作，朝夕相處，這就使得秘書

與其服務(wù)對(duì)象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，往往還有著更深的人情

關(guān)系。

3.知識(shí)化

秘書工作需要為領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理起到參謀與助手的

作用，還要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，使領(lǐng)導(dǎo)的決策得以正確執(zhí)行。秘

書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識(shí)與專業(yè)

知識(shí)。隨著秘書工作的進(jìn)一步完善與規(guī)范，對(duì)秘書知識(shí)化的

要求會(huì)越來(lái)越高.

4.年輕化

從世界范圍來(lái)看，秘書隊(duì)伍比較年輕。

發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書人員平均年齡為26歲左右，通常為20?

35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階

梯。在秘書崗位上工作三五年或者七八年就能升到主管位置

或者獨(dú)立工作。他們留下的秘書職位又會(huì)被更年輕的秘書接

替。

客觀上講，秘書工作繁忙，對(duì)腦力、體力的要求都較高,

特別是經(jīng)歷力、靈敏性、準(zhǔn)確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢(shì)。

因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也比較快。但

少數(shù)高級(jí)秘書、秘書官員或者私人秘書除外。

5.女性化

我國(guó)就歷史狀況來(lái)說(shuō)，男性秘書仍占大多數(shù)。

近20年來(lái)，女性秘書有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性

的心理素養(yǎng)所決定的。

許多心理學(xué)家的研究說(shuō)明：大多數(shù)女性樂(lè)于做程序性、

重復(fù)性的工作，適合做體力較輕而技術(shù)要求規(guī)范、單純的工

作。

而秘書特別是初、中級(jí)秘書的工作正是這種性質(zhì)。因此

西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%o

三、秘書的分類

（一）秘書的縱向分類

高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)秘書。

北京秘書界有一種通俗的說(shuō)法：高級(jí)秘書是動(dòng)腦子出點(diǎn)

子的，中級(jí)秘書是動(dòng)手搖筆桿子的，初級(jí)秘書是跑腿辦事的。

這形象地反映了人們對(duì)秘書人員工作性質(zhì)與所起作用的層

次劃分。

（二）秘書的橫向分類

商務(wù)秘書、教學(xué)秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、政務(wù)秘書

等。企業(yè)秘書、文字秘書、機(jī)要秘書、值班秘書、生活秘書

等。具體如下：

按服務(wù)對(duì)象劃分

1、公務(wù)秘書

①集體秘書。②專職秘書。

2、私人秘書。

按從事行業(yè)與職能劃分

1、業(yè)務(wù)秘書。2、通常秘書。3、法律秘書。4、醫(yī)學(xué)秘

書。5、教育秘書。6、廣告秘書。7、工程秘書。8、演藝

秘書。

按工作內(nèi)容劃分

1、文字秘書。2、機(jī)要秘書。3、信訪秘書。4、通訊秘

書。5、事務(wù)秘書。6、生活秘書。

按職責(zé)范圍與工作任務(wù)劃分

1、高級(jí)秘書。2、中級(jí)秘書。3、初級(jí)秘書。

秘書部門

一、秘書部門

秘書部門又冰秘書機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，

是秘書人員從事秘書工作的地方。秘書機(jī)構(gòu)有廣義與狹義之

分。

廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)

調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。通常高層

稱辦公廳，基層稱辦公室，包含其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、

調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。秘書機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人稱辦公

廳（室）主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長(zhǎng)。

狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)

導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、

秘書科等。

這里所稱秘書機(jī)構(gòu)，是指廣義的秘書機(jī)構(gòu)。

二、秘書部門的地位

秘書部門不管是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直

接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通

內(nèi)外的樞紐地位。秘書部門處于最貼近領(lǐng)導(dǎo)層的中樞位置。

它的級(jí)別雖與直屬下級(jí)職能部門相平，但其作用實(shí)際上高于

其他職能部門。假如把領(lǐng)導(dǎo)層比作人體的頭部，那么秘書部

門就是頸部。

通常來(lái)說(shuō)，高層的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、大型的企事業(yè)單位中，

秘書機(jī)構(gòu)規(guī)模較大，分工較細(xì)，分設(shè)的處室較多。而在基層

單位，秘書機(jī)構(gòu)絞小，分設(shè)的處室少一些，往往只是綜合性

的辦公室。有的單位甚至不設(shè)秘書機(jī)構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配

備一兩名專職的秘書人員。

三、秘書部門的基本特征

秘書機(jī)構(gòu)的特殊地位，決定了秘書機(jī)構(gòu)具有下列3個(gè)方

面的基本特征：

1,從屬性

秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。所

從事的工作屬輔助性、服務(wù)性工作。秘書人員能夠向領(lǐng)導(dǎo)提

出解決問(wèn)題的意見(jiàn)與方法，但這些意見(jiàn)與方法只有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)

可后，作為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的決定、決議執(zhí)行，而不是作為秘書部

門的決定去執(zhí)行。

2.中介性

在企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行

機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)既不是決策機(jī)構(gòu)，也不是執(zhí)行機(jī)構(gòu)，而是介

于二者之間起中介作用的部門，是領(lǐng)導(dǎo)層與職能部門之間的

橋梁與紐帶。

3.綜合性

在機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)中，秘書機(jī)構(gòu)不承擔(dān)任何具體業(yè)務(wù)工

作，但有些無(wú)法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍

內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、處理事務(wù)等，都要由秘書機(jī)

構(gòu)承擔(dān)。而且，秘書機(jī)構(gòu)的要緊活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而

展開的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣，大至大政方針的制定，小至車

輛交通、接待來(lái)訪，均需秘書部門的參與與辦理，因而屬于

綜合性機(jī)構(gòu)。

秘書工作

秘書工作：是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理時(shí)所進(jìn)行的各項(xiàng)輔

助性工作。這一涵義，反映了現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的關(guān)

系，準(zhǔn)確地指明了現(xiàn)代秘書工作的輔助性這一本質(zhì)特征。

秘書工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行的。有領(lǐng)導(dǎo)

活動(dòng)，就有為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，是制

定并實(shí)施決策以掌管全局。而領(lǐng)導(dǎo)者不可能事必躬親，這就

需要秘書人員做領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，以使領(lǐng)導(dǎo)能集中精力與

時(shí)間進(jìn)行決策與管理。

總之，領(lǐng)導(dǎo)者在為掌管全局所進(jìn)行的組織、指揮、協(xié)調(diào)

與操縱的行為過(guò)程中，離不開輔助性質(zhì)的秘書工作。否則，

領(lǐng)導(dǎo)者就難以保證全局的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，難以進(jìn)行有效的管理。

一、秘書工作內(nèi)容與形式

（一）辦文：要緊圍繞文書、文件、文字材料開展的工

作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：

1、文字工作，要緊指文書、文件、信函與新聞稿件的

撰寫工作，與領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各類文字材料的準(zhǔn)備與起草工

作。

2、文書處理與檔案工作，要緊指文書文件辦理方面的

工作，包含文書的打印、制作，收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立

卷、歸檔工作。

3、圍繞文書文件需要秘書部門承辦的事務(wù)。比如一份

文件要迅速?gòu)?fù)制多份下發(fā)，有的文書要傳真、發(fā)電子郵件。

（二）辦會(huì)

秘書“辦會(huì)工作”所指的“會(huì)”，是以“會(huì)”為代表的

一系列相近事務(wù)。在程序上，包含會(huì)前的籌劃與準(zhǔn)備、會(huì)中

的組織與服務(wù)、會(huì)后的善后與落實(shí)。在內(nèi)容上，辦會(huì)工作既

有討論研究工作、商恰談判合作的工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也

有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會(huì)見(jiàn)與會(huì)議

事務(wù)或者文娛活動(dòng)事務(wù)。在形式上，辦會(huì)工作既包含領(lǐng)導(dǎo)層

召開的小型的常規(guī)性工作例會(huì)會(huì)務(wù)，也包含幾個(gè)單位聯(lián)合召

開的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù)；既包含準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議

程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督辦落實(shí)的工作，也包含準(zhǔn)

備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包含明確禮儀程序、

鮮花的擺放等事務(wù)。

（三）辦事

要緊分三項(xiàng)，即信息工作、技術(shù)工作與日常行政事務(wù)工

作。

信息工作，是指圍繞信息處理展開的工作。公司企業(yè)的

市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析與調(diào)查、情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡(jiǎn)

報(bào)的編發(fā)，都是信息工作。收集資料摘要、編寫大事記、組

織史志編寫、編制各類范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等等,

也是信息工作。

辦公室還有一項(xiàng)督辦查辦工作，要緊指秘書按照領(lǐng)導(dǎo)的

批示與既定的工作安排，對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門與責(zé)任人員進(jìn)行

定期的督促與檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦

事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。負(fù)責(zé)查辦工作的秘書通常不親自辦案，不代

替各部門的工作，而是從秘書的角度督促并協(xié)助具體事項(xiàng)的

貫徹落實(shí)。督辦查辦工作在機(jī)關(guān)中常常對(duì)無(wú)人過(guò)問(wèn)、推諉扯

皮、久拖不決的情況起著重要的協(xié)調(diào)解決，督促落實(shí)的作用。

事實(shí)上質(zhì)是秘書履行輔助管理職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。

技術(shù)工作，要緊指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、特灰的

現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用保護(hù)工作。

機(jī)要工作是機(jī)關(guān)機(jī)密文件的保管、傳遞，與單位內(nèi)保密

事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)等工作。計(jì)算機(jī)安全工

作要緊指計(jì)算機(jī)信息安全工作，像設(shè)置防火墻、防黑客襲擊、

防計(jì)算機(jī)病毒等。

特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用與保護(hù)要緊指多媒體

會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的

操作與日常保護(hù)等等。

日常行政事務(wù)工作，要緊指值班工作、接待工作、印章

管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理與對(duì)外聯(lián)

絡(luò)等工作。

在黨政機(jī)關(guān)，專門設(shè)立信訪辦公室，要緊辦理群眾來(lái)信

與群眾來(lái)訪的接待與有關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)

刊上的批判、建議的處理工作。其他組織單位通常不另設(shè)立

信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的

公司企業(yè)，秘書工作還包含公關(guān)事務(wù)。

二、秘書工作原則

1.準(zhǔn)確原則

準(zhǔn)確原則，是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)

工作與機(jī)關(guān)工作的重要構(gòu)成部分，秘書工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作

與機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。因此，秘書工作質(zhì)量的優(yōu)劣，與領(lǐng)導(dǎo)工作

與機(jī)關(guān)工作的權(quán)威息息有關(guān)。而衡量秘書工作質(zhì)量的首要標(biāo)

準(zhǔn)，就是準(zhǔn)確無(wú)誤，也就是沒(méi)有差錯(cuò)與疏漏。

堅(jiān)持秘書工作的準(zhǔn)確原則，務(wù)必做到如下事項(xiàng)：

要準(zhǔn)確地懂得與執(zhí)行黨與國(guó)家的現(xiàn)行方針政策，做到有

令則行，令止則上；

要準(zhǔn)確地收集與提供領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息資料，做到

有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂；

要準(zhǔn)確地推斷與貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到不誤解，不走樣；

要準(zhǔn)確地處理各類秘書事務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)，做到

事前有請(qǐng)示，事后有報(bào)告；

要準(zhǔn)確地進(jìn)行文字表達(dá)與口頭表達(dá)，做到語(yǔ)言規(guī)范，合

乎邏輯。

2.及時(shí)原則

及時(shí)原則，是對(duì)秘書工作的效率要求。

秘書工作大都具有較強(qiáng)的時(shí)限性，務(wù)必在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)

處理完各項(xiàng)事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。關(guān)于關(guān)系

到領(lǐng)導(dǎo)工作的重要事項(xiàng)，如重大決策、中心工作、重要部署

與突發(fā)性事件，秘書人員更要反應(yīng)靈敏，講究效率，注意速

度。

堅(jiān)持秘書工作的及時(shí)原則，務(wù)必做到如下事項(xiàng):

要確立正確的時(shí)間觀念，以適時(shí)為本，該快則快，該慢

則慢，快慢適中，只要符合領(lǐng)導(dǎo)工作的需要即可；

要講究工作效率，以較少的人力、物力與時(shí)間，去獲取

較大的工作效果；

要分辨輕重緩急，重要的工作，緊急的工作，要首先去

做，下工夫去做，直到取得滿意的成果為止；

要變被動(dòng)為主動(dòng)，關(guān)于常規(guī)性秘書工作，應(yīng)積極主動(dòng)，

盡可能做到快捷、迅速，及時(shí)著手。

3.嚴(yán)謹(jǐn)原則

嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對(duì)秘書工作的作風(fēng)要求。

從某種意義上說(shuō)，秘書工作屬于事務(wù)性工作，要處理好

紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。由于秘書工作同領(lǐng)導(dǎo)工

作與機(jī)關(guān)工作密不可分，哪怕是一件微不足道的瑣事，假如

處理不當(dāng)，也會(huì)對(duì)涉及全局的領(lǐng)導(dǎo)工作與機(jī)關(guān)工作產(chǎn)生不良

影響。

因此，嚴(yán)密、周詳與慎重是秘書工作的優(yōu)良作風(fēng)。

經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明，粗枝大葉、拖拖拉拉與忘乎因此的人，是絕

對(duì)做不好秘書工作的。

堅(jiān)持秘書工作的嚴(yán)謹(jǐn)原則，務(wù)必做到如下事項(xiàng)：

要嚴(yán)密地思考，秘書工作不論巨細(xì)，均有“牽一發(fā)而動(dòng)

全身”之勢(shì)，這就需要秘書人員在處理每一件情況之前，多

想幾種可能，多想幾種方案，多想幾種后果，盡量做到?jīng)]有

疏漏；

要周詳?shù)剡\(yùn)作，在事務(wù)處理的過(guò)程中，由于內(nèi)外部條件

的變化，即使事前已經(jīng)做了嚴(yán)密的思考與準(zhǔn)備，也會(huì)有始料

不及的情況發(fā)生，這就需要秘書人員進(jìn)行周詳?shù)陌才?、周?/p>

的組織、周詳?shù)膮f(xié)調(diào)，盡量做到萬(wàn)無(wú)一失；

要慎重地行事，秘書工作的特殊意義與秘書機(jī)構(gòu)的特殊

地位，要求秘書人員要格外地慎重行事，嚴(yán)以律己。

不論是待人接物，還是為人處世，特別是與同事相處，

都要謙與包容，平易近人，盡量做到謙虛而又慎重。

4.同步原則

同步原則，是對(duì)秘書工作的態(tài)勢(shì)要求。

秘書工作的埔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作的關(guān)

系是一種工作上的主輔關(guān)系。

就是說(shuō)，秘書工作的運(yùn)行及其態(tài)勢(shì)，務(wù)必以領(lǐng)導(dǎo)工作為

主導(dǎo)，以滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求為目標(biāo)，而不能在領(lǐng)導(dǎo)工作之

外“另起爐灶”，也不能我行我素，或者“你動(dòng)我不動(dòng)

堅(jiān)持秘書工作的同步原則，務(wù)必做到如下事項(xiàng)：

要同步思維，大凡有作為的領(lǐng)導(dǎo)者，都有獨(dú)到的工作思

路，既有對(duì)當(dāng)前與今后工作的宏觀思考，又有對(duì)具體工作的

微觀思考，一位合格的秘書，要想領(lǐng)導(dǎo)者之所想，急領(lǐng)導(dǎo)者

之所急，盡量做到與領(lǐng)導(dǎo)者同步思維；

要同步行動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作確定之后，接著便是一系列的領(lǐng)

導(dǎo)行動(dòng)，對(duì)此，秘書工作要及時(shí)到位，同步運(yùn)行，盡量做到

招之即來(lái)，揮之即去；

要同步提高，秘書人員務(wù)必努力提高自己的綜合素養(yǎng)，

以便與領(lǐng)導(dǎo)者綜合素養(yǎng)的提高保持同步，否則，秘書工作就

無(wú)法習(xí)慣領(lǐng)導(dǎo)工作的需要與進(jìn)展。

5.保密原則

保密原則，是對(duì)秘書工作的紀(jì)律要求。

保守秘密，特別是保守商業(yè)秘密，是秘書工作的原則，

也是秘書工作的紀(jì)律。任何一位從事秘書工作的人員，都務(wù)

必嚴(yán)守企業(yè)的秘密，不得有失密、泄密的行為發(fā)生。

堅(jiān)持秘書工作的保密原則，務(wù)必做到如下事項(xiàng)：

要強(qiáng)化保密意識(shí)，關(guān)于保密的意義與泄密的危害，與當(dāng)

今社會(huì)保密與竊密、間諜與反間諜的斗爭(zhēng)情況，秘書人員應(yīng)

有清醒的認(rèn)識(shí)與深刻的熟悉，以保持高度的警惕性；

要具備法律知識(shí)，熟知國(guó)家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)，明

確國(guó)家秘密的定義、范圍與等級(jí)，與保密工作的方針、制度

與法律責(zé)任；

要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，并敢于同一切泄密與竊密行為作

斗爭(zhēng)。

三、秘書工作的特點(diǎn)

?從屬性

從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性與特點(diǎn)。

■被動(dòng)性

秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。

?事務(wù)性

秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。

?綜合性

秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜

合性。

?機(jī)要性

指秘書工作的機(jī)密性與重要性。

四、秘書工作的作用

?樞紐作用

秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞

紐。

?參謀助手作用

秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工

作的整個(gè)過(guò)程中。

?形象作用

秘書人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行與辦事風(fēng)格，

都代表本單位的形象。

五、秘書工作的基本方法

1.授意

授意，就是秘書同意與領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。

領(lǐng)導(dǎo)意圖就是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)某一問(wèn)題的意見(jiàn)、傾向與企圖,

即領(lǐng)導(dǎo)工作的基本思想。

秘書工作的一個(gè)重要特點(diǎn)就是“遵旨行事二它是對(duì)秘

書的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提與基礎(chǔ)，是

提高秘書工作效率與質(zhì)量的重要保證。

(1)從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)者在一定時(shí)期內(nèi)工作意圖最為

集中的表現(xiàn)。

抓住了熱點(diǎn)，就等于抓住了領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心，就能與領(lǐng)

導(dǎo)工作同步。為此，秘書還務(wù)必連續(xù)不斷地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。

(2)從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

通常來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)者所提出的意見(jiàn)是比較完備與深刻的。

但對(duì)某項(xiàng)新的工作或者在臨時(shí)處理某個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，常常是

有感而發(fā)，提出的意見(jiàn)往往是零散的、片斷的。

秘書要善于從這些零散的、片斷的意見(jiàn)中抓住領(lǐng)導(dǎo)思想

的閃光點(diǎn)，對(duì)其認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并加以深化，以進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)意

圖。

(3)從不一致角度捕捉與領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

秘書要做到下列兩點(diǎn)：

一是要善于緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點(diǎn)與核心，把領(lǐng)導(dǎo)意

圖同上級(jí)指示精神與下級(jí)實(shí)際情況進(jìn)行比較分析，做到上下

一致，有理有據(jù)。

二是要善于以要緊領(lǐng)導(dǎo)者的思想為主線，多方面汲取其

他領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的

意圖.

(4)從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

由于領(lǐng)導(dǎo)者各自的氣質(zhì)、性格、能力與工作方式的不一

致，其授意的方法也不盡相同。

從授意程度上看，有簡(jiǎn)潔式與全面式的；

從授意內(nèi)容上看，有觀點(diǎn)式與素材式的；

從授意方式上看，有直接式與間接式的；

從授意頻率上看，有一次性與多次性的。

(5)從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

領(lǐng)導(dǎo)意圖有明示性意圖與暗示性意圖、確定性意圖與非

確定性意圖、總體性意圖與具體性意圖之分。不管哪種領(lǐng)導(dǎo)

意圖，秘書都要注意把握其精神實(shí)質(zhì)，認(rèn)真貫徹落實(shí)。

秘書應(yīng)注意：

對(duì)明示性意圖，要堅(jiān)決照辦；

對(duì)暗示性意圖，要心領(lǐng)神會(huì)；

對(duì)確定性意困，要如實(shí)貫徹；

對(duì)非確定性意圖，要補(bǔ)充完善；

對(duì)總體性意圖，要始終遵循；

對(duì)具體性意圖，要靈活執(zhí)行。

2.請(qǐng)示

請(qǐng)示：就是秘書在工作中有疑難而無(wú)法處置時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)

者請(qǐng)求指示；或者無(wú)權(quán)處理時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求批準(zhǔn)。

對(duì)此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該做出答復(fù)或者批復(fù)。

秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的工作助手，務(wù)必按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不得

擅作主張，更無(wú)決策之權(quán)，多請(qǐng)示，既是對(duì)秘書工作紀(jì)律的

要求，又是防止秘書工作出現(xiàn)差錯(cuò)與失誤的重要保證。

請(qǐng)不時(shí)需注意：

(1)請(qǐng)示的對(duì)象要選準(zhǔn)

秘書請(qǐng)示工作，要遵守按領(lǐng)導(dǎo)分工、對(duì)口請(qǐng)示的原則。

通常只向分管領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示有關(guān)工作，以避免多頭請(qǐng)示與

越級(jí)請(qǐng)示。對(duì)涉及多方面的綜合性工作，秘書應(yīng)向主持全面

工作的領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示，并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管領(lǐng)導(dǎo)者。

(2)請(qǐng)示的內(nèi)容要單一

秘書請(qǐng)示的內(nèi)容務(wù)必是自己難以處理或者無(wú)權(quán)處理的

情況，務(wù)必由領(lǐng)導(dǎo)者給予指示或者授權(quán)辦理。

秘書請(qǐng)示要盡量做到內(nèi)容單一，特別在對(duì)重要事項(xiàng)需以

書面形式請(qǐng)示時(shí)，一定要遵守一文一事的規(guī)則，不得將多項(xiàng)

事務(wù)寫在同一份請(qǐng)示的公文內(nèi)。

(3)請(qǐng)示的形式要靈活

秘書請(qǐng)示，能夠是口頭形式，也能夠是書面形式。

通常情況下,重大的事、涉及政策方面的事、需要授權(quán)

批準(zhǔn)的事，秘書要作書面請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)者則應(yīng)作書面批復(fù)，以

示慎重，并便于日后查證;

通常情況、事務(wù)性工作、只需解決一些疑難的事，秘書

可用口頭請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)者只作口頭答復(fù)或者指示；

緊急的事，秘書可先口頭請(qǐng)示，及時(shí)辦理，事后再補(bǔ)寫

書面請(qǐng)示，以便存檔備查。

(4)請(qǐng)示的時(shí)機(jī)要適當(dāng)

通常情況下，秘書請(qǐng)示務(wù)必在事前進(jìn)行，待領(lǐng)導(dǎo)者指示

或者批準(zhǔn)后方可行動(dòng)。

只有在特殊情況下，才能采取邊做邊請(qǐng)示或者“先斬后

奏”的方法。所謂“事前請(qǐng)示，事后報(bào)告”，就說(shuō)明了請(qǐng)示

與報(bào)告在時(shí)機(jī)選擇上的不一致特點(diǎn)，對(duì)此，秘書應(yīng)牢記在心。

(5)請(qǐng)示的態(tài)度要謙恭

凡是請(qǐng)示，都是下級(jí)向上級(jí)提出請(qǐng)求。

秘書向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示，實(shí)際上也反映了上下級(jí)之間的工作

關(guān)系。因此，不管是口頭請(qǐng)示，還是書面請(qǐng)示，秘書都務(wù)必

擺正自己的角色位置，在請(qǐng)示的態(tài)度上要表示出對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的

尊敬，態(tài)度一定要謙與，言語(yǔ)一定要得體，做到彬彬有禮。

3.報(bào)告

報(bào)告:就是秘書向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者反映情況，提出建議，或者

應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者要求做出匯報(bào)。

其目的是便于領(lǐng)導(dǎo)者熟悉情況，掌握進(jìn)程。

關(guān)于秘書的報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)者不一定做出答復(fù)或者批示。

報(bào)告時(shí)應(yīng)注意：

(1)報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)

秘書向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告的內(nèi)容：

一是報(bào)告當(dāng)前工作的情況與進(jìn)程，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)熟悉下

情并做出指導(dǎo)；

二是報(bào)告工作中發(fā)生的重大問(wèn)題，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)做出處

理；

三是提出合理化意見(jiàn)與建議，供領(lǐng)導(dǎo)者改進(jìn)工作時(shí)參

考；

四是應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的要求匯報(bào)有關(guān)情況。

(2)報(bào)告的方式要靈活

秘書向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告的方式要緊有下列幾種：

一是口頭報(bào)告。優(yōu)點(diǎn)是能夠與領(lǐng)導(dǎo)者直接進(jìn)行多方面的

雙向交流，有利于克服文牘主義，適用于向喜歡務(wù)實(shí)作風(fēng)的

領(lǐng)導(dǎo)者做報(bào)告；缺點(diǎn)是可重復(fù)性差，受口語(yǔ)表達(dá)能力的限制

較多。

二是書面報(bào)告。優(yōu)點(diǎn)是比較正規(guī)，便于領(lǐng)導(dǎo)者過(guò)目與思

考，也便于儲(chǔ)存?zhèn)洳椋蝗秉c(diǎn)是不能與領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)面進(jìn)行雙向交

流。

此外，還有會(huì)議報(bào)告、單獨(dú)報(bào)告、電話報(bào)告、臨機(jī)報(bào)告

等多種方式。

每種方式各有所長(zhǎng)，秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用。

（3）報(bào)告要區(qū)分不一致對(duì)象

由于領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)、能力、文化程度、性格特征與工作

習(xí)慣各不相同，對(duì)秘書報(bào)告工作的要求也不一樣。

同時(shí)還應(yīng)處理好幾個(gè)關(guān)系：

一是要緊領(lǐng)導(dǎo)者與分管領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。重大情況，要向

正、副職領(lǐng)導(dǎo)者都報(bào)告；日常事務(wù)，只報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)者即可。

二是在家領(lǐng)導(dǎo)者與外出領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。

秘書要隨時(shí)將在家主持工作的領(lǐng)導(dǎo)者就一些重大問(wèn)題

的處理意見(jiàn)，適時(shí)報(bào)告給在外工作的要緊領(lǐng)導(dǎo)者，并轉(zhuǎn)運(yùn)要

緊領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)，以保持信息的暢通。

（4）報(bào)告的時(shí)機(jī)要恰到好處

這里所說(shuō)的時(shí)機(jī)，是指要適時(shí)報(bào)告，以獲得較好的時(shí)效

價(jià)值.

秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的耳目，諸如群眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的批判與反

映，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的建議與要求等，秘書有責(zé)任如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者

報(bào)告，但需要恰到好處地掌握時(shí)機(jī)，應(yīng)選擇領(lǐng)導(dǎo)者樂(lè)意聽(tīng)取

報(bào)告的時(shí)機(jī)進(jìn)行報(bào)告。

秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的近身人員，報(bào)告工作十分方便，但是，

不能事無(wú)巨細(xì)都去請(qǐng)示報(bào)告，過(guò)于頻繁的報(bào)告勢(shì)必會(huì)干擾領(lǐng)

導(dǎo)者的精力。即使是務(wù)必向領(lǐng)導(dǎo)者報(bào)告的事項(xiàng)，也要選擇時(shí)

機(jī)進(jìn)行報(bào)告，這樣，才能取得良好的效果。

（5）報(bào)告的語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要

報(bào)告，不管是口頭報(bào)告還是書面報(bào)告，都要主旨明確，

條理清晰，語(yǔ)言精練，文字簡(jiǎn)短，以節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間，減

輕領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān)。

這就要求秘書在報(bào)告前要充分準(zhǔn)備，報(bào)告時(shí)要言簡(jiǎn)意

賅，杜絕煩瑣冗長(zhǎng)。

【問(wèn)題討論】

1.你對(duì)秘書這一職業(yè)是怎么看的？

2.秘書工作的原則有什么？

3.秘書工作有什么作用？

第二個(gè)問(wèn)題，講講秘書的素養(yǎng)與職業(yè)道德

秘書的素養(yǎng)

素養(yǎng)通常指一個(gè)人的氣質(zhì)、性格、毅力、愛(ài)好、意志、

氣度等；修養(yǎng)通常指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、知識(shí)、技

能等方面長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)與實(shí)踐所達(dá)到的水平。素養(yǎng)與修養(yǎng)關(guān)系

密切，素養(yǎng)是修養(yǎng)的基礎(chǔ)，一個(gè)人具有良好的素養(yǎng)，就容易

形成高水平的修養(yǎng)；修養(yǎng)則能夠彌補(bǔ)素養(yǎng)的不足，就如同先

天羸弱的人，通過(guò)長(zhǎng)期刻苦的鍛煉，也會(huì)體魄健壯一樣。

秘書的素養(yǎng)修養(yǎng)是指秘書人員在政治、思想、作風(fēng)、道

德品質(zhì)、知識(shí)、能力、心理諸方面的綜合素養(yǎng)。

一、秘書的素養(yǎng)要求

（一）政治素養(yǎng)

1、良好的政治素養(yǎng)；

2、強(qiáng)烈的事業(yè)心；

3、較高的理論政策水平；

4、實(shí)事求是的思想作風(fēng)；

5、淡泊明志，樂(lè)于奉獻(xiàn)；

6、踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。

（二）知識(shí)素養(yǎng)

秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知

識(shí)面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱

向具有較深厚的專業(yè)知識(shí)。秘書應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)

合，其結(jié)構(gòu)能夠用羅馬字母“n”來(lái)表示。

1.基礎(chǔ)知識(shí)

秘書應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識(shí)分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科

學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地

理、外語(yǔ)知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、

數(shù)學(xué)、生物等知識(shí)。高中文化程度，是國(guó)家對(duì)政府機(jī)關(guān)干部

的最低要求，也是秘書人員應(yīng)有知識(shí)的基本層次，是“II”

的底線。

2.專業(yè)知識(shí)

專業(yè)知識(shí)是指所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，

包含：公文與應(yīng)用文寫作知識(shí)，文書制作與文書處理知識(shí)，

檔案保管知識(shí)，辦公室管理知識(shí)，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組

織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，信息科學(xué)知識(shí)，行為科學(xué)知識(shí)與公

共關(guān)系知識(shí)等等。

3.行業(yè)知識(shí)

行業(yè)知識(shí)是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，如在

政府機(jī)關(guān)工作的.

務(wù)必具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的務(wù)必具有企

業(yè)管理知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)。其他處在教育、軍事、外事、

科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分別

具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。

專業(yè)知識(shí)與行業(yè)知識(shí)是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的中間層

次，是“II”的兩根支撐線。

4.有關(guān)知識(shí)

這一部分是秘書人員為習(xí)慣時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加

以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有

經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)

學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，能夠使秘書人員從更廣闊的領(lǐng)域去從

事秘書工作。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各項(xiàng)改革措施不斷深

化，不管是哪行哪業(yè)的秘書人員，不懂得點(diǎn)經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)

是不行的。為把我國(guó)建設(shè)成法治國(guó)家，全國(guó)都進(jìn)行法制教育,

秘書也不能例外。有些知識(shí)能夠使秘書人員從更深的角度去

認(rèn)識(shí)秘書工作與秘書活動(dòng)。比如社會(huì)學(xué)、心理學(xué)，它有助于

秘書人員認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)地位與社會(huì)價(jià)值，調(diào)整自己的心理

狀態(tài)，運(yùn)用科學(xué)的方法更自覺(jué)地、更有效地習(xí)慣秘書工作與

秘書活動(dòng)。還有些知識(shí)能夠幫助秘書人員從更好更先進(jìn)的角

度去考慮與從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、信息傳播學(xué)等等。

有關(guān)知識(shí)是“II”的頂線。

（三）心理素養(yǎng)

1、樹立正確的人生觀；

2、確定適度的抱負(fù)水平；

3、學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)心理壓力；

4、克服不良心理影響；

5、培養(yǎng)健康的興趣與愛(ài)好；

6、養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣；

7、積極參加體育鍛煉；

8、做事有百折不悔、堅(jiān)持到底的勇氣與毅力；

9、具有自信、熱忱、樂(lè)觀、沉著、飽滿的情緒及幽默

感。

（四）、能力要求

秘書的能力要求秘書工作的復(fù)雜性、多樣性與秘書活動(dòng)

的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。要緊是：

1.寫作能力

具體是指公文與事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力，這與對(duì)記者、

作家的寫作能力要求不一致。秘書人員要寫好公文與應(yīng)用

文，應(yīng)具有語(yǔ)法、修辭、邏輯知識(shí)，應(yīng)掌握大量的詞匯與不

一致的句式，應(yīng)具有公文與應(yīng)用文文體知識(shí)，應(yīng)掌握常用漢

字與簡(jiǎn)化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，并通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，將這些

知識(shí)綜合起來(lái)轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，寫作能力并不

僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力、觀察能

力與語(yǔ)言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高

的。秘書還要練習(xí)書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫

得端正、勻稱、流利。

2,口頭表達(dá)能力

秘書不僅要會(huì)寫文章，還要能說(shuō)會(huì)道。秘書應(yīng)會(huì)說(shuō)一口

標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講

話語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，對(duì)群眾講話也切忌嚕蘇冗長(zhǎng)，更不要拖

音帶腔。同樣，思維清晰才能說(shuō)話清晰。要使說(shuō)話有條有理,

秘書要多思考，說(shuō)話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔

不絕，也不能沉默寡言，問(wèn)一句答一句。

3.聽(tīng)知能力

秘書要善于耐心傾聽(tīng)與正確懂得別人的發(fā)言，要能從別

人的冗長(zhǎng)、反復(fù)的發(fā)言中拎出要領(lǐng)，或者是從眾口交加、猛

烈爭(zhēng)論中抓住重點(diǎn)，同時(shí)能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以

復(fù)述。聽(tīng)知能力還意味著秘書應(yīng)努力掌握方言、外語(yǔ)與民族

語(yǔ)言。我國(guó)疆土遼闊、民族眾多，現(xiàn)在實(shí)行開放政策，橫向

聯(lián)系與國(guó)際交流三益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民

族語(yǔ)言或者外語(yǔ)，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠

道。

4.閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既善于精讀，如對(duì)重要文件或者經(jīng)典

文本逐字逐句研究，從字里行間領(lǐng)會(huì)其微言大義；又要善于

快讀與泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或者關(guān)

鍵詞，或者是提煉濃縮，寫成提綱或者摘要。

5.社交活動(dòng)能力

現(xiàn)代社會(huì)中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文

件或者是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各類社會(huì)活動(dòng)，外出聯(lián)

系工作，調(diào)查情況，收集信息，進(jìn)行協(xié)調(diào)，參加各類會(huì)議、

會(huì)談或者宴會(huì)，甚至有參加外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)。秘書人員務(wù)必

具有一定的社會(huì)活動(dòng)能力，懂得各類場(chǎng)合的禮儀、禮節(jié)，善

于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。

6.協(xié)調(diào)能力

秘書要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間、機(jī)

關(guān)與基層之間工作上的矛盾或者不平衡；要善于發(fā)現(xiàn)文件與

文件之間政策、提法上的抵觸或者不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)

導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或者不與，并及時(shí)加以溝

通、協(xié)調(diào)。

7.觀察分析能力

秘書在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀

察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺

補(bǔ)闕工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而且要善于分析問(wèn)題、提出

解決問(wèn)題的辦法供領(lǐng)導(dǎo)擇用、實(shí)施。觀察分析能力是秘書工

作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)的前提條件。

8.應(yīng)變能力

秘書的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策與規(guī)章

制度辦事。但有些工作，特別是事務(wù)性工作，在特殊的時(shí)間、

地點(diǎn)、條件下，也常會(huì)出現(xiàn)意想不到的情況。秘書人員要有

遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題既要

符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性與靈活性。

9.使用先進(jìn)辦公器械的能力

諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印

機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡

是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用。盡管

部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能

力，能夠各工作上的不時(shí)之需。

10.預(yù)測(cè)能力

預(yù)測(cè)是在大量事實(shí)與信息的基礎(chǔ)上，對(duì)可能發(fā)生或者馬

上發(fā)生的情況作出科學(xué)的估計(jì)。有經(jīng)驗(yàn)并富有制造精神的秘

書人員應(yīng)培養(yǎng)與鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力，這有助于進(jìn)行主動(dòng)服

務(wù)與預(yù)防工作差錯(cuò)，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、

決策者的機(jī)會(huì)。

11、經(jīng)歷力

準(zhǔn)確經(jīng)歷事物的能力。假如連續(xù)不記得相同的事物，那

么不僅會(huì)降低工作的效率，而且還可能會(huì)令上司感到困惑。

因此，為了促使上司對(duì)自己更加信任，應(yīng)努力做到一次性地

記牢上司說(shuō)過(guò)的話。此外，還有一個(gè)重要的問(wèn)題，就是務(wù)必

做筆記。

12、執(zhí)行力

以適當(dāng)?shù)姆绞窖杆偬幚順I(yè)務(wù)的能力。盡管在進(jìn)行工作時(shí)

擅自作出決定可能會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，但是沒(méi)有上司的指示就不行

動(dòng)問(wèn)題更大。秘書應(yīng)具備在必要的時(shí)候推斷狀況并迅速作出

處理的能力。

二、秘書性格要求

盡管作為上司的助手是秘書的要緊職責(zé)，但是秘書同時(shí)

還承擔(dān)著代表公司形象的職責(zé)。秘書給人的印象通常是與上

司或者公司的形象緊密相連的。因此務(wù)必有意地培養(yǎng)這種性

格。秘書應(yīng)具備的性格如下所述。

1、掌握職務(wù)范圍、謙虛

2、擁有團(tuán)隊(duì)精神，能夠與任何人構(gòu)筑良好的合作關(guān)系

3、待人接物溫與有禮

4、沉穩(wěn)，鎮(zhèn)定

5、責(zé)任感強(qiáng)、能夠忠實(shí)執(zhí)行指示

6、能夠靈活應(yīng)對(duì)各類不一致情況

7、誠(chéng)實(shí)、活潑、幽默、自制

8、始終保有上進(jìn)心

三、秘書的心理修養(yǎng)

1、秘書的心理修養(yǎng)

秘書心理健康的基本品質(zhì)；

(1)秘書心理的調(diào)適。

秘書的心理健康是指秘書個(gè)體能以良好的心理狀態(tài)習(xí)

慣職業(yè)活動(dòng)的環(huán)境，它包含下列幾個(gè)方面的基本品質(zhì)：①

忠誠(chéng)②機(jī)敏(思維機(jī)敏、動(dòng)作機(jī)敏)③穩(wěn)重(外世

穩(wěn)重、辦事穩(wěn)當(dāng)、應(yīng)急穩(wěn)妥)④堅(jiān)強(qiáng)⑤隨與⑥幽

默⑦自制：在成功面前要自制、在挫折面前要自制、在屈

辱面前要自制、在權(quán)力與欲望面前要自制。

(2)秘書的心理調(diào)適

①、秘書的心理障礙常有：壓抑心理、焦慮心理、

厭煩心理、依靠心理、羞怯心理、自負(fù)與自卑心理

②秘書心理調(diào)適的方法

博覽群書，開闊胸襟。

培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。

善于反省，自我調(diào)適。

傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情趣。

增強(qiáng)自信心，科學(xué)安排工作。

培養(yǎng)自己的交往能力，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。

2.女性秘書的自我保護(hù)

自尊自重自愛(ài)。

有正確的認(rèn)識(shí)與心態(tài)。

把握交往的尺寸。

采取有力有效的方法。

秘書的職業(yè)道德

一、秘書的職業(yè)道德規(guī)范

1、文明禮貌；2、愛(ài)崗敬業(yè)3；誠(chéng)實(shí)守信；4、辦事公道。

5、勤勞節(jié)儉；6、遵紀(jì)守法；7、團(tuán)結(jié)互助；8、開拓創(chuàng)

新;、

二、秘書的職業(yè)守則

謙虛慎重，文明禮貌；

辦事公道，熱情服務(wù)；

實(shí)事求是，講究實(shí)效；

兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄；

忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)；

鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能；

奉公守法，不假借上司名義以權(quán)謀私。

1,忠于職守

秘書應(yīng)忠于職守，大而言之是忠于國(guó)家的利益，人民的

利益；小而言之，要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益與經(jīng)濟(jì)

利益。忠于職守的另一個(gè)含義是對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不

茍'。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)

無(wú)名英雄。不僭權(quán)、不越權(quán)，不以二首長(zhǎng)自居，不狐假虎威。

2.嚴(yán)守機(jī)密

秘書人員接觸機(jī)密文件多，參加重要會(huì)議多，在領(lǐng)導(dǎo)身

邊的機(jī)會(huì)多，總而言之，接觸機(jī)密多。秘書人員要嚴(yán)守黨與

國(guó)家機(jī)密，也不得泄露或者出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、

科技情報(bào)。秘書人員還應(yīng)做到不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群

眾利益的事，也不得議論別人的隱私，以免制造矛盾、破壞

團(tuán)結(jié)。

3.恪守信用

秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大。秘書人員為忠于職

守務(wù)必在工作中、人際交往中恪守信用。包含約定會(huì)面、安

排會(huì)議、組織會(huì)議、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；同意任

務(wù)如不能按期完成，務(wù)必及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或者擅自改變。

恪守信用還包含決不輕易答允別人所托而自己又力所不能

及的情況，一旦答允就應(yīng)該盡一切力量去辦到。

4.文明禮貌

秘書在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談

吐文雅、常帶微笑。禮貌要求秘書與人談話要凝視對(duì)方，用

心傾聽(tīng)；而不能漫不經(jīng)心、左顧右盼或者同時(shí)做其他工作。

禮貌還要求秘書的舉止言談得體，既不傲慢、冷淡，又不顯

得阿諛、做作。

5.廉潔奉公

秘書應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不同意

賄賂。廉潔奉公的秘書既是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位糾正不正之風(fēng)

的得力干部，又是幫助首長(zhǎng)廉正清明的有力助手。

三、問(wèn)題討論

1.秘書應(yīng)具有如何的知識(shí)結(jié)構(gòu)？

2.秘書應(yīng)具有什么能力？

3.秘書應(yīng)具有什么職業(yè)道德？

4.你認(rèn)為秘書應(yīng)具有什么性格？

第三個(gè)問(wèn)題，簡(jiǎn)要說(shuō)一下秘書的文字工作

關(guān)于調(diào)查研究與調(diào)研報(bào)告的寫作

一、調(diào)查研究是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)與做好辦公室工作的成功之道

（一）何謂調(diào)查研究

所謂調(diào)查，就是客觀地熟悉情況；所謂研究，就是科學(xué)地探

求事物的本質(zhì)與規(guī)律。調(diào)查研究，就是人們?cè)趯?shí)踐中對(duì)客觀

情況的熟悉，對(duì)事物本質(zhì)的分析。

（二）領(lǐng)袖人物有關(guān)調(diào)查研究的論述

毛澤東：1936年在《反對(duì)本本主義》一文中提出“沒(méi)有調(diào)查

就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”的著名論斷，他多次提倡領(lǐng)導(dǎo)干部要自己動(dòng)

手寫文章，并把這點(diǎn)提高到學(xué)風(fēng)、黨風(fēng)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。

鄧小平：1956年指出：離開調(diào)查研究，不可能有正確的領(lǐng)導(dǎo)。

領(lǐng)導(dǎo)同志要學(xué)會(huì)拿筆，拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的要緊方法。

江澤民：1993年講過(guò)，堅(jiān)持做好調(diào)查研究這篇大文章，是我

們的謀事之基、成事之道。

胡錦濤：2004年提出，要堅(jiān)持與完善調(diào)查研究制度。

（三）調(diào)查研究的重要性

調(diào)查研究是一門科學(xué)，是一項(xiàng)實(shí)踐，是一項(xiàng)基本功。

調(diào)查研究是一種方法，認(rèn)識(shí)世界、改造世界的基本方法。

沒(méi)有調(diào)查研究，就沒(méi)有發(fā)言權(quán)、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)、決策權(quán)、管理權(quán)、

監(jiān)督權(quán)，沒(méi)有文稿起草權(quán)。

二、搞好調(diào)查研究需要把握的三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)

調(diào)研前的準(zhǔn)備

調(diào)研中的實(shí)施

調(diào)研后的處理

（一）調(diào)研前的準(zhǔn)備

1、搜集調(diào)研信息，包含學(xué)習(xí)有關(guān)文件、資料；

2、提出調(diào)研方案，宗旨、時(shí)間、地點(diǎn)、部門、調(diào)研后處理、

從什么方面調(diào)研；

3、形成調(diào)研提綱（最核心的）。

（二）調(diào)研中的實(shí)施

四種方法：

1、小型座談會(huì)

2、個(gè)別交談

3、現(xiàn)場(chǎng)考察

4、調(diào)閱文檔

（三）調(diào)研后的處理

1、寫作調(diào)研報(bào)告

2、發(fā)送調(diào)研信息

3、推廣典型經(jīng)驗(yàn)

4、確定課題研究

5、轉(zhuǎn)化調(diào)研成果

三、道德文章功夫在外（如何提高調(diào)研水平）

（一）提高自身素養(yǎng)

字如其人，文如其人。

字者，氣也；文者，人也。

詩(shī)言志，文即人。

研究文字，必先研究人。

做好文章，必先做好人。

（二）養(yǎng)成良好習(xí)慣

1、讀書

讀書破萬(wàn)卷，下筆如有神。

板凳要做十年冷，文章不寫一句空。（范文瀾）

書山有路勤為徑，學(xué)海無(wú)涯苦作舟。

熟讀唐詩(shī)三百首，不可能寫來(lái)也會(huì)吟。

精讀

馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個(gè)代表重要思想、

科學(xué)進(jìn)展觀等理論書籍、文件、資料、文章及秘書等專業(yè)知

識(shí)。

泛讀

政治學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、文學(xué)、

美學(xué)、數(shù)學(xué)、歷史學(xué)、地理學(xué)、生物學(xué)、建筑學(xué)等等。

2、積存

（1）積存的必要性

書到用時(shí)方恨少

厚積而薄發(fā)

好記性不如爛筆頭

量變到質(zhì)變

（2）積存資料的途徑

做讀書筆記

做摘錄卡片

剪報(bào)

建立數(shù)據(jù)庫(kù)

三個(gè)倉(cāng)庫(kù)（秦牧）

直接材料倉(cāng)庫(kù)（從生活中得來(lái)的）

間接材料倉(cāng)庫(kù)（從書籍資料中得來(lái)的）

民間資料倉(cāng)庫(kù)（從老百姓哪兒得來(lái)的）

3、思考

（1）思考的必要性

業(yè)精于勤荒于嬉

行成于思?xì)в陔S（韓愈）

思維是最大的快樂(lè)（馬克思）

（2）思考的方法

從思維方向分：逆向思維、線性思維、發(fā)散思維

從思維性質(zhì)分：理性思維、非理性思維

從思維類別分：邏輯思維、形象思維

4、交友

居必?fù)襦l(xiāng)，游必就士

與君一席話，勝讀十年書

與肝膽人相處，從無(wú)字句處讀書

四、如何起草調(diào)查報(bào)告？

（一）合理構(gòu)架，提綱挈領(lǐng)

提綱是起草調(diào)研報(bào)告等文稿的首要環(huán)節(jié)。一個(gè)好的提綱，往

往意味著調(diào)研報(bào)告成功的一半。

主題

一級(jí)標(biāo)題

二級(jí)標(biāo)題

三級(jí)標(biāo)題

（二）表達(dá)意旨，力圖創(chuàng)新

創(chuàng)新是調(diào)研報(bào)告等文稿寫作的靈魂，是文稿能否出彩的關(guān)

鍵，也是做好調(diào)查研究工作的一種境地與追求。

立意創(chuàng)新，以表達(dá)高遠(yuǎn)意境；

構(gòu)架創(chuàng)新，以表達(dá)結(jié)構(gòu)引力；

觀點(diǎn)創(chuàng)新，以表達(dá)視覺(jué)沖擊；

素材創(chuàng)新，以表達(dá)再造活力；

表述創(chuàng)新，以表達(dá)感人文采。

（三）文字凝煉，語(yǔ)言明晰

語(yǔ)言凝煉而不失規(guī)范

表達(dá)準(zhǔn)確而不顯呆板

文字活潑而不覺(jué)花哨

數(shù)據(jù)精確而不列繁多

（四）切脈準(zhǔn)確，吃透兩頭

所謂吃透兩頭，就是上頭與下頭的結(jié)合。

（五）消化汲取，捕捉靈感

消化是一種背對(duì)背的溝通與交流，是打通思路、講究文采，

提高非理性思維能力的重要途徑。

靈感、頓悟、直覺(jué)、聯(lián)想

（六）選材精當(dāng)，畫龍點(diǎn)睛

（七）一以貫之，前后照應(yīng)

呼應(yīng)看起來(lái)是一種文字技巧，實(shí)質(zhì)上反映的是一個(gè)文字工作

者應(yīng)有的素養(yǎng)與功底。

開頭與結(jié)尾要相呼應(yīng)

成績(jī)與問(wèn)題要相照應(yīng)

問(wèn)題與計(jì)策要相對(duì)應(yīng)

論據(jù)與論點(diǎn)要相習(xí)慣

（A）磨煉角度，選好標(biāo)題

（九）學(xué)點(diǎn)哲學(xué)，多點(diǎn)哲理

（十）舉一反三，提升層次

（十一）龍頭豹尾，熊腹唯實(shí)

講究文采而不失真實(shí)是調(diào)研報(bào)告等文稿起草的成功基石。

關(guān)于新聞寫作的基本知識(shí)

一、關(guān)于新聞的基本概念

1、新聞的定義：

國(guó)外流傳著一個(gè)通俗、極端的說(shuō)法：狗咬人不是新聞，人咬

狗才是新聞。

——新聞就是“新近發(fā)生的事實(shí)的報(bào)道”（陸定一）；

——“新聞是一種新的重要的事實(shí)”（胡喬木）；

——“新聞，就是廣大群眾欲知、應(yīng)知而未知的重要事實(shí)”

（范長(zhǎng)江）。

陸定一所歸納的新聞的定義，為我國(guó)新聞界所廣泛認(rèn)同。

從實(shí)際情況看，對(duì)新聞本質(zhì)的最準(zhǔn)確、全面的把握，應(yīng)該是

以上三種表述的綜合，即：新聞就是一種新近發(fā)生的，廣大

群