企業(yè)內(nèi)部文件管理流程指引為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件的全生命周期管理，提升文件流轉(zhuǎn)效率、保障信息安全與合規(guī)性，同時便于文件的檢索、使用及追溯，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，特制定本指引。一、適用范圍本指引覆蓋企業(yè)各部門在日常運營中產(chǎn)生的各類內(nèi)部文件（包括管理制度、業(yè)務(wù)報告、項目文檔、合同協(xié)議、會議紀(jì)要等），涉及文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、借閱、更新及廢止等全流程管理，適用于全體員工在文件管理相關(guān)工作中的行為規(guī)范。二、管理職責(zé)劃分（一）行政部（或指定統(tǒng)籌部門）作為文件管理的統(tǒng)籌單位，負(fù)責(zé)制定與優(yōu)化文件管理流程，維護企業(yè)文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、云文檔平臺）的正常運行；定期監(jiān)督各部門文件管理執(zhí)行情況，組織文件管理培訓(xùn)與檢查；統(tǒng)籌企業(yè)重要檔案的歸檔、保管及銷毀工作，確保文件管理符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)控要求。（二）部門負(fù)責(zé)人牽頭本部門文件的分類整理、權(quán)限設(shè)置及合規(guī)性審核，明確本部門文件管理的具體責(zé)任人；對本部門文件的借閱、更新申請進行審批，監(jiān)督員工執(zhí)行文件管理要求，確保部門文件安全、有序流轉(zhuǎn)。（三）全體員工需依據(jù)本指引要求，規(guī)范創(chuàng)建、提交、使用及保管文件，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整；借閱文件時履行審批及登記手續(xù)，及時歸還并妥善維護文件完整性；發(fā)現(xiàn)文件需更新或廢止時，按流程發(fā)起申請或反饋至相關(guān)負(fù)責(zé)人。三、文件分類與編號規(guī)則（一）文件分類按業(yè)務(wù)類型與部門歸屬雙重維度分類：業(yè)務(wù)類型：分為“管理制度類（GL）”“業(yè)務(wù)報告類（BG）”“項目文檔類（XM）”“合同協(xié)議類（HT）”“會議紀(jì)要類（JY）”等，便于區(qū)分文件核心用途；部門歸屬：以部門簡稱標(biāo)識（如行政部“XZ”、財務(wù)部“CW”、市場部“SC”等），明確文件的責(zé)任主體。（二）編號規(guī)則采用“部門簡稱-業(yè)務(wù)類型-年份-序號”的組合方式（示例：行政部2024年第3份管理制度文件編號為“XZ-GL-____”）。編號需唯一，便于文件檢索與版本追溯。四、文件創(chuàng)建與審批流程（一）需求發(fā)起與起草因業(yè)務(wù)需求（如制度修訂、項目啟動、報告總結(jié)等）需創(chuàng)建文件時，由相關(guān)崗位（或指定責(zé)任人）牽頭起草。起草時需：采用企業(yè)統(tǒng)一模板（格式、字體、排版等遵循《企業(yè)文檔格式規(guī)范》）；內(nèi)容需緊扣業(yè)務(wù)需求，邏輯清晰、表述準(zhǔn)確，涉及數(shù)據(jù)或決策的需經(jīng)內(nèi)部驗證；若為跨部門協(xié)作文件，需提前與相關(guān)部門溝通確認(rèn)關(guān)鍵內(nèi)容。（二）內(nèi)部初審文件起草完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人或指定初審人進行內(nèi)部審核。初審重點：內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)邏輯、是否存在合規(guī)性風(fēng)險（如財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、合同條款合法性等）；格式是否規(guī)范，是否完整覆蓋需求要點；若為制度類文件，需確認(rèn)是否與現(xiàn)有制度沖突或重復(fù)。初審不通過的，退回起草人修改；通過后進入下一步。（三）跨部門/層級審批根據(jù)文件重要性與影響范圍，提交至對應(yīng)層級或跨部門進行審批：一般業(yè)務(wù)報告：部門負(fù)責(zé)人審批即可；重要管理制度、合同協(xié)議：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部（或合規(guī)崗）等聯(lián)合審批；跨部門協(xié)作文件：需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽確認(rèn)。審批人需在3個工作日內(nèi)（或約定時效內(nèi)）反饋意見，明確“同意”“修改后再審”或“駁回”，并附具體理由。（四）發(fā)布與歸檔審批通過的文件，由起草部門或行政部統(tǒng)一發(fā)布：電子文件：上傳至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，按分類歸檔，設(shè)置訪問權(quán)限（如公開、部門內(nèi)可見、指定人員可見等）；紙質(zhì)文件：打印后由行政部（或部門檔案員）編號歸檔，存放至指定檔案柜，并同步更新電子臺賬。五、文件存儲與檢索規(guī)范（一）電子文件存儲使用企業(yè)指定的文檔管理系統(tǒng)（如OA、云盤等），禁止私自將企業(yè)文件存儲于個人設(shè)備或外部云盤；按“部門-業(yè)務(wù)類型-年份”建立文件夾層級，文件命名需包含編號與核心主題（如“XZ-GL-____員工考勤管理制度”）；定期（每季度）由行政部牽頭進行數(shù)據(jù)備份，確保文件不丟失、可追溯。（二）紙質(zhì)文件存儲紙質(zhì)文件需使用統(tǒng)一檔案盒/袋，標(biāo)注文件編號、名稱、歸檔日期，存放于企業(yè)檔案柜（需防潮、防火、防盜）；檔案柜需按部門、業(yè)務(wù)類型分區(qū)，便于快速定位；每半年進行一次紙質(zhì)檔案盤點，更新臺賬并處理破損、過期文件（按廢止流程執(zhí)行）。（三）文件檢索電子文件：通過系統(tǒng)的“關(guān)鍵詞搜索”“編號搜索”“部門/類型篩選”快速定位，支持按創(chuàng)建時間、修改時間排序；紙質(zhì)文件：查閱《檔案臺賬》（電子/紙質(zhì)版），根據(jù)編號、部門、類型找到對應(yīng)檔案柜位置，或聯(lián)系部門檔案員協(xié)助檢索。六、文件借閱與歸還流程（一）借閱申請員工因工作需要借閱文件（含電子、紙質(zhì)）時，需：紙質(zhì)文件：除填寫申請表外，需注明是否需復(fù)印、掃描等附加需求。（二）審批與借閱部門內(nèi)文件：部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案員（或系統(tǒng)管理員）協(xié)助借閱，電子文件可設(shè)置臨時權(quán)限，紙質(zhì)文件需登記借閱人、時間、歸還日期；跨部門/重要文件：需經(jīng)文件所屬部門負(fù)責(zé)人及行政部審批，借閱時需簽署《文件借閱承諾書》（承諾保密、不篡改、按時歸還）。（三）歸還與檢查借閱到期前1個工作日，檔案員需提醒借閱人歸還；歸還時，電子文件需確認(rèn)權(quán)限已收回、無非法拷貝；紙質(zhì)文件需檢查完整性（無缺頁、涂改），確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄；逾期未歸還的，由檔案員上報部門負(fù)責(zé)人，視情節(jié)提醒、警告或暫停該員工后續(xù)借閱權(quán)限。七、文件更新與廢止管理（一）文件更新當(dāng)業(yè)務(wù)流程調(diào)整、政策變化、數(shù)據(jù)更新等導(dǎo)致文件內(nèi)容需修訂時，由原起草部門（或承接部門）發(fā)起更新：1.評估更新范圍：明確需修改的條款、附件，分析對現(xiàn)有業(yè)務(wù)的影響；2.修訂與審核：按原起草流程修訂文件，重新提交初審、審批；3.發(fā)布與替換：審批通過后，發(fā)布新版本文件，在系統(tǒng)中替換舊版（舊版標(biāo)注“作廢（已更新）”并保留存檔），紙質(zhì)文件同步更新并回收舊版。（二）文件廢止文件因任務(wù)完成、政策失效、被新文件替代等原因需廢止時：1.發(fā)起廢止申請：由原起草部門或行政部提出，說明廢止原因（如“XX項目文檔因項目結(jié)項失效”“XX制度被新制度替代”）；2.審批與通知：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，發(fā)布《文件廢止通知》，明確廢止文件清單及生效時間；3.文件處理：電子文件在系統(tǒng)中標(biāo)注“作廢”并限制訪問，紙質(zhì)文件回收后由行政部統(tǒng)一銷毀（需登記銷毀清單）或歸檔為“歷史檔案”